Maandelijkse archieven: september 2016

Voorlopig hoeft een opdrachtgever nog niet veel te vrezen van de komst van de loonbelasting-inspecteur die de wet DBA komt controleren. Immers we zitten nog tot 1 mei 2017 in een introductiejaar en de Belastingdienst heeft laten weten alleen in overduidelijke misbruiksituaties te zullen overgaan tot het opleggen van naheffingen en boetes. Toch is het niet uitgesloten dat als ze na 1 mei 2017 misbruik constateren, de Belastingdienst dan wel tot 1 mei 2016 terug zal gaan met navorderen. Dit ondanks de recente oproep van Zijlstra (VVD) aan Wiebes (ook VVD) om voorlopig helemaal geen boetes uit te delen ‘zolang de wet niet goed werkt’.

Onrust in Den Haag

De onrust over de wet DBA wordt elke week groter, zo groot dat er nu al in politiek Den Haag wordt gesteld dat het overgangsjaar wellicht langer moet duren dan tot 1 mei 2017.

Gegeven het feit dat de Belastingdienst tot op heden geen inzage geeft in hoe ze gaan controleren, met welke criteria en in welke sectoren ze vooral schijnzelfstandigheid willen terugdringen, is het zaak dat je je als opdrachtgever zo goed mogelijk voorbereidt op die eventuele toekomstige controles. Dan kan het in de praktijk straks alleen maar meevallen. Hoe je je als zzp’er kunt voorbereiden op de wet DBA, was onlangs al te lezen op ZIPconomy.

Ik ga er hierbij gemakshalve vanuit dat de opdrachtgever gewoon zzp’ers blijft inhuren en dat er sprake is van een goedgekeurde modelovereenkomst waarmee de zzp’ers worden gecontracteerd door deze opdrachtgever. Hoe bereid je je dan goed voor op die controles? Wat is verstandig om nu te organiseren en vast te leggen?

Het is te verwachten dat de controles zich zullen toespitsen op de opdrachtgevers, dus niet op de zzp’ers. De controles zullen normaliter worden uitgevoerd door de loonbelastinginspecteurs, die kijken of er volgens de regels loonbelasting en werkgeverspremies zijn/worden afgedragen aan de Belastingdienst. Dat gaat dus straks gecombineerd voor het personeel in loondienst én voor het personeel dat is ingehuurd.

Als er bij een opdrachtgever fouten of tekortkomingen worden geconstateerd bij de uitvoering van de opdracht, dan zal waarschijnlijk worden gekeken of dit bij meer zzp’ers fout is of is geweest, zodat het onderzoek zich uitbreidt tot potentieel alle ingehuurde zzp’ers. En mogelijk dat die zzp’ers dan vervolgens ook als opdrachtnemer/werknemer verder onderzocht gaan worden door de Belastingdienst. Immers als een opdrachtgever eigenlijk een werkgever is (geweest), dan zijn de zzp’er/ zzp’ers waarschijnlijk werknemers (geweest), met misschien te veel ondernemersaftrekposten (eventueel ook over de afgelopen jaren).

Hoe gaat het er nu aan toe bij zo’n belastingcontrole?

Stel dat de inspecteur bijvoorbeeld aan de hand van het ontbreken van een urenregistratie en maandelijkse identieke facturen constateert dat er waarschijnlijk sprake is (of is geweest) van werknemerschap bij de inhuur van zzp’er X. Heb je dan als opdrachtgever genoeg tijd om in de komende week de urenregistraties van een paar jaar geleden met de facturen uit het verleden uit het archief ook van andere zzp’ers op te diepen en deze later aan de inspecteur te laten zien? Het risico is dat dat te laat is.

Een ander voorbeeld. De inspecteur vraagt de opdrachtgever uit welke praktijkomstandigheden blijkt dat er sprake is (of is geweest) van inhuur en niet van werknemerschap. Als een opdrachtgever daar niet snel en overtuigend een antwoord op heeft, terwijl de inspecteur uit het gedrag op de werkvloer afleidt dat er sprake is (of was) van werknemersgedrag (bijvoorbeeld door te kijken naar de werk- en pauzetijden die exact hetzelfde zijn als van het personeel in dienst), dan heb je als opdrachtgever een probleem.

De kans is reëel dat de inspecteur op controle zijn vragen stelt. Als er dan niet meteen duidelijke antwoorden met bewijzen op tafel komen, zal hij waarschijnlijk zijn mening al vormen. De inspecteur is vooral geïnteresseerd naar wat er in de praktijk feitelijk gebeurt, niet zozeer naar wat er in de modelovereenkomst is afgesproken.

De inspecteur is ook maar een mens, hij wil geen lastige discussies krijgen met de opdrachtgever, dus hij maakt zijn controle af, drinkt zijn koffie op en zegt dat hij op kantoor nog eea zal uitzoeken en dat de opdrachtgever dan een schriftelijk bericht van zijn beslissing zal ontvangen.

Als dit het geval is, is het eigenlijk al te laat. De Belastingdienst heeft een formeel standpunt ingenomen op grond van wat ze heeft geconstateerd. In deze fase is het de Belastingdienst zelf die beslist wat wel en wat niet voldoende is aangetoond. Een onafhankelijke rechter komt er pas veel later aan te pas.

De inspecteur komt met een naheffingsaanslag al dan niet verhoogd met een boete. De enige manier om nu het tegendeel aan te tonen, is om formeel een bezwaarschrift in te dienen. En daarmee zit de opdrachtgever in een juridisch traject met hoge kosten, lange procedures en vooral grote onzekerheid over de uitkomst ervan. De bewijslast is nu omgedraaid. Toon maar aan dat het anders is dan de inspecteur meent.

Dit moet je als opdrachtgever koste wat het kost zien te voorkomen. Hoe doe je dat?

Door vanaf nu bij de inhuur alle relevante documenten met betrekking tot de inhuur van elke zzp’er apart en elke opdracht die hij/zij uitvoert, te documenteren en vast te leggen. Vanaf het moment van onderhandelen over het contract tot en met de evaluatie van de uitgevoerde opdracht.

Een veel voorkomende gedachte is dat de opdrachtgever niet zou hoeven te controleren of de zzp’er wel een ondernemer is. Onder de wet DBA hoeft dat formeel ook niet zoals Staatssecretaris Wiebes heeft aangegeven. Maar de wet DBA kijkt alleen naar het fiscale aspect, terwijl op het contracteren ook het privaatrecht, arbeidsrecht en ondernemersrecht van toepassing zijn. Dan wordt er ‘holistisch’ gekeken naar alle relevante feiten en omstandigheden tussen beide contractpartijen. Ik ben het dus niet eens met hetgeen hierover eerder op ZIPconomy over ‘Overbodige Ondernemerscheck’ is geschreven.

Vooraf

Het is in mijn ogen verstandig om bijvoorbeeld als opdrachtgever bij de onderhandelingen vooraf te controleren of de zzp’er als contractpartij ook een ondernemer is. Bijvoorbeeld door te controleren of deze bij de KvK is ingeschreven en een BTW-nummer heeft. Ook het zich naar buiten presenteren als ondernemer (website, visitekaartje, Linkedin-profiel) maakt dat het aannemelijk is dat er sprake zal zijn van inhuur van een zzp’er. Het maakt de intentie helder van wat beide partijen beogen met hun (model)contract. Het maakt het ook ongeloofwaardig voor de zzp’er om zich na afronding te beroepen op het ontslagverbod en doorbetaling van loon te eisen. Maak een verslag van deze onderhandelingsfase en bewaar deze goed.

Ook het laten invullen van de Ondernemerscheck van de Belastingdienst door de zzp’er kan een element zijn voor de opdrachtgever om meer zekerheid te krijgen dat er sprake zal zijn van contractering van een ondernemer al geeft de uitkomst van de Ondernemerscheck ook geen garanties.

Maar als de opdrachtgever kan aantonen dat hij dit soort gegevens standaard opvraagt bij elke zzp’er en controleert, dan sta je als opdrachtgever sterker naar de inspecteur, zeker als je met een druk op de knop dit soort gegevens van deze zzp’er direct kunt laten zien aan hem.

En tegelijk bescherm je je als opdrachtgever tegen een claim van de zzp’er die bij het beëindigen van de opdracht loondoorbetaling vordert omdat hij stelt in loondienst te zijn.

Tijdens

Tijdens de opdrachtuitvoering aantoonbaar maken dat je een zzp’er als zakelijke opdrachtnemer behandelt en goed naar de voortgang en resultaten van de opdracht kijkt is heel verstandig. Immers voor de wet DBA geldt dat ook als je zaken doet met een ondernemer en je hebt dit gecontroleerd zoals hiervoor beschreven, je toch in een loondienstverhouding kunt werken. Dus schriftelijke voortgangsrapportages laten ondertekenen met afspraken over wat er nog moet worden verbeterd of gerealiseerd.

Bijvoorbeeld ook de schriftelijke afspraak dat de zzp’er niet bij het werkoverleg aanwezig mag zijn, tenzij op speciale uitnodiging als er over de opdracht wordt gesproken, is verstandig. En als is afgesproken dat de zzp’er zich mag laten vervangen, leg dan vast hoe vaak en wanneer dit is gebeurd en op wiens initiatief. Wordt er gebruik gemaakt van materiaal, hulpmiddelen of gereedschap van de opdrachtgever of juist niet, leg vast wat je hierover met elkaar hebt afgesproken en zorg dat het geaccordeerd is door beide partijen. Ook een urenregistratie waarin duidelijk wordt aangetoond dat vakantie, verlof en ziekte niet worden gefactureerd, is een goed bewijsmiddel.

Bij afronding

Na afronding van de opdracht een verslag over de overdracht van het werk van de zzp’er aan ‘de staande organisatie’ en bijvoorbeeld de beoordeling van de resultaten zijn allemaal indicatoren voor ondernemerschap. Mits je natuurlijk dit allemaal goed vastlegt en minstens 7 jaren bewaart. Het zijn allemaal stukjes bewijslast voor een opdrachtgever waarmee deze het fijne onderscheid tussen opdrachtnemers en werknemers duidelijk kan maken.

En daar komt de kracht van een goed VMS (Vendor Management System) of ATS (Applicant Tracking System) bij kijken. Want in dit soort systemen sla je moeiteloos voor elke zzp’er apart al dit soort gegevens, documenten en bewijzen op.

Een Belastinginspecteur die dan nog tot de conclusie komt dat er sprake is van werknemerschap, moet van goeden huize komen. Er zijn nog meer mogelijkheden om geen zorgen te hebben voor de wet DBA en toekomstige loonbelastingcontroles. Op donderdag 15 september van 14.00-15.00 uur verzorg ik samen met Carerix hierover een webinar speciaal voor opdrachtgevers. Inschrijven kan hier. Er wordt ook een opname van het webinar gemaakt.

Geen zorgen

De opdrachtgever die zich vanaf nu regelmatig afvraagt hoe hij over een aantal jaren zeer aannemelijk kan maken aan een belastinginspecteur dat er echt sprake is van inhuur en van contractering van een opdrachtnemer/zzp’er, is verstandig bezig met de wet DBA.

Als hij dit ook op een toegankelijke en uniforme manier vastlegt en bewaart….

…dan hoeft hij zich nu geen zorgen te maken over deze controles en alleen te blijven volgen of er nog nieuws komt over de DBA… Vast wel!

(Zie voor meer expertblogs over de Wet DBA, met veel tips, actualiteiten en meningen het ZiPconomy-dossier Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties. Zowel voor  zp’ers, opdrachtgevers als intermediairs)