Voorbereiden op een DBA-controle: Hoe ver moet je gaan?

Voorbereiden op een DBA-controle: Hoe ver moet je gaan?

Mark Bassie door
13 reacties

Voorlopig hoeft een opdrachtgever nog niet veel te vrezen van de komst van de loonbelasting-inspecteur die de wet DBA komt controleren. Immers we zitten nog tot 1 mei 2017 in een introductiejaar en de Belastingdienst heeft laten weten alleen in overduidelijke misbruiksituaties te zullen overgaan tot het opleggen van naheffingen en boetes. Toch is het niet uitgesloten dat als ze na 1 mei 2017 misbruik constateren, de Belastingdienst dan wel tot 1 mei 2016 terug zal gaan met navorderen. Dit ondanks de recente oproep van Zijlstra (VVD) aan Wiebes (ook VVD) om voorlopig helemaal geen boetes uit te delen ‘zolang de wet niet goed werkt’.

Onrust in Den Haag

De onrust over de wet DBA wordt elke week groter, zo groot dat er nu al in politiek Den Haag wordt gesteld dat het overgangsjaar wellicht langer moet duren dan tot 1 mei 2017.

Gegeven het feit dat de Belastingdienst tot op heden geen inzage geeft in hoe ze gaan controleren, met welke criteria en in welke sectoren ze vooral schijnzelfstandigheid willen terugdringen, is het zaak dat je je als opdrachtgever zo goed mogelijk voorbereidt op die eventuele toekomstige controles. Dan kan het in de praktijk straks alleen maar meevallen. Hoe je je als zzp’er kunt voorbereiden op de wet DBA, was onlangs al te lezen op ZIPconomy.

Ik ga er hierbij gemakshalve vanuit dat de opdrachtgever gewoon zzp’ers blijft inhuren en dat er sprake is van een goedgekeurde modelovereenkomst waarmee de zzp’ers worden gecontracteerd door deze opdrachtgever. Hoe bereid je je dan goed voor op die controles? Wat is verstandig om nu te organiseren en vast te leggen?

Het is te verwachten dat de controles zich zullen toespitsen op de opdrachtgevers, dus niet op de zzp’ers. De controles zullen normaliter worden uitgevoerd door de loonbelastinginspecteurs, die kijken of er volgens de regels loonbelasting en werkgeverspremies zijn/worden afgedragen aan de Belastingdienst. Dat gaat dus straks gecombineerd voor het personeel in loondienst én voor het personeel dat is ingehuurd.

Als er bij een opdrachtgever fouten of tekortkomingen worden geconstateerd bij de uitvoering van de opdracht, dan zal waarschijnlijk worden gekeken of dit bij meer zzp’ers fout is of is geweest, zodat het onderzoek zich uitbreidt tot potentieel alle ingehuurde zzp’ers. En mogelijk dat die zzp’ers dan vervolgens ook als opdrachtnemer/werknemer verder onderzocht gaan worden door de Belastingdienst. Immers als een opdrachtgever eigenlijk een werkgever is (geweest), dan zijn de zzp’er/ zzp’ers waarschijnlijk werknemers (geweest), met misschien te veel ondernemersaftrekposten (eventueel ook over de afgelopen jaren).

Hoe gaat het er nu aan toe bij zo’n belastingcontrole?

Stel dat de inspecteur bijvoorbeeld aan de hand van het ontbreken van een urenregistratie en maandelijkse identieke facturen constateert dat er waarschijnlijk sprake is (of is geweest) van werknemerschap bij de inhuur van zzp’er X. Heb je dan als opdrachtgever genoeg tijd om in de komende week de urenregistraties van een paar jaar geleden met de facturen uit het verleden uit het archief ook van andere zzp’ers op te diepen en deze later aan de inspecteur te laten zien? Het risico is dat dat te laat is.

Een ander voorbeeld. De inspecteur vraagt de opdrachtgever uit welke praktijkomstandigheden blijkt dat er sprake is (of is geweest) van inhuur en niet van werknemerschap. Als een opdrachtgever daar niet snel en overtuigend een antwoord op heeft, terwijl de inspecteur uit het gedrag op de werkvloer afleidt dat er sprake is (of was) van werknemersgedrag (bijvoorbeeld door te kijken naar de werk- en pauzetijden die exact hetzelfde zijn als van het personeel in dienst), dan heb je als opdrachtgever een probleem.

De kans is reëel dat de inspecteur op controle zijn vragen stelt. Als er dan niet meteen duidelijke antwoorden met bewijzen op tafel komen, zal hij waarschijnlijk zijn mening al vormen. De inspecteur is vooral geïnteresseerd naar wat er in de praktijk feitelijk gebeurt, niet zozeer naar wat er in de modelovereenkomst is afgesproken.

De inspecteur is ook maar een mens, hij wil geen lastige discussies krijgen met de opdrachtgever, dus hij maakt zijn controle af, drinkt zijn koffie op en zegt dat hij op kantoor nog eea zal uitzoeken en dat de opdrachtgever dan een schriftelijk bericht van zijn beslissing zal ontvangen.

Als dit het geval is, is het eigenlijk al te laat. De Belastingdienst heeft een formeel standpunt ingenomen op grond van wat ze heeft geconstateerd. In deze fase is het de Belastingdienst zelf die beslist wat wel en wat niet voldoende is aangetoond. Een onafhankelijke rechter komt er pas veel later aan te pas.

De inspecteur komt met een naheffingsaanslag al dan niet verhoogd met een boete. De enige manier om nu het tegendeel aan te tonen, is om formeel een bezwaarschrift in te dienen. En daarmee zit de opdrachtgever in een juridisch traject met hoge kosten, lange procedures en vooral grote onzekerheid over de uitkomst ervan. De bewijslast is nu omgedraaid. Toon maar aan dat het anders is dan de inspecteur meent.

Dit moet je als opdrachtgever koste wat het kost zien te voorkomen. Hoe doe je dat?

Door vanaf nu bij de inhuur alle relevante documenten met betrekking tot de inhuur van elke zzp’er apart en elke opdracht die hij/zij uitvoert, te documenteren en vast te leggen. Vanaf het moment van onderhandelen over het contract tot en met de evaluatie van de uitgevoerde opdracht.

Een veel voorkomende gedachte is dat de opdrachtgever niet zou hoeven te controleren of de zzp’er wel een ondernemer is. Onder de wet DBA hoeft dat formeel ook niet zoals Staatssecretaris Wiebes heeft aangegeven. Maar de wet DBA kijkt alleen naar het fiscale aspect, terwijl op het contracteren ook het privaatrecht, arbeidsrecht en ondernemersrecht van toepassing zijn. Dan wordt er ‘holistisch’ gekeken naar alle relevante feiten en omstandigheden tussen beide contractpartijen. Ik ben het dus niet eens met hetgeen hierover eerder op ZIPconomy over ‘Overbodige Ondernemerscheck’ is geschreven.

Vooraf

Het is in mijn ogen verstandig om bijvoorbeeld als opdrachtgever bij de onderhandelingen vooraf te controleren of de zzp’er als contractpartij ook een ondernemer is. Bijvoorbeeld door te controleren of deze bij de KvK is ingeschreven en een BTW-nummer heeft. Ook het zich naar buiten presenteren als ondernemer (website, visitekaartje, Linkedin-profiel) maakt dat het aannemelijk is dat er sprake zal zijn van inhuur van een zzp’er. Het maakt de intentie helder van wat beide partijen beogen met hun (model)contract. Het maakt het ook ongeloofwaardig voor de zzp’er om zich na afronding te beroepen op het ontslagverbod en doorbetaling van loon te eisen. Maak een verslag van deze onderhandelingsfase en bewaar deze goed.

Ook het laten invullen van de Ondernemerscheck van de Belastingdienst door de zzp’er kan een element zijn voor de opdrachtgever om meer zekerheid te krijgen dat er sprake zal zijn van contractering van een ondernemer al geeft de uitkomst van de Ondernemerscheck ook geen garanties.

Maar als de opdrachtgever kan aantonen dat hij dit soort gegevens standaard opvraagt bij elke zzp’er en controleert, dan sta je als opdrachtgever sterker naar de inspecteur, zeker als je met een druk op de knop dit soort gegevens van deze zzp’er direct kunt laten zien aan hem.

En tegelijk bescherm je je als opdrachtgever tegen een claim van de zzp’er die bij het beëindigen van de opdracht loondoorbetaling vordert omdat hij stelt in loondienst te zijn.

Tijdens

Tijdens de opdrachtuitvoering aantoonbaar maken dat je een zzp’er als zakelijke opdrachtnemer behandelt en goed naar de voortgang en resultaten van de opdracht kijkt is heel verstandig. Immers voor de wet DBA geldt dat ook als je zaken doet met een ondernemer en je hebt dit gecontroleerd zoals hiervoor beschreven, je toch in een loondienstverhouding kunt werken. Dus schriftelijke voortgangsrapportages laten ondertekenen met afspraken over wat er nog moet worden verbeterd of gerealiseerd.

Bijvoorbeeld ook de schriftelijke afspraak dat de zzp’er niet bij het werkoverleg aanwezig mag zijn, tenzij op speciale uitnodiging als er over de opdracht wordt gesproken, is verstandig. En als is afgesproken dat de zzp’er zich mag laten vervangen, leg dan vast hoe vaak en wanneer dit is gebeurd en op wiens initiatief. Wordt er gebruik gemaakt van materiaal, hulpmiddelen of gereedschap van de opdrachtgever of juist niet, leg vast wat je hierover met elkaar hebt afgesproken en zorg dat het geaccordeerd is door beide partijen. Ook een urenregistratie waarin duidelijk wordt aangetoond dat vakantie, verlof en ziekte niet worden gefactureerd, is een goed bewijsmiddel.

Bij afronding

Na afronding van de opdracht een verslag over de overdracht van het werk van de zzp’er aan ‘de staande organisatie’ en bijvoorbeeld de beoordeling van de resultaten zijn allemaal indicatoren voor ondernemerschap. Mits je natuurlijk dit allemaal goed vastlegt en minstens 7 jaren bewaart. Het zijn allemaal stukjes bewijslast voor een opdrachtgever waarmee deze het fijne onderscheid tussen opdrachtnemers en werknemers duidelijk kan maken.

En daar komt de kracht van een goed VMS (Vendor Management System) of ATS (Applicant Tracking System) bij kijken. Want in dit soort systemen sla je moeiteloos voor elke zzp’er apart al dit soort gegevens, documenten en bewijzen op.

Een Belastinginspecteur die dan nog tot de conclusie komt dat er sprake is van werknemerschap, moet van goeden huize komen. Er zijn nog meer mogelijkheden om geen zorgen te hebben voor de wet DBA en toekomstige loonbelastingcontroles. Op donderdag 15 september van 14.00-15.00 uur verzorg ik samen met Carerix hierover een webinar speciaal voor opdrachtgevers. Inschrijven kan hier. Er wordt ook een opname van het webinar gemaakt.

Geen zorgen

De opdrachtgever die zich vanaf nu regelmatig afvraagt hoe hij over een aantal jaren zeer aannemelijk kan maken aan een belastinginspecteur dat er echt sprake is van inhuur en van contractering van een opdrachtnemer/zzp’er, is verstandig bezig met de wet DBA.

Als hij dit ook op een toegankelijke en uniforme manier vastlegt en bewaart….

…dan hoeft hij zich nu geen zorgen te maken over deze controles en alleen te blijven volgen of er nog nieuws komt over de DBA… Vast wel!

(Zie voor meer expertblogs over de Wet DBA, met veel tips, actualiteiten en meningen het ZiPconomy-dossier Wet Deregulering Beoordeling Arbeidsrelaties. Zowel voor  zp’ers, opdrachtgevers als intermediairs) 

Mark Bassie

Over Mark Bassie

mr. Mark Bassie (Breda 1960) is sinds 1994 werkzaam als Zelfstandige Interim Professional. Was vroeger als interim-manager en trainer werkzaam. Heeft zich de laatste jaren gespecialiseerd -onder het label Flex-Beheer- in flexibilisering van organisaties en professionalisering van externe inhuur. Onafhankelijk en deskundig in inhuurplatforms, Marktplaatsen, ZZP-community’s en Vendor Managementsystemen. Mark combineert hierbij zijn HRM-deskundigheid met bedrijfsvoerings-expertise en verander- en projectmanagement.
Auteur van het handboek ‘Scoren op inhuurmarktplaatsen!’ van FNV Zelfstandigen (2012). Onderzoeker/co-auteur van het rapport 2015 over Vendor Management Systemen (VMS) in Nederland en België en over Managed Service Providers (MSP) (2014).

Bekijk meer artikelen van Mark Bassie >

Reacties

  1. Dag meneer Bassie,

    Een helder stuk! Het zou denk ik voor veel zzp-ers die via een model tussenkomst werken aardig zijn om te zien hoe zij hiermee om dienen te gaan?
    Ik kan als zzp-er prima afspraken maken met de intermediair, maar die komt niet op de werkvloer bij de opdrachtgever.
    De opdrachtgever heeft een contract met de intermediair en ‘hoeft’ dus geen losse afspraken met de zzp-er te maken wordt vaak gedacht.
    Hoe ondervangen deze 3 partijen de zaken die u beschrijft in uw artikel, en hoe zou dan met name de opdrachtgever met deze zaken dienen om te gaan?
    Dan kan ik daaruit wel weer afleiden wat ik als zzp-er dan met welke partij moet invullen 🙂

  2. Geachte heer Bassie,

    Dit is het meest heldere dat er recentelijk is geschreven omtrent de toetsing zelfstandigheid van zzp-ers is verschenen.

    Met vrinedelijke groet,

    René van Mil

  3. Dag René,
    Schrijf maar gewoon Mark en je!

    Voor een zzp’er geldt dat je blijven gedragen als ondernemer/zakelijke opdrachtnemer zowel naar je intermediair als naar de opdrachtgever, verstandig is. Dus presenteer je als ondernemer met website/linkedprofiel en eigen bedrijfsmiddelen, accepteer geen instructies over de inhoud van het werk, laat je vervangen indien mogelijk, factureer op basis van een urenadministratie, maak afspraken over de output van de opdracht en niet over de input etc. En zorg ook hierbij dat je alles goed per opdracht hebt gedocumenteerd, zodat je over een jaar of 5, als het ooit nodig wordt- moeiteloos de bewijzen van je ondernemerschap in handen hebt.

  4. Helder stuk, Mark. Alleen heeft t een korte houdbaarheidsdatum, denk ik. De oplossing die je beschrijft is in de praktijk niet werkbaar. De meeste grote politieke partijen geven inmiddels aan dat deze wet z’n doel mist en dat het teveel chaos veroorzaakt.
    Natuurlijk wordt dit een thema in de aankomende verkiezingen in maart 2017. Tot die tijd zijn er niet heel veel aanpassingen te verwachten vanwege deze verkiezingen…

    Ik verwacht wel dat de handhavingsdatum van 1 mei 2017 wordt uitgesteld. En dan na de verkiezingen veel aanpassingen aan de wet, zodat het werkbaarder wordt.

    • Als het al zo uitpakt als je beschrijft, zijn we toch al gauw een jaar verder voordat een nieuw kabinet aanpassingen heeft doorgevoerd………. Totdat die zekerheid er is, zou ik als opdrachtgever wel blijven inhuren, maar ook me proberen in te dekken.

  5. Beste Marc,

    Dat je een aantal dingen doet en vastlegt om duidelijk te maken dat je zelfstandige bent dat vind ik logisch. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat er geen loopbaan achtige gesprekken gevoerd worden, zoals een beoordelingsgesprek. Maar in plaats daarvan opdracht evaluaties. En dat je in de opdracht heel duidelijk het beoogde resultaat vastlegt.

    Maar voor een senior interim professional of interim manager vind ik een aantal dingen ook te ver gaan. En gaan dat soort voorbeelden dan geen eigen leven leiden.

    Zo neem ik WEL deel aan team overleggen, ook als het niet puur mijn opdracht bevat. Weten wat er in een bedrijf speelt en een netwerk hebben en ook geaccepteerd worden als externe binnen het bedrijf is mijn reden daarvoor.

    Ik zou dat natuurlijk als woordkunstenaar kunnen omschrijven als “interim professional neemt alleen aan overleggen deel die hij zelf nuttig acht voor het uitvoeren van zijn opdracht”. En dan uitleggen waarom dat zo is.

    Maar zijn we dan niet een enorme papieren tijger aan het optuigen en met welk doel precies? Welk ‘probleem’ wordt er opgelost als ik wel of niet aan vergadering x of y deelneem. Als een controle dermate ver gaat, dan vind ik dat wel een heel diepe inmenging van de fiscus in wat in mijn optiek een keuze is over hoe opdrachtgever en opdrachtnemer zich tot elkaar wensen te verhouden. Het belangrijkste punt vind ik dat de zelfstandige dat uiteraard naar eigen inzicht doet. Dus de motivatie en de intentie zijn leidend imho en niet de feitelijke waarneming.

    Ik schrik er ook behoorlijk van dat een loonbelasting controleur op basis van zijn beperkte kennis van de situatie en een dermate ruime wet die willekeur toestaat gaat oordelen over een werksituatie of momentopname en dat je daarna een omgekeerde bewijslast hebt. Als dit echt het geval is dan zijn de sussende woorden van Wiebes zeer onterecht, zo niet misleidend en onverantwoord. Je zou maar op aangeven van de staatssecretaris denken dat het zo’n vaart niet loopt en dan een controle aan je broek krijgen.

    Wat ik ook geen prettig voorbeeld vind is dat je aangeeft dat op elkaar lijkende facturen maand op maand een indruk kunnen geven van loondienst. Hoeveel interimmers zijn er wel niet bij bedrijven die daar volgens een regelmatig patroon werken? Is dat per se verkeerd en een teken van loondienst, ook als de samenwerking en gezagsverhoudijg anders verloopt? (ook hier denk ik weer: welk probleem probeert de wetgever nu op te lossen).

    Ik kan me voorstellen dat de vorige lezers het artikel prettig en helder vonden vanwege de concrete voorbeelden. Maar het risico met voorbeelden is dat ze niet op een ieders praktijk van toepassing zijn en een eigen leven kunnen leiden (zoals nu mensen denken dat bij de VAR drie opdrachtgevers een harde eis is).

    Ook het papierwerk denk ik bij: kan dat niet wat minder? Het was toch de wet DEreguliering arbeidsrelaties?

    • Ja Justin, ik kan me goed voorstellen hoe jij je voelt onder deze nieuwe regels, die de jacht op schjinzelfstandigheid als hoofddoel heeft. Los van de vraag hoe groot dat probleem precies is, worden de administratieve lasten inderdaad verhoogd. Voor de zzp’er is het m.i. verstandig om niet alleen meer een boekhouding, een urenadministratie en soms een km-administratie aan te houden, maar nu ook een ‘opdracht-administratie’ op te zetten.

      En het was ook eerlijker geweest om de wet DBA de wet UBA te noemen: Uitgestelde Beoordeling Arbeidsrelaties, want met Deregulering heeft dit niks te maken…….

      • Als de jacht op schijnzelfstandigheid het doel is dan zou ik eerst willen weten wat schijnzelfstandigheid nou precies betekent. Niemand kan me daarover een definitie geven, niemand kan ook aangeven hoe groot het ‘probleem’ van schijnzelfstandigheid is en welke schade dat heeft ofwel voor betrokkenen of de maatschappij/schatkist.

        De indruk werd vaak gewekt dat het voorkomen van ‘schijnzelfstandigheid’ een soort bescherming was. Mensen aan de onderkant van de arbeidsmarkt die in zo’n situatie ‘gedwongen’ worden. (hoe vaak komt dat nu echt voor)

        Maar nu krijg ik het idee dat de bovenkant van de markt waarbij zowel opdrachtgever en opdrachtnemer tevreden zijn over de manier van samenwerken ook als schijnzelfstandigen aangemerkt kunnen worden.

        Ik denk dan heel simpel. Als ik zelf met mijn volle verstand heb gekozen voor zelfstandigheid omdat ik dat prettig vind, dan kan ik nooit een bescherming behoevende schijnzelfstandige zijn. Ik krijg het idee dat ik het mogelijk wel zou kunnen zijn – de ene klus wel en de andere niet – terwijl ik dat zelf dus echt nonsense vind. Alleen al om het feit dat ik voor eigen rekening en risico werk. Wat blijkbaar ook niet meer echt meetelt. Want die ‘ondernemerscheck’ is toch niet relevant om te bepalen of er bij een bepaalde opdracht sprake is van zelfstandigheid.

        Als dat wel zo is, dan hang ik gewoon een pdf-je van mijn ondernemerstest op mijn website en verwijs er naar in mijn contract. Ik las echter een zzp-expert die als ik mij niet vergis die test een beetje een wassen neus vond.

        • Justin, je moet hierbij bedenken dat de wet DBA op de achtergrond ook te maken heeft met (minder) belastinginkomsten voor de staat. Iedere schijnzelfstandige, hoogopgeleid of niet, betaalt minder belasting en premies dan iemand in loondienst. En daar wil de overheid/ de Belastingdienst een grens aan stellen……..

          • Dank voor je reactie Mark en dat snap ik,

            Maar als een maat van me een 50.000 euro opdracht misloopt die niet overgaat naar vaste medewerker. Dan loopt de schatkist wel meer IB mis dan dat ze aan minder aftrekposten terugverdienen. Even gechargeerd: met alle zzp’s in de bijstand worden de belastingbaten niet bepaald hoger. En het zijn uiteraard gemeenten die bijstand uitkeren maar ook dat is deels vestzak broekzak.

            Ook de impact op de economie / arbeidsmarkt als geheel is denk ik negatief en ook dat raakt de schatkist.

            Ik denk daarom drie dingen:

            1) het is pennywise poundfoolish. Als Wiebes groter zou denken zou hij dat inzien. Je moet dit holistisch bekijken en niet vanaf een spreadsheet.

            2) Wet dba is onder valse voorwendselen. Het heet deregulering maar dat is het niet. Het zou mensen beschermen maar gaat gewoon om geld ophalen

            3) van mijn netto winst gaat een deel naar prive rekening voor huishouden en een deel blijft in de zaak voor continuiteit en pensioen. Je moet dus niet de nettowinst van een zzp vergelijken met het huishoudinkomen van een werknemer. Dat is appels met peren. Want idealiter geeft een zzp niet al zijn winst prive uif.

  6. Een goed verhaal, maar wel wat kritische kanttekeningen.

    Een doel van de wet was minder administratieve kasten, op vallend is dat je nu juist adviseert tot een verzwaring van de lasten van de zzp-er.

    Overigens het is voor de opdrachtgever niet relevant of hij zaken doet met een ondernemer. Alleen de criteria gezag, persoonlijke arbeid en loon zijn relevant ( tenzij het tussenkomst is ). Wat mij wel duidelijk geworden in gespreken is dat zij slechts beoordelen op de drie criteria en dat fiscaal ondernemerschap een gevolg is van (een aantal) feitenlijke arbeidsrelaties. Niet andersom.

    Overigens ben ik het met de strekking van het verhaal wel eens. Wat ik mis is een aanral duidelijke don’t, zoals bijvoorbeeld het laten ondertenen van documenten ( geheimhouding, gebruik computer, personeelshandboek, etc). Maar ook het vragen van kopie paspoort en deze ook nog archiveren is ook zo’n voorbeeld.

    Een overweging die ik als zzp-er en ondernemer opdrachtgevers zou willen meegeven is om de inhuur via de afdeling inkoop te laten verlopen en niet via de afdeling hr. De toegevoegde

    • Paul, je hebt helemaal gelijk met de verzwaring van de administratieve lasten, wat mij betreft voor zowel de opdrachtgever als de zzp’ers.

      Fiscaal gezien is het niet relevant of de opdrachtnemer ondernemer is of niet. Maar helaas is de praktijk complexer dan de fiscale regels. Wat te doen als de zzp’er na afloop van de opdracht doodleuk aanklopt bij de opdrachtgever en doorbetaling van loon vordert? Zie de PostNL-case. Dan is het toch wel handig dat je de ondernemersstatus van de zzp’er aantoonbaar hebt gecontroleerd……..

      Je laatste opmerking over de rol van Inkoop en HR is helaas weggevallen. Dat is jammer, want die druist in tegen de vaak gehoorde opinie dat HR zich meer moet bemoeien met inhuur dan Inkoop. Kan je dat nog wat toelichten?