Factuurprogramma: is jouw backoffice eigenlijk wel net zo professioneel als jij? Geplaatst 9 juni 2017 door Arjan Nieuwbeerta Je bent je eigen merk Als zelfstandig professional ben je je eigen merk. De indruk die je in persoon maakt en met je geleverde werk, komt voor een uniforme indruk het best overeen met de professionaliteit van je backoffice. Een slordig opgemaakt factuur wekt bij je klant al snel de indruk van een starter of beunhaas. Twee indrukken die je als professional absoluut wilt vermijden. Je factuur draagt je merk uit Zowel voor je klant als voor jezelf is het hebben van overzicht over je declarabele uren en omzet heel belangrijk. Een factuur is zeker te maken in Word en een overzicht over je facturen is ook te behouden in Excel en mappen op je pc. Dat wil zeggen, mits je zelf super georganiseerd bent, voldoende tijd hebt om netjes te archiveren en regelmatig een back-up maakt. Voor de meeste ondernemers geldt echter dat ze hier best wat meer ondersteuning bij kunnen gebruiken. Je online factuur ondersteunt de professionaliteit Een online factuurprogramma kan raadzaam zijn en fungeren als jouw persoonlijke office manager. Steeds meer ondernemers maken gebruik van online tools voor de boekhouding. Uit recent onderzoek blijkt dat reeds 81 procent van de bedrijven gebruikmaakt van online tools. En dat is niet zo gek: door de ingebouwde templates voldoe je gelijk aan de wettelijke eisen van de Belastingdienst bij met maken van een factuur. Je verstuurt elke factuur in de huisstijl van je organisatie, wat bijdraagt aan je professionele uitstraling. Daarnaast maakt facturatie software dagelijks een automatische update en door het schaalbare aanbod zijn de kosten van de tool altijd in verhouding met je omzet. Bovendien profiteert je imago steeds mee van de updates van de software en ben je zo altijd bij de tijd. Wat dacht je bijvoorbeeld van online acceptatie van de offerte door de klant, zodat heen en weer mailen overbodig wordt? Of de mogelijkheid kunnen bieden aan klanten om de factuur direct te betalen via iDEAL? En ook die nieuwe offerte lever jij sneller dan het licht (of in elk geval je concurrentie) met behulp van een facturatie-app. Je online facturatieprogramma Afhankelijk van welke wensen je stelt aan een factuurprogramma zijn er diverse gespecialiseerde aanbieders. Als je weet welke functionaliteiten het programma moet bieden, kun je gemakkelijk facturatie software selecteren. Je kunt reviews van gebruikers raadplegen om zo het beste programma te vinden. Was alles maar zo makkelijk! ”If you do not know how to care for money, money will stay away from you” – Robert T. Kiyosaki, investeerder, zakenman & succesvolle auteur. Geplaatst in ZP en Ondernemen, ZP en Politiek | Tags bedrijfsvoering, ondernemerstip | Laat een reactie achter
Donkere wolken boven het Dynamisch Aankoopsysteem? Geplaatst 8 juni 2017 door Peter Boerman Recent kwam het nieuws naar buiten dat de Rijksauditdienst (voorheen de Rijksaccountantsdienst) de inkoop van de Nederlandse politie ‘onrechtmatig’ had verklaard. De politieorganisatie laat de inhuur van zijn personeel sinds 2016 verlopen via de procedure van een Dynamisch Aankoopsysteem (DAS), maar de rijksauditors zeggen nu dat dat wettelijk niet mag. Het jaarlijkse Pianoo-congres Toevallig vond in dezelfde week het jaarlijkse congres plaats van Pianoo, het EZ-onderdeel dat belast is met voorlichting over zaken als inkoop en aanbesteden. Op het jaarlijkse Pianoo-congres komen altijd veel overheidsinkopers af, die daar de laatste ontwikkelingen en ervaringen met elkaar delen. Lust of last? Mark Bassie, oprichter van het Comité van Verontruste Marktplaatsgebruikers, was ook gevraagd om op dat congres aanwezig te zijn. Samen met de ABU verzorgde hij een werkatelier met de titel: ‘Het DAS voor inhuur, last of lust?’ Vanzelfsprekend, zegt hij, ‘was het daarbij onze bedoeling om het kritische geluid te laten horen van leveranciers en zzp’ers, waar het gaat om DAS’sen. Dit in een poging om in nieuwe systemen meer rekening te houden met hun belangen en behoeften.’ In strijd met de wet, of niet? Maar tegen Bassies verwachting in gingen de aanwezige overheidsjuristen helemaal niet met elkaar in discussie over hoe de DAS’sen te verbeteren. ‘Nee, het debat ging er vooral over of een DAS nu wel of niet in strijd is met de Aanbestedingswet.’ Mag een klikgesprek? De meningen liepen daarbij nogal uiteen, vertelt hij. Zo is volgens sommigen het probleem ‘slechts’ dat de Aanbestedingswet voorschrijft dat een aanbestedingsprocedure geheel digitaal moet verlopen. Onderdeel van zo’n procedure is nu vaak een zogenoemd ‘klikgesprek’. Daarbij nodigt de inhurende manager een paar van de mensen met de beste cv’s uit om te kijken of het voldoende klikt met deze kandidaat en wie het beste in de organisatie past. Elkaar ontmoeten voor de gunning: dat mag toch? Volgens de accountants is zo’n gesprek echter in strijd met de wet. Opvallend, zegt Bassie, ‘want iedere leverancier die wij spreken, vindt het de normaalste zaak van de wereld als opdrachtgever en kandidaat elkaar ontmoeten voordat een opdracht wordt gegund. Is dit niet standaard bij elke sollicitatie en opdracht?’ Gesprek moet objectiever en transparanter Maar de Commissie van Aanbestedingsexperts heeft wel al in een aantal klachtprocedures te kennen gegeven dat van hen het karakter van zo’n gesprek vooraf objectiever en transparanter moet worden gemaakt. De accountants van het rijk gaan nu dus een stap verder en willen dit onderdeel verbieden. Bassie: ‘Dit roept bij sommigen als reactie op dat een gesprek via software als Skype of Facetime dan wel is toegestaan. Dat is immers digitaal. Hiermee zou het probleem ook zijn opgelost.’ Plakband en printpapier, geen personeel Maar er waren ook juristen die principiëler kijken naar de DAS, zegt hij. Tenminste: als die wordt gebruikt voor de inhuur van professionals. ‘Deze juristen zeggen dat een DAS alleen een procedure kan zijn voor ‘gangbare producten en diensten’. Dat zijn dus diensten of producten die in hoge mate op elkaar lijken, makkelijk toegankelijk zijn, als het ware op de plank liggen en snel kunnen worden besteld. Zeg maar: producten van het type plakband en printpapier.’ De inhuur van professionals hoort daar volgens deze juristen absoluut niet bij. Elke keer wordt immers een unieke kandidaat gezocht, en de meeste leveranciers zullen géén geschikte kandidaat kunnen leveren. Ook het vraagstuk van proportionaliteit komt snel op tafel bij deze groep. Bassie: ‘Is het niet overvragen als overheid als je duizenden leveranciers gaat vragen om een aanbieding te doen voor één kandidaat voor een opdracht van gemiddeld 6 maanden?’ Allemaal vragen en geen antwoorden Allemaal vragen en geen antwoorden. De onzekerheid die er nu is ontstaan is ook terug te lezen in de Handreiking over het DAS, die Pianoo op 1 juni heeft gepubliceerd voor de aanbestedende diensten. ‘Hierin zijn de nodige waarschuwingen opgenomen, waarbij Pianoo ervoor waakt om een duidelijk standpunt in te nemen wat wel en niet mag’, stelt Bassie. Het is dus afwachten wat er nu gaat gebeuren. ‘Als de Politie haar DAS gewoon blijft gebruiken (misschien met een online in plaats van face-to-face ‘klik-gesprek’) en er gebeurt verder niets, dan groeit het aantal DAS’sen in Nederland (nu bijna 130) vermoedelijk verder door’, verwacht hij. Maar als de Rijksoverheid of de Landsadvocaat met een duidelijk statement komt over de toelaatbaarheid van een DAS voor inhuur? ‘Dan kan het ook snel afgelopen zijn met de huidige DAS’sen. Welke decentrale overheid kan het zich immers veroorloven om te werken met een foute procedure?’ Leveranciers naar de rechter? Tenslotte is het volgens Bassie ook niet uit te sluiten dat er nu – voor het eerst – leveranciers naar de rechter stappen om als benadeelde partij een DAS-procedure voor inhuur onrechtmatig te laten verklaren. Dan kan het overigens nog wel een stuk langer duren voordat er duidelijkheid is. ZZP’ers hoeven hier niet blij mee te zijn En leveranciers en zzp’ers, moeten die nu blij zijn met al deze onzekerheid? ‘In mijn ogen niet, want zij zijn vooral gebaat bij procedures en systemen die meer rekening houden met hun informatiebehoeften, met hun behoefte aan transparantie, zeker ook als de eigen aanbieding is afgewezen. Daar valt nog heel veel te verbeteren. Het zou jammer zijn als de broodnodige ontwikkeling van een DAS 2.0 vertraging oploopt, omdat er geen duidelijkheid is over de beginvraag: of je wel of niet een DAS ook voor inhuur mag gebruiken. En als DAS’sen voor inhuur verboden worden, dan resteren er voor inhuur feitelijk alleen nog grote Europese aanbestedingen, die haalbaar zijn voor de grote marktpartijen die het werk vervolgens weer verdelen onder de kleine leveranciers en zzp’ers. Bij kleine leveranciers en zzp’ers blijft de behoefte bestaan aan toegankelijke, transparante, integere en laagdrempelige aanbestedingsprocedures…’ DAS is de beste procedure Ook Paul Oldenburg, specialist externe inhuur van Staffing Management Services, zou het betreuren als er een grote streep door de DAS’sen gaat. ‘Wij voelen ons uitgedaagd om het DAS voor de leveranciers waar mogelijk te verbeteren. Maar ook na lezing van de handreiking van Pianoo blijven wij van mening dat het DAS de beste Europese procedure voor de inhuur van tijdelijk personeel is. Het is immers de enige procedure die alle aanbieders van extern personeel continu gelijke kansen biedt. De alternatieven, zoals een raamovereenkomst met een aantal voorkeurspartijen, of het aanbesteden van een “tussenkomende partij” die de inhuur voortaan regelt, zie ik niet als verbetering.’ De eerste procedure leidt volgens Oldenburg tot ‘een hele keten van onderaannemers omdat geen enkele voorkeurspartij directe toegang heeft tot de gehele markt. Zeker niet waar het schaarse profielen betreft.’ De tweede procedure heeft volgens hem ook grote nadelen. ‘Die leidt tot een inhuurprocedure die voor de markt verder onzichtbaar verloopt. Concurrentiestelling wordt uitgeschakeld, of alleen gehanteerd om een laagste prijs te krijgen. En de tussenkomende partij wordt gebruikt als “witwasstraat” voor voorkeurskandidaten.’ Belang van transparantie en non-discriminatie Het succes van het DAS, en van zijn voorloper, de marktplaats, zit volgens Oldenburg in ‘de erkenning van het belang van transparantie en non-discriminatie door zowel aanbestedende diensten als leverende partijen. Voor dit belang zullen wij altijd blijven vechten. De suggestie van Pianoo om te gaan gunnen op basis van laagste prijs vinden we ronduit in het nadeel van leveranciers.’ Dit is de eerste artikel in nieuwe serie over het Dynamisch Aankoop Systeem en inhuur van extern personeel. Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags aanbestedingswet, dynamisch aankoop systeem | 2s Reacties
‘Wees als ZZP’er geen Zelfstandige Zittend in Pyjama’ Geplaatst 7 juni 2017 door Magnit De zelfstandige, die laat zich inhuren voor zijn of haar expertise, zo is vaak het idee. Wat hij of zij aanheeft, zou dus minder belangrijk zijn dan bij een werknemer die elke dag indruk wil maken bij zijn collega’s. Het gaat bij de interimmer om de specifieke kennis, toch? Nou, nee, zegt imagoconsulent Zabeth van Veen. ‘Als je iets unieks doet, echt iets unieks, dan maakt het inderdaad niet veel uit hoe je erbij loopt. Maar zodra er meer dan één kandidaat is, speelt uiterlijk altijd een grote rol.’ De uitstraling van zelfstandigen is bij de meesten van hen volgens haar ‘echt een ondergeschoven kindje’. Terwijl het heel belangrijk is om te weten wat je uitstraalt, zegt ze. ‘Als je bijvoorbeeld van nature een beetje een nors gezicht hebt, kun je dat het beste een beetje compenseren door wat kleurigs aan te trekken.’ Het kan net het verschil maken tussen een opdracht krijgen en hem mislopen, zegt ze. ‘Het is vaak onderzocht. En juist voor flexwerkers blijkt hun uitstraling echt een aandachtspunt. Bedrijven kijken altijd of iemand met wie ze in zee gaan, hoe kortstondig ook, betrouwbaar is. Dat proberen ze bijvoorbeeld in te schatten aan de hand van een LinkedIn-profiel. Ik raad dan ook altijd aan daar in elk geval een goed verzorgde foto te plaatsen.’ Merkwaardige taferelen Uiterlijk is een sterke indicator voor een succesvolle loopbaan, zo werd ook gesteld in de recente BNR-radiouitzending van Werkverkenners. Ons menselijk oerbrein vormt in milliseconden een oordeel over iemands competenties aan de hand van zijn of haar uiterlijk en kleding. En dat leidt soms tot op het eerste gezicht merkwaardige taferelen. Zo werden HR-managers in een onderzoek van de universiteit van Utrecht eens gevraagd een oordeel te vellen over twee kandidaten; één met een Lacoste-polo, eentje zonder. Wat bleek? De kandidaat in het Lacoste-shirt kon 9 procent meer loon tegemoet zien. Alleen omdat hij een polootje van een bekend merk aanhad! Beter kleden, beter presteren Het uiterlijk is al met al heel belangrijk voor de carrière, concludeert hersenonderzoeker Roeland Dietvorst. ‘Veel meer dan wenselijk’, zegt hij. ‘En ook veel meer dan mensen beseffen. In 50 milliseconden zien we of iemand aantrekkelijk, betrouwbaar en competent is. En die indruk blijft goed hangen bij mensen.’ En dat geldt dus ook voor zzp’ers, benadrukt Zabeth van Veen. ‘Je moet uitstralen wat bij je past. Hoe meer we met ons uiterlijk het onderbewuste van een ander de goede kant op sturen, hoe beter. Die ander moet het gevoel hebben: hé, het klopt. Anders krijgen ze in hun limbisch systeem signalen dat er iets vreemds aan de hand is. En dan gaan ze ook minder geloven wat je zegt.’ Zelfs als je als ZZP’er in je eigen huis achter je computertje kruipt, zonder dat iemand je ziet, is het volgens Van Veen nóg zaak je wel een beetje representatief te kleden. ‘Uit onderzoek blijkt bijvoorbeeld dat het niet alleen gaat om je uitstraling op anderen, maar ook om hoe je over jezelf denkt. Als je er goed uitziet, schijn je ook beter te gaan presteren.’ Onesie? Geen goed idee Dus laat die onesie of pyjama maar in de kast, adviseert ze. ‘Als je die aanhebt voelt het alsof je niet werkt. Geen goed idee. Het mag best een keer gebeuren, maar maak er geen gewoonte van.’ Sowieso zouden Nederlanders wel wat meer aandacht aan hun uitstraling mogen besteden, zegt ze. ‘Als je gedateerde pakken draagt, denken mensen dat je ook gedateerde gedachten hebt. Dan kun je nooit geloofwaardig over innovatie beginnen.’ Je moet laten zien dat je het waard bent, aldus Van Veen. ‘Als mensen kwaliteit zien, geloven ze ook dat het kwaliteit is. Dat zit in de kleinste details: de tas die je meeneemt, de pen die je gebruikt, je bril. Dat maakt allemaal indruk. Bij jezelf, en bij anderen. En zo’n indruk neem je niet meer zomaar weg.’ Geplaatst in ZP en Ondernemen | Tags Brainnet, ondernemerschap, personal branding | Laat een reactie achter
‘Benut de freelancer als winstgever, niet als kostenpost’ Geplaatst 6 juni 2017 door Jeroen Moerenhout Recent onderzoek laat zien dat steeds meer bedrijven wereldwijd strategisch gebruik maken van freelancers. Daar zijn ze over het algemeen ook erg blij mee: 4 op de 5 inhurende managers geven aan dat inhuur meer productiviteit binnen de organisatie oplevert. Zo zegt 77% dat er meer werk gedaan wordt, terwijl 48% procent aangeeft dat freelancers een essentiële bijdrage leverden in het efficiënt opschalen om projectdoelen te kunnen halen. Mooi feitje: als de ondervraagde hiring managers niet in de gelegenheid waren geweest om freelancers in te huren, zou 84% gedwongen zijn om projecten on hold te zetten, te cancellen of te verlengen. En dan nu: het minder goede nieuws Tot zover het goede nieuws. Het minder goede nieuws? 38% van de ondervraagden geeft in hetzelfde onderzoek aan de verantwoordelijkheid voor de freelancer als grootste zorg te zien. Oftewel: wie zorgt dat de freelancer ook daadwerkelijk de waarde oplevert waarvoor hij wordt ingehuurd? En dat dan uitgedrukt in bijvoorbeeld performance, innovatiekracht, klantgerichtheid of employee engagement. Verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van inhuur is nog steeds een ondergeschoven kindje Verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van inhuur is in 2017 blijkbaar nog steeds een ondergeschoven kindje, waarmee veel opdrachtgevers worstelen. So much for the ‘supertemp’, zoals Harvard Business Review de freelancer ooit liefkozend noemde. Focus op kostenbesparing in plaats van winstgevendheid Recent ontstond er rumoer op social media rondom de inhuur bij Rabobank en Rijkswaterstaat. Een onbetaalde inwerkperiode van twee weken bij de inhuur van freelancers (ZZP’ers) blijkt in de ICT-sector ‘gangbaar’. Een overdrachtsperiode die de borging van kwaliteit, kennis en productiviteit tot doel heeft wordt uitgedrukt in kostenbesparing (‘dient 2 weken voor nultarief te gebeuren’). Maar wordt daarmee het echte doel bereikt: een professional die zo snel en effectief mogelijk van waarde is voor de opdrachtgever? De kwaliteit van inhuur wordt nog veelal uitgedrukt in procesoptimalisatie, uitsluiting van risico’s en beheersbaarheid van kosten. Met bovenstaand voorbeeld tot gevolg. Uiteraard is een goed proces, zonder risico’s en tegen beheersbare kosten, een cruciale randvoorwaarde voor een succesvolle inhuurstrategie. Maar zou inhuur niet primair moeten gaan over hoe je talent effectief benut om zo waarde te creëren? Die winst oplevert in plaats van een kostenbesparing realiseert? Inhuurstrategie baseren op rendement uit talent Inhuur anno 2017 volstaat niet meer met het louter on demand bij elkaar brengen van vraag en aanbod op individueel niveau, waarbij CV’s, tarieven, marges en wettelijke risico’s de enige draaiknoppen zijn waarmee je kunt sturen. Het vergt een strategische aanpak die primair gericht is op het juiste rendement behalen uit het juiste talent. Hierbij moet je als inhurende organisatie een antwoord vinden op vragen als: welke waarde wil je creëren richting klanten, werknemers en maatschappij? Wat heb je daarvoor nodig aan (tijdelijk) talent? En hoe kun je dat talent zodanig benutten, zodat de waardecreatie ook daadwerkelijk tot stand komt? Op basis van de antwoorden op deze vragen kun je een verbeterd inhuurproces inrichten met aandacht voor zowel de HR-kant (het kwalitatief benutten van inhuur) als de Inkoopkant (het kwantitatief beheren van inhuur). Van strategie naar praktijk Als inhurende organisatie is het dus cruciaal om te weten wat je nodig hebt aan talent en hoe je dat talent optimaal kunt benutten. Praktisch gezien is de vervolgstap dan om de volgende 4 elementen in je inhuurproces te borgen: Een productieve match. Assess freelancers op persoonlijkheid, drijfveren en competenties die passen bij de doelstellingen en cultuur van je organisatie. Zo zorg je dat de freelancer niet alleen de juiste expertise heeft, maar ook daadwerkelijk productief zal zijn. Directe productiviteit. Faciliteer de randvoorwaarden voordat de freelancer aan zijn opdracht begint. Denk hierbij aan screening, autorisaties en toegang tot benodigde middelen. Hiermee zorg je voor productiviteit vanaf dag 1. Begin liever vandaag nog met het écht benutten van de freelancer. Directe betrokkenheid bij de organisatie. Organiseer meteen op dag 1 training(en) op het gebied van processen, normen, waarden en overige relevante cultuuraspecten. Zo creëer je betrokkenheid en dus meer productiviteit. Juiste performance. Spreek af wat je van elkaar verwacht qua kennisoverdracht en prestaties (in termen van doelen, mijlpalen en resultaten), meet periodiek en evalueer de resultaten. Voorkom dat je een freelancer inhuurt die niet past bij je organisatie, niet juist gefacilieerd wordt, onvoldoende betrokken is, niet weet wat er precies van hem verwacht wordt en niet wordt gemeten op prestaties. Daarmee voorkom je immers torenhoge kosten, die niet opwegen tegen welke tariefskorting dan ook. Begin liever vandaag nog met het écht benutten van de freelancer. Doe dat niet alleen, laat ook de intermediair en freelancer hierin hun verantwoordelijkheid nemen. Laat hen een expliciete rol spelen in het totaalresultaat in plaats van hen impliciet tegen elkaar uit te spelen uit oogpunt van kostenbesparing. Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags goed opdrachtgeverschap, inhuur, ITStaffing | Laat een reactie achter
De Kip-Ei van verantwoordelijkheid en bevoegdheid Geplaatst 1 juni 2017 door Bas van de Haterd Verantwoordelijkheid en bevoegdheid. Twee direct aan elkaar gerelateerde zaken die zo vaak nog los gezien worden. Het is eigenlijk heel eenvoudig. Als je als manager geen bevoegdheden geeft, zal iemand geen verantwoordelijkheid nemen. Als je als werknemer geen verantwoordelijkheid neemt, zal je werkgever je geen bevoegdheden geven. Makkelijker kan ik het niet uitleggen. Bij veel low trust organisaties, en die zijn er veel, is het altijd reageren op elkaar. Een zogenaamde negatieve spiraal. Hoe voorkom je die en hoe doorbreek je die? (meer…) Geplaatst in Beleid | Laat een reactie achter
Wiebes verlengt opschorting handhaving Wet DBA tot 1 juli 2018 Geplaatst 1 juni 2017 door Hugo-Jan Ruts Staatssecretaris Wiebes van Financiën heeft vandaag bekend gemaakt dat hij de periode waarin de Wet DBA niet wordt gehandhaafd gaat verlengen van 1 januari 2018 tot 1 juli van dat jaar. “Tegen de achtergrond dat het kabinet het belangrijk vindt dat opdrachtgevers en opdrachtnemers voldoende tijd krijgen om zich aan te passen acht ik het noodzakelijk de opschorting van de handhaving te verlengen tot in ieder geval 1 juli 2018. Net als bij de huidige opschorting van de handhaving geldt deze niet voor kwaadwillenden”, zo staat in de Kamerbrief te lezen die hij mede namens Minister Asscher geschreven. Wiebes had in zijn derde rapportage over de Wet DBA van 20 april 2017 toegezegd om nog voor het zomerreces helderheid te geven over het verdere traject en de gevolgen hiervan voor de opschorting van de handhaving. Een overleg in de Kamer van vandaag is op verzoek van de Kamerleden uitgesteld tot over vier weken. De formatie wil nog niet echt vlotten. En dus is uitzicht op een oplossing voor de Wet DBA impasse niet in zicht. Het ontbreekt Wiebes aan politieke ruimte om nu meer te doen dan deze verlenging van de niet-handhaaf periode. Opdrachtgevers zullen snel na de zomer hun beleidsplannen rond inhuur voor 2018 gaan bepalen. Dat de datum van 1 januari 2018 nu van tafel is, is nuttig. Een korte verlenging van 6 maanden biedt alleen weinig soelaas voor organisaties en de zelfstandigen die last hebben van het koudwatervrees van een deel van die (vaak grote) opdrachtgevers. Een aantal zelfstandigenorganisaties hebben dan ook nu onvrede uitgesproken over de trage vooruitgang in dit dossier. Geplaatst in Professioneel inhuren | 14s Reacties
