Monthly Archives: april 2014

Hybride organiseren. Deel 3: wat kun je ermee?

Dit is deel 3 in de reeks over hybride organiseren. Hybride organiseren is een kruising tussen zelf doen en uitbesteden. Het is organiseren met een nieuwe eenheid van analyse en ontwerp. In deel 1 ben ik ingegaan op de vraag waarom we steeds meer gaan hybridiseren en in deel 2 heb ik een theoretische onderbouwing gegeven. In dit 3e deel de vraag: wat kan ik met hybride organiseren?

Zelfdoen of uitbesteden, is dat alles?

Zoals we in het vorige deel zagen zijn de grondslagen van de manier waarop we ons werk organiseren te verdelen in zelf doen (bedrijf, kijken door de bril van sociologen) of uitbesteden (markt, kijken door de bril van de economen). In de context van de 21e eeuw hebben we behoefte aan een derde vorm, een kruising tussen beiden, wat ik hybride organiseren noem. Het bedrijf is meestal schaalbaar, maar minder flexibel (denk aan het huwelijk) en de markt is flexibel, maar vaak minder schaalbaar (denk aan de ‘on-night stand’). In de context van de 21e eeuw hebben we behoefte aan hybride organisatievormen die én schaalbaar, én flexibel zijn (denk aan de LAT relatie of WAT: Working Apart Together).

Betekenisvolle verbinding tussen mens en middel

Hybride organiseren is een kruising tussen zelf doen en uitbesteden. Hybride organiseren is organiseren met een nieuwe eenheid van analyse en ontwerp. Bij zelf doen is dat het bedrijf, bij uitbesteden is dat de markt(transactie) en bij hybride organiseren is de eenheid van analyse en ontwerp: organiserend vermogen. Organiserend vermogen is de betekenisvolle verbinding tussen de twee kleinste bouwstenen: mens en middel. Ik en mij laptop, wij zijn samen organiserend vermogen. Vanuit organiserend vermogen kunnen we elke organisatie opbouwen door verbindingen aan te zetten en elke organisatie weer afbouwen door verbindingen uit te zetten.

Organiseren wordt dus het open zetten en weer sluiten van verbindingen, terwijl de afzonderlijk bouwstenen blijven bestaan. De bouwsteen mens is duidelijk. De bouwsteen middel kan heel divers zijn. Denk aan: taken, functies, opleidingen, computers, bedrijven, markten enzovoort. Alles wat geen mens is, is een middel. En er is een fundamenteel verschil tussen mensen en middelen. Een mens wordt naakt geboren en krijgt dan een bedoeling (existentie komt voor essentie), bij een middel is het net andersom (of zou zo moeten zijn).

Wat is het verschil met de huidige manier?

Stel je gaat bij een bedrijf werken. Bij binnenkomst wordt je CV in het personeelsinformatiesysteem van het bedrijf gezet. Je werkt er 4 jaar en in deze periode worden je opleidingen en feedback van je leidinggevende in dit systeem gezet. Maar als je na 4 jaar het bedrijf verlaat, blijft de informatie over jou in het systeem van het bedrijf achter en niemand kan er iets mee doen. Het is slimmer een CV of portfolio (middel) te koppelen aan een mens. Dit portfolio neem je een leven lang mee en door verbindingen open en dicht te zetten kan je werkgever of opdrachtgever bij bepaalde onderdelen van je portfolio.

Traditioneel is het personeelsinformatiesysteem van het bedrijf de eenheid van analyse en ontwerp (vergelijk met een Lego bouwpakket). Bij hybride organiseren is de mens, de kleinste bouwsteen (vergelijk met een enkel Lego steentje) de eenheid van denken. Met de kleinste Lego steentjes kun je willekeurig elk bouwpakket maken door verbindingen te leggen en weer af te breken. Deze verbindingen moeten wel betekenisvol, betrouwbaar en goed beveiligd zijn. Dit heeft ook gevolgen voor IT infrastructuren die vanuit de basis opnieuw opgebouwd moeten worden. Een van de belangrijk fundamenten hierbij is het profile -> connect -> collaborate principe wat we bijvoorbeeld ook van LinkedIn kennen. We denken zonder muren en bouwen nieuwe systemen die los staan van bestaande bedrijven en markten.

Wat is hybride organiseren?

Hybride organiseren is een kruising tussen zelf doen en uitbesteden. Het een nieuwe vorm van organiseren waarbij je in je ontwerp niet uitgaat van bestaande gebouwen (bedrijven of markten), maar van de kleinste bouwstenen. Klassiek organiseren is vooral geschikt voor de productie en consumptie van fysieke goederen via markten en bedrijven. Hybride organiseren is nieuwbouw en vooral geschikt voor digitale productie en consumptie. Het zorgt ervoor dat je zowel slim kunt samenwerken met je collega’s als met je omgeving. Het zorgt voor een effectief beleid met betrekking tot bijvoorbeeld de organisatie van een vast-flexschil of het opzetten van communities, shared service centers en coöperaties. Hybride organiseren is vooral geschikt voor de context van de 21e eeuw en maakt kenniswerkers veel productiever.

Welke vragen kan ik beantwoorden?

Met hybride organiseren kun je bijvoorbeeld de volgende vragen beantwoorden:

  • Hoe kan ik binnen mijn organisatie de productiviteit van kenniswerkers binnen 10 jaar verdubbelen?
  • Hoe zorgen we ervoor dat we meer tijd overhouden voor taken die de overheid steeds vaker terugbrengt naar de burger (participatiemaatschappij)?
  • Wat verstaat onze organisatie onder een ‘samenwerkingsverband’ en hoe functioneren deze?
  • Maakt mijn organisatie verschil tussen uitbesteden en samenwerken?
  • Wat is/wordt de rol van mijn organisatie in een communitie- of netwerkeconomie?
  • Wat zijn hybride organisatievormen en welke elementen van mijn strategie en structuur moet ik aanpassen?
  • Heeft mijn organisatie een samenwerkingsbeleid om taken, waarbij in samenhang werknemers en derden ingezet worden, te organiseren?
  • Hoe kan HR slimmer samenwerken met de omgeving, is er een samenwerkingbeleid?
  • Hoe verloopt de samenwerking tussen HR (vast) en inkoop (flex)?
  • Is hybride organiseren de opvolger van HNW?
  • Wat is de behoefte bij young professionals aan slim samenwerken en hoe zien ze teams van de toekomst?
  • Hoe veranderen advies- en beleidsinstrumenten wanneer organisatievormen veranderen?
  • Hoe organiseer en automatiseer je hybride organisaties en teams van de toekomst?
  • Hoe verandert de ICT architectuur wanneer de eenheid van analyse en ontwerp niet langer het bedrijf of de markt(transactie) is, maar organiserend vermogen?

Tot zover deel 3 over hybride organiseren. In het laatste deel ga ik in op de vraag in welke sectoren, voor welke rollen en concepten kun je hybride organiseren gebruiken.

Geplaatst in Professioneel inhuren, Toekomst van Werk | Tags , | Reacties uitgeschakeld voor Hybride organiseren. Deel 3: wat kun je ermee?

Mark’s Plaats: Hubly – Marktplaats voor Content – verdient slechts MM beoordeling

logo m

In  deze column bespreekt Mark Bassie met enige regelmaat op persoonlijke titel een website, platform of portal met opdrachten voor zelfstandige professionals (ZP’ers).  Hij eindigt steeds met een beoordeling van inhoud, vorm en opzet met 1 tot 5 M’s. Hij oordeelt hierbij als ZP’er en niet als opdrachtgever. Vandaag bespreekt hij Hubly een nieuwe (niche) marktplaats van uitgever Sanoma. 

Als u zelf een site kent die u wilt laten (her)beoordelen, stuur dan een mail naar info@flex-beheer.nl.

Een overzicht van alle eerdere beoordelingen vind je hier:

De beoordeling:

  • M = Geen tijd en geld aan besteden
  • MM = Waarschijnlijk zonde van je tijd en geld
  • MMM = Alleen als je betere alternatieven al hebt bezocht
  • MMMM = Kan zeker resultaat opleveren
  • MMMMM = Hier moet je beginnen met zoeken

Hubly verdient nog niet meer dan MM

Vandaag een bespreking van een sinds begin van dit jaar gestarte inhuur-marktplaats in een speciale niche: Hubly van uitgever Sanoma. Op de site staat het als volgt aangeprezen:

hubly review ervaring

Kijk, als je jezelf zo aanprijst, dan word ik nieuwsgierig natuurlijk. Dus ik heb me snel aangemeld als freelancer. Uit het taalgebruik leid ik meteen af dat deze site zich richt op professionals in de Creatieve sector (Communicatie, Reclame, Journalistiek) en dat kan een onderscheidend aspect zijn. Grappig is natuurlijk dat het woord ‘Opdrachtgever’ op deze site is vervangen door ‘Brand’.

Eenvoudig registreren, mogelijkheid tot pitchen

Het registreren is eenvoudig en snel, ook met de Pasen werkt alles prima. Het gebruiken van Hubly is voorlopig nog gratis voor freelancers, zolang als de beta-versie van Hubly wordt gebruikt. Hoelang dat is, kan ik nergens vinden, dat zal ongetwijfeld afhangen van hoe het met deze versie van Hubly gaat. In de toekomst moeten freelancers gaan betalen per maand en komen er waarschijnlijk ook abonnementen waar je eerder of vaker mag reageren op opdrachten. In deze versie is dit aantal beperkt tot 5x per maand.

Voor opdrachtgevers is het gebruik van Hubly gratis. Als je een opdracht krijgt via Hubly, dan ontvangt deze geen vergoeding of marge, want daar is straks het abonnement voor.

Een interessante mogelijkheid van Hubly is dat je ook kunt ‘pitchen’. Dat wil zeggen dat je je in de kijker kunt spelen door bepaalde ideeën of content te publiceren op Hubly. Daarmee zou je dan je eigen opdrachten kunnen creëren. Of dat ook zo gaat werken, moeten we afwachten. Een belemmering zou kunnen zijn dat al te veel openhartigheid over je creatieve idee ook kan leiden tot het gratis gebruik maken hiervan door zowel opdrachtgevers als andere freelancers. Want het is ook de bedoeling dat iedereen op Hubly met elkaar contact kan zoeken in community-verband.

Magere opdrachten

Jammer is dat ook op Hubly geen enkele informatie te vinden is over het aantal freelancers, opdrachten en opdrachtgevers, dus het is gissen en afwachten hoe Hubly zich ontwikkelt. Op dit moment staan er 8 opdrachten op, waarvan een paar sinds eind februari. Je kunt zien hoeveel freelancers al hebben gereageerd en dat is in elk geval iets.

Echt veel vertrouwen krijg ik niet als ik de tekst van sommige opdrachten lees:

voorbeeld opdracht hubly 2

Voor een budget van € 150 zou ik mijn tijd als freelancer ergens anders in gaan stoppen.

En bij onderstaande omschrijving heb ik ook mijn bedenkingen. Eigenlijk wordt er gratis gevraagd om een paar goede creatieve ideeën, maar wie geeft mij nu de garantie dat de opdrachtgever niet zelf aan de haal gaat met een goed en gratis gekregen idee?

hubly opdracht voorbeeld2

Het probleem hier is -zoals op veel andere van dit soort sites- dat er geen moderatie aanwezig is vanuit het platform. Opdrachtgevers kunnen posten wat ze willen, namen en budgetten worden zelden genoemd, alles wordt bij de freelancer neergelegd. En als je pech hebt, hoor je ook niets meer van de opdrachtgever. Een actieve moderatie kan ervoor zorgen dat beide partijen eerlijker en transparanter gebruik maken om elkaar te vinden en dat stimuleert om vaker terug te komen op zo’n platform. Misschien is dat wel de bedoeling van Hubly, maar ik lees er geen woord over. En wellicht zijn het aanloop-problemen. Het kan voor een freelancer ook een voordeel zijn om als een van de eersten ingeschreven te staan omdat er dan weinig concurrentie is.

Curieus: Hubly bemoeit zich met contractvoorwaarden

Verder valt er niet veel aan te merken op Hubly. Contactgegevens, foto’s van het team, het is er allemaal en het ziet er ook strak en mooi uit……op één curiositeit na: Als ik de algemene voorwaarden lees, dan gaat Hubly zich opeens bemoeien met de overeenkomst tussen de opdrachtgever en de freelancer. Zo moet er bijvoorbeeld ‘direct’ worden betaald door de opdrachtgever en draagt de freelancer het intellectueel eigendomsrecht en passant over aan de opdrachtgever. Nog een voorbeeld: Het is Opdrachtgevers en Freelancers niet toegestaan om met een andere Gebruiker een opdracht overeenkomst op te stellen buiten dit artikel om.

Ook een mooie: Gebruiker dient het eigen computersysteem zodanig te beveiligen dat derden geen ongeautoriseerde toegang verschaft kan worden.

Nou heb ik ooit eens rechten gestudeerd en ik betwijfel zeer of Hubly op deze manier kan regelen wat er tussen 2 andere partijen wordt afgesproken. Volgens mij is er iets moois als contractvrijheid en Hubly probeert dat,  om voor mij onbegrijpelijke redenen, in te dammen. Ik adviseer dan ook aan Sanoma om nog maar eens naar de algemene voorwaarden te kijken en ook meteen wat te doen aan de leesbaarheid ervan.

Eindoordeel: MM

Dan de beoordeling. Gegeven de geconstateerde manco’s en het geringe aantal opdrachten geeft me Hubly nog weinig vertrouwen. Op een schaal van 1 tot 5 M zou een  neutrale beoordeling van een nieuwe site zou uitkomen op MMM, maar dat vind ik voor Hubly momenteel nog teveel. Dus met MM moet ze het doen.

Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags , , | Reacties uitgeschakeld voor Mark’s Plaats: Hubly – Marktplaats voor Content – verdient slechts MM beoordeling

Tien tips voor een hogere ‘funfactor’ in jouw ondernemerschap

Gisteren had ik een gezellige lunch met een ex-collega die net als ik voor zichzelf was begonnen. We spraken over het ondernemerschap en waren het er over eens dat we er bijzonder van genoten om op onze eigen wijze vorm te geven aan onze ideeën. Maar ondernemerschap kent vele gezichten en het kan ook erg confronterend zijn. Zeker omdat je zelf het gezicht bent van jouw eigen onderneming, vergt ondernemen het nodige lef. Arko van Brakel die het lezenswaardige boek ‘Ondernemen met lef’ schreef, interviewde diverse ondernemers over wat hen triggert en wat hen inspireert.

Ondernemerschap als manier van leven

Een van de ondernemers ziet het ondernemerschap als een manier van leven. ‘ Een reis langs obstakels en vergezichten, een tocht met tegenslagen en overwinningen. Het gaat van good naar great. En je bent nooit klaar want het kan altijd beter. De mogelijkheden van ondernemerschap zijn oneindig. Het stopt nooit. Zolang je maar kritisch bent naar jezelf, kun je altijd doorgroeien.’

De conclusie is; Ondernemerschap is de ultieme manier om jezelf te leren kennen.

Soms is het pittig en hoe houd je het dan nog een beetje leuk? Hoe staat het met de funfactor in jouw eigen ondernemerschap? Overigens kun je in loondienst ook heel ondernemend zijn en dan gelden voor een groot deel de onderstaande tips ook voor jou.

Tien elementen van het ondernemersleven

In de afgelopen weken, heb ik wat tijd genomen om het ondernemersleven voor mezelf weer eens te evalueren. Een belangrijk criterium is daarbij voor mijzelf wat ik voor het gemak maar even de funfactor noem. Die zie ik graag optimaal aanwezig in de dingen die ik doe en de mensen met wie ik werk. Ik heb voor mezelf een aantal tien elementen op een rijtje gezet waar ik op stuur om een goede koers te houden. Ik deel ze graag met jou.

1) ‘It starts with Why’

Ga voor wat je echt raakt. Als je daar fundamenteel voor kiest, ga je dat vanzelf verzilveren. Doe dus de dingen die je leuk vindt en wat bij jou past. Dat houd je het langer vol. En dan straal je ook enthousiasme uit naar je omgeving waardoor mensen graag met jouw willen werken.

2) Werk samen met de leukste klanten waar je energie van krijgt

Je wilt niet met iedereen werken. Echt niet. Er zijn klanten en opdrachten waar je er wel tien van zou willen hebben. En er zijn klanten waar je eigenlijk liever niet mee zou willen werken, als je heel eerlijk bent naar jezelf. Soms ga je er toch mee in zee ‘omdat de schoorsteen moet roken’. Maar echt blij word je er niet van. Voor dergelijke klanten zul je niet snel een stapje harder lopen of iets extra’s doen. Kies daarom liever voor klanten waar je energie van krijgt. Die zullen ook sneller weer terugkomen en daar kun je iets bestendigs mee opbouwen. Bovendien zullen zij jou sneller aanbevelen bij anderen.

3) Doe de goede dingen

Maak de juiste keuzes voor je bedrijf. Breng focus aan in de dingen die je doet. Zet slimme marketing in om je bedrijf te laten groeien, dat scheelt je heel veel trekken en duwen om aan klanten te komen.

4) Doe de dingen goed

Ga voor kwaliteit en doe hier geen concessies in. Als je trots kunt zijn op je bedrijf, op de diensten die je aanbiedt en de wijze waarop je werkt, dan gaat je bedrijf groeien. Dan maak fans van je klanten zodat ze als ambassadeurs voor jou actief zijn.

Banner Personal Branding
– advertentie –

5) Vraag goede prijzen

Als je kwaliteit levert, mag je ook goede prijzen vragen. Als je goed betaalt krijgt voor jouw diensten, dan geeft dat jou ook een beter gevoel over jezelf. Je expertise en je ervaring wordt gehonoreerd en je voelt je serieus genomen. Als je jezelf als prijsvechter in de markt zet, moet je ervoor zorgen dat je processen optimaal slim ingericht zijn, want je hebt geen ruimte om eens iets extra’s te doen. Als je echter goede prijzen vraagt, heb je de mogelijkheid om ook in te zetten op goede service.

6) Doe ook regelmatig leuke dingen die niets met je werk te maken hebben

Afgelopen maandag hebben mijn zusje en ik samen een heerlijke relaxte middag en avond doorgebracht in de sauna. Omdat we allebei ons eigen bedrijf hebben, kunnen we onze eigen agenda bepalen. En kunnen we af en toe ook tijd inplannen voor een verwendagje. En dan is het heerlijk om dat juist op een doordeweekse dag te kunnen plannen. Zoals Arko van Brakel in zijn boek zegt: Work hard, play hard, rest hard.

7) Houd het overzichtelijk voor jezelf en voor je klanten

Sommige mensen barsten van de ideeën en proberen die allemaal tegelijk in hun diensten te stoppen.
Er ontstaan dan de meest ingewikkelde modellen en verhalen. Jouw klant is dan al snel de draad kwijt. Houd het daarom eenvoudig door een kapstok te bedenken voor jouw diensten waar je diverse zaken gemakkelijk onder kunt hangen. Als voorbeeld mijn eigen model over ondernemen vanuit een sterk merk. Dat omvat de drie M’s van succesvol ondernemen; Merk, Marketing en Mindset.

8) Werk samen met leuke mensen die jou aanvullen

Ondernemen kan eenzaam zijn. Jarenlang heeft het idee ‘in je eentje vanuit een zolderkamer je bedrijf runnen’ mij tegengehouden om echt als ondernemer te starten. Uiteindelijk wilde ik toch zo graag mijn eigen visie en ideeën in de markt zetten dat ik niet anders kon dan gaan ondernemen. Waar ik overigens nog geen dag spijt van heb gehad. Maar ik ben nu wel in de afgelopen periode bewust op zoek gegaan naar een aantal mensen die ik inspirerend vind om mee samen te werken en waar ik op bepaalde terreinen ook nog wat van kan leren (en zij ook van mij uiteraard, want ideaal gezien is het een wisselwerking). Dit jaar ga ik starten met twee interessante samenwerkingen die volledig in lijn zijn met mijn eigen expertise op het vlak van personal branding. Het wordt ongetwijfeld een boeiend jaar. Kijk ook eens naar mensen in je omgeving die een aanvulling kunnen zijn voor je bedrijf en waar je graag mee zou willen samenwerken.

9) Zet optimaal in op waar je goed in bent

Zorg dat je de dingen waar je niet goed in bent en die je niet leuk vindt, zo veel mogelijk uitbesteedt.
ICT-achtige zaken, belastingen en de administratie zijn geen favoriete werkzaamheden als ik naar mezelf kijk. Ik heb dan ook een accountant die mijn belastingen doet en omdat hij goed is in zijn vak, verdient hij zichzelf ieder jaar terug. Ook het ontwikkelen en onderhouden van mijn website laat ik graag over aan een professional. Zo houd ik tijd over om te doen waar ik goed in ben en hierin mijn bedrijf te laten groeien.

10) Vier je successen, ook de kleinere

Soms ben je zo hard bezig, en buffel je maar door, dat je vergeet af en toe ook eens stil te staan bij de dingen die je (hebt) bereikt. Daarnaast is het de mens eigen om vooral te kijken naar de dingen die nog niet helemaal gaan zoals je dat zou willen. Daar zet je dan al je aandacht op en intussen ren je maar door. Sta af en toe eens stil en richt je aandacht bewust op de zaken waar je tevreden over bent. Een leuke nieuwe klant, een goed verlopen training, een complimentje dat je zomaar ontving, of een blog die goed ontvangen wordt door je lezers. Of gewoon omdat je iets gedaan hebt waarmee je uit je comfortzone bent gestapt waardoor je weer bent gegroeid als ondernemer.

Maak van het ondernemen een manier van leven die jouw leven verrijkt en zet de funfactor hoog op de agenda!

Geplaatst in ZP en Ondernemen | Tags , , | Reacties uitgeschakeld voor Tien tips voor een hogere ‘funfactor’ in jouw ondernemerschap

Niet samenwerkende samenwerkers

social networkIs het je wel eens opgevallen hoeveel verschillende blogs, sites en andere uitingen er zijn over samenwerken? Of anders werken? Nieuw werken? Omgaan met talent? Eigenlijk is de basis altijd hetzelfde: het gaat over hoe we moeten samenwerken.

Opvallend is dat er een extreme hoeveelheid websites op dit gebied is. Allemaal met een heel minimaal ander eigen sausje. Het nieuwe werken, het normale werken (dit blog), anders werken, talentmanagement, net iets anders omgaan met talent, omgaan met talent aan de onderkant van de arbeidsmarkt, samenwerken met zelfstandigen, samenwerken in organisaties, noem het maar op.

Wat geen van deze partijen echter doet…. is samenwerken.

(meer…)

Geplaatst in Beleid | 6s Reacties

Procesbeschrijvingen? Rot op met systemen!

10377195_sOrganisaties gebruiken deze crisistijd maar al te graag technisch-mechanische systemen om de processen in de organisatie  te stroomlijnen. Dit om de waardecreatie, de efficiency en de prestaties te verbeteren.  Bekende instrumenten  die hierbij worden gebruikt zijn, in willekeurige volgorde: ISO, INK, Mavin, Protos, Sensus en ga zo maar door. Er worden vooral boekwerken opgeleverd waarin staat hoe men het ooit bedoeld heeft, maar niet hoe het echt werkt.Het vormgeven van processen via deze dominant technisch-mechanisch getinte systemen conflicteert met begrippen als taakvolwassenheid, creativiteit en samenwerken.

In menig kantoor staan dan ook hele partijen boeken met de beschreven processen te verstoffen of zijn de processen vastgelegd in een ICT applicatie die door niemand wordt gebruikt. Een treffend voorbeeld van Iske’s law: NT +OO = EOO (New Technology + Old Organisation = Expensive Old Organisation). Het is dan ook niet zo vreemd dat de volgende poging om de processen in de organisatie ‘aan te pakken’ door medewerkers vaak met de nodige scepsis worden ontvangen en men denkt: daar gaan we weer!

Lean Management: oude wijn in nieuwe zakken

De laatste jaren mag de aanpak van Lean Management zich in een toenemende belangstelling verheugen.  Binnen Lean staat de optimalisatie van de waardecreatie door middel van het reduceren van fouten en verspillingen in de processen centraal.

Lean management is echter niets nieuws onder de zon. Het lijkt verduiveld veel op Business Proces Re-engineering (BPR) waarbij men ook het Japanse systeem van ‘Kaizen’, dat gericht is op het continue verbeteren van de prestaties, heeft geïntegreerd.  Waarmee ook gezegd is dat men een beetje moet uitkijken om zo maar nieuwe systemen of aanpakken te accepteren. Het zou zo maar kunnen zijn dat het namelijk opnieuw gelabelde of opgepoetste oude systemen of aanpakken blijken te zijn.  BPR was midden jaren 90 van de vorige eeuw zeer populair voor het bereiken van efficiency doelen. Uit die tijd kan ik mij nog goed een gesprek herinneren met een toenmalige collega MBA student die directeur P&O was van een grote verzekeringsmaatschappij. Hij vertelde dat in de twee jaar na op het opleveren van het BPR project in zijn organisatie er inderdaad significante efficiencyvoordelen waren bereikt. Maar in de jaren daarna kreeg men wel een andere rekening gepresenteerd in de vorm van een fiks teruglopende motivatie bij medewerkers en een gebrek aan kennisontwikkeling en kennisdeling.

Beetje cru gezegd is het vorm geven van de processen met BPR en dus met Lean Management, in zekere zin een moderne versie van de lopende band en het tijdmeten van het Scientific Management van Taylor. Nu lijkt het er misschien op dat ik mij verzet tegen het systeem van Lean Management of andere systemen om de efficiency in organisaties te verbeteren, maar dat is niet zo! Het probleem is alleen dat dergelijke, veelal sterk mechanisch vormgegeven systemen, de rol van de medewerkers te kort doet.

Het alternatief: RASCI

Een aanpak waarbij medewerkers actief betrokken zijn en hun expertise en creativiteit kunnen inzetten en gehoord worden over het vormgeven en het bereiken van verbeteringen in het proces is de zogenoemde RASCI methode.  RASCI ontleent zijn naam aan de rollen die in het proces worden onderkend. Dat zijn de rollen van het verantwoordelijk zijn  (Responsible) voor de uitvoering van een processtap.  De rol van de verantwoordelijke kunnen aanspreken op de uitvoering van de processtap (Accountable). Het geven van steun (Support) voor de uitvoering van de processtap. De rol van de te raadplegen ‘deskundige’ (Consult) en de rol van degene die over de uitvoering van de processtap geïnformeerd moet worden (Informed).

De RASCI aanpak is een interactief proces met alle direct betrokkenen, organisatieonderdelen en met verschillende betrokken organisaties in het proces. Door het interactieve karakter ontstaat niet alleen inzicht in het proces maar wordt er ook kennis ontwikkeld en gedeeld. Als regel kunnen hierdoor direct veel overbodige processtappen worden geëlimineerd en verbeteringen direct in het proces worden doorgevoerd. Hierdoor ontstaat direct commitment om het geoptimaliseerde of nieuwe proces direct in de praktijk te gebruiken. Ook raken betrokkenen zo gemotiveerd om verder te gaan met het aanpakken van de processen. Zij merken in hun dagelijks werk immers direct de verbeteringen. Het is daarmee een aanpak die  niet alleen snel maar vooral blijvend tot verbeteringen leidt in organisaties. Een groot voordeel is dat er geen speciale software nodig is voor het vastleggen van de ‘RASCI’ processen. RASCI kan eenvoudig in Word of Excel worden uitgevoerd.

RASCI het Manna uit de proceshemel?

Is daarmee RASCI het spreekwoordelijke manna dat uit de proceshemel komt vallen en alle andere aanpakken en systemen op slag overbodig maakt? Nee!  Onder verwijzing naar Jay Galbraith (1973) “There is no one best way to organize”  moet afhankelijk  van wat men wil bereiken een specifieke aanpak  of een combinatie van aanpakken worden gekozen. In dat kader zou een combi van Lean Management met een fikse dosis RASCI een mooie combinatie kunnen zijn. In de afgelopen 10 jaar heb ik een aantal zeer uiteenlopende organisaties, variërend van brandweer tot zorg, met RASCI al grote slagen zien maken in het bereiken van blijvende (efficiency-)verbeteringen in hun processen. De cruciale factor daarbij was en is de mens in de organisatie, een factor die vaak in de meer mechanische systemen een ondergeschikte rol speelt, want “Mensen verzetten zich niet tegen hun eigen ideeën”!

Banner RASCI

Geplaatst in ZP en Ondernemen | Tags , | Reacties uitgeschakeld voor Procesbeschrijvingen? Rot op met systemen!

Leesweek – Inspiratie bijtanken

d4d4ab4c92a247b282004a29bb2b1c15Afgelopen week had ik mijn jaarlijkse leesweek. In een huisje in midden Frankrijk (zie foto) in ‘the middle of nowhere’ lees ik dan mijn vakliteratuur bij. Een boek of 5 tot 7 gemiddeld in een week tijd, afhankelijk van het weer.

Ik krijg vaak veel positieve reacties en soms een jaloerse noot in de trend van: ‘ik zou willen dat ik dat kon’ of ‘dat kan jij als ondernemer wel doen ja’. Iedereen kan dit, en zou dat in mijn optiek moeten doen. Om een beeld te scheppen even een paar veel gehoorde vragen en antwoorden.

(meer…)

Geplaatst in Boeken | 2s Reacties

Wat organisaties kunnen leren van een kastanjeboom

KastanjeboomEen boom als voorbeeld voor organisatieverandering? Jazeker! In een column in het blad Puur Natuur van Natuurmonumenten beschrijft Frans Buissink, journalist en natuurschilder, het fenomeen van de planning van slimme bomen. En daarbij heeft hij het onder andere over de kastanjeboom, die er in de winter onaantrekkelijk, kaal en levenloos uitziet.

Binnenin de boom is echter een onzichtbaar proces gaande, waarin de systemen worden geprogrammeerd voor de komende lente. Tere delen worden zodanig verpakt dat water, winter en dus ook sneeuw hier geen invloed op kunnen hebben en wanneer het lente is komen de frisse groene bladeren tevoorschijn. Het begin van een periode van bloei. En zoals de auteur beschrijft heeft de kastanjeboom verborgen in de bast een grote voorraad knoppen zitten (tere delen) die genoeg zijn voor wel drie lentes, want stel je eens voor het geval dat er in de vroege lente toch nog sprake is van vorst of een ijzelregen.

De ‘hersens’ van de organisatieboom hebben een verkeerd beeld

We hebben het al vaak genoeg gehad over de ijskoude crisis voor organisaties die nu langzaam maar zeker ten einde komt. Laten we daarom gewoon eens uitgaan van het gegeven dat het economisch lente gaat worden, ook wel de ‘nieuwe realiteit’ genoemd. Op dat moment is de vraag of de planning en systemen binnen organisaties hier op toegerust zijn. Het antwoord is voor veel organisaties ‘Nee’. Wanneer je namelijk het menselijke potentieel beschouwt als het ‘tere’ maar ook meest waardevolle deel voor huidige of toekomstige organisatiegroei of zelfs organisatieoverleving dan is de constatering dat het proces om dit tot bloei te laten komen (nog) niet afdoende is. Dit alles in tegenstelling tot wat bij kastanjebomen gebeurt.

In de ‘hersens’ van de organisatieboom viert namelijk het fenomeen van ‘korte termijn denken’ hoogtij. Het is vooral snijden en hakken door zogenaamde efficiencyslagen, die achteraf veelal verkeerd uitpakken, en daarnaast de foute aanname dat ondanks de command & control-cultuur medewerkers toch wel loyaal blijven. Voorgaande wordt met een hoog ‘schone-schijn-gehalte’ gestaafd de resultaten in de vorm van een laag cijfermatig ‘vrijwillig verloop’, wat echter wordt veroorzaakt door de traditionele gouden ketenen van de vaste baan en inkomen. Ook medewerkerstevredenheidsonderzoeken, die geregeld voorzien in gewenste antwoorden, dragen bij aan deze gedachtegang. Bij deze onderzoeken worden de uitkomsten voornamelijk gerelateerd aan het ‘nu’ terwijl het belangrijker is de verwachtingen ten aanzien van de nabije toekomst in kaart te brengen.

Twee vragen

Het is dus tijd eens iets anders te doen dan het gebruikelijke. Binnen organisaties is een schat aan verborgen en niet functie-gerelateerd talent aanwezig, wat de levensader is voor de bloeiende organisatie van de toekomst. Het is echter de vraag of dit bij het aanbreken van de economische lente nog wel zo blijft of dat een grootse exodus op gang komt. Kortom, het is belangrijk hier een beeld bij te krijgen met als doel, nu het nog kan, te zorgen voor veranderingen op het gebied van investeringen in het menselijke potentieel, leiderschapsstijl (van directief naar dienend) en organisatiecultuur en vooral structuur. Denk bij cultuur en structuur aan de transformatie van vierkant, hokkerig en stroperig naar vloeibaar, flexibel en klantgericht.

Ga daarom eens uit van de volgende twee vragen die gesteld kunnen worden aan een totale medewerkerspopulatie op basis van anonimiteit:

1)   Stel dat je nu of in de nabije toekomst bij een andere organisatie een vergelijkbare functie kan bekleden, zonder enig risico ten opzichte van de huidige arbeidsvoorwaarden. Ga je dit doen?

  • Ja
  • Nee

2)   Wanneer de eerste vraag met ‘ja’ wordt beantwoord: Wat is dan de reden om dit te doen (maak een keuze. Meerdere mogelijkheden aankruisen mag)?

  • Het gebrek aan mogelijkheden om mijn talenten binnen en buiten de (huidige) functie of afdeling te benutten.
  • Het feit dat de leidinggevende geen enkele aandacht heeft voor mij en mijn collega’s, behalve wanneer er fouten worden gemaakt.
  • De afstand tussen het (top)management en de werkvloer en slecht leiderschap.
  • De sfeer van wantrouwen binnen de organisatie.
  • De stroperige regels, procedures en de grote hoeveelheid controles.
  • De korte termijnvisie van het (top)management en het feit dat medewerkers niet worden betrokken door de top in de ivoren toren.
  • Het gegeven dat eigen belang en eilandjesdenken belangrijker is dan gezamenlijk (duurzaam) belang en vooral het klantbelang.
  • Het gevoel dat mensen slechts nummers zijn en het allemaal draait om geld en cijfermatige gegevens.
  • Anders, namelijk…..

Kortom, een hoofdvraag en een eventuele vervolgvraag basis. Het resultaat zou nog wel eens verrassend kunnen zijn en een trigger om nu eens echt toekomstgericht aan de slag te gaan. Dit alles met de gedachte:

Verleden heb je, toekomst moet je maken. (Marc Andries)

Geplaatst in Professioneel inhuren, Toekomst van Werk | Tags , | Reacties uitgeschakeld voor Wat organisaties kunnen leren van een kastanjeboom

Verbeter de wereld…

9789047006763-240x300Verbeter de wereld, begin een bedrijf, is het boek van War Child oprichter Willemijn Verloop op social enterprises.

Het boek leest als een trein en zou in mijn optiek gelezen moeten worden door alle beleidsmakers op het ministerie van economische zaken, alsmede veel goedbedoelende ondernemers. Het is absoluut de moeite waard, ook als je zoals ik al behoorlijk in de materie zit.

Zo beschouw ik mezelf als ‘sociaal ondernemer’, maar merk ik dat ik dat niet ben op basis van de concepten van het boek. Ik ben namelijk primair ondernemer en doe daarnaast geen kwaad of laat winst liggen als het schade doet aan de omgeving. Dat is echter niet wat een sociaal ondernemer doet, die heeft het doel centraal staan. Interessant in het boek zijn met name de internationale vergelijkingen en de vele voorbeelden die aangehaald worden.

(meer…)

Geplaatst in Beleid, Boeken | 3s Reacties

ZZP Bashing 3.0!

24684889_sIk kan u zeggen dat ik de afgelopen dagen chagrijnig rondloop. Nee, eigenlijk ben ik woest. Het onlangs gepubliceerde artikel in de Volkskrant (9 april jl.) was de aanleiding. Duizenden zzp’ers kunnen de dupe worden van doorgeschoten belastingcontroles. Over het algemeen betreft dit hardwerkende zzp’ers in de ICT en Bouw die door de Belastingdienst streng worden gecontroleerd.

Het doel is om de schijnzelfstandigheid onder zzp’ers aan te pakken. De Belastingdienst beroept zich op beeldvorming. Cijfers en statistieken zijn ver te zoeken. Cijfers rammelen ook nog eens aan alle kanten. Er is een aanname dat 10% van de zzp’ers een verkapte arbeidsrelatie heeft en derhalve geen gebruik mag maken van ondernemer gerelateerde fiscale maatregelen. Het Kabinet denkt honderden miljoenen euro’s mis te lopen aan sociale premies en belastingen. Mooi verhaal, maar het enige onderzoek dat daadwerkelijk is gedaan levert andere cijfers op. Onderzoekers aan de Erasmus Universiteit toonden aan dat van alle zzp¹ers slechts 1 tot 2% structureel en weloverwogen werkt als schijnzelfstandige en dan meestal op initiatief van de werkgever. Slechts eenzesde van de schatting gemaakt door de Belastingdienst.

Nieuwe ontwikkelingen arbeidsveld worden genegeerd

Het is begrijpelijk dat men schijnconstructies aan wil pakken. Gedwongen zzp-schap ten gunste van slecht willende opdrachtgevers is iets wat niemand voorstaat.

Ik geef u een voorbeeld uit de praktijk om aan te tonen wat er mis gaat; de Belastingdienst is strenger toezicht gaan uitvoeren op het zzp-schap in bijvoorbeeld de onderwijssector. Vanwege de uitingen die door de Belastingdienst zijn gedaan, heeft de HBO-Raad in het bekostigd onderwijs aangegeven niet meer met zzp’ers aan de slag te gaan. Experts die van buiten naar binnen worden gehaald om studenten aansluiting te geven met het werkveld. Zelfs de veelgeroemde topsectoren, welke alsmaar aangeven dat aansluiting bij het beroepenveld essentieel is, missen hierdoor de boot. De VAR verklaringen worden onder vuur gelegd en mogelijk ingetrokken. Angst wordt gezaaid. De studenten, het onderwijs en last but not least de zzp’ers missen de boot.

Maar liefst 1200 ambtenaren zijn vrij gespeeld om dit “onrecht” aan te pakken. Stelsel denken en weg kijken van nieuwe ontwikkelingen in het arbeidsveld zetten de toon.

De oplossing is echter voor handen. Voer de definitie van de Bewust Economisch Zelfstandigen (BEZ) in die door PZO is aangedragen. Schaf het urencriterium af en ga uit van een omzetdoelstelling. Houd op met de doorgeslagen regeldruk. En voer een structurele aanpassing door binnen het gehele stelsel, inclusief een pensioenvoorziening passend bij de wensen van zzp’ers.

PZO zet haar lobbykracht momenteel volop in om bovenstaande te realiseren en politiek Den Haag op koers te brengen.

Esther Raats-Coster
Voorzitter PZO

Geplaatst in ZP en Ondernemen, ZP en Politiek | Tags , , | 2s Reacties

Inhuur van externen gaat niet over de P, maar over de Q

Op het “seminar inhuur externen” van Harvey Nash op vrijdag 11 april 2014, leek de aandacht te verschuiven van de Prijs (tarief) naar de (Quantity) ‘hoeveelheid’ en (Quality) ‘kwaliteit’. Maar liefst 84% van de aanwezigen vindt inhuur meer een recruitmentproces dan een inhuurproces (16%). Hoewel dat voor iedereen logisch kan klinken, blijkt de praktijk toch nog weerbarstig.

Dit artikel is het vervolg op mijn voorbeschouwing van het seminar, waarbij de rode draad ligt in de cruciale rol van het operationele proces.

De theorie klinkt zo simpel

In de eerste presentatie gaf Gerco Rietveld, zelfstandig strategist, een stuk basis theorie over inkoop, toegepast op de inhuur van externen;

  • Kosten  = Prijs x Hoeveelheid
  • Resultaat = Kwaliteit / Kosten

Teveel  focus op prijs levert niet het gewenst resultaat. Daarom zou Gerco bij het inhuren van externen liever dezelfde zorgvuldigheid zien als bij het recruitmentproces. De focus moet hierbij veel meer liggen op de kwaliteit van de externe inhuur.

Een concreet rekenvoorbeeld over mijn vriend, een goede timmerman (zzp), zegt genoeg. Neem het bouwen van een houten schuur;

  • Dure timmerman kost €40 per uur en doet de klus in 50 uur, totaal €2000
  • Goedkope timmerman kost €30 per uur en doet de klus in 60 uur, totaal €1800

De goedkope timmerman levert echter een minder solide en slecht afgewerkte schuur op die binnen vijf jaar gammel wordt en na tien jaar vervangen moet worden. De kwaliteit van die schuur is een 5 waard op een schaal van 1 tot 10. De dure timmerman levert een schuur die 15 jaar staat en er mooi uitziet. Die kwaliteit is een 9 waard;

  • Resultaat score van goedkope timmerman = 5/€1800 = 0.0027
  • Resultaat score van de dure timmerman = 9/2000 = 0.0045
  • Dat levert dus een 67% hogere kwaliteit voor een 33% (€10) hoger tarief

Op de conclusie van Gerco dat marktplaatsen niet het juiste instrument zijn voor de inhuur van externen, kwam snel reactie uit de zaal van iemand die wel goede ervaring heeft met zo’n marktplaats. In dit artikel laat ik die discussie even los en leg ik een link naar twee volgende presentaties waarin het toch voornamelijk weer ging over inkoop en niet over recruitment.

Kunnen inkopers wel de kwaliteit van mensen beoordelen?

De presentatie van Ad Weterings en Kristel Hofman-Olthuis van de Gasunie, ging voornamelijk over Best Value Procurement, een aanpak waarbij leveranciers in het aanbestedingstraject hun toegevoegde waarde moeten aantonen en niet alleen aanbieden op prijs. Een duidelijke focus op kwaliteit.

Aan het eind van deze presentatie kwam voor mij de aap uit de mouw. Nadat de beste tien leveranciers gekozen zijn in de aanbesteding, wordt het operationele inhuurproces via “mini competitie” met min.-max. tarieven uitgevoerd. Bij tien leveranciers, met maximaal twee cv’s per stuk, gaan ‘de goedkoopste tien cv’s’  door naar de manager. Dat is toch een inkoopproces en geen recruitmentproces? Hoe weet je dan of de ‘dure cv’s’ niet meer waarde kunnen toevoegen aan de organisatie?

De presentatie van Marnix Stellwag van VGZ ging over de noodzaak tot kostenbesparing. Met 360 externen op 2500 mensen totaal, was de ratio extern/intern niet eens heel hoog. Aan het eind van het traject dat hij uitvoerde waren er nog maar 140 externen over, een enorme besparing, missie geslaagd!

Het nadeel in dit soort situaties is dat je meestal niet in staat bent om te kijken naar kwaliteit. Bij een reorganisatie gaan de vaste medewerkers via het afspiegelingsprincipe de deur uit, ook al zitten daar mensen tussen die veel toegevoegde waarde leveren. Bij VGZ hebben ze wel via het functiehuis gekeken naar de werkelijke werkzaamheden en bijbehorend marktconform tarief. Daarnaast hebben ze met name gewerkt aan bewustwording van managers over de noodzaak van inhuur (vs intern oplossen). De kwaliteit van de externe zelf speelde een ondergeschikte rol, omdat het project toch met name in tarieven en aantallen moest snijden.

Bijzonder is dat in het besparingsproces het inhuurloket verschoof van HR naar Inkoop. Daar wordt er strak gestuurd op prijs en leveranciersafspraken. Toch is dat een signaal dat inhuur weer een inkoopproces wordt, daar waar 84% van de aanwezige toehoorders vindt dat het een recruitmentproces hoort te zijn!

De volgende stap; een KPI op kwaliteit

improveNaar mijn mening is het best mogelijk om los te komen van de discussie over tarieven en hoef je als inkoper helemaal niet ver te kijken. Hoe word je zelf als medewerker beoordeeld?

Er zijn heel veel HR methodieken beschikbaar om het vaste personeel te beoordelen. Ga dus vooral niet het wiel opnieuw uitvinden en gebruik dezelfde methodiek die in jouw organisatie voor het vaste personeel gebruikt wordt ook voor de flexibele schil. Misschien moet je een lichtere variant van de methodiek gebruiken voor externen,  maar zo kunnen inhurende managers makkelijk ook de externen meenemen in het beoordelingsproces.

Meestal rolt er als eindbeoordeling een cijfer of een andere score uit (uitstekend/goed/ redelijk/zwak). Gebruik dan gewoon die schaalverdeling als nieuwe KPI in je contracten, met een bepaalde normaalverdeling over de hele populatie per leverancier. Dan verschuift de focus vanzelf van prijs naar kwaliteit.

Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags , | 4s Reacties