Vera van Aalst (Circle8): ‘Een VMS moet alle contractvormen kunnen bedienen’

Managed Service Providers (MSP’s) en opdrachtgevers verwachten van een Vendor Management Systeem (VMS) dat die aansluit bij hun wensen. Vera van Aalst (Circle8 Nederland) duidt de trends in de markt en ziet ook waar de beide werelden botsen. “VMS-aanbieders ontwikkelen steeds meer functionaliteiten, maar de klant wil juist gebruikersgemak en geen tijd kwijt zijn aan een complex systeem.”

Uit het onlangs verschenen onderzoeksrapport Aanbieders van VMS-systemen in Nederland en België (editie 2026-2027)* blijkt dat bijna twee derde van de inhurende organisaties de keuze voor een VMS overlaat aan de MSP. Slechts een op de drie organisaties bepaalt zelf de keuze voor het VMS.

Maar dat betekent niet dat opdrachtgevers dit niet belangrijk vinden. Integendeel, stelt Vera van Aalst, manager MSP bij Circle8 Nederland. “Het meeleveren van een VMS wordt tegenwoordig standaard uitgevraagd bij aanbestedingen of offertes.” De reden: “Klanten vragen om een inhuurportaal om grip te krijgen op hun inhuur. Compliant werken staat hoog op de agenda. Denk aan alle wijzigingen met de komst van de Wet DBA, Wtta en gelijk(waardig)e beloning. Zij moeten dit niet alleen implementeren, maar hier ook over rapporteren. Het is belangrijke stuurinformatie voor het management en het VMS is de bron daarvoor.”

Hoe bepaalt Circle8 de keuze voor een VMS? “Wij nemen de behoefte van de klant als uitgangspunt. Als een inhurende organisatie intern een SAP-landschap heeft, dan is SAP Fieldglass bijvoorbeeld een logische keuze. Zelf werken wij vaak met Nétive, omdat dat een onafhankelijke partij is, net als wij. En als het gaat om wet- en regelgeving in Nederland (compliancy) zijn zij als Nederlandse VMS-aanbieder beter dan de Amerikaanse systemen.”

Statement of Work (SoW) wordt onderdeel inhuurprogramma

Een van de trends in de VMS-wereld is dat het beheren van inhuur via Statement of Work (SoW) sterk in opkomst is. Waar een VMS standaard wordt ingezet voor de reguliere Time & Material-inhuur gaat het bij SoW om de inkoop van projecten of eenmalige diensten. Het grote verschil met de reguliere inhuur van extern talent is dat bij een SoW-overeenkomst afspraken (vaste prijs-opdracht) worden gemaakt op basis van resultaat (output), en niet zozeer op basis van gewerkte uren met uurtarieven.

Ook Van Aalst ziet deze trend in de praktijk. “SoW wordt veel ingezet bij klanten. En meer en meer ontstaat de vraag dit ook toe te voegen aan het MSP-programma.” Voor een MSP als Circle8 is het beheren van SoW-opdrachten anders, maar niet moeilijker dan reguliere inhuur, stelt Van Aalst. “Als je een detacheringscontract inregelt, heb je een uurtarief. Bij SoW gaat het om een project waarbij milestones (tussentijdse resultaten) moeten worden gehaald, waarna pas kan worden gefactureerd. Daarbij maakt het niet uit wie op dat project werkt. Dus de inhoud is anders, maar de contracteringsprocedure is hetzelfde.”

Lees ook: Modern VMS speelt in op trends direct sourcing en Statement of Work

Direct sourcing: kortere keten dankzij talentpools

Er is ook een trend naar meer rechtstreeks inhuren (direct sourcing) van externe professionals. Daarbij wordt het opbouwen en onderhouden van een professioneel netwerk van zzp’ers/freelancers (talentenpool) steeds vaker uitbesteed aan een MSP, die daarvoor een VMS gebruikt. “Ook wij richten vaak talentpools in voor klanten”, vertelt Van Aalst. “Er is een behoefte bij de klant om grip te krijgen op processen, maar ook op de keten. En via direct sourcing houd je de keten kort, zonder allerlei tussenschakels. Daardoor krijg je meer grip op compliance en de kosten. Want hoe korter de keten, hoe lager de kosten.”

“Bijkomend voordeel voor ons als MSP is dat wanneer een goede zzp’er bij een gelijksoortige klant in hetzelfde profiel uitstroomt, deze vanuit die pool naar een andere opdrachtgever kan doorstromen.” Het beheren van talentpools is voor Circle8 niet nieuw. Wel ziet Van Aalst dat dit bij opdrachtgevers meer gaat leven. “Talentpools opbouwen doen wij al langer, maar je merkt de laatste tijd dat dit ook meer onderwerp van gesprek is bij het tactisch overleg met de klant.”

‘AI, wat levert het nou echt op?’

De verwachting is dat de impact van AI op de ontwikkeling van VMS’en enorm zal zijn. Onafhankelijke expert Bart de Borger noemt AI een ‘gamechanger’ en voorspelt een toekomst waarin AI-gedreven layers systemen zoals het VMS, ATS en HR-systemen aansturen en autonoom taken uitvoeren.

Lees ook: Ontwikkeling VMS: van stand-alone tool naar AI native-oplossing

Vooralsnog blijft dat volgens Van Aalst nog bij wensdenken. “Ik weet dat veel VMS-aanbieders daarmee bezig zijn, bijvoorbeeld met dataverzameling met behulp van AI. Ze zijn het aan het ontwikkelen en af en toe zie je een prototype voorbij komen, maar ik zie het nog niet echt terug in de praktijk. Dat moet nog komen.” Dat is overigens niet verwonderlijk volgens haar. “Het kost tijd om zoiets te implementeren en om ervoor te zorgen dat het goed en veilig werkt.”

Van Aalst stelt daarbij ook de pragmatische vraag: wat levert AI nou echt op? ”Het is lastig de vertaalslag te maken van mogelijke AI-toepassingen naar de klant. Wij kijken naar de processen bij de klant en stemmen (op basis van best practices) onze processen daarop af. Wij zoeken naar procesoptimalisatie en de menselijke maat, want persoonlijk contact vinden we belangrijk. AI gaat absoluut helpen in het ondersteunen, maar je wilt nooit het menselijk contact verliezen.”

Ook het toekomstbeeld dat het VMS meer en meer onderdeel wordt van een (AI-gestuurd) ecosysteem (met onder meer HR/backoffice-systemen) van een organisatie is voor velen nog een brug te ver, denkt Van Aalst. “Ik ben absoluut voor integratie van systemen, maar alleen als dat ook daadwerkelijk rendeert.”

Van Aalst geeft een voorbeeld: “Als een kleinere opdrachtgever een koppeling wil maken tussen bijvoorbeeld AFAS en het VMS voor onboarding van een medewerker, vragen wij wel ‘waarvoor is dat een oplossing?’ Het scheelt de managers wat invulwerk, maar het kost ook geld. Dus als het om slechts enkele starters per maand gaat, kun je je afvragen of een koppeling maken de juiste oplossing is. Dus, koppelen voor efficiency: ja, maar het moet wel echt toegevoegde waarde bieden voor alle partijen.”

Want het lijkt fraai, al die AI-toepassingen, maar als MSP sta je voor een praktische keuze: “Een VMS is een systeem, een oplossing. Wij moeten dat als MSP inzetten voor optimale dienstverlening. Hoe AI daaraan gaat bijdragen in de praktijk is een vraag waar we samen – VMS-aanbieders en MSP’s/broker – nog uit moeten komen.”

Gebruikersgemak op één

“Echt belangrijk is dat de leverancier, klant en kandidaat zoveel mogelijk gebruikersgemak hebben”, weet Van Aalst. Dat betekent zo min mogelijk handelingen, geen lange formulieren, niet zes keer klikken om in het juiste veld te komen. “Een kandidaat komt ergens werken om zijn opdracht te doen. Een klant wil zich bezighouden met de business en geen tijd kwijt zijn aan een complex systeem.”

Niet voor niets wordt bijvoorbeeld bij aanbestedingen expliciet uitgevraagd dat het VMS gebruiksvriendelijk moet zijn. “Daar kunnen sommige VMS-aanbieders nog wel een slag maken. Qua gebruiksvriendelijkheid kan het beter.” Hier botst de wereld van VMS-aanbieders met die van MSP’s/brokers, weet Van Aalst. “Dat is logisch. VMS-aanbieders kijken met een andere bril, zij richten zich op het ontwikkelen van functionaliteiten, terwijl wij met de poten in de klei staan. Eigenlijk staan wij tussen de klant en het VMS in.”

Regiepartner

Tegenwoordig worden MSP’s niet meer alleen ingezet om kostenbesparingen op inhuur te realiseren, maar claimen zij meer de rol van regiepartner om de strategische doelen van de opdrachtgever te bereiken. De MSP moet de krappe arbeidsmarkt maximaal ontsluiten en bijdragen aan optimale personeelsplanning. Van een VMS wordt verwacht dat het daarop kan inspelen, bijvoorbeeld door predictive analysis (over personeelsbehoefte op een bepaald moment) te genereren.

Die veranderende klantvraag merkt men bij Circle8 ook. “We hebben op strategisch niveau andere gesprekken. De vraag verschuift van pure kostenbeheersing naar grip op de totale workforce. De klant zoekt een regiepartner voor alle contractvormen. Zij willen niet alleen een tool voor de inhuur zzp/detachering boven schaal 9, maar ook voor uitzenden, detavast, SoW – allemaal in hetzelfde portaal. Een goed VMS moet dus alle contractvormen kunnen bedienen.”

Geen TTM, wel grotere rol HR

Over Total Talent Management (TTM) wordt al vele jaren gesproken. Het lijkt zo ideaal, één systeem voor total talent acquisitie dat ervoor zorgt dat de juiste (aantallen) kandidaten op het juiste tijdstip de organisatie binnenkomen, ongeacht contractvorm (vast of flex). Zeker bij organisaties die onderkennen hoe belangrijk hun inhuur is binnen de strategische personeelsplanning leeft dit thema.

Maar de praktijk is weerbarstig, weet Van Aalst. “Klanten willen dat wel, maar die mate van volwassenheid hebben veel opdrachtgevers nog niet. Binnen sommige organisaties is er een heel goede samenwerking tussen HR en Inkoop, maar die scheiding is er wel duidelijk.” Ook het onderzoeksrapport concludeert dat het onwaarschijnlijk lijkt dat er één geïntegreerd systeem komt voor TTM. Wel is het inmiddels heel gebruikelijk dat organisaties een Applicant Tracking System (ATS) en VMS koppelen en daarmee respectievelijk recruitment voor vast en inhuur van flex combineren.

Van Aalst merkt overigens wel dat HR binnen organisaties een grotere rol gaat spelen in het begin van het inhuurproces. “HR wil eerst bepalen of er werving voor een vaste medewerker moet plaatsvinden of dat iemand intern kan doorstromen (interne mobiliteit), voordat het als interim klus wordt uitgezet. HR wil duidelijk meer grip op de externe uitvraag.”

Eén partner voor inhuur

Een trend die MSP’s al langer zien is de groeiende vraag in het zogenoemde mid-market segment. Niet alleen corporates schakelen een MSP is, ook kleinere en middelgrote organisaties doen dat steeds meer. “Ook bedrijven in het middensegment zijn op zoek naar een oplossing voor hun inhuur. Dat willen ze beleggen bij één partij, liefst met één systeem. Zij opteren minder voor het werken met master vendors en meer voor één MSP/broker om de hele markt te ontsluiten. Dat is ook gemakkelijker te managen.”

Circle8 ziet dat natuurlijk als positieve ontwikkeling. “Dan kun je ook echt een goede samenwerking aangaan en een partnership vormen in plaats van een klant/leverancier-relatie. Ik ben ervan overtuigd dat je op die manier een heel mooi inhuurprogramma kan neerzetten.”

*NextConomy en ZiPconomy publiceerden onlangs de zevende editie van het onderzoeksrapport Aanbieders van VMS-systemen in Nederland en België, editie 2026-2027, dat gratis te downloaden is.