Maandelijkse archieven: maart 2025

TTM-volwassenheid omhoog bij ProcureCon Total Talent

Geplaatst 4 maart 2025 door Mark van Assema

De organisatie achter ProcureCon bestaat al 25 jaar en is gespecialiseerd in evenementen in de VS en Europa over de inkoop van de externe workforce. In Berlijn werd nu voor het eerst een evenement gehouden dat speciaal gericht is op Total Talent. Aan de volle zaal te zien, met ongeveer 75 leveranciers en zo’n 150 inkopers en een enkele HR-manager, is de tijd daar nu rijper voor dan vijf à tien jaar geleden, toen de TTM-trend zijn intrede deed.

Dat inkoop inmiddels niet meer uitsluitend vanuit kostenbesparingen naar externe inhuur kijkt, werd duidelijk tijdens deze editie van ProcureCon, de afkorting van Procurement Conference. De volwassenheid ten opzichte van Total Talent (Management) is merkbaar gestegen, en sommige organisaties zoals Unilever en Philips zijn al behoorlijk volwassen.

De presentatie van het hoofd inkoop van Unilever wereldwijd liet zien dat er al veel vooruitgang is geboekt op het gebied van Total Talent en dat het bedrijf zelfs al vrij volwassen is.

Bij Sanofi werd Design Thinking ingezet om Total Workforce te herzien naar een meer talent- en gebruikersgericht concept en zo de HR versus inkoop-discussie te omzeilen. Waarom ze over ‘Total Workforce’ spraken en niet over ‘Total Talent’, was te zien op een van hun slides.

Een belangrijk onderdeel van Total Talent is inzicht krijgen in de totale workforce. Dankzij AI, toegepast op een populatie van zo’n 130.000 medewerkers, heeft Novartis verbeteringen kunnen realiseren in de verschillende inhuurprogramma’s wereldwijd, waardoor Total Workforce Planning mogelijk werd.

Unilever’s ‘Total Talent Levers’

De ‘Global Head of HR Services and External Workforce’ van Unilever, Amit Chitanand, heeft een duidelijke visie op hun Total Talent reis. Ze bekijken het onderwerp vanuit twee soorten leveranciers: degenen die de mensen / het talent zelf leveren, en de dienstenleveranciers op het hele HR-gebied.

Binnen het gebied ‘People’, met meer dan €500 miljoen aan indirecte uitgaven, vallen alle soorten leveranciers die talent leveren. Er wordt onderscheid gemaakt op basis van capaciteit of kunde (zie afbeelding). Opvallend is dat zowel ‘witte boorden’-kantoorwerkers als freelancers onder ‘capaciteit’ vallen, terwijl specialisten in bijvoorbeeld HR, finance en legal onder ‘kunde’ vallen. Dit roept de vraag op hoe witte boorden of freelancers in HR, finance en legal worden gecategoriseerd. Uiteraard valt op al het hokjesdenken wel iets af te dingen.

Binnen het gebied ‘Services’, met meer dan €300 miljoen aan indirecte uitgaven, vallen alle HR-diensten, van payroll tot welzijn en mobiliteit. Dankzij deze holistische kijk op People en Services wordt de traditionele splitsing tussen vast en flex omzeild, en komen juist de overeenkomsten sterker naar voren.

Vervolgens heeft Unilever gezocht naar de vijf belangrijkste hefbomen (‘levers’) op het gebied van Total Talent: Planning, Kosten, Technologie, Beleid en Innovatie. Met de zaal deden we eerst een oefening om de volwassenheid van de groep op deze gebieden te beoordelen, op een schaal van 1 tot 5. En dat viel niet mee! Gemiddeld kwam de groep niet boven 3 sterren uit; op het gebied van technologie zelfs maar op een 2,2. Unilever zelf scoort een 3 op Planning en Innovatie en zelfs een 4 op de andere drie hefbomen. Daarmee scoren ze hoger dan concullega’s in de branche consumentenproducten en ook in een bredere benchmark met andere industrieën.

Gebruik AI voor beter inzicht in alle werkenden

Een andere invalshoek voor Total Talent is data verzamelen over alle werkenden en gebruik maken van de inzichten die daaruit voortkomen. Hoewel HR Analytics al lang waardevolle informatie over vaste medewerkers biedt, blijft het koppelen van data over externe medewerkers een grote uitdaging. De diversiteit aan externen, zoals uitzendkrachten, freelancers en gedetacheerden, en de vele betrokken leveranciers, maakt het extra complex. Sommige groepen externen zijn nog wel terug te vinden in HR-systemen, maar lang niet allemaal. Zo zijn er vele verschillende databronnen bij inkoop, IT en leveranciers zelf met verschillende definities van de categorieën externen en andere data-elementen.

Al die databronnen met de hand vergelijken en samenvoegen, is een flinke klus, waar je bovendien drie maanden later opnieuw mee kan beginnen, omdat alle data alweer verouderd zijn. Maarten Hansson, voormalig global head of integrated workforce bij Novartis en mede-oprichter van Workforce Insights, liet zien hoe je met AI dat werk kunt automatiseren.

Zo werden bij Novartis in drie weken alle databronnen gekoppeld, in een ‘data lake’ gezet en geanalyseerd. De AI werd hierbij ook getraind, en kon binnen die korte tijd ook een aantal keer opnieuw draaien, nadat de parameters waren bijgesteld.

Hierdoor kreeg de organisatie in korte tijd een goed overzicht van interne en externe medewerkers in diverse categorieën, in totaal bijna 130.000 mensen. Bovendien bracht de koppeling van al die databronnen aan het licht hoeveel medewerkers vanuit een vast dienstverband na verloop van tijd als externe terugkeerden, en vice versa.

Een bijkomend voordeel van inzicht geven op wereldwijde schaal,  is dat het helpt bij het standaardiseren van de terminologie binnen de verschillende categorieën.

Direct Sourcing om rechtstreekse relaties met freelancers aan te gaan

Bij twee sessies tijdens het event toonden grote cases aan dat je met een geïntegreerde aanpak al in vergaande mate freelancers gelijk aan vaste medewerkers kunt vinden. Beide cases gaan uit van een ‘skills-based hr-benadering,’ waarbij je zoekt naar de best passende freelancer op basis van de skills die je nodig hebt.

Bij Microsoft kreeg Nuri Demirci Lopez de vrije hand om een nieuw team van freelancers op te bouwen voor de ontwikkeling van producten gericht op freelancers. Samen met het Proteams-platform beheert hij nu, na acht jaar bouwen, een team van 1000 freelancers. Dit team werkt niet alleen aan AI, maar aan Artificial Capable Intelligence, systemen die zelfstandig kunnen denken en daardoor een integraal onderdeel van de workforce worden.

De tweede grote case kwam van Schneider Electric, een wereldspeler op het gebied van energiebeheer. In een panelgesprek met HR (Marie Vezy) en Inkoop (Klaids Lafon de Ribeyrolles) werd duidelijk hoe serieus freelancers tegenwoordig worden meegenomen in workforce-planning. Dit bleek onder andere uit hun strak aan hun inkoopsysteem gekoppelde freelancersplatform Malt (‘Procure to Pay for freelancers’) en de inspanningen om interne en externe teams actief te mengen, medewerkers de kans te geven freelancer te worden (ook na pensionering) en DEI-doelstellingen toe te passen op het freelance-ecosysteem. Dit leverde hen een score op van hun freelancers van 4,9 op 5.

Beide cases lieten zien dat freelancers niet als flexibele schil, maar als flexibele kern worden gezien binnen een Total Talent-aanpak.

Total Talent Strategie lessen van Philips

Philips is al meer dan vijf jaar bezig met hun Total Talent Management-reis. Martin Thomas, voormalig hoofd Total Workforce Strategy, deelde de belangrijkste stappen van die reis.

  1. Bepaal je Total Workforce-strategie, team en eigenaarschap
  2. Bouw aan workforce-zichtbaarheid, data en inzichten
  3. Zet ‘demand modeling’ op
  4. Transformeer naar TTM door communicatie, probleemoplossing en methodologie

Een belangrijke les was het vereenvoudigen van gebruikersinteractie door alle aanvragen voor vaste en flexibele medewerkers via het HR-systeem te laten lopen, in plaats van via een Vendor Management System (VMS). Ook introduceerden ze een recruitment business partner-rol, die we ook al zagen bij Alliander, om ondersteuning te bieden bij alle verschillende vormen van talentacquisitie.

Dankzij hun volledige workforce-inzicht kon Philips aan scenarioplanning doen met ‘demand modeling’. Dat bleek zeer bruikbaar om snel in te spelen op de instorting van hun aandelenkoers in 2023, na de problemen met hun ademhalingstoestellen. Omdat aandeelhouders vooral waarde hechten aan FTE-aantallen in plaats van Total Talent Costs, konden ze het scenario ‘FTE afschalen, outsourced services opschalen’ uit de kast halen om snel te reageren.

Total Talent staat niet stil

“Het waren twee fantastische dagen” zei iemand eens in een reclame van een uitzendbureau en dat was voor deze twee dagen Berlijn ook zeker van toepassing. We hebben stevige bevestiging gezien van grote stappen die gezet zijn op het gebied van Total Talent Management. Het concept heeft flink wat tijd nodig om te landen, maar lijkt dus niet over te waaien. En volgend jaar is de volgende editie dichtbij huis, namelijk in Amsterdam op 18-19 maart 2026. Blokkeer dus vast je agenda.

Lees ook :

Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags , , | Laat een reactie achter

Bedrijfsbezoeken en boekenonderzoeken: zo bereid je je voor op controles op schijnzelfstandigheid

Geplaatst 3 maart 2025 door W&RK advies

De Belastingdienst is sinds 1 januari 2025 met hernieuwde energie aan de slag met controles op schijnzelfstandigheid. Wie mensen inhuurt als zzp’er voor werk dat zij niet zelfstandig uitvoeren, kan boetes en naheffingen krijgen. Hoe verloopt zo’n controle? En hoe weet je of je inderdaad een zzp’er mag inhuren of dat je iemand in dienst moet nemen? In dit artikel geven wij van W&RK Advies een handleiding.

Bedrijfsbezoek en boekenonderzoek

De Belastingdienst controleert bedrijven via bedrijfsbezoeken of boekenonderzoeken op de juiste kwalificatie van arbeidsrelaties. Kort geleden publiceerde de Belastingdienst versie 5.0 van de Handleiding Bedrijfsbezoeken en Boekenonderzoeken. Daarin staat hoe controles verlopen.

De inspecteurs gebruiken voor de inspectie deze methodes:

Methode Doel
Bedrijfsbezoeken en boekenonderzoeken Inzicht verkrijgen in arbeidsrelaties
Steekproeven Willekeurige controle om risico’s in kaart te brengen
Detectiemodules Data-analyse om risicovolle situaties te identificeren
Signalen uit klantbehandelingen Reactie op klachten of eerdere bevindingen

Eerst een waarschuwing

Houdt een inspecteur een bedrijfsbezoek en vermoedt hij schijnzelfstandigheid, dan krijgt de opdrachtgever eerst een waarschuwing. De Belastingdienst kan ook waarschuwingen geven als zij tijdens een boekenonderzoek een vermoeden van schijnzelfstandigheid hebben, bijvoorbeeld tijdens een BTW-controle.

Deze boekenonderzoeken en bedrijfsbezoeken vinden plaats via zogenaamde risicogerichte controles. De inspecteurs houden steekproeven en gebruiken detectiemodules om te bepalen bij wie ze op onderzoek uitgaan. Ook reageren ze op klachten.

Zo verloopt een bedrijfsbezoek in het kader van schijnzelfstandigheid

Een bedrijfsbezoek is een eerste, relatief lichte vorm van controle waarbij de Belastingdienst fysiek langskomt. De inspecteur gaat met de opdrachtgever in gesprek over arbeidsrelaties. Een bedrijfsbezoek leidt niet direct tot boetes of naheffing, maar kan resulteren in een waarschuwing of een vervolgonderzoek.

De belastingdienst hanteert het volgende stappenplan voor een bedrijfsbezoek:

Stap Beschrijving
  1. Aankondiging
 De Belastingdienst kondigt het bezoek schriftelijk aan en licht het doel toe.
2. Uitvoering Gesprekken met verantwoordelijken binnen het bedrijf over de kwalificatie van arbeidsrelaties.
3. Analyse van overeenkomsten Controle of en hoe modelovereenkomsten worden gebruikt.
4. Evaluatie en verslaglegging Opstellen van een verslag met bevindingen en risico-inschattingen.

Checklist voorbereiding op een bedrijfsbezoek

  1. Controleer de overeenkomsten: Gebruik goedgekeurde modelovereenkomsten als je werkt met zzp’ers. Zorg dat je in de praktijk werkt volgens de afspraken op papier.
  2. Analyseer werkrelaties: Zorg dat je weet aan welke criteria arbeidsrelaties moeten voldoen en hoe je ze moet documenteren.
  3. Houd een interne audit: Voer periodieke controles uit om risico’s op schijnzelfstandigheid te verkleinen.
  4. Voer een beheersingsmodel in: Zo’n model helpt je risico’s te identificeren en preventiemaatregelen te nemen.

Zo verloopt een boekenonderzoek bij vermoeden van schijnzelfstandigheid

Een boekenonderzoek is een controle gericht op de loonadministratie en belastingaangiften. De Belastingdienst hanteert het volgende stappenplan voor een bedrijfsbezoek:

Stap Beschrijving
1. Aankondiging Bedrijf ontvangt een brief met details over het onderzoek.
2. Documentenanalyse Facturen, contracten en loonadministratie worden onderzocht.
3. Uitvoering Controle vindt plaats op locatie of digitaal.
4. Conclusies Mogelijke correctieverplichtingen of naheffingen.
5. Rapportage Vastlegging van bevindingen in een rapport.

Checklist voor voorbereiding op een boekenonderzoek

  1. Houd je administratie op orde: Zorg dat je contracten, facturen en loonadministratie correct bijhoudt.
  2. Borg zelfstandigheid. Zorg ervoor dat je kunt aantonen dat ingehuurde krachten echte zelfstandigen zijn.
  3. Win advies in bij een fiscaal adviseur om risico’s te beperken.
  4. Bereid je voor op audits: Richt processen in om controles soepel te laten verlopen.

Beheersingsmodel

Bij zowel een bedrijfsbezoek als een boekenonderzoek is het belangrijk dat je een beheersingsmodel kunt laten zien. Zo’n beheersingsmodel geeft je inzicht in de risico’s op schijnzelfstandigheid binnen de organisatie, helpt je om die risico’s te verkleinen en zorgt dat je voorbereid bent op controles van de Belastingdienst.

Een effectief beheersingsmodel bestaat uit documentatie, interne controlemechanismen en periodieke evaluatie. Bij W&RK Advies hebben we veel ervaring met het opstellen van zulke beheersingsmodellen. Neem contact op voor meer informatie. 

Onderdelen van een beheersingsmodel

Risicoanalyse Identificeer risico’s op schijnzelfstandigheid binnen de organisatie.
Documentatie van arbeidsrelaties Houd bij welke overeenkomsten je gebruikt en controleer of deze correct worden nageleefd.
Interne controlemaatregelen Stel richtlijnen op voor het beoordelen en vastleggen van arbeidsrelaties.
Periodieke audits Voer jaarlijks of halfjaarlijks interne controles uit om risico’s te minimaliseren.
Training en bewustwording Zorg ervoor dat HR-medewerkers en leidinggevenden op de hoogte zijn van de regelgeving en hoe deze toe te passen.

 

Stapsgewijze aanpak voor het kwalificeren van arbeidsrelaties

De belastingdienst hanteert voor het kwalificeren de Vragenlijst beoordeling arbeidsrelaties (2025). Die vragenlijst is gebaseerd op het Deliveroo-arrest. Let op dat deze criteria in onderlinge samenhang moeten worden beschouwd (de zogenoemde “holistische benadering”). De Belastingdienst let vooral op hoe jullie in de praktijk samenwerken en minder op wat er op papier staat.

Bij controles gebruikt de inspecteur de volgende beslisboom:

N.B. Wij baseren ons hier op de Handleiding Bedrijfsbezoeken en Boekenonderzoeken. We verwachten dat de beoordeling op de onderdelen “Inbedding” en “Commercieel risico” naar aanleiding van het recente Uber-arrest enigszins wordt aangepast, maar de aanpak zal niet wezenlijk veranderen.

Beslisboom: is er sprake van een zelfstandige arbeidsrelatie?

  1. Identificatie van de arbeidsrelatie
  • Wat is de aard en duur van de werkzaamheden?
  • Wordt er gewerkt met goedgekeurde modelovereenkomsten?

2. Controle op gezagsverhouding

  • Geeft de opdrachtgever instructies over hoe het werk wordt uitgevoerd?
  • Heeft de opdrachtnemer vrijheid in werkuren en locatie?

3. Inbedding in de organisatie

  • Zijn de werkzaamheden onderdeel van de kernactiviteiten van het bedrijf?
  • Werkt de opdrachtnemer samen met werknemers binnen de organisatie?

4. Persoonlijke uitvoering

  • Mag de opdrachtnemer zich laten vervangen zonder toestemming van de opdrachtgever?

5. Commercieel risico

  • Draagt de opdrachtnemer financieel risico bij fouten of klachten?
  • Heeft de opdrachtnemer meerdere opdrachtgevers en investeert hij in bedrijfsmiddelen?

6. Beloning en contractvoorwaarden

  • Hoe wordt de opdrachtnemer betaald? Per uur, per project?
  • Zijn er arbeidsvoorwaarden zoals doorbetaling bij ziekte of vakantiedagen?

Wij van W&RK Advies hebben een nog uitgebreidere, gemakkelijk toepasbare aanpak ontwikkeld voor het kwalificeren van zzp’ers: het zogenoemde Eindexamenmodel. Wil je daar meer over weten, neem dan contact op.

Conclusie

Met deze stappenplannen en checklist kunnen bedrijven zich goed voorbereiden op bedrijfsbezoeken en boekenonderzoeken. Een goede voorbereiding, het hanteren van duidelijke criteria en een gedegen administratie helpen bedrijven aan de regels te voldoen en het risico op naheffingen te beperken. Heb je nog geen beheersingsmodel? Ga er vandaag nog mee aan de slag om naleving te waarborgen en toekomstige problemen te voorkomen.

Webinar Week

Meer weten? Tijdens de Werf& en ZiPconomy Webinar Week laat Patrick Tom, directeur van inspectie-instelling Bureau Cicero, zien hoe een inspectie niet alleen helpt bij risicobeheersing, maar ook waarde toevoegt aan zowel inlenende als uitlenende organisaties. Schrijf je hier in!

Ook leer je tijdens de Webinar Week hoe het zit met nieuwe uitzendwetgeving. Alexander Kist bespreekt met Maarten Tanja (Köster Advocaten) wat je te doen staat, ook als je denkt dat je niet onder het nieuwe uitzendregime valt. Meld je hier gratis aan.

Geplaatst in ZP en Politiek | Tags , , , , | 7s Reacties