Maandelijkse archieven: oktober 2014

Goed Opdrachtgeverschap: het zorgen voor de juiste randvoorwaarden waardoor de samenwerking met een interim professionals optimaal wordt. Wat vinden ZiP’ers zelf van ‘Goed Opdrachtgeverschap’ , wat ervaren ze?  ZiPconomy laat elke week een zelfstandig interim professional aan het woord over dit thema.  Deze aflevering Ricardo Buitinga, bij wie het in opdrachten draait om de balans: tussen ruimte en focus, werk en privé.

Wat betekent Goed Opdrachtgeverschap voor jou?

“Wat ik nu meemaak bij het Ministerie van Veiligheid en Justitie is een mooi voorbeeld. Aan het begin van dit jaar vroeg ik: ‘wat verwachten jullie van me?’ Dat doe ik altijd. Zij antwoordden: ‘we hebben je nu een halfjaar bezig gezien en je krijgt van ons de ruimte om te doen waar je goed in bent, omdat het enorm bijdraagt aan ons verandertraject.’ Voor het eerst in mijn leven heb ik zo’n vrije opdracht gekregen. Dat zit niet in een organisatie, maar in de mensen. Ga maar doen waar je goed in bent. Wauw!”

Die ruimte werkt voor Ricardo het beste in combinatie met focus. “In grote projecten kun je verdwalen. Als je alle overleggen bijwoont en alle rapportages schrijft, kun je makkelijk je dagen vullen. Maar dan ben ik net een gewone ambtenaar. Goed opdrachtgeverschap betekent ook dat je je realiseert dat ik iets extra’s kom brengen en niet tijdelijk hetzelfde kom doen als de vaste medewerkers. Ik vind het fijn als een opdrachtgever daarover nadenkt en zegt: ‘hier ben je voor, maar dit hoef je niet te doen’.”

Of je een leuke vent bent is belangrijker dan wat je moet opleveren.

Wat vind je prettig bij het wervingsproces?

“In een intakegesprek vraag ik altijd: ’wanneer ben je aan het eind van mijn opdracht blij?’ Mensen raken soms verward van die vraag. Ze hebben geen idee en ze zijn het niet gewend om daarover na te denken. Dat vind ik opvallend. Een opdrachtgever steekt een hoop tijd, geld en energie in een externe, maar vraagt zich niet af wat hij moet opleveren. Goed opdrachtgeverschap is ook dat je dat helder hebt. Alleen dan kun je er de juiste persoon bij zoeken. Vaak is er vooral aandacht voor de relatie. Of je een leuke vent bent is belangrijker dan wat je moet opleveren. Dat klopt eigenlijk niet. Ook tijdens een opdracht zou een opdrachtgever steeds in de gaten moeten houden of een interimmer nog wel de juiste persoon is voor de klus. In verschillende fasen van een project heb je andere mensen nodig. Mij moet je bijvoorbeeld hebben aan het begin van een project om mensen enthousiast te maken en een netwerk op te bouwen. Niet als de communicatiestrategie er al ligt en die alleen nog maar hoeft te worden uitgevoerd.”

En zijn opdrachtgevers blij aan het einde van je opdracht?

“Ik krijg in elk geval goede rapportcijfers”, lacht Ricardo “Letterlijk. Bij de opdrachten die ik krijg via de communicatiepool van de rijksoverheid, wordt aan het eind een standaard evaluatieformulier ingevuld waar ook wordt gevraagd naar een rapportcijfer. Het is ook een mooi moment om samen te bespreken wat het heeft opgeleverd. Ik vraag dan altijd wat ik goed heb gedaan en wat ze me nog zouden willen meegeven. Een opdrachtgever zei eens: ‘als jij iets doet, weet ik dat het goed komt. Maar dat mag je ook meer laten zien’. Ik vond dat een mooi compliment.”

Wat vind je belangrijk bij de start van een opdracht?

“Dat ik me welkom voel. Dat zit in kleine dingen, zoals kunnen inloggen in het systeem en een toegangspasje krijgen om het gebouw binnen te komen. Die kleine praktische dingen geven een fijn gevoel, ze hebben aan me gedacht. Het heeft wel eens twee maanden geduurd voor ik een toegangspas had. Bij een ministerie kostte het me elke ochtend tien minuten om me aan te melden. Elke keer als ik naar buiten ging voor een afspraak en terugkwam, moest ik weer in de rij staan. Ik voelde me niet eens een gast, maar een ongewenst figuur.”

Opdrachtgevers vinden Ricardo in het begin soms lastig. “Omdat ik vragen stel die anderen niet stellen, zoals ‘waarom doen we dit project? Wat moet het opleveren?’ Vaak is een programma voor een maatschappelijk probleem opgericht onder politieke druk en gaat iedereen snel aan de slag. Dan kom ik binnen en stel het allemaal ter discussie. Dat willen mensen vaak niet, maar het is juist mijn meerwaarde om die vragen te stellen.”

Een opdrachtgever moet snappen dat ik op bepaalde tijden niet beschikbaar ben.

Wanneer doe je een opdracht niet?

“Als de klik met de ander ontbreekt. Dat merk ik meestal vrij snel. Ook moet duidelijk zijn wie mijn opdrachtgever is. Ik werd een keer ingehuurd door een communicatieafdeling, die mij vervolgens weer ‘uitleende’ aan een programma. Er moest een bedrijfsfilm worden gemaakt en daarvoor schakelde ik een bureau in. De programmadirecteur had de offerte goedgekeurd, maar een dag later keurde Communicatie de offerte af. Ik dacht: ‘voor wie werk ik nou?’ Het schaadt bovendien mijn relatie met het bureau. Na twee maanden ben ik daar vertrokken. Ik heb er wel veel van geleerd.”

Ricardo leerde ook van zijn ervaringen met intermediaire bureaus. “Ik wil nooit meer via zo’n bureau werken. Toen ik begon als ondernemer heb ik daar veel tijd in geïnvesteerd. De netwerkbijeenkomsten en opleidingen waar die bureaus mee adverteerden trokken me aan, maar er was er niet één die dat waarmaakte. Je bent gewoon een nummer in een kaartenbak. Bij een bureau moest ik in het wervingstraject alles zelf doen: het gesprek, mijn cv. Toen ik was aangenomen op de opdracht, werd ik tot mijn verbazing een keer ‘die dure externe’ genoemd. Mijn tarief was helemaal niet zo hoog. Toen bleek dat het bureau maar liefst 40 procent commissie rekende bovenop mijn tarief! Dat wil ik niet meer.”

Je bedrijf heet Balans Communicatie; hoe helpen opdrachtgevers jou bij het vinden van balans?

“Dat moet ik natuurlijk vooral zelf doen. Balans tussen werk en privé is voor mij belangrijk. Een opdrachtgever moet snappen dat ik op bepaalde tijden niet beschikbaar ben. Vroeger ging ik wel eens naar een overleg als ik eigenlijk een dag met mijn zoontje had gepland. Thuis dacht ik alvast aan die afspraak en tijdens het overleg wilde ik eigenlijk bij mijn zoontje zijn. Dat is heel onrustig. Tegenwoordig zijn de tijden dat ik niet beschikbaar ben geblokkeerd in mijn agenda. Dat heb ik moeten leren en sinds twee jaar klopt het. Dit is niet alleen belangrijk voor zelfstandigen, maar ook voor medewerkers in loondienst. Het valt me op dat die hun overwerk vaak niet compenseren. Het wordt gelukkig steeds normaler dat mensen ook eens een halve dag iets anders gaan doen. Je kunt niet alleen maar werken.”

(Wil je laten weten wat jij vindt van Goed Opdrachtgeverschap? Doe dan mee aan het onderzoek daarover van de Univ Tilburg. Zie deze pagina voor meer informatie en een korte vragenlijst)