Maandelijkse archieven: februari 2018

Dit zijn dé 5 trends in de technologie rondom inhuur extern talent

Geplaatst 1 februari 2018 door Peter Boerman

Iemand inhuren of aannemen gaat vandaag de dag 180 graden anders dan pakweg 15 jaar geleden. Of het nou voor een vaste baan is of voor een losse opdracht, op elk terrein van het sollicitatieproces is tegenwoordig wel technologie beschikbaar om de recruiter werk uit handen te nemen, of het leven kwalitatief te verbeteren. De wereldmarkt voor HR-software wordt inmiddels geschat op ruim 14 miljard dollar, en alleen al op de laatste HR Technology Conference stonden 440 (!) verschillende aanbieders hun waar te verkopen.

Maar wat moet je nu eigenlijk echt weten van al die technologie? Hoe scheid je het kaf van het koren? In de aankomende Webinar Week gaat Annie Hammer vanuit de VS daar een uur lang op in. De VP Global Emerging Technology and Projects bij Pontoon (onderdeel van de Adecco group), en dagelijks in de weer met de selectie en implementatie van recruitmenttechnologie, zal daarbij 5 grote trends bespreken.

Hier alvast een voorproefje:

  • Total Talent Management
  • Artificial intelligence
  • Predictive talent analytics
  • Advanced process automation
  • Customizing the user experience

#1. Total Talent Management

Steeds meer bedrijven proberen hun totale aanbod aan talent in één systeem onder te brengen. Of het nu gaat om tijdelijke krachten, vast personeel, gedetacheerden, zzp’ers, uitzendkrachten: waar behoefte aan is, is overzicht. Alleen met inzicht kun je immers ook strategisch je totale personeelsbehoefte te lijf. Probleem is alleen, zegt Hammer, dat er eigenlijk niet één platform in de markt is dat hiervoor een oplossing biedt. ‘Organisaties moeten dus een manier vinden om verschillende technologieën te stapelen en te koppelen. Dat gaat dus verder dan het ATS, VMS en HR Informatiesysteem dat ze nu gebruiken.’

Om dit efficiënt te doen, raadt Hammer aan eerst goed inzicht te krijgen in zowel het vaste als het tijdelijke personeel als wel de talentpool die wel bij het bedrijf zou wíllen werken.  ‘Een goed startpunt is om te kijken naar punten waar de verschillende processen met elkaar botsen. Zit er misschien discrepantie tussen toon en boodschap hoe je met externen versus internen omgaat? Juist de kloof die je daar tegenkomt moet je nieuwe technologie zien op te lossen.’

#2. Artificial Intelligence

Een tweede belangrijke trend is artificial intelligence, meestal kortweg AI genoemd. Maar alhoewel er veel over wordt gesproken, is het aantal succesvolle voorbeelden nog schaars, zegt Hammer. ‘Veel HR-directeuren kampen nog met de vraag: waar te beginnen?’

Het eerste om je daarbij te realiseren, zegt ze: ‘AI is op zichzelf geen oplossing. Het is hooguit een deel van een bredere technologische oplossing.’ En het tweede punt: ‘AI werkt het beste als het niet is bedoeld om mensen te vervangen, maar als het een middel is om het werk van mensen te verrijken en het hen faciliteert om meer strategisch te worden.’

Ze noemt daarbij het voorbeeld van Mya, een chatbot die het organisaties én kandidaten makkelijker maakt om met elkaar te communiceren. ‘Dat zorgt voor een betere ervaring van de kandidaat en voor hogere conversie. Dit geeft recruiters weer de mogelijkheid om zich meer te focussen op service en taken die creativiteit en kritisch denken vereisen.’

Ook in selectieprocessen kan AI nu al van dienst zijn, zegt Hammer. Bijvoorbeeld door algoritmes die helpen om van véél kandidaten te komen tot een beperkt aantal geschikte kandidaten.

#3. Predictive Talent Analytics

Analyses die kunnen voorspellen hoe succesvol iemand wordt, het is de heilige graal van recruitment. Maar er zijn nog meer vragen waarvoor het handig is in de toekomst te kunnen kijken. Hoeveel mensen hebben we eigenlijk nodig? Wat moeten we eigenlijk betalen voor bepaalde skills? En hoe hoog zijn de risico’s dat onze beste medewerkers vertrekken?

Nu is de toekomst voorspellen niemand gegeven, maar Predictive Talent Analytics helpt wél steeds beter om op zulke vragen een antwoord te formuleren, zegt Hammer. ‘Een van onze klanten moest bijvoorbeeld een nieuw callcenter inrichten. Op basis van prestatiedata uit het verleden konden we een profiel voor nieuwe medewerkers inrichten, wat we konden combineren met socio-economische en lokaal demografische data. Zo konden we een effectief sourcingsplan opzetten.’

#4. Advanced Process Automation

Van alle technologietrends op dit lijstje is deze ongetwijfeld het mínst trendy, aldus Hammer. ‘Maar de potentiële impact op het hele werving- en selectieproces is misschien wel het grootst.’

Het doel van deze trend is om zoveel mogelijk de handmatige (en repeterende) recruitmenthandelingen te reduceren. Denk aan het overzetten van gegevens van het ene systeem in het andere. ‘Doe je dit met de hand, dan is dat niet alleen tijdrovend, maar ook bijna een garantie dat er fouten in sluipen.’

#5. Customizing The User Experience

Dat de kandidaat maatwerk in zijn behandeling verwacht? Ja, dat is oud nieuws. Maar geldt niet hetzelfde voor de vacaturehouders, de recruiters en andere HR-stakeholders, vraagt Hammer zich af. ‘Zouden zij ook niet de voordelen van maatwerk mogen verwachten?’

Bij het ontwerp van systemen mag dat nog wel iets meer centraal staan, zegt ze. ‘In het dagelijks leven zijn we allemaal gewend geraakt aan makkelijk te gebruiken, intuïtieve apps. Wij geloven dat zulke ervaringen ook in recruitmentprocessen of -systemen mogelijk moeten zijn. Of je daar nou je bestaande technologie voor moet herconfigureren, of dat je daarvoor nieuwe technologie moet inkopen: de user experience moet gewoon goed zijn.’

UPDATE:

Zie hieronder een opname van het webinar dat Annie Hammer op maandag gat tijdens de Webinar Week.


 

 

Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags , , | Laat een reactie achter

De HR checklist voor de AVG/GDPR privacy richtlijnen

Geplaatst 1 februari 2018 door Mark van Assema

GDPR acties

Er zijn al heel wat artikelen geschreven over wat de GDPR/AVG inhoudt en in grote lijnen betekent voor organisaties. Bij grotere organisaties is er ondertussen iemand in je organisatie benoemd tot ‘Functionaris voor de Gegevensbescherming’ (FG). Ook zijn er heel wat juristen en andere experts die je kunnen helpen in dit dossier. Wellicht dat dit onderwerp bij HR van kleinere organisatie nog wat achterloopt terwijl de regels over 6 maanden echt gehandhaafd gaan worden (de wet is in mei 2016 al van kracht geworden). Daarom deze, niet uitputtende, lijst met GDPR acties voor HR en intermediairs om af te vinken.

Algemeen

  1. Voor de GDPR is er geen onderscheid tussen vast en flex. Dus dit stuk gaat niet alleen over de interne medewerkers, maar ook alle vormen van flexwerkers die bij jullie organisatie werken en waar in enige vorm gegevens van verwerkt worden. We spreken hierin verder over werkenden.
  2. Op organisatie niveau; stel indien nodig iemand aan als functionaris voor de gegevensbescherming (of Data Protection Officer).
    • Dit is alleen nodig bij grootschalige gegevensverwerking waarbij het opslaan en bewerken van persoonsgegevens tot de kernactiviteiten behoort, zoals in een ziekenhuis.
  3. Start een HR project, met een projectmanager, een projectteam, een planning en een budget om onderstaande acties uit te voeren.
    • Overweg een rol als ‘HR functionaris voor de gegevensverwerking’ als aanspreekpunt binnen HR.
  4. Eerst indien nodig een DPIA (Data Protection Impact Assessment) uitvoeren.
    • Voor een B2B organisatie is dit normaal gesproken niet nodig voor de medewerkers kant, want de verplichting zit primair bij het verwerken particuliere klantgegevens in B2C. Tenzij bijvoorbeeld structureel camerabeelden van/met medewerkers worden opgeslagen.
    • Lukt het niet om risico’s uit de DPIA weg te poetsen middels IT- of procedurele maatregelen dan is melding bij de AP (Autoriteit Persoonsgegevens) verplicht.
  5. Een ‘Privacy beleid en uitvoering’ document opstellen waarin alle acties worden gedocumenteerd voor eigen gebruik en voor bewijsvoering naar controlerende instanties
  6. Een Privacy statement opstellen/updaten met alle relevante uitgangspunten en rechten van de persoon, inclusief naam en e-mail adres van de FG plus namen van onderliggende data processors.
  7. Een eigen relevante lijst met “persoonsgegevens bij [organisatienaam]” opstellen, zodat voor iedereen helder is wat er bij jullie organisatie wel en niet onder valt.
    • Ga uit van ‘privacy by default’ wat inhoudt dat je in iedere applicatie alleen de minimum persoonsgegevens opslaat en bewerkt. Gebruik het volgende onderscheid daarbij;
    • Onderscheid in ‘vertrouwelijk’ en ‘strikt vertrouwelijk’, bijvoorbeeld leeftijd versus geboortedatum, werk contactgegevens versus privé contactgegevens, personeelsnummer versus BSN (vaak BTW nummer bij zzp’ers). Dit is alleen een praktisch, niet verplicht, onderscheid wat de bewustwording helpt.
  8. Vijf procedures opstellen/aanpassen voor vaste medewerkers, uitzendkrachten en andere flexwerkers van eigen persoonsgegevens uit alle relevante systemen;
    • Voor het opvragen en wijzigen van de gegevens,
    • Voor het overzetten van die gegevens naar een andere organisatie (beschikbaar maken in een standaard formaat bestand dat andere organisaties kunnen gebruiken en versturen via een beveiligd kanaal) of persoon (download van eigen data mag)
    • Voor het volledig verwijderen van die gegevens
      • Op verzoek van de (enig echte juiste) persoon
      • Na wettelijke verjaringstermijnen, meestal 2 of 7 jaren
    • Voor datalekken, wat als het fout gaat bij de eigen organisatie of een van de leveranciers
  9. Maak een standaard eis/requirement voor inkooptrajecten voor nieuwe leveranciers die persoonsgegevens opslaan/verwerken met de GDPR uitgangspunten en eis daarin ‘privacy by design’ van alle relevante software leveranciers.
  10. Alle relevante informatie over beleid en procedures transparant (in Jip en Janneke taal) op intranet, de externe website en jobsite publiceren.

ZiP eMagazine AVG & inhuur externen banner

Recruitment specifieke processen

  1. Aan het sollicitatieproces / inschrijvingsproces een akkoord toevoegen voor opslaan en verwerking (gebruik uitsplitsen per activiteit, bijvoorbeeld solliciteren versus opnemen in talentpool versus doorsturen (van intermediair naar opdrachtgever) van persoonsgegevens)
  2. Een (geautomatiseerde) controle procedure maken om minimaal tweejaarlijks (max bewaartermijn bij niet werkenden) opnieuw te vragen of men nog steeds akkoord gaat met opslag en verwerking, bijvoorbeeld bij het gebruik van talentpools
  3. Een lijstje maken met do’s en don’ts voor recruiters (niet zonder goedkeuring gegevens van LinkedIn of openbare cv’s overnemen in je talentpool bijvoorbeeld)

Eenmalige acties, om de huidige situatie aan te sluiten

  1. Eerst inventariseren (aanvullend op DPIA):
    • In welke interne applicaties (en papieren dossiers) persoonsgegevens zijn opgeslagen. Niet alleen HR applicaties, maar bijvoorbeeld ook intranet applicaties, het basis IT systeem (vaak de Active Directory), online telefoonboek (of Excel contacten lijstjes), de financiële administratie (facturen met bijlagen van freelancers en intermediairs), etc.
    • In welke externe applicaties van klanten/leveranciers persoonsgegevens van mensen die bij jouw organisatie werken zijn opgeslagen. Bijvoorbeeld bij intermediairs (uitzendbureaus, MSP, payroll, brokers), salarisverwerkers, opleidingsinstituten/websites, evenement organisaties, medewerker onderzoeksbureaus, etc.
    • De invloed van de ePrivacy wetgeving, de oude telecom wetgeving, ook toevallig actief rond mei 2018. Hierin is o.m. vastgelegd het recht om niet gevolgd te worden.
    • De invloed van Privacy Shield certificering, bij Amerikaanse cloud hosting partijen, zelfs indien de locatie in Europa is.
  2. Dan aanpassen;
    • Voor alle applicaties onder verantwoordelijkheid van HR zorgen dat alle eerder genoemde acties zijn doorgevoerd
    • Voor alle interne applicaties van andere afdelingen afspraken maken en controleren over het doorvoeren van eerder genoemde acties.
    • Voor applicaties van derden, extern, zogenaamde ‘bewerkersovereenkomsten’ maken over doorvoering van die acties en regelmatig controleren of die afspraken worden nageleefd. Neem daarin ‘privacy by design’ en ‘security by design’ op.

Dit artikel is mede tot stand gekomen in overleg met de GDPR specialisten van Qhuba. Hoewel ik zo compleet en concreet mogelijk probeer te zijn zullen er acties missen. Aanvullingen via de reacties zijn welkom.

Geplaatst in Professioneel inhuren | Tags , | Laat een reactie achter