Trends en prioriteiten bij de inhuur van zp’ers. Nieuw onderzoek.

Twee Amerikaanse organisaties, MBO partners en HRO Service and Technology Association, hebben een onderzoeksrapport uitgebracht over de stand van zaken rond het inhuren van zelfstandig professionals en de prioriteiten die organisaties hebben als het gaat om hun inhuurbeleid. Nu is de Amerikaanse markt niet een-op-een te vertalen naar de Nederlandse situatie. Toch is het zinvol om te kijken wat er van zo’n onderzoek te leren valt. Er liggen meer dan genoeg parallellen met hoe we hier in Nederland omgaan, of zouden moeten omgaan, met het inhuren van zp’ers.

Ook in de Verenigde Staten is er met regelmaat gedoe over de juiste terminologie als je het hebt over het totaal aantal flexwerkers. MBO hanteert voor dit onderzoek de term ‘independent contractors’, de echte zelfstandigen. Die zijn vergelijkbaar met de z(z)p’er hier. Daarvan telt MBO er overigens zo’n 17 miljoen in de VS (zie hier).

Dat is een kleine 11 procent van de totale beroepsbevolking en dus vergelijkbaar met de situatie in Nederland. Daarnaast zijn er nog een kleine 12 miljoen mensen die minder dan vijftien uur per week als zelfstandige werken. In de VS komt het stapelen van banen, of het combineren van een vaste baan met het zzp-schap, vaker voor dan in Nederland. In Nederland is van alle zzp’ers slechts 15 procent minder dan twaalf uur per week beschikbaar.

Bijna driekwart van alle organisaties die aan het onderzoek meededen, huren op continue basis zelfstandigen in als onderdeel van hun personeelsbestand. Een derde van de organisaties verwacht dat komend jaar nog meer te gaan doen. Voor zes van de tien bedrijven is het inhuren van zelfstandigen geen ad hoc-oplossing, maar wordt het samenwerken met die zelfstandigen gezien als een langetermijninvulling van de wens voor flexibiliteit.

Het grootschalig inhuren van zp’ers is in de VS overigens nog niet zo heel lang een actueel onderwerp. Minder dan in Nederland in ieder geval. De welbekende mogelijkheden in het Amerikaanse ontslagrecht (hire and fire) maakten dat wat minder nodig. De afgelopen economische crisis in de VS zorgde voor een hausse aan startende zp’ers. De zorgverzekeringswet Obamacare maakt het ook wat aantrekkelijker om als zelfstandige te werken.

Drie trends

In hun onderzoek komen MBO Partners en HRO tot drie grote trends en aanbevelingen voor organisaties en hun inhuurproces

1. De onzichtbare arbeidsmarkt

De omvang van het aantal zelfstandigen op de arbeidsmarkt, een aantal dat blijft groeien, noodzaakt kleine en grote organisaties ertoe zich bewust te zijn van het feit dat een belangrijk deel van het beschikbare talent op de arbeidsmarkt zelfstandig ondernemer is. Die groep is net even anders dan medewerkers in dienst of mensen die op zoek zijn naar een baan. De verantwoordelijkheid om voor deze groep een aantrekkelijke opdrachtgever te zijn en ze op een goede manier in te huren, dient breed in de organisatie te liggen. Dat geldt van HR tot inkoop, maar zeker ook op afdelingen die zp’ers daadwerkelijk inzetten.

Dat is natuurlijk een terechte constatering, die zeker ook voor Nederland geldt. Denk daarbij ook aan goed opdrachtgeverschap. Een ander relevant punt is dat er wordt gewezen op het feit dat de verantwoordelijkheid voor inhuur niet louter bij HR of inkoop ligt, maar ook bij de inhurende managers (lees hier).

2. Noodzaak van een systematische aanpak

Er is een systematische en gecentraliseerde aanpak nodig om de inhuur en de inzet van zp’ers te managen. Net als dat gebeurt rond beleid over werving en selectie, beloning en betrokkenheid van medewerkers in vaste dienst. Zo kunnen zorgen worden weggenomen bij diegenen die bang zijn dat met het inhuren van zp’ers bestaand (HR-)beleid wordt ondermijnd. Duidelijke regels en procedures stellen een organisatie ook in staat om van online platformen gebruik te maken voor het inhuurproces. Dat verlaagt de risico’s die er kunnen liggen rond wet- en regelgeving en screening. Laten we alleen niet vergeten dat MBO Partners, zelf een zzp-platform, hier een beetje voor eigen parochie preekt.

Kijkend naar de Nederlandse situaties zijn ook dit herkenbare punten die door verschillende auteurs besproken zijn (zie voor een overzicht dit dossier over het organiseren van inhuur & recruitment van flex).

3. Gespecialiseerde ondersteuning

Wanneer je je als organisatie laat ondersteunen door partijen (zoals flexleveranciers) die niet gespecialiseerd zijn in zp’ers, leidt dat volgens de organisaties tot frustratie: “Low satisfaction scores with the way MSP’s support HR with engaging and managing the IC workforce support that another solution is needed.”

Het benaderen en selecteren van zp’ers vraagt om een andere aanpak en ervaring dan bij vast personeel is vereist. Veel tussenpersonen zijn niet in staat dat verschil te zien. Overigens gebruikt minder dan de helft van de ondervraagde Amerikaanse organisaties een Managed Service Providor (MSP) bij de inhuur van zp’ers, terwijl het percentage organisaties dat een MSP gebruikt bij de inhuur van andere flexvormen (zoals detachées of uitzendkrachten) een stuk hoger ligt.

Ook dit punt is best herkenbaar voor de Nederlandse situatie, waarbij moet worden opgemerkt dat de marktvolwassenheid van Nederlandse leveranciers van zp’ers wat groter is dan in de VS. Verder geldt de opmerking dat MBO Partners zelf zo’n gespecialiseerde ondersteuner is.

Zorgen en prioriteiten voor management, HR en inkoop

De opstellers van het rapport vroegen organisaties ook waar voor hen de prioriteiten liggen bij het inhuren en inzetten van zp’ers. Hieronder volgt een greep uit de belangrijkste conclusies:

• 43 procent van de organisaties waar HR momenteel nog geen grote verantwoordelijkheid heeft ten aanzien van het beleid van de inhuur van zp’ers, denkt dat die rol voor HR wel zal groeien. Dit is zeker zo bij grotere organisaties.
• De afdeling P&O/HR wordt in 42 procent van de gevallen genoemd als de afdeling die verantwoordelijk zou moeten zijn voor het beleid rond de inhuur en de inzet van zp’ers. Hoe groter het bedrijf, hoe groter de rol van de afdeling Inkoop wordt.
• “Monitoring of work relationship and independent status to maintain non-employee status”: dat is met 62 procent de meest genoemde prioriteit. Er moet met andere woorden voor worden gezorgd dat een zp’er ook echt zelfstandig is. De vraag of iemand wel of niet zelfstandig is, met name in relatie tot de vraag of er loonbelasting moet worden ingehouden, is in de VS een groot thema. Vanwege actievere controles door de belastingdienst naar misgelopen loonbelasting, speelt dit meer dan in Nederland. Staatssecretaris Wiebes (Economische Zaken) wil hier via zijn voorgestelde BGL ook meer mogelijkheden toe hebben en dat zal hem bij een aanpassing van zijn voorstel ook wel gaan lukken.
• Veiligheid en aansprakelijkheid, in de context van de Amerikaanse ‘claimcultuur’ zijn de tweede prioriteit. Die wordt gevolgd door zogenoemde ‘background checks’ en zorgen over het feit of de inhurende managers zich ook houden aan organisatierichtlijnen en -procedures rond het inhuren van zp’ers. Dat laatste punt zal Nederlandse collega’s op de afdeling Inhuur bekend voorkomen.

Waar zien organisaties ruimte voor verbetering?

De onderstaande tabel geeft weer welke verbeterpunten organisaties volgens het onderzoek van MBO en HRO zien.

• Het bepalen van de juiste tarieven wordt dus gezien als het belangrijkste verbeterpunt. Tarieven voor zp’ers variëren natuurlijk sterk en de afweging tussen de opdracht, het markttarief en de individuele kwaliteit van een zelfstandige blijft lastig om te maken. Dat geldt ook in Nederland, waar organisaties hun informatie over tarieven meer en meer vastleggen en onderling uitwisselen.
• Organisaties met meer dan 10.000 medewerkers zien het onboardingsproces en het screenen van de achtergrond van zp’ers (‘vetting’) als een groter verbeterpunt. Onboarding van zp’ers is een punt dat in Nederland mijn inziens nog wel wat hoger op de agenda mag komen te staan.
• Een ander verbeterpunt is ‘re-engagement of proven talent’, oftewel het opnieuw inzetten van zp’ers die hun opdrachten goed hebben vervuld. Ook dit is in Nederland een actueel thema, zie ook de aandacht voor ‘communities‘. De vraag hoe langlopende opdrachten waarbij zp’ers zich ogenschijnlijk onmisbaar hebben gemaakt moeten worden afgerond, is daarentegen een zeker een punt van aandacht bij veel Nederlandse organisaties. Ik zie het in het Amerikaanse lijstje niet terug.

De noodzaak tot integrale HR-systemen en de rol van P&O

MBO Partners en HRO Service and Technology Association besluiten met een aantal conclusies die het noteren meer dan waard zijn. Centraal hierin staat de oproep aan P&O-afdelingen om een leidende rol te spelen in het beleid rond zp’ers, zowel voor als tijdens hun opdracht.

•  “As the number of ‘non-traditional’ employees or independent workers increases, the value and contribution HR makes to the enterprise will be compromised unless HR begins to broaden their support. Any program that HR uses to optimize the regular workforce should be considered to serve this new population of worker”. Alle HR-processen, van planning tot exit-interviews en alumnibeleid, moeten en kunnen worden vertaald naar dit nieuwe type medewerkers (zie ook deze 10 stappen naar goed opdrachtgeverschap)
• De afdelingen P&O zijn steeds afhankelijker van HR-systemen om hun processen te ondersteunen en hun meerwaarde te kunnen laten zien. Die traditionele systemen zijn echter lang niet allemaal ingericht op zp’ers. VMS- of inkoopsystemen waarin zp’ers als ondernemer staan geregistreerd zijn bijvoorbeeld niet gekoppeld aan HR-systemen rond inhuur of beloning. Als de HR-afdeling het gat tussen die werelden niet weet te dichten, mist ze de boot als het gaat om het leveren van harde HR-data. Een aantal leveranciers, ook in Nederland, werkt er hard aan om die systemen beter op elkaar te laten aansluiten.
• Uiteindelijk gaat het voor organisaties altijd om het juiste talent, op het juiste moment. Recruitment van talent is een sleutel tot succes. Nu een belangrijk deel van dat talent als zelfstandig professional beschikbaar is, zal dat deel van de arbeidsmarkt ook aandacht behoeven. Alleen HR-afdelingen zullen in staat zijn om managers die behoefte hebben aan de juiste zelfstandig professionals op de juiste manier te ondersteunen. Volgens MBO en HRO is een goed beleid om toegang te hebben tot zp’ers voor kleinere organisaties van levensbelang. Grotere organisaties hebben het nodig om relevant en competitief te blijven.

Ik volg de discussies bij organisaties rond het inhuren en inzetten van zp’ers op de voet. Zowel in Nederland als in de VS. Een rapport als dit maakt duidelijk dat we – op z’n minst in de discussie die hierover wordt gevoerd – in Nederland nog net een stapje voorlopen. Het vertalen van die gesprekken naar handelen in de praktijk door echt slagen te maken, daar zijn de Amerikanen in het algemeen weer wat beter in.