Accountants overheden laten oog vallen op inhuur

Accountants bij overheidsorganisaties letten steeds meer op de rechtmatigheid van aanbestedingen. Met name het gebruik van dynamische aankoopsystemen leidt vaak tot ‘een kramp’.

Die stijgende belangstelling van de accountants voor de inhuurpraktijk van gemeentes en andere overheden viel op te maken uit een recent ochtendseminar, georganiseerd door onder meer Nétive en StaffingMS. Veel van de aanwezigen, van gemeentes als Nijmegen, Woerden en Almere, maar ook van veiligheidsregio’s en zorginstellingen, en bijvoorbeeld de AFM, merkten daar op dat bij de accountantscontrole dit jaar rechtmatigheid van de inhuur een thema was dat meer speelde dan ooit.

Walter Engelhart, advocaat bij bureau Van Benthem & Keulen, ziet dat in de praktijk ook, zei hij op de bijeenkomst. ‘We merken een enorme kramp bij accountants om de inhuurverantwoording van gemeentes goed te keuren. Maar volgens mij kan het nooit de bedoeling van de wetgever zijn dat we met zijn allen vanuit kramp gaan opereren.’

Onrechtmatig? Of toch niet?

Deel van de zorg bij accountants is ontstaan doordat de Rijksauditdienst vorig jaar het Dynamische Aankoopsysteem (DAS) van de Nederlandse politie onrechtmatig verklaarde. Daarbij ging het onder meer om de vraag of een aanbestedende dienst een ‘klikgesprek’ mag houden met een leverancier, of dat zoiets niet mag, omdat de wet voorschrijft dat een aanbestedingsprocedure volledig digitaal moet verlopen.

Volgens Engelhart een onzinnige discussie. Hij denkt dat in de wet nooit bedoeld is dat leverancier en opdrachtgever niet meer met elkaar mogen praten. Als je er maar van tevoren helder over bent dat je het gaat doen. ‘Het is toch logisch dat je iemand een keer gesproken wilt hebben voordat je hem of haar inhuurt?’

Hij vergelijkt het met een ‘smaaktest’ bij de aanbesteding van een koffieautomaat. ‘Ook dat kun je niet volledig digitaal doen. Als je het belangrijk vindt om te doen, doe het dan. Maar communiceer het wel aan het begin, en meld zo gedetailleerd mogelijk hoe je je procedure inricht. Dan kun je altijd tegen een leverancier zeggen: u kende de spelregels, en u heeft vervolgens zelf ervoor gekozen om in te schrijven. Knappe aanbieder die jouw procedure dan nog bij de rechter onderuithaalt.’

Geruststellende woorden

Ook Chris Neddermeijer, een van de oprichters van Nétive, had geruststellende woorden van de aanwezigen die kampten met de plotselinge nadrukkelijke aandacht van de accountant voor hun inhuurprocedure.

Zorg dat je hiring managers in het proces begeleidt. Help bij het opstellen van de beoordelingscriteria. Alleen zo haal je de beste kandidaten uit de markt.

Volgens hem is een DAS niet alleen een uitstekend en rechtmatig middel om een goede kwaliteit aan kandidaten te selecteren, het hoeft bovendien niet eens veel rompslomp te zijn. ‘Leuker kunnen we het niet maken, wel makkelijker’, parafraseerde hij daarbij een bekende slogan van weleer.

De tooling die Nétive biedt voor een dynamisch aankoopsystemen, maakt het bijvoorbeeld makkelijk punten toe te kennen aan verschillende inschrijvers voor een opdracht. Zo wordt het uiteindelijk voor de aanbestedende dienst makkelijker kiezen wie de ideale kandidaat is. Het grootste risico daarvan, aldus Neddermeijer? ‘Dat je vooraf denkt dat Pietje de beste kandidaat is. Maar dat uiteindelijk blijkt dat Jantje toch een betere Pietje is.’

Zijn tip voor iedere organisatie die een DAS overweegt is wel: zorg dat je hiring managers in het proces begeleidt. Communiceer veel. En help hen bij het opstellen van de beoordelingscriteria. Alleen zo haal je de beste kandidaten uit de markt, stelt hij. ‘Probeer je managers dus uit te dagen alle mogelijkheden van het systeem te benutten’

75 miljard euro uitgegeven

Dat accountants hun oog laten vallen op de rechtmatigheid van inhuur is overigens ook weer niet zo verrassend: er gaat namelijk steeds meer geld in om. In Nederland besteedt de overheid jaarlijks zo’n 75 miljard euro, bij 70.000 leveranciers. Dit gebeurt via zo’n 10.000 Europese aanbestedingen. ‘En inhuur van personeel maakt daar best een groot onderdeel van uit’, aldus Willemijn Oudenaarden, collega van Engelhart bij Van Benthem & Keulen.

Sinds iets meer dan anderhalf jaar moeten alle overheden zulke inhuuropdrachten (boven een drempelwaarde) Europees aanbesteden, zodat in principe iedereen in Europa kan meedingen. Een DAS is voor zo’n procedure veruit het meest voorkomende middel. Leveranciers moeten zich voor zo’n systeem eenmalig relatief uitgebreid aanmelden, waarna het per opdracht weinig moeite meer kost om je belangstelling kenbaar te maken.

Gemiddelde opdrachtwaarde: 80.000 euro

Er zijn inmiddels talloze van zulke DAS’sen in Nederland actief. Alleen het afgelopen jaar kwamen er zo’n 80 bij, dus zelfs ondanks de ophef rondom de rechtmatigheid. Paul Oldenburg van Staffing Management Services wist op het ochtendseminar te vertellen dat een enkele opdracht op een DAS gemiddeld tussen de 8 en 11 inschrijvers oplevert (bij gemiddeld 1.200 inschrijvers op het hele systeem). Zo’n opdracht heeft dan een gemiddelde waarde van ongeveer 80.000 euro.

Volgens Oldenburg is het inmiddels een steeds beter geaccepteerd en ontwikkeld systeem om vraag en aanbod op een transparante en efficiënte manier bij elkaar te brengen. ‘Toen ikzelf 20 jaar geleden nog freelancer was moest ik het hele land om overal kopjes koffie te drinken voor ik aan een opdracht kon beginnen. Nu zie ik de mogelijke opdrachten gewoon op mijn telefoon binnenkomen.’

Hij merkt de laatste 2 jaar wel een andere, opmerkelijke trend als gevolg van de DAS’sen ontstaan. ‘Wij worden steeds vaker door onze opdrachtgevers gevraagd om hun voorkeurskandidaten af te bellen’, zegt hij met een glimlach. ‘Ze dachten aanvankelijk dat Jantje de beste was, maar nou bleek dat achteraf toch niet zo te zijn. Dan willen ze zelf Jantje niet afbellen, vanwege hun persoonlijke relatie, en vragen ze ons om het slechte nieuws te gaan vertellen.’

Peter Boerman is (eind)redacteur bij ZiPconomy. Hij is daarnaast hoofdredacteur van Werf&, over arbeidsmarktcommunicatie en recruitment. Hij is gefascineerd door de vraag hoe menselijk talent en organisaties bij elkaar worden gebracht, en wil met zijn verhalen bijdragen aan een wereld waarin mensen zoveel mogelijk van hun potentie kunnen verwezenlijken. Bekijk alle berichten van Peter Boerman

Eén reactie op dit bericht

  1. Goed stuk, alles om aan de rechtmatigheid te voldoen toch? Alleen, die laatste alinea, daar krijg ik dan weer kramp van. Is het een trend of is het een keer of wat voorgekomen? Volgens mij is er een andere trend gaande. Opdrachtgever en intermediair/zzp’er hebben al een overeenkomst bereikt met elkaar. En, oh ja, we moeten het nog even DAS’sen. Hordes intermediairs en zzp’ers springen er dan op, terwijl het eigenlijk al beklonken is. Voor het oog van het kerkvolk (lees: accountant).