‘Het ontbreekt te vaak aan goede pre- en onboarding van externen’

Er wordt veel geïnvesteerd in employer branding, maar daarbij worden externen vaak vergeten. Een gemiste kans, want aandacht voor opdrachtnemerstevredenheid is de belangrijkste quick win. Dat stellen drie experts in een recente aflevering van ZiPtalk over goed opdrachtgeverschap.

Medewerkerstevredenheid externen

Besteden organisaties überhaupt aandacht aan goed opdrachtgeverschap? Mariëtte Wendrich, CEO van MSP-dienstverlener Flextender, haalt een situatie aan tijdens een recent eigen evenement, waar veel opdrachtgevers aanwezig waren. “Op de vraag wie wel eens een medewerkerstevredenheidsonderzoek doet onder externen stak niemand een hand op. Voor velen was dit een eye-opener. Als Flextender willen wij onze leveranciers, zzp’ers en gedetacheerden zo gecommitteerd mogelijk houden. Dus voor ons is het heel belangrijk hun tevredenheid te meten. Maar gek genoeg gebeurt dat dus niet altijd vanuit de opdrachtgever zelf.”

Jan-Willem Weijers, hoofdredacteur ZiPconomy en Total Talent Management-expert,  herkent dit. “Ondanks dat HR steeds meer ownership neemt en Inkoop vaker aan tafel zit, zie ik nog steeds dat vast en flex twee verschillende stromen, twee silo’s, zijn. Welke (positieve) ervaring heeft een externe medewerker met jouw organisatie? Daar mag best wel meer aandacht voor zijn.” 

Dat kun je meten door een medewerkerstevredenheidsonderzoek, waarbij Weijers erop wijst dat voor externen wellicht een tussenvorm een goede optie is. “Dat is meestal een heel uitgebreide vragenlijst, maar je kunt ook een ‘uitgeklede’ versie maken, met alleen vragen die voor externen relevant zijn. Hoe tevreden is die externe vanaf de eerste dag tot en met de dag dat hij of zij vertrekt?”

Onboarding flex

Een eerste belangrijk onderdeel van goed opdrachtgeverschap is zorgen voor een goede onboarding van externe medewerkers. Daar schort het in de praktijk nog vaak aan. Claire Kros, die als zelfstandig Learning & Development Consultant onder meer onboarding-programma’s ontwikkelt voor organisaties, merkt dat organisaties zich bij onboarding nog vooral richten op vaste medewerkers en flexkrachten over het hoofd zien. “De opdrachtgever heeft de externe medewerkers vaak niet heel scherp in de scope. Ik ga dan zeker het gesprek aan over de flexschil. Maar eigenlijk moet dat helemaal geen discussie zijn.” 

Het begint natuurlijk met het besef van het belang van die flexschil binnen je organisatie. In een recente podcast zei Nétive-CEO Mikael Lindmark nog dat velen daar geen idee van hebben. “In veel organisaties bestaat inmiddels een derde tot zelfs de helft van de totale workforce uit extern talent. Het brede publiek beseft nog onvoldoende hoe ver deze verschuiving al is. In sommige sectoren is het bijna onmogelijk geworden om bepaalde profielen te vinden die nog in vaste dienst wíllen werken.” 

Weijers adviseert organisaties dan ook met klem om inzicht in de eigen totale workforce te krijgen. “Zorg dat je ook alle flex in beeld hebt.” Als Kros bij een organisatie binnenkomt, moet meestal dat hele plaatje nog getekend worden. “Dat begint met bekijken hoe de doelgroep, inclusief flex, eruit ziet. Ik zie ook dat er vanuit twee silo’s wordt gekeken, maar je moet ook beseffen dat de aanvliegroute van hoe iemand binnenkomt gewoon anders is.”

Belang van pre-boarding

Volgens Kros is met name voor externe medewerkers een goede pre-boarding cruciaal. Vanaf het moment dat een flexmedewerker weet dat hij of zij de opdracht gaat doen, het contract is getekend, volgt een wachtperiode tot aan de eerste werkdag (wanneer de onboarding start). In die periode tot aan die startdatum hoort een externe meestal niets. “Hij of zij is blij met opdracht en staat te springen om te beginnen, maar weet nog steeds niet waar hij of zij precies naar toe moet. Dus dat moet het startpunt zijn. Als opdrachtgever zul je eerder al een aantal momenten moeten inplannen om ervoor te zorgen dat iemand die eerste werkdag ook daadwerkelijk als fijn gaat ervaren.” Die pre-boarding is er lang niet altijd. “Het komt voor dat externen niet eens komen opdagen de eerste werkdag omdat ze überhaupt niet wisten dat die eraan kwam.”

Weijers voegt daaraan toe dat goed opdrachtgeverschap eigenlijk al vóór het tot stand komen van een contract begint. Hij weet dat het in de praktijk regelmatig voorkomt dat bijvoorbeeld een zzp’er vooraf door allerlei hoepels moet springen, naar het kastje van de muur wordt gestuurd, zich moet inschrijven via allerlei systemen voor verificatie, diploma- en identiteitchecks, et cetera. “Het is belangrijk dat een zzp’er of andere flexkracht aan de hand wordt meegenomen en geholpen. Ook dat hoort bij pre-boarding.” 

Kros’ advies: breng in kaart hoe de (route van de) pre-boarding eruit ziet, leg ankerpunten vast waarop de externe informatie over zijn opdracht en de organisatie krijgt. “Zorg dat alles die eerste dag gewoon ontzettend goed geregeld is. Want dat is je visitekaartje. Dat bepaalt hoe iemand jouw organisatie (lees: employer brand) ervaart. Die zzp’er loopt na de eerste werkdag het kantoor uit en belt een vriend of familielid. Zegt hij dan aan de telefoon ‘Jeetje, wat een rotzooitje hier! of ….”

Regie op candidate journey

Het komt er dus op neer dat je als opdrachtgever regie moet houden op de pre- en onboarding. Maar dat is lastig als er tal van schakels in de keten tussen zitten, zoals een MSP, broker en leveranciers als detacheerders en uitzenders. “Dat klopt. Iedere partij moet zijn deelverantwoordelijkheid pakken, dat maakt het complex”, geeft Wendrich toe. Maar het kan wel, stelt zij. “Het is onze rol als MSP om alle partijen bij elkaar te brengen. We zien dat dat ook goed werkt.” 

Hoe? “Wij hebben ons eigen VMS gebouwd, waarbij alle partijen vanuit één systeem werken. Dat vergemakkelijkt het hele inhuurproces. Het hele onboardingsproces gebeurt via ons en we hebben grip op het hele e-mailproces.” 

Hoe uitgebreider de keten, hoe lastiger het is een externe te begeleiden in een goede candidate journey. Maar al te vaak moeten externen in verschillende systemen uren schrijven, verschillende contracten tekenen. Niet bij Flextender, legt Wendrich uit. “Er zijn uitzonderingen, maar in principe gebeurt dit gewoon allemaal in ons proces. Ook zzp’ers en gedetacheerden schrijven gewoon altijd hun uren in ons systeem.”

Beluister de gehele ZipTalk hier:

Interne verbinding

Kros trekt het belang van onboarding breder. “Je huurt iemand in, dus je wilt dat die zo snel mogelijk aan de slag gaat. Maar als je alleen maar zegt ‘hier is je laptop, je toegangspas, je checklist en hier kun je je uren schrijven, dan gaat die externe niet snel productief zijn voor jouw organisatie. Je moet in die eerste periode ook zorgen voor verbinding met het interne netwerk. Nog te vaak zie ik dat een aantal onboardingselementen op dat gebied alleen voor interne medewerkers worden aangeboden. Die externe moet zelf zijn weg maar vinden. Maar elke organisatie heeft een eigen visie en manier van werken. Het zou raar zijn als een externe overal zomaar als een kameleon kan meekleuren. Dus je moet ervoor zorgen dat die tijdelijke kracht ook optimaal voor jouw bedrijf kan werken.” 

Bovendien kan een organisatie volgens haar juist tijdens de onboarding gebruikmaken van de ervaring die de externe heeft opgedaan bij andere organisaties. “Gebruik die kennis van buiten als een spons om jouw organisatie te optimaliseren.”

Employer branding

Werk maken van goede pre- en onboarding en een soepele candidate journey van externen loont veel meer dan organisaties zich realiseren, denkt Wendrich. “Er wordt veel geld geïnvesteerd in employer branding, terwijl dit een quick win is. Wij kunnen als MSP adviseren en coachen, maar de daadwerkelijke onboarding: hoe wordt iemand ontvangen op de werkvloer binnen de organisatie? Dat ligt toch echt bij de opdrachtgever zelf.”

Het ontbreekt nog wel eens aan aandacht voor opdrachtnemerstevredenheid, weet Weijers. “Er zijn heel veel studies naar de Employer Value Proposition (EVP), hoe je dat vertaalt naar employer branding, naar de candidate journey. Maar als je vraagt ‘hoe doen jullie dat voor externen?’ is het antwoord ‘dat moet de MSP-partij maar regelen’. En die MSP doet dat ook – het is ten slotte hun specialisme –  maar je kunt dit niet goed doen zonder de eindopdrachtgever.”

• Lees ook: De candidate experience voor externen: het vergeten HR-dossier

Total Talent Management begint met de vraag hoe je met de verschillende soorten medewerkers, vanuit verschillende processen, toegevoegde waarde kunt realiseren. Maar zo’n total workforce-benadering hoef je volgens Weijers niet direct groots aan te pakken. “Begin met kleine stukjes, het zit in allerlei dingetjes in het (onboardings)proces. Doe je dat bij je eigen, vaste medewerker, doe dat dan ook voor de externe kracht. Zorg gewoon dat de medewerker tevreden is.”

Wendrichs’ tip: Wees zichtbaar voor de externe, weet wat die externe wil en nodig heeft. Je moet überhaupt goed zijn voor je mensen, ook voor je externen. Die mag je niet vergeten.”