Alle inhuur onder een dak of niet? ‘Centraliseer en houd ruimte voor specialisten’

“Mijn opdrachtgever in de publieke sector wil meer grip, samenhang en centrale regie op de inhuur. Zij werken nu samen met een intermediair, payrollbedrijf en een uitzendmantelovereenkomst. Is het tijd om alles onder één dak te brengen?”

Die vraag stelde projectleider Aanbestedingen Kim Priestman op LinkedIn. Is centrale inhuur de toekomst of niet? En waar moet een opdrachtgever vooral op letten bij zo’n aanbesteding? Ze kreeg volop respons van bureaus, inhurende managers en interim-professionals. Hiermee gaat ze nu aan de slag om een goede uitvraag uit te zetten.

Voeg centrale regie toe, behoud meerdere leveranciers

Het vaakst gegeven advies: voeg centrale regie toe en behoud meerdere leveranciers. Ceo Mariëtte Wendrich van de onafhankelijke MSP Flextender merkt dat steeds meer publieke organisaties op zoek zijn naar centrale regie.

Wendrich: “Onze ervaring is dat ‘alles onder een dak’ alleen goed werkt als je flexibiliteit, marktwerking en toegang tot specialistische leveranciers behoudt. Zoek een balans tussen centrale regie en een open leveranciersnetwerk.”

“Payroll en uitzenden zijn echt een vak apart geworden”, zegt ook Mathijs Duisdecker, interim-experts op het gebied van Contingent Workforce, Staffing & HR. “Je kunt deze disciplines dan ook beter apart aanbesteden, maar de regie en het inzicht centraal organiseren via een Vendor Management Systeem (VMS). Zo creëer je grip en samenhang, terwijl je per vakgebied de beste expertise in huis haalt.”

Onafhankelijkheid en Total Workforce Management

Lotte Leushuis is manager in de zorg en directeur van Het Scribe Collectief, een organisatie die studenten psychologie inzet voor inhoudelijke administratieve taken. Volgens haar kan een MSP zeker helpen meer grip te krijgen. Ook zij adviseert een onafhankelijke MSP. “Wanneer een MSP zowel regievoerder als leverancier is, ontstaat het risico op belangenverstrengeling. Een onafhankelijke positie van de MSP draagt bij aan betere selectie, marktwerking en vertrouwen.”

Rolf Hamersma van Nétive VMS adviseert aan de slag te gaan met Total Workforce Management. “Dat betekent centrale regie over alle inhuurvormen, waarbij een VMS de plek is waar alles samenkomt. Netjes geïntegreerd met de rest van het digitale landschap. Begin nu met het verkennen van alle inhuurvormen, want misschien zijn er nog contractvormen buiten beeld.”

Centralisatie begint intern

“Bedoel je interne centralisatie of wil je alle opdrachten samenvoegen in één raamovereenkomst?” vraagt Rémon van Buuren (partner bij Workforce Consulting). “Dat laatste kan grote implicaties hebben voor de uitvoering. Daarom is het lang niet altijd een passende oplossing, zeker niet binnen een publieke omgeving.”

Tjeerd van der Woude is adviseur arbeidsmarktvraagstukken publieke sector bij 3Cruitment.nl. Ook hij ziet dat meer organisaties grip zoeken. Hij adviseert om te voorkomen dat je afhankelijk bent van een partij, ruimte te behouden voor specialistische niches en te zorgen voor adoptie binnen de organisatie.

Vragen aan de organisatie

Ook organisatieadviseur Cor Lehmann benadrukt het belang van interne verantwoordelijkheid en overzicht. Lehman: “Alles onder één dak vraagt ook om duidelijke governance en heldere verantwoordelijkheden.”

“Zorg dat de keuze voor een MSP of centrale regie niet alleen een inkoopbeslissing is, maar ook een organisatorische”, adviseert Felicia Cornelisse, zelfstandig inhuurexpert bij Regie op inhuur en voormalig operationeel manager bij Het Flexhuis. “Vraag de organisatie in deze verkennende fase: Wie heeft intern de regie? Hoe volwassen zijn de processen al? En wat wil je zelf blijven doen?”

Vragen aan je leveranciers

Betrek je huidige leveranciers bij de keuze voor een MSP of broker, tipt Roy Looijkens. Hij is commercieel manager bij Driessen, uitzendbureau en HR-dienstverlener gespecialiseerd in de publieke sector. “Bekijk vroeg in het proces of het voor leveranciers aantrekkelijk is om aan te sluiten op een broker- of MSP-dienstverlening.”

Goede leveranciers zoals gespecialiseerde detacheerders of sterke uitzendbureaus hebben namelijk de luxe om te kiezen. Zorg dus dat het voor hen aantrekkelijk blijft om voor je te werken. 

Daarvoor waarschuwt ook Charlotte van Aken, interim inkoop- en projectbegeleider): “Als zzp’er wil ik je meegeven dat veel brokers automatisch zzp blokkeren. Ze denken dat interimmers ‘wel even’ tijdelijk in loondienst of via payroll willen werken (dat is niet zo). Of ze leggen 10-15 euro extra op het tarief, zonder echte meerwaarde te bieden.”

Zelf doen?

Hoewel de meeste professionals onafhankelijke, centrale regie adviseren, zijn er ook organisaties die het anders aanpakken. KPN kiest ervoor om dit niet uit te besteden, maar zelf een team van experts op de loonlijst te zetten. Zij vormen een interne afdeling die alle inhuur regelt: uitzenden, detacheren, zzp en SoW. Manager Externe Inhuur Sylvia Kornet: “Dat geeft grip en beter inzicht in kosten, risico’s en kwaliteit.”

Tip 1: Centrale regie met flexibele uitvoering

Professionals komen ook met tips uit de praktijk. HR-expert Bart Dassen van Leitmotiv Consulting adviseert om niet blind alles op dezelfde manier te organiseren. Zijn visie: organiseer de inhuur centraal zodat je het overzicht hebt, maar behandel een vakspecialist niet op dezelfde manier als een vakantiekracht. Dan verlies je namelijk aansluiting met de markt. Dassen: “De winst zit vaker in slimme segmentatie binnen centrale regie dan in volledige bundeling.”

Tip 2: Betrek ook HR

Talentacquistion-specialist Wijnand van Huut vindt centrale regie een goed idee. Hij adviseert om niet alleen inkoop, maar ook HR te betrekken. “Zoek een dienstverlener met een professioneel werving- en selectieproces.  Inhuur hoeft niet even zwaar gescreend en geselecteerd te worden als vast personeel, maar in vergelijkbare trajecten zie ik dat er een gedegen proces meestal ontbreekt. HR kan hierbij helpen.”

Conclusie

Priestman is heel blij met alle reacties. In gesprek met ZiPconomy vertelt ze dat dit gaat om een opdracht waarbij meerdere gemeenten samen regionaal aanbesteden. Ze hebben de afgelopen jaren al flink meer samengevoegd: van vijf percelen met drie leveranciers per stuk naar vier gespecialiseerde leveranciers.

Qua eigenaarschap binnen de organisatie zit het wel goed, vertelt ze. “We hebben een mooie club van HR-businesspartners en inkopers die zich bezighouden met inhuurbeleid, contract- en leveranciersmanagement.”

In gesprek over de beste oplossing

Ze ziet nu meerdere opties voor zich om meer grip te krijgen op inhuur. Bijvoorbeeld één onafhankelijke regiepartner of het aantal leveranciers terugbrengen van drie naar twee. “De ideale oplossing heb ik nog niet, maar wel volop uitnodigingen om te praten met deskundigen”, zegt ze. “Die neem ik graag aan. Het is goed om te zien dat de markt open staat om visies en input te delen, zodat wij de best mogelijke uitvraag kunnen doen.”

Eén belangrijk selectiecriterium heeft ze al: hoe gaat een partij om met schaarse doelgroepen? “Vooraf doen leveranciers mooie beloftes, maar deze contractperiode is er weinig van terechtgekomen”, zegt ze. “Functies bij burgerzaken of in groenvoorziening blijven lastig vervulbaar. We zoeken experts met echte oplossingen die ze ook kunnen waarmaken.”