Inhuur op orde: VMS, MSP, combineren of zelf doen?

Je organisatie groeit en op den duur heb je meer grip nodig op personeel en inhuur. Met de juiste hulp kom je sneller verder, bijvoorbeeld met een robuust Vendor Management Systeem (VMS) en een deskundige Managed Service Provider (MSP)”, vertelt commercieel directeur Eric Noorlander (Nétive VMS).

Hij organiseerde tijdens de Werf& en ZiPconomy Webinar Week een speciale sessie over dit thema. Hij nodigde Martin Westerhof van Circle8 uit om gezamenlijk dieper in te gaan op de rol van onafhankelijke VMS en MSP. Hoe weet je wat past bij jouw organisatiedoelen? Hoe versterken een VMS en een MSP elkaar? Hoe maak je de juiste afweging voor nu en de toekomst?

Het volledige webinar is terug te kijken onderaan dit artikel.

Noodzaak van grip op inhuur

Krapte op de arbeidsmarkt en continu veranderende wet- en regelgeving maken het heel belangrijk voor organisaties om grip te krijgen op hun personeelsbestand. “Handmatig alle wijzigingen bijhouden is niet te doen in een grote organisatie”, vertelt Noorlander. “De noodzaak om grip te krijgen op externe inhuur is groter dan ooit.”

Dat heeft allerlei oorzaken, bijvoorbeeld geopolitieke onzekerheid en de strengere regelgeving rondom arbeidscontracten. “De meeste organisaties werken met een mix van contractvormen: zzp’ers, gedetacheerden en tijdelijke contracten”, vertelt de specialist. “De overheid controleert intensiever op schijnzelfstandigheid. Zonder duidelijke strategie loop je risico’s op boetes of juridische problemen.”

Een goed ingericht systeem zorgt ervoor dat je altijd weet wie er voor je werkt, onder welke voorwaarden en of alles juridisch klopt. “Dat is ook belangrijk in het kader van privacywetgeving”, zegt hij. “Met een VMS zorg je dat gevoelige gegevens veilig zijn en niet te lang worden bewaard.”

Wat is een VMS?

VMS staat voor Vendor Management System. Het is software waarmee je het volledige inhuurproces automatiseert. “Een VMS zorgt voor transparantie, efficiëntie en grip op externe inhuur,” vertelt Noorlander. “Het helpt je alles rondom je inhuur goed te regelen: van aanvraag tot facturatie. Vooral op een krappe arbeidsmarkt helpt een VMS om sneller de juiste professionals te vinden. Een VMS stelt je in staat alle kanalen voor toegang tot talent te beheren. Daarnaast helpt een VMS bij kostenbeheer, doordat het inzicht geeft in tarieven en contractvoorwaarden.”

Een belangrijk voordeel van een VMS is dat het je helpt te voldoen aan wet- en regelgeving. “Nederland is kampioen in het verzinnen van regels,” zegt hij. “Met een VMS borg je zaken als de Wet DBA en het anonimiseren van persoonsgegevens.”

Wat doet een MSP?

Een MSP (Managed Service Provider) neemt het externe inhuurproces uit handen van organisaties. “Wij beheren leveranciers, zorgen voor naleving van wetgeving en optimaliseren inhuurstrategieën”, legt commercieel directeur Martin Westerhof van Circle8 uit. “Een MSP is als het goed is een onafhankelijke partij die geen belang heeft bij wie wordt ingehuurd, als het maar de juiste kandidaat is tegen de juiste voorwaarden.”

Een MSP biedt vooral voordelen als organisaties moeite hebben met leveranciersmanagement. “Vroeger wilden bedrijven het aantal leveranciers beperken om het overzicht te bewaren”, zegt Westerhof. “Nu, in tijden van schaarste, wil je juist zoveel mogelijk kanalen benutten om de juiste talenten te vinden. Een goede combinatie tussen VMS en MSP geven je overzicht om via meerdere bronnen te zoeken en data-gedreven beslissingen te nemen.”

Samenwerking tussen een VMS en een MSP

Dit alles kan een MSP alleen maar doen met de juiste software: een VMS. Samen helpen een MSP en een VMS organisaties dus te voldoen aan wetten en regels. Noorlander: “Een VMS automatiseert compliance-processen, terwijl een MSP ervoor zorgt dat de organisatie zich eraan houdt.”

Ook zorgen een VMS en een MSP samen voor kostenbeheersing. “Met een combinatie van een VMS en een MSP krijg je inzicht in tarieven, contractvoorwaarden en budgetten”, zegt Noorlander. “Het draait daarbij niet zo zeer om kostenbesparing, maar om grip op de kosten.”

Een belangrijk voordeel van een onafhankelijk VMS is dat het overdraagbaar is. “Als een organisatie besluit om de MSP-dienstverlening stop te zetten, kan het VMS blijven draaien,” zegt Westerhof. “Dat biedt jou als opdrachtgever flexibiliteit om naar een andere MSP over te stappen of om het beheer in eigen hand te nemen.”

De weg naar een goede samenwerking

Westerhof benadrukt het belang van een goede voorbereiding. “De eerste stap is inzicht krijgen in de huidige situatie: welke contractvormen zijn er, wie zijn je belangrijkste leveranciers en hoe verloopt het goedkeuringsproces?”

Vervolgens ga je op zoek naar een oplossing voor effectief personeelsbeheer waarmee je voldoet aan wettelijke vereisten, kosten beheerst en de beste kandidaten aantrekt. “Investeer in een VMS om transparantie en controle te krijgen”, zegt Noorlander. “Bepaal vervolgens of je de inhuur zelf wilt beheren of wilt uitbesteden aan een MSP-dienstverlener.”

Daarna is het belangrijk om draagvlak binnen de organisatie te creëren voor de nieuwe manier van werken. Noorlander: “Lijnmanagers en HR moeten begrijpen waarom deze verandering nodig is en hoe het hen helpt in hun dagelijkse werk. Ook moeten ze goed leren samenwerken met je VMS en MSP. Daarom begeleiden we organisaties stap voor stap. Een gefaseerde implementatie vaak de beste aanpak. Begin met een pilot, leer van de eerste ervaringen en schaal daarna op.”

Meer weten? Bekijk hier het volledige webinar: