Deel 6: De laatste fase van de aanbesteding voor de leveranciers

Welke stappen moeten leveranciers zetten in de laatste fase van een aanbesteding om de felbegeerde opdracht binnen te halen? Dat schetst Alexander Crépin aan de hand van het praktijkvoorbeeld uit deze serie, een grote tender voor de inhuur van ICT-professionals bij Defensie.

HeadFirst besloot als hoofdaannemer in te schrijven op de ICT-inhuur tender van Defensie, en was daarbij succesvol (lees daarover meer in deel 5 van deze serie). Hoe ging deze leverancier met zijn partners de voorbereiding in van de laatste fase van de aanbesteding? Daarover gaat dit zesde en laatste deel van de serie Arbeidsmarkt in Tenderland, hoe het Rijk ICT-professionals inhuurt.

Serie Arbeidsmarkt in Tenderland, hoe het Rijk ICT-professionals inhuurt

Een bericht over de gunning van een grote ICT-aanbesteding bij Defensie . Dat was voor recruitmentstrateeg en interim-recruiter Alexander Crépin de aanleiding om zich te verdiepen in een specifiek aspect van de arbeidsmarkt voor externe inhuur, namelijk dat van inhuur via raamcontracten op basis van een aanbestedingstraject. Bij de gunning zijn er zeven raamovereenkomsten afgesloten met aanbieders van ICT-inhuurdiensten.
In deze zesdelige serie en in zijn eerdere blogs voor ZiPconomy, pleit hij voor een meer geïntegreerde aanpak van externe inhuur en recruitment voor vaste posities. Daarbij wijst hij graag op de mogelijkheden die Total Talent Management (TTM) en Total Talent Acquisition (TTA) aan organisaties te bieden hebben.
“De wereld van ICT-inhuur is voor veel HR en Recruitment managers relatief onbekend. Dat moet veranderen. Immers, als een groot deel van de ICT talentpool niet in dienstverband wil werken, dan is het noodzakelijk om te weten hoe je de instroom van ICT-freelancers vorm en inhoud kan geven. Dat is niet langer een pure inkoopaangelegenheid. HR, Recruitment en Inkoop moeten daarin samen optrekken.
In dit kader heb ik een serie blogs geschreven over de rol van Tenders bij de inhuur van ICT-professionals. Op deze manier probeer ik HR en Recruitment professionals een beter inzicht te geven in de impact van tenders op de vraag en aanbod op de Nederlandse ICT-arbeidsmarkt.”

Agile werken met sprints

Voor het Bidmanagement van HeadFirst heeft bij de voorbereiding van inschrijving op deze tender de Agile manier van werken zijn waarde bewezen. Men gaat er multidisciplinair aan de slag en er is een duidelijke rolverdeling.

De deadlines in dit soort tendertrajecten zijn spijkerhard en er moet tempo gemaakt worden. Er moeten zaken uitgezocht, opgesteld, afgestemd en weer bijgesteld worden en dan blijkt de werkwijze met ‘daily stand-ups’ en sprints prima te werken. Er wordt stap voor stap planmatig gewerkt en iedereen weet wat er wanneer opgeleverd moet worden. Problemen en knelpunten worden snel duidelijk en kunnen tijdig geadresseerd worden.

Bij grote tenders zijn de directies van alle partners doorgaans nauw betrokken. Dat moet ook, want er moeten besluiten genomen kunnen worden om het tempo erin te houden.

Kwalificeren, vragen beantwoorden en stellen

Procesmatig zijn er voor inschrijvers tegenwoordig niet veel verrassingen meer in dit soort aanbestedingen. Dat is ook goed, want dat betekent dat men qua planning het traject vrij snel kan inrichten en zich kan concentreren op de inhoudelijk kant.

De eerste stap bij publicatie van een tender is derhalve lezen en onderling het begrip van zaken afstemmen.

Een goed begrip van zaken is en blijft cruciaal om succes te kunnen behalen bij een tender. De eerste stap bij publicatie van een tender is derhalve lezen en onderling het begrip van zaken afstemmen. Lezen we het allemaal op dezelfde manier en wat is er wel en wat is er nog niet duidelijk? Wat wordt er gevraagd en welke vragen worden gesteld om zich te kunnen kwalificeren?

Om een gunning te verwerven moeten er o.a. aantal ‘wensvragen’ beantwoord worden (zie bijv. bijlage 6a,b,c en d). Uit de antwoorden op die vragen moet blijken of de leverancier een kwalitatieve goede dienstverlening kan uitvoeren. De kunst is om deze vragen goed te doorgronden en te bepalen of en op welke manier deze het beste beantwoord kunnen worden om zich van de concurrentie te onderscheiden, zonder daarbij fabeltjes te verkopen.

Ook al heeft de aanbestedende partij veel zorg besteed aan het opstellen van de tender en de begeleidende documenten, niettemin kunnen er inhoudelijk natuurlijk tal van vragen zijn voor degenen die interesse hebben in de aanbesteding.

Stellen van schriftelijke vragen

Bij de ICT-inhuur tender is er twee keer de gelegenheid gegeven tot het stellen van schriftelijke vragen over de tenderaanvraag. De aard van de vragen kan variëren van het krijgen van verduidelijking van de wensvraag tot het voorstellen van herformuleringen van de contractuele voorwaarden.

In principe kan men alles vragen, of er antwoord gegeven wordt is natuurlijk een tweede. Gegeven de transparantie van het tenderproces is het wel verstandig om goed na te denken over de te stellen vragen. De concurrentie leest namelijk mee en die kan uit een bepaalde vraagstelling afleiden wat de strategie is die gevolgd wordt bij de onderhavige tender.

De concurrentie leest mee. Door vragen te stellen maak je dus niet alleen jezelf wijzer, maar ook de andere partijen.

Door vragen te stellen maak je dus niet alleen jezelf wijzer, maar ook de andere partijen. Maar dat werkt natuurlijk twee kanten op. Een antwoord op de vraag van een concurrent kan ook verhelderend werken en benut worden bij het formuleren van het eigen antwoord op de ‘wensvragen’ of het accepteren van de contractuele voorwaarden.

Al met al moet er een pakket aan documenten ingeleverd worden om een raamcontract af te kunnen sluiten.

Proeve van bekwaamheid

Een van de cruciale onderdelen van dit tenderproces is de fase waarin een Proeve van Bekwaamheid wordt gehouden. Dit onderdeel speelt zich in de regel af binnen enkele dagen na indiening. Aan de Proeve van bekwaamheid nemen alle inschrijvers met hun partners deel. Bij de aankondiging van de tender was eveneens in de bijlage het reglement hiervoor opgenomen.

Bij de Proeve van bekwaamheid moet de inschrijver aantonen dat hij in staat is om binnen een 1 of 2 dagen een aanvraag (die representatief is voor de totale tender) te doorgronden en een antwoord te formuleren bestaande uit een analyse, advies en meestal een aantal cv’s.

Volgens Frans van Egmond, Bid Director bij de HeadFirst Group, moet dan blijken of men zijn huiswerk goed heeft gedaan en in staat is om samen met de partners snel te voldoen aan de vraag. Om dit zo goed mogelijk te doen, werd er door zijn team ten behoeve van de Proeve van bekwaamheid een ‘War Room’ ingericht. Daar waren alle partijen die meewerkten aan de tenderaanbieding aan de slag, zodat er direct met elkaar afgestemd kon worden. Als je iedereen bij elkaar optelt, inclusief de partners, dan bestond zijn team voor deze Proeve van bekwaamheid uit meer dan 20 medewerkers.

Intensieve voorbereiding in de ‘War Room’

Deze keer was er door Defensie een aanvraag opgesteld waarbij er binnen 2 dagen een analyse, aanpak en een beschrijving van het team van ICT-specialisten geleverd moest worden. De benodigde rollen binnen dat team waren nog niet duidelijk en moesten worden bepaald.

De ‘War Room’ is tijdens de Proeve van bekwaamheid een en al dynamiek met medewerkers van partners en HeadFirst. Alle verloven zijn dan als het ware ingetrokken. Dat is volgens Frans overigens niet nodig. “Als je ergens met elkaar naartoe hebt gewerkt, dan wil niemand het ‘moment suprême’ missen. Je moet dan wel op elkaar kunnen vertrouwen, op je partners, systemen, netwerk en de specialisten in dat netwerk. Dat kunnen wij omdat wij ons goed voorbereiden. Je moet op het scherpst van de snede acteren. Daarvoor zijn de belangen voor de betrokkenen in dit soort tenders te groot. Het zijn zeer intensieve maar ook hele leuke dagen.”

Je moet op het scherpst van de snede acteren. Daarvoor zijn de belangen voor de betrokkenen in dit soort tenders te groot.

Na het indienen van de beantwoording van de proeve van bekwaamheid op 12 mei, was het wachten. Dat duurde deze keer langer omdat één van de inschrijvers het niet eens was met de gang van zaken en naar de rechter was gestapt. Deze partij maakte bezwaar omdat zij door een storing in het systeem de antwoorden op vragen tijdens de Proeve later kreeg. Omdat de tijd daarna nog ruim voldoende was, stelde de rechter deze partij echter in het ongelijk. (zie uitspraak rechtbank Den Haag)

Keuze van het ministerie

Uiteindelijk werden de gelukkigen op 12 oktober 2022 geïnformeerd en konden her en der de champagneflessen ontkurkt worden. Er zijn zeven partijen geselecteerd uit een groep van 17 aanbieders. De keuze van het ministerie werd vooral gemaakt aan de hand van de kwaliteit van inschrijvingen en dienstverlening (goed voor 90% van de totale gunningsscore).

Er waren dus ook een aantal afvallers. Dat betekent overigens niet deze volledig buiten spel staan. Zo sluit Wouter Bisschop van Experis samenwerking met een of meerdere van deze partijen niet uit. Naar zijn idee staat het vrij om ook na toekenning van de tender samenwerking te zoeken, uiteraard binnen de kaders van de in de raamovereenkomsten vastgelegde gemaakte afspraken.

De nieuwe raamovereenkomst is per 1 maart 2023 in werking getreden en duurt maximaal vier jaar.

Tot slot

Hopelijk is in deze blogs duidelijk geworden dat de vraag naar in te huren ICT-specialisten vanuit de overheid substantieel is. Door voor meerdere jaren aan te besteden, weet men leveranciers te binden en voor langere tijd te committeren aan het leveren van de benodigde specialisten.

Het kan voor leveranciers erg aantrekkelijk zijn om als hoofd- of onderaannemer in te schrijven op een tender. Behoort men tot de gelukkigen, dan is vrij goed in te schatten welke omzet er mogelijk te realiseren is en kan men de daartoe benodigde investeringen doen om talent te (ver)binden.

Geïntegreerd Strategisch Total Workforce Management staat nog in de kinderschoenen en heeft nog een weg te gaan alvorens daadwerkelijk bij te kunnen dragen aan het opstellen van tenders, aan het specificeren van behoefte aan specifieke kennis en vaardigheden. Dat biedt naar mijn verwachting ook meer mogelijkheden aan HR om actief bij te dragen aan tendertrajecten.

In dit verband is ook vermeldenswaardig dat Sander Klaver, de categoriemanager ICT-professionals Rijk, liet weten dat hij recentelijk in een themapresentatie voor inkoopdirecteuren en personeelsdirecteuren van het Rijk heeft gewezen op het belang van meer aandacht voor een Total Workforce Management benadering.

Door de ontwikkelingen in de Oekraïne is het maar de vraag of en in welke mate er met deze tender voorzien kan worden in de behoefte aan ICT-inhuur bij Defensie. Misschien dat de oorlog aanleiding zal zijn tot meer ICT-investeringen. De vraag is vervolgens of er voldoende aanbod van specialisten is en of en in welke mate dit tot nog meer krapte op de arbeidsmarkt gaat leiden. Het zou zo maar kunnen dat Defensie meer moet gaan investeren in zowel het aantrekken als zelf opleiden van specialisten. In dat verband is de inmiddels gegunde Detavast-tender een interessante ontwikkeling om te volgen.

Deze whitepaper is bedoeld om meer inzicht te verschaffen in een niet te onderschatten onderdeel van de arbeidsmarkt. Het interessante is natuurlijk wel dat middels dit type tenders een meerjarig commitment wordt aangegaan tussen Defensie en leveranciers. De vraag die hieruit voortkomt, laat zich zeer zeker voelen in de beschikbaarheid van ICT-talent voor het bedrijfsleven en voor lokale overheden.

In de slag om ICT-talent zou de meerjarige binding van leveranciers, al dan niet middels tendertrajecten, ook in het licht van Total Talent Management een interessante optie kunnen zijn om te verkennen. Al gebied de eerlijkheid te zeggen dat het de schaarste op de arbeidsmarkt niet oplost.

Je kunt wel een sterkere relatie opbouwen met leveranciers van ICT-talent. Die moeten vervolgens natuurlijk ook investeren in het verbinden en ontwikkelen van talent. Want op een arbeidsmarkt waar schaarste is, is het kunnen vinden van talent geen vanzelfsprekendheid.

Lees in deze serie ook:

Of download de whitepaper met de volledige tekst

aanbestedingen, externe inhuur, overheid