"Exploring the future of work & the freelance economy"

Eén transparante kostprijsberekening voor inlener én ZP’er

Hoe kom je tot een ‘eerlijk’ tarief voor interim professionals? Met oog voor zowel kosten als marktwerking. Mark van Assema laat het zien hoe dat kan.

21757718_sHet blijft toch altijd weer een interessant spel, de tariefdiscussie. En tot op zekere hoogte is de discussie ook logisch, want ook als je voor een vast contract gaat, onderhandel je over de arbeidsvoorwaarden.

Voor flexwerkers, en dan met name ZP’ers, is de discussie regelmatig vertroebeld, vanwege de factor ‘ondernemerschap’. Het lijkt alsof die factor excessen in tarief naar onder én boven rechtvaardigt. Maar wat zou in de basis nu een ‘eerlijk’ tarief zijn, vanuit Goed Opdrachtgeverschap? In de basis moet er geen verschil zitten in de contractvorm, vast of flex.

Eerst uitkleden tot de kostprijs

Om toe te werken naar een transparante kostprijsberekening is het nodig om twee onvermijdelijke, maar zeer vertroebelende, componenten uit het eindtarief te trekken;

  1. Marktwerking
  2. Werving en selectie

De eerste is de moeilijkste, want Zelfstandig Professionals, of ZP’ers, zijn ondernemers. En ondernemers hebben te maken met marktwerking; het verloop van vraag en aanbod. Als vraag en aanbod niet in balans zijn, kan het gebeuren dat de prijs, het uurtarief bij ZP’ers, te hoog of te laag is. Op zich kun je dat ondernemersrisico noemen.

Maar het is algemeen geaccepteerd en soms zelfs wettelijk vastgesteld dat een producent niet onder zijn kostprijs zou mogen verkopen. Waarom is die kostprijs bij de inhuur van flexwerkers dan niet een geaccepteerd fenomeen? Bijvoorbeeld op Elance.com heb je een ervaren vertaler Engels – Nederlands voor $16 per uur, dat is haast minder dan het minimum uurloon van omgerekend $11,62 voor werknemers (waarvan de sociale lasten niet in die prijs zitten). Deze transparantie door internet zorgt niet voor een duurzame situatie.

Daarnaast heb je de kosten voor werving en selectie. Voor vaste contracten zijn deze kosten bekend, gemiddeld zo’n € 4700 per medewerker (uit “Recruitment Kengetallen 2013” van Hoekstra en Waasdorp). Afhankelijk van hoelang een vaste medewerker blijft, toch gemiddeld wel 3 jaar, is dat zo’n 2% van de kosten per productief uur (gebaseerd op onderstaand calculatiemodel).

Voor flex inhuur is dat percentage niet altijd bekend en fluctueert afhankelijk van het inhuurmodel dat voor flex gehanteerd wordt. Werk je met recruiters die opdrachten plaatsen op vacaturesites of marktplaatsen, dan zijn de kosten min of meer gelijk aan die bij vaste contracten, hoewel procentueel hoger omdat de opdrachten gemiddeld korter zijn dan 3 jaar. Werk je met intermediairs, dan doen zij een heleboel recruitment taken voor je, maar de kosten zijn wel een stuk hoger, vaak 10-25% van het uurtarief. Meer lezen over hoe je kunt besparen door professioneel inhuren kan in dit boek van Boodie, de Laat en Oldenburg.

Gelijke monniken, gelijke kappen

Voor het vaststellen van de kostprijs heb ik de tariefberekeningen eens omgedraaid. De meeste bestaande tools voor tariefberekening, zie mijn eerdere blog over een eerlijk tarief, hanteren 2 verschillende berekeningen, één voor de opdrachtgever en één voor de ZP’er. Maar waarom? Deze aparte aanpak zorgt juist voor vertroebeling van de tariefdiscussie.

Stel, de ZP’er wil/heeft een lease auto en neemt die kosten mee in zijn tarief. Maar de opdrachtgever waarmee hij onderhandelt doet niet aan leaseauto’s, zit naast een station, en kent alleen een reiskostenvergoeding. Door een ‘open calculatie’ model komt dit punt dan als specifiek onderhandelingspunt op tafel, net als bij het onderhandelen over een vast arbeidscontract.

Open Calculatiemodel voor ZP’ers

In uitzendland zijn open calculaties al gemeengoed, gevoed vanuit een CAO. De meeste grote inleners weten precies hoeveel vakantiedagen, reiskosten en andere voorwaarden de uitzendkrachten hebben die bij hen aan het werk zijn. Dit heeft geleid tot eerlijke arbeidsvoorwaarden voor deze groep flexwerkers, rekening houdend met minimumloon etc.

Natuurlijk zitten er allerlei voor- en nadelen aan een open calculatie voor ZP’ers, ik hoor graag jullie reactie! Maar de belangrijkste reden waarom ik dit voorstel, is transparantie. Een soort basis hygiëne in tariefberekeningen, waardoor excessen naar boven en naar onder in ZP land worden tegengegaan.

Voor inleners wordt de tariefberekening van een ZP tarief hiermee vrij eenvoudig, omdat het de kostenopbouw van vaste contracten volgt. Voor ZP’ers lijkt deze aanpak misschien onterecht, omdat een aantal aanvullende kosten die je maakt niet apart worden berekend. Voor de grote kostenposten als AOV, Pensioenopbouw en voorziening leegloop wordt gewoon een opslag gebruikt, net als voor vergelijkbare kosten bij vaste medewerkers. En de kleinere kostenposten zou je moeten halen uit andere voorwaarden waar je iets op toelegt of bijvoorbeeld door lager verzuim, daar zitten de keuzes vanuit ‘het ondernemerschap’.

Hier een invulversie van het open calculatiemodel. Deze kun je invullen met de bij jouw organisatie geldende standaard arbeidsvoorwaarden.

Vanuit een redelijk gemiddeld arbeidsvoorwaardenpakket (geen variabele beloning, wel 13de maand, geen lease auto, 38-urige werkweek, 25 vakantiedagen, geen ADV, 4% ziekteverzuim, zie invulversie voor alle voorwaarden) krijg je dan deze kostprijs tarieven voor ZP’ers.

tabel voorbeeld ZP tarieven

Wat valt er nog te onderhandelen uiteindelijk?

Niet de kosten voor de werving en selectie, want bij een  professioneel inhuurproces (zie ook het eerder genoemde boek hierover) zijn die kosten transparant en dus niet onderhandelbaar.

In de kostprijs zit maar beperkte onderhandelingsruimte, want dat tarief kunnen opdrachtgever en opdrachtnemer met bovengenoemde aanpak transparant berekenen. Daarin zitten dezelfde onderhandelingselementen als bij een vaste functie, bijvoorbeeld over het bruto salaris zelf en de reiskosten/leaseauto, maar veel ruimte zit daar meestal niet in vanuit de opdrachtgever gedacht.

De enige factor die echt ruimte biedt voor onderhandeling is de marktwerking. Ook daar zie ik echter niet veel verschillen tussen vast en flex. Als je solliciteert naar een vaste functie en 3 aanbiedingen hebt liggen, dan kun je goed onderhandelen. Dat is toch feitelijk hetzelfde als een ZP’er die kan kiezen uit meerdere opdrachten? En andersom als je al een half jaar in de WW zit, ben je minder kritisch op het salaris en de aanvullende arbeidsvoorwaarden, zolang je maar aan de bak kan. Maar is dat anders wanneer je als ZP’er al 3 maanden geen opdracht hebt?

Als je het als werkende vanuit de opdrachtgever bekijkt dan is de branche natuurlijk ook een factor van belang. In de zakelijke dienstverlening kun je meer verdienen dan in de zorg of het onderwijs. Dat is voor vaste medewerkers hetzelfde als voor ZP’ers.

Organisatie en ZP’ers beiden nodig voor een duurzame relatie

Uiteindelijk zijn ZP’ers weliswaar ondernemender, maar nog steeds individuele werkers die iedere maand hun rekeningen moeten betalen. Wanneer beide partijen bovenstaande transparante berekening gebruiken kan dat, en ontstaat een duurzame samenwerking. En doordat er weinig verschillen zitten tussen vast en flex kan de HR afdeling prima de bal oppakken bij de inhuur van ZP’ers.

Mark is HR projectleider en adviseur voor het groeien naar Total Workforce Management. Hij staat daarin voor een gelijke behandeling van alle werkenden, door HR en de rest van de organisatie, los van hun contractvorm. Mark heeft een sterke IT achtergrond en kan hiermee een HR organisatie goed helpen om de vertaling te maken van wensen naar techniek. Hij zet graag innovatieve HR technologie in zodat alle werkenden zich kunnen ontwikkelen naar een volgende stap. In 2017 heeft hij HRTechReview.nl opgericht om objectief inzicht te geven in de HR Tech markt in Nederland. Bekijk alle berichten van Mark van Assema

10 reacties op dit bericht

  1. Dag Mark, Ik begrijp een aantal zaken niet. Want wat is nu eigenlijk het probleem? Gebrek aan transparantie? Weinig ‘duurzame relaties’? Werving en selectiekosten (die ik als ZZP’er meestal toch niet betaal)?
    Voor mij is een goede deal met een opdrachtgever een set van goede afspraken over een ook voor mij interessante opdracht. Hier is het tarief maar een onderdeel van. Als ik er tevreden mee ben, dan is het goed. Ik heb dus geen behoefte aan calculatiemodellen. Hoogstens kijk ik soms naar lijstjes met gemiddelde uurtarieven maar die zijn meestal veel te algemeen om veel aan te hebben. En als ik iets afspreek wat ver buiten de marktgemiddelden ligt, dan loopt de opdrachtgever resp. de opdrachtnemer het risico dat de markt of de samenleving er iets van vindt. Namelijk uitbuiting versus schaamteloze zelfverrijking.

    Of ik nou mezelf verkoop of koffiemachines: ik kan mijn machines 4x zo goedkoop of 4x zo duur verkopen als de concurrent. Maar als mijn klanten het graag betalen en ik ook tevreden ben, wat is dan het probleem?

  2. Ha Mark,

    Dank voor je reactie. Inderdaad is tarief maar een onderdeel van de afspraken voor een nieuwe opdracht. Probleem in mijn ogen is daarbij dat het voor een klant niet inzichtelijk is hoe een ZP’er zijn tarief bepaalt waardoor je in een soort koehandel terecht komt als het over tarief gaat, zeker als daar nog een onderhandelingspartij tussen zit.

    De discussie ‘hoeveel ben je waard’ zie ik regelmatig. Deze tool geeft een basis voor die discussie, maar zoals duidelijk aangegeven is er nog wel ruimte voor onderhandeling.

    Groet, Mark

  3. Wanneer je een ZZP’er zo dicht langs de meetlat van een werknemer legt krijg je dit soort vergelijkingen. En natuurlijk doet een opdrachtgever dat, helemaal wanneer er een bureau tussenzit.

    Maar waarom zo focussen op een berekening vanuit de kostprijs? Ik spreek genoeg ZZP’ers die een tarief berekenen voor hun oplossing/ knowhow etc.

    • Ha Paul,

      Zeker, zzp’ ers zijn ook ondernemers, dus als je een meer een dienst/oplossing verkoopt dan maar makkelijker gewoon uren schrijft is dat nog mooier. Dat hangt denk ik van de branche af en van de werkzaamheden, maar met name ook van de klant en hun wensen.
      Deze aanpak is inderdaad ingestoken vanuit een situatie waarin wel op uren basis wordt gewerkt en klant en zzp’ er in een ongezonde discussie over tarief dreigen te komen.

  4. Dag Mark,

    Een accurate kostprijsberekening voor flexkrachten is lastig te bepalen. Enige houvast vinden in een omrekening van vaste salarissen naar uurtarieven inclusief additionele kosten is een prima startpunt. Zoals je zelf ook aangeeft is marktwerking uiteindelijk ook een belangrijke bepalende factor. Deze factor laat zich moeilijk in rekenkundige modellen vatten en is moeilijk te bepalen.

    De genoemde 10-25% voor intermediairs herken ik niet. Volgens mij betaalde jij in jouw tijd bij AEGON ook geen marges van gemiddeld boven de 10% :-). Ook bij inhuur wordt de periode waarin er een marge gehanteerd wordt tegenwoordig vaak beperkt tot een jaar. Wat dat betreft heeft de marktwerking ook op de markt van intermediairs zijn werk gedaan. Er wordt geen RFP of aanbesteding meer gewonnen met marges van 10-20% voor onbeperkte tijd. Je komt met regelmaat absurde marges van slechts € 1,- voor detacheringsopdrachten tegen, met name bij de publieke sector (rechtmatig, doelmatig maar uiteindelijk toch vooral de goedkoopste).

    De stemmingmakerij m.b.t. extreme marges (20-30%) zijn eerder uitzondering dan regel in de huidige markt en komen vooral van organisaties die belang hebben bij het invoeren van MSP modellen in combinatie met marktplaatsen

    Voor zowel de bepaling van tarieven als ook de afspraken met intermediairs geldt dat gezond verstand toch en een gevoel bij de markt uiteindelijk de beste raadgevers zijn..

    • Ha Thijs,

      Helder dat jullie in een markt opereren waar ‘professioneel inhuren’ de marges heeft verlaagd en soms zelfs onrealistische verwachtingen creëert. Anderzijds zie ik bij kleinere organisaties die nog niet zover zijn met professionaliseren nog wel hoge marges tot 25%.

      Deze aanpak is alleen een kostprijs berekening en heb juist geprobeerd hem los te trekken van de marge discussie. Om voor klanten, en misschien ook wel intermediairs, helder te maken waarom in onderhandelingen er een bepaalde onderbouwde ondergrens ligt voor de zzp’er. Als je voor een vast contract over je salaris onderhandelt dan is dat toch ook niet alleen op basis van gezond verstand of gevoel?
      Mijn primaire doel met deze blogs is inhuur dichter bij HR te brengen en wat minder van Inkoop alleen, toch een uitdrukkelijke wens van het publiek tijdens jullie vorige seminar. Dan helpt het in mijn ogen om vanuit HR instrumenten naar inhuur te kijken.

  5. Interessant stuk Mark.

    Als startende ZP’r kan ik mij voorstellen dat een dergelijke tariefsberekening steun en houvast biedt. Echter, als je wat langer als ZP’r werkt, weet je vanzelf wat een eerlijke en goede prijs is voor jouw diensten en ook wat je ondergrens is. Belangrijk is wel dat je goed inzicht hebt in de kosten die je maakt en wat je netto (en dus ook bruto) moet verdienen om je hoofd netjes boven water te kunnen houden. Door ervaring en eigen financieel inzicht, voel je op gegeven moment wel aan of je dan wat extra’s bovenop je gemiddelde tarief kan doen, of dat je water bij de wijn doet.

    Helaas herken ik die opslag van 10-25% wel. Het is wel eens gebeurd dat een bureau, boven op mijn tarief aan de klant, 25 euro per uur extra vroeg! Niet te zeggen dat ik niet tevreden was met mijn tarief, maar hoge opslagen zijn wel degelijk aspecten die je als interimmer tegen kan komen. Maar laten we hopen dat dit inderdaad excessen zijn.

    • Ha Esther,

      Dank voor je reactie. Als ondernemer kan een ervaren zp’er zeker zelf berekenen of een tarief acceptabel/goed is afhankelijk van duur en inhoud van de opdracht. Er zijn ook wel tools op internet waar je puur vanuit oogpunt van de zzp’er je uurtarief kunt berekenen.

      Doel van het stuk is juist om de werelden van de inlener en zzp’er wat dichter bij elkaar te brengen voor wanneer dit in een bepaalde situatie nodig is. Zodat een opdrachtgever ook begrijpt waarom je een bepaalt (minimum) uurtarief hanteert.

  6. De belangrijkste economische factoren ontbreken in de discussie: de toegevoegde waarde en de risico-overdracht. Beide zijn nogal subjectieve en per opdracht verschillende grootheden. ZZP’-ers die dit in hun prijsbepaling niet mee nemen, zijn voor opdrachtgevers gewoon werknemers waarvoor geen premies afgedragen hoeft te worden.

    Voor ZZP’-ers met een bekende toegevoegde waarde zal een opdrachtgever meer willen betalen. Hoe je die toegevoegde waarde vaststelt hangt van verschillende factoren af. Als ZZP’-er zou je moeten weten wat je toegevoegde waarde is, de nominale waarde daarvan wordt bepaald in prijsonderhandeling.

    ZZP’-ers nemen altijd een risico over van hun opdrachtgevers. Minimaal is dat het risico dat de opdrachtgever niet zo maar (lees afkoopsom) van een werknemer af kan als de prestaties tegenvallen. Maar ook de flexibiliteit is wat waard, het risico van de fluctuatie in werkaanbod, kan een opdrachtgever ook mooi overdragen aan ZZP’-ers. En als je resultaat verplichtingen aangaat worden de risico’s die je overneemt nog groter (en de prijs die de opdrachtgever er voor over heeft om van het risico af te komen, dus ook). Andersom levert een opdracht voor de ZZP’-er ook een overdracht van een risico op, namelijk het risico dat hij geen inkomen heeft. Ook dat risico kent zijn prijs. Tarieven worden daarom lager naarmate mensen al langer geen inkomen hebben.

    De prijsbepaling van het risico is dus nogal subjectief en vormt zich bij de onderhandeling over de opdracht en de prijs. Een calculatiemodel is een handige basis om vast te stellen of je niet beter in loondienst kunt gaan, voor prijsbepaling en transparante marktwerking schiet het echter zwaar te kort.

  7. Goed artikel Mark! Het helpt wellicht om een onderscheid te maken tussen:

    – interimmers die reguliere functies tijdelijk vervullen;
    – interimmers die specifieke projecten uitvoeren.

    Bij de eerste categorie hoor ik steeds meer opdrachtgevers een koppeling leggen met salarisschalen, men wil niet dat interimmers onredelijk afwijken van werknemers in vergelijkbare posities. Als je stelt dat de kostprijs circa 1,5 maal het brutosalaris is, kan je voor deze interimmers bijvoorbeeld een factor 2 ten opzichte van het brutosalaris hanteren. Ofwel brutosalaris maal 2 gedeeld door 1800 werkbare uren en daar is het uurtarief. En als je er daarmee niet uitkomt, dan gaat de marktwerking z’n werk doen, net als bij mensen in loondienst.