"Exploring the future of work & the freelance economy"

Marge flexleverancier bepalend bij aanbesteding – terecht of niet?

Bij aanbestedingen voor de inhuur van personeel is de marge van leveranciers een belangrijk gunningscriterium. ‘Dat past in de trend naar meer transparantie in tarieven’, stelt inkoopexpert Gerco Rietveld. ‘Maar het leidt tot verschraling op de markt’, merkt Thijs Maters (Harvey Nash). Over een ding zijn ze het eens: kijk niet alleen naar de prijs, maar vooral naar de kwaliteit van de dienstverlening.

“Er zijn gelukkig organisaties die gewoon uitgaan van marktconforme tarieven voor bepaalde functies en de leverancier zelf de marge laten bepalen”, zegt Thijs Maters van intermediair Harvey Nash. Die partijen kijken naar het eindtarief, want het gaat hen uiteindelijk om de out-of-pocket kosten. Dat is wat zij moeten betalen. Voor de gehanteerde marges bieden zij meestal ruime bandbreedtes.

Marge leverancier leidend

Maar Maters komt in de praktijk ook aanbestedingen tegen waarbij de marge van de leverancier van extern personeel leidend is. “Die organisaties eisen bij hun aanbesteding dat de marges van de leverancier expliciet worden bekendgemaakt en de verschillen in marges zijn dan vaak beslissend bij de uiteindelijke gunning”, rekent Maters voor. “Want een marge van 5 euro in plaats van 2,50 euro voor bijvoorbeeld een functioneel beheerder die 80 euro per uur kost is in absolute zin niet zo veel, maar het relatieve verschil is 100 procent. En dat kost je heel veel punten. Een leverancier met een kwalitatief sterke dienstverlening, en dus een iets hogere marge, is dan al gauw kansloos.” (Het gunnen van een aanbesteding gebeurt op basis van puntentoekenning voor gunningscriteria, red.)

Die aanbestedende partijen zijn dus geïnteresseerd in de marge van de dienstverlening – in wat een leverancier verdient – niet in de prijs (eindtarief) die zij uiteindelijk moeten betalen. “En dat is gek”, zegt Maters. Want het komt volgens hem zeer frequent voor dat een leverancier met een hogere marge uiteindelijk een betere kandidaat tegen een gunstiger tarief vindt. Wat als een leverancier door goede sourcing kandidaten kan leveren die maar 75 euro per uur kosten in plaats van 80 euro? Dan bespaart hij de opdrachtgever geld, ook al is zijn eigen marge iets hoger. Of de leverancier vindt kandidaten die weliswaar een iets hoger uurtarief hebben, maar het gaat wel om ervaren topkandidaten die veel meer werk kunnen verzetten en daardoor eerder hun opdracht kunnen afronden. Per saldo is deze flexleverancier dan goedkoper voor een opdrachtgever. En dan kiest een aanbestedende partij toch voor de leverancier met de laagste marge, ook al is hij uiteindelijk duurder uit. Maters: “Inkopers veronderstellen vaak een één op één correlatie tussen de hoogte van de marge en de hoogte van het eindtarief. Maar die correlatie is er niet.”

Puur kijken naar marge vindt Maters een kwalijke zaak. “Het spreekt voor zich dat je een marktconform tarief moet hanteren, maar het moet niet zo zijn dat de opdrachtgever op jouw stoel gaat zitten en jouw businessmodel bepaalt. Dat is absurd. Je vraagt de aannemer die jouw huis gaat verbouwen toch ook niet hoeveel hij er precies aan verdient?”

Hybride variant

Dan zijn er ook nog hybride varianten, waarbij opdrachtgevers per uitvraag en/of per functie aangeven wat het maximale eindtarief mag zijn en er contractueel tevens afspraken gemaakt zijn over een maximale marge.

Deze maximale marge is dan vastgelegd in een maximale opslag in euro’s en een maximale opslag in percentages. Leveranciers lopen bij lagere eindtarieven tegen een maximum percentage aan en bij hogere eindtarieven tegen een maximale marge in euro’s.

Maters: “Eén van onze opdrachtgevers geeft per uitvraag een eindtarief mee waarvoor wij kandidaten mogen voorstellen. Daarnaast is contractueel afgesproken dat de maximale marge niet hoger mag zijn dan tien euro en niet hoger dan 15% van het eindtarief. Dat is een prima afspraak. Zo voorkom je woekermarges en bied je leveranciers tegelijkertijd wel ruimte om op hun eigen wijze invulling te geven aan hun dienstverlening. Op deze manier een aanbesteding in de markt zetten is een mooi voorbeeld van best value procurement.”

Uiteindelijk gaat het om het vinden van de juiste kandidaat op het juiste moment tegen het juiste tarief.
Thijs Maters (Harvey Nash)

Grote kwaliteitsverschillen

Maters’ grootste bezwaar tegen gunning op basis van de laagste marge is dat deze praktijk leidt tot verschraling op de markt. “Als het puur daar om gaat, dan winnen de prijsvechters die over het algemeen weinig toegevoegde waarde leveren. Zo stimuleer je leveranciers niet om beste, schaarse kandidaten te vinden.” Zo’n leverancier doet na de gunning volgens hem niet veel meer dan de aanvraag ontvangen, deze op een online marktplaats zetten en afwachten (post & pray). Daar is de opdrachtgever volgens hem niet bij gebaat. “Uiteindelijk gaat het om het vinden van de juiste kandidaat op het juiste moment tegen het juiste tarief. En met name op een krappe arbeidsmarkt is het de kunst om toch op alle aanvragen kandidaten te leveren.”

Volgens Maters wordt er echter te vaak voorbij gegaan aan de grote verschillen in kwaliteit tussen leveranciers van extern personeel. “Het is niet zo dat wij (leveranciers) allemaal hetzelfde doen en allemaal altijd dezelfde kandidaat leveren. Zeker niet als het gaat om schaarse professionals op een krappe arbeidsmarkt waar een war for talent woedt. Daar moet je kandidaten met de juiste expertise soms uit de krochten van de arbeidsmarkt zien te halen en een extra stap zetten om hen te interesseren voor een opdracht.”

Maters claimt dat Harvey Nash veel in sourcing investeert. “Recruitment is een vak apart, dat is onze sport. Wij hebben een groot team met ervaren recruiters, wij werken met videoplatformen en maken optimaal gebruik van de mogelijkheden die bijvoorbeeld LinkedIn biedt, zoals Recruiter Professional Services (RPS). Natuurlijk, dat kost geld, maar dat verdienen opdrachtgevers ruimschoots terug dankzij meer, betere en in veel gevallen goedkopere kandidaten.”

Helaas is er volgens hem bij het beantwoorden van een aanbesteding of Request for Proposal (RFP) vaak weinig gelegenheid om deze toegevoegde waarde te tonen. “Soms krijgen we bij een aanbesteding maar twee pagina’s om onze dienstverlening toe te lichten, terwijl dat toch de kern is – het echt kunnen vinden van de juiste externe capaciteit, de juiste kandidaten. De vragen bij een aanbesteding zouden veel meer daarop gericht moeten zijn.”


Olympia: aanbesteden op ‘gevoel en intuïtie’

Volgens Steven Gudde, directeur bidmanagement bij Olympia, is de wereld van bidmanagement veel te veel gericht op het proces van het aanbestedingstraject, de prijszetting van de dienstverlening. “Het is heel vreemd als je in de aanbesteding heel erg focust op alleen de besluitvormers. Want diegene aan wie je de dienst levert bestaat uit een veel grotere groep dan alleen deze besluitvormers. Het is daarom belangrijk om met verschillende stakeholders in gesprek te gaan om te achterhalen waar hun aandachtspunten en thema’s liggen. Ook binnen Olympia betrekken wij meerdere disciplines hierbij.” Als voorbeeld noemt Gudde de flexkrachten. “Zij zien dagelijks wat beter kan en komen met waardevolle suggesties. Daar moet je naar luisteren. En daarmee komen we in de aanbesteding met een gefundeerd verhaal en aanbod dat gestoeld is op bewijslast, dat in alle details aansluit op de dagelijkse praktijk van die mensen die er echt toe doen.” Bij het winnen en goed uitvoeren van een aanbesteding is volgens Gudde de relatie met de klant allesbepalend. Het is dus niet puur een centenkwestie. “Het draait om gevoel en intuïtie.”


Niet doorlenen

Maters zegt in de praktijk zelfs concurrerende partijen tegen te komen die deze dienstverlening – het ambacht recruitment – niet onder de knie hebben en met een heel lage prijs inschrijven op een aanbesteding om vervolgens bij Harvey Nash de aanvraag uit te zetten. “Daar doen wij sowieso niet aan mee, doorlenen via een andere partij. Wij vinden dat er maximaal één juridische schakel in de keten mag zitten.”

Inzicht in kostprijsopbouw

Gerco Rietveld, inkoopexpert/strategist. is het gedeeltelijk eens met Thijs Maters. Rietveld vindt dat er op zich niets mis is met het vragen naar marges bij aanbestedingen. “In de uitzendwereld, waar de uitzend-CAO geldt, is de marge al langer de enige variabele. De uurlonen van zzp’ers en gedetacheerden zijn veel minder inzichtelijk. De aanbesteder mag best meer inzicht krijgen in de kostprijsopbouw en dus ook de marge.”

(Maters plaatst hierbij de kanttekening dat uitzenden een compleet andere markt is dan de inhuur van professionals. “De uitzendmarkt kent geen schaarste en de werving verloopt heel anders. Dat de wijze waarop deze dienstverlening wordt ingekocht anders is, is dan ook logisch.”)

Niet puur op prijs inhuren

Rietveld is voor meer transparantie in kostprijsopbouw maar faliekant tegen het inhuren van mensen puur op basis van prijs (uurtarief + marge). “Dat zegt niets over de productiviteit. De ene zzp’er klaart de klus in honderd uur, de ander doet er tweehonderd uur over. Ik zou dus liever iemand op basis van resultaat inhuren dan op basis van inspanning.”

Net als Maters vindt Rietveld dat het inderdaad om het vinden van de juiste kandidaat moet gaan. En dus zou de toegevoegde waarde van de leverancier wel degelijk zwaar(der) moeten wegen.

Ik zou liever iemand op basis van resultaat inhuren dan op basis van inspanning.
Gerco Rietveld, inkoopexpert/strategist

Prijsdrukkend effect

De praktijk is echter vaak dat een aanbesteding wordt gedaan voor bijvoorbeeld ‘5.000 uur functie X of Y’ en dat de inkoper daar dan een contract voor afsluit. Niks kwaliteit, puur prijs. Rietveld vindt dat vooral HR zich dat moet aanrekenen. “HR-organisaties hebben de inhuur van derden te weinig aandacht gegeven. Zij hebben zich vooral gericht op hun eigen, vaste personeel en het aantrekken van extern personeel buiten beschouwing gelaten.” HR heeft zich dus door inkoop de kaas van het brood laten eten met als gevolg dat er een brokersmarkt is ontstaan waarop vooral op prijs wordt geconcurreerd. “De trend naar meer transparantie in tarieven heeft daarbij ook nog eens een prijsdrukkend effect”, stelt Rietveld. En daar schuilt volgens hem een gevaar in. “De echt goede zzp’ers die kwaliteit willen leveren, willen dan niet meer via zo’n broker werken, waardoor voor de aanbesteder de toegang tot de top van de markt wordt afgesloten.” Met te veel prijsconcurrentie snijden alle partijen zichzelf in de vingers.

9 reacties op dit bericht

  1. Ik ben het volstrekt eens dat niet op basis van prijs maar op basis van kwaliteit de juiste kandidaat moet worden gezocht.

    Ik wil daar echter een aspect aan toevoegen: in de ruim dertig jaar dat ik als zelfstandige in deze markt heb geopereerd ben ik zelden (ik wil niet zeggen nooit, maar wel aangeven dat kwalitatief goede brokers zeldzaam zijn) een leverancier tegengekomen die dit goed kan beoordelen. Het is tranen trekkend hoe weinig verstand leveranciers hebben van het werkgebied. Vaak is het niet meer dan “zoeken naar steekwoorden in get curriculum vitae”. Bij doorvragen krijg je geen antwoord, want de leverancier weet amper wat speelt bij de opdrachtgever en wat de opdracht behelst. Uiteindelijk selecteren ze (voor mijn gevoel) dan maar de kandidaat waar ze de grootste marge op kunnen maken. Dat is niet zelden een minder geschikte kandidaat die langer zal doen over de opdracht en waarop de leverancier dus een hoger totaal rendement maakt.

    In mijn rol als project manager heb ik vaak teams moeten samenstellen. Daarbij heb ik meer dan eens strijd moeten leveren met inkopers ui de opdrachtgevende organisatie. Die huren mensen in alsof het potloden zijn: puur op kosten. Het spotten van de juiste persoon is maatwerk en vergt veel kennis van de organisatie, opdracht, plus kennis en vaardigheden van de kandidaat. En niet te vergeten: een persoonlijkheid die past binnen het team waarin gewerkt gaat worden en de motivatie van de kandidaat om de klus te doen.

    Ik kan beamen dat de juiste persoon op de juiste plek veel effectiever is: ik heb (letterlijk) meegemaakt dat één slimme persoon meer voor elkaar kreeg dan drie a vier ‘nitwits’. Reken uit je voordeel. Zijn (en mijn) adagium: selecteer slim, want anders geldt: you want to pay peanuts, you get monkeys!

    • Hans ik ben het volledig met je eens. Eveneens met de stelling dat er weinig kwalitatief goede brokers zijn. Echter de strekking van mijn bijdrage aan dit artikel is dat in sommige aanbestedingen men er vanuit gaat dat er helemaal geen zijn en alle brokers exact dezelfde kwaliteit kunnen leveren en dat dus de marges ook niet veel van elkaar mogen verschillen. Daarmee werk je juist in de hand dat er de dienstverlening van brokers verder verschraald.

      Dat mensen geen potloden zijn en één slimme persoon met een mogelijk hoger tarief tot lagere kosten kan leiden dan de persoon met een lager tarief is gedeeltelijk ook het de kern van het betoog van Gerco.

  2. Ik zou het wel eens een goed idee vinden als prijs in de aanbesteding op geen enkele manier aan de orde komt. Alleen kwaliteit en dan met name in welke mate de intermediair verstand heeft van de materie bij de opdrachtgever. Dan krijg je de partijen die kwalitatief de juiste dingen (beloven te) doen en de juiste kandidaten kunnen selecteren.
    Bij concrete uitvragen, zal uiteraard prijs een van de criteria zijn.

    • Die aanbestedingen zijn er gelukkig ook. Het is dan feitelijk een “Best Value Procurement” aanbesteding waarbij het puur draait om de kwaliteit en prijs pas een rol speelt bij concrete uitvragen.

      Overigens vind ik het in aanvulling daarop prima als er contractueel (als eis en dus niet als gunningscriterium) een maximum marge in absolute en/of procentuele zin wordt afgesproken.

  3. Zou het niet een goed idee zijn om de werkenden centraal te stellen? In dit artikel gaat het mijn inziens teveel over prijs en kwaliteit van de intermediair aan de opdrachtgever.

    Vanuit een arbeidsmarktgedachte zou dit de prijs én kwaliteit moeten zijn die de werkenden levert, waarvoor een opdrachtgever bereid is te betalen. Dan kun je in aanbestedingen normen vaststellen vanuit bepaalde waarde als eerlijkheid (niet doorlenen), Verantwoordelijkheid (resultaat gedreven), Integriteit (transparant) en bijvoorbeeld creativiteit (selecteer slim in plaats van goedkoop).

    Zolang waarde niet het uitgangspunt is, hebben intermediairs een beter businessmodel bij de goedkoopste bemiddeling. Intermediairs zouden een partner moeten zijn van de werkenden én de opdrachtgever. Dat betekend impliciet dat een (bouw)aannemer / intermediair altijd transparant is in zijn of haar businessmodel, zodat je met elkaar kunt sturen op de beste prijs en kwaliteit. Ik vind het absurd en een kwalijke zaak dat intermediairs vinden dat dit onwenselijk is. Door dit “denken” blijft arbeid een resource zoals ijzererts, waarbij de grootste marge het doel is en niet de hoogste toegevoegde waarde.

    • Volgens mij zijn we het met elkaar eens :-).

      Ik ben het met je eens dat een goede intermediair partner is van zowel de werkenden als de opdrachtgever. Ben eveneens een voorstander van transparantie in marges en in de inhuurketen.

      Echter als er teveel druk gelegd wordt op marge gaat dat ten koste van die partnership tussen intermediair, werkenden en opdrachtgevers. De dienstverlening verschraald en creativiteit en innovatie worden niet gestimuleerd. Zoals Hans het hierboven verwoorde: You pay peanuts you get monkeys.

      Werkenden zijn idd geen ijzerts :-). Er zit een duidelijk kwaliteitsverschil tussen de ene persoon en de andere. Los daarvan zit er een kwaliteitsverschil in de werving van werkenden die zich uit in het überhaupt goed kunnen vinden van schaarse expertise in een op veel gebieden schaarse markt.

  4. Uitstekend en genuanceerd artikel en response erop. Ook vanuit Caesar Overheid, onderdeel van de Caesar Groep met de nodige eigen expertises en dienstvormen, zijn wij een voorstander van meer kwalitatief ingestoken tenders en minder de stempel van ICT is commodity invalshoek bij aanbestedingen. Het aandeel van tijdelijk personeel aanbestedingen versus mini-competities/tenders met resultaatverplichting blijft mij verbazen. In gesprekken met onze (potentiele) opdrachtgevers benadrukken wij waar mogelijk.

  5. Wat in deze post niet vermeld staat, is dat een contractpartij/intermediair zelf een marge aangeeft bij het inschrijven op een aanbesteding. De marge wordt dus niet altijd of alleen bepaald door een aanbestedende dienst.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *