De transitie naar een volwassen inhuurbeleid verschuift de focus naar de beste kandidaat

De afgelopen twee jaar is er een enorme stroomversnelling geweest wat betreft volwassenheid in de markt voor externe inhuur. De broker heeft een stap naar voren gezet en doet inmiddels meer dan alleen contracteren, omdat de behoefte van de opdrachtgever verandert. De opdrachtgever beseft dat de wet- en regelgeving complex is en wil dat één partij in de keten, vaak de broker/MSP, de regie neemt over de gehele externe inhuur en het opgezette inhuurbeleid uitvoert. Dat brengt grote voordelen met zich mee, zowel voor de compliance als voor de grip op kosten. En toch zijn er organisaties die bij elke nieuwe inzet het wiel opnieuw moeten uitvinden.

De onduidelijkheid ontstaat omdat er geen duidelijk inhuurbeleid is. De afdelingen kunnen hun inhuurbehoefte niet toetsen aan gestelde kaders, omdat deze kaders er simpelweg niet zijn. Zo ontstaat er constant een gesprek tussen de inhurende managers vanuit de business, HR en inkoop over de mogelijkheden. Het is mogelijk dat er uitzondering op uitzondering ontstaat.

Het resultaat: iedere externe professional is een nieuwe casus en dit slokt in feite alle tijd op van zowel HR, de business als inkoop. HR is tijd kwijt aan het controleren of de kandidaat aan alle eisen voldoet en inkoop voert continu de gesprekken met de business over ruimte in de budgetten. Iedere afdeling ervaart de inefficiënties in het inhuurproces en het tijdsverlies dat daarmee gepaard gaat. Daarnaast wordt het borgen van compliance steeds lastiger door het gebrek aan eenduidigheid.

Een inhuurbeleid dient de belangen van alle afdelingen

In een kloppend inhuurbeleid staat stap voor stap beschreven wat en wanneer iets gebeurt bij elke vorm van externe inhuur. Als dit scherp wordt geformuleerd en ook geborgd is in de organisatie, minimaliseert dit verwarring binnen het inhuurproces.

Elke afdeling heeft hier profijt van. De business kan zich richten op de kwaliteit van de professional in plaats van het proces. De afdeling inkoop krijgt grip op de kosten door duidelijke afbakening van het inhuurbeleid. En HR kan zich focussen op de kandidaatreis en de onboarding van de kandidaat. De verantwoordelijkheid dat alle documentatie op orde is, wordt verlegd van de opdrachtgever naar de broker, die garandeert dat de gehele populatie conform het inhuurbeleid wordt gecontracteerd.

• Lees ook: De grote inhuurmigratie: van DAS naar Broker

De duidelijkheid die geschept wordt, straalt ook af naar de inhurende managers. Zij krijgen namelijk antwoord op hun prangende inhuurvragen, zoals: wanneer huur ik een zzp’er in, wanneer doe ik dat via een leverancier of via detachering en wanneer koop ik iets in als dienst? Daarnaast zijn de inhuurvoorwaarden en -processen helder voor iedere inhurende manager.

De ruis valt weg met het gebruik van een inhuurbeleid, omdat de vragen in feite al beantwoord zijn. Het is immers beleid waar zij niet van af kunnen wijken en de kaders zorgen er juist voor dat ze tijd winnen in plaats van verliezen. Met de antwoorden in de hand wordt de focus verlegd van de hoe naar de wie. En dat creëert ruimte om juist de volle aandacht te besteden aan de mens die met zijn of haar kwaliteiten de organisatie verder brengt.

Het inhuurbeleid als een levend document

Net zoals organisaties komen inhuurbeleidsstukken in alle soorten en maten. Het verschilt per organisatie welke processen en structuren bijdragen aan een volwassen inhuurbeleid. Bij een aanbesteding staat het meer vast, maar bij een private partij kan het beleid makkelijk doorontwikkeld worden.

Door met een duidelijke governance-structuur te werken, kan de organisatie periodiek met de broker en alle betrokken afdelingen om tafel om de uitdagingen te bespreken. Zoals: tekort aan kwalitatief personeel, benodigde kostenbesparingen of impact van veranderende wet- en regelgeving. Hierbij geven de betrokken afdelingen (business, inkoop en HR) aan waar het huidige beleid schuurt en waar er ruimte is voor verbetering. Zo blijft het een levend document dat aansluit op de behoefte van de organisatie.

• Lees ook: De 8 kostbaarste fouten die opdrachtgevers maken in de flexmarkt

Broker als verlengstuk van de organisatie en het inhuurbeleid

De behoefte aan waterdichte compliance groeit bij opdrachtgevers en steeds vaker wordt de taak van risicobeheersing bij de broker neergelegd. De opdrachtgever schakelt zodoende met één ketenpartij op compliance-gebied en daarmee is de broker een verlengstuk van de opdrachtgever en het inhuurbeleid. Omdat de broker een stap naar voren heeft gezet en niet enkel bezig is met contracteren, maar juist met alles rondom compliance, wordt het beleid in de keten uitgedragen en bewaakt.

Als een kandidaat niet voldoet aan de eisen, buiten de tariefbandbreedte valt of de documentatie niet op orde heeft, kan de broker de selectie toespitsen op de kandidaten die wel compliant zijn. Een gedegen inhuurbeleid zorgt ervoor dat de opdrachtgever zich kan focussen op wat echt telt: de beste kandidaat op de juiste plek.

Over de auteur

Niek de Heuvel is Client Manager bij Circle8. Hij helpt klanten in de energiesector en zakelijke dienstverlening om grip te krijgen op de inhuur van externen.