Modern VMS speelt in op trends direct sourcing en Statement of Work

Een Vendor Management System (VMS) automatiseert en stroomlijnt de volledige inhuurcyclus van externe arbeidskrachten, van leveranciersselectie tot administratieve verwerking. (Bron: Aanbieders van VMS-systemen in Nederland en België, 2026/2027).

Evolutie van het VMS

De eerste VMS’en kwamen ruim dertig jaar geleden op de markt, als (stand alone) tool voor efficiënte (kostenbesparende) inhuur van personeel. In de loop der jaren kwam vervolgens de nadruk ook te liggen op het voldoen aan de wettelijke vereisten (regelgeving) rondom inhuur (compliance). Dat is zeer relevant nu de handhaving op schijnzelfstandigheid een hot item is dat voor onzekerheid in de markt zorgt. En ook de nieuwe cao’s voor uitzenden en de cao voor detacheren, die beide het toepassen van gelijkwaardige beloning voorschrijven, maken het voldoen aan compliancy-eisen lastiger en dus de noodzaak om dit via een VMS in te regelen groter.

Naast kostenefficiëntie en compliance is het ontsluiten van de arbeidsmarkt  belangrijker geworden. Door de structurele schaarste aan (extern) talent wordt van een VMS verwacht dat het systeem ook bijdraagt aan effectievere werving en selectie van externe medewerkers. Tegenwoordig levert Artificial Intelligence (AI) (voorspellende) data-analyses die inzicht geven in de inhuurbehoefte (skills gaps) binnen een organisatie waarin via (aan het VMS gekoppelde) slimme recuitmenttechnologie dient te worden voorzien. 

In 2026 is het tijdperk aangebroken van agentic automation: de volgende generatie waarbij intelligente automatisering (AI agents) automatisch complexere taken uitvoert (autonome processen). Deze trend binnen IT doet nu ook zijn intrede in de VMS-wereld. 

Kortom, mede door de technologische mogelijkheden en toegenomen behoefte aan professionalisering van de inhuur, zijn de toepassingen en het belang van het VMS fors uitgebreid.

Direct sourcing via VMS

VMS-technologie wordt meer en meer ingezet voor het opbouwen van talentpools.
Met ‘ik ken nog wel iemand’ kom je er als inhurende manager niet meer. De structurele krapte op de arbeidsmarkt betreft vooral hooggekwalificeerde specialisten. En zij voeren vaak werkzaamheden uit die hard nodig zijn voor de continuïteit van de organisatie. De beschikbaarheid van deze specialisten is daarom cruciaal. En dus wil je deze freelancers direct aan je organisatie binden om hen in te zetten wanneer dat nodig is. Daarvoor wil je putten uit je talentenpool. Dat verklaart de trend naar meer rechtstreeks inhuren (direct sourcing) van de externe professionals. Daar komt bij dat lang niet alle freelancers via een intermediair willen werken. De grootste winst van direct sourcing is dat je ook die kandidaten bereikt.

Het opbouwen en onderhouden van een professioneel netwerk van zzp’ers/freelancers (talentenpool) wordt steeds vaker uitbesteed aan een Managed Service Provider (MSP) die daarvoor een VMS gebruikt. Een VMS moet dus  bijdragen aan het ontsluiten van de freelance-markt. Dankzij de marktplaatsen en leverancierskanalen kunnen VMS’en ook toegang bieden tot de volledige kandidatenmarkt.

Direct sourcing vanuit een talentenpool kan op verschillende manieren. Logisch is gebruik te maken van employer branding (werkgeversmerk) om externe talenten te boeien en in je pool te krijgen. In de praktijk zijn hiervoor meerdere mogelijkheden, zoals ‘werken bij’-sites die naast het Applicant Tracking System (ATS) voor vast personeel een koppeling hebben met een VMS en/of een aparte site voor de talentenpool. 

Er wordt gebruikgemaakt van de kennis, expertise en technologische toepassingen in werving en selectie van vast personeel (Talent Acquisition), dat veel verder ontwikkeld is dan voor flex. Voor zogenaamde ‘talent curation’ (het strategisch werven, screenen en onderhouden van een talentpool) wordt tegenwoordig gebruikgemaakt van AI-toepassingen.

• Lees ook: Direct sourcing ook via Freelance.nl voor opdrachtgevers én MSP/brokers

Statement of Work (SoW) grote ‘onzichtbare’ kostenpost

Een Vendor Management Systeem wordt standaard ingezet voor de reguliere Time & Material-inhuur, in de volksmond ‘uurtje-factuurtje’ genoemd. Bij Statement of Work (SoW) gaat het om de inkoop van projecten of eenmalige diensten. Denk aan IT-projecten of management consulting. Het beheren van inhuur via SoW kun je zien als projectmanagement. Het grote verschil met de reguliere inhuur van extern talent is dat bij een SoW-overeenkomst afspraken (vaste prijs-opdracht) worden gemaakt op basis van resultaat (output), en niet zozeer op basis van gewerkte uren met uurtarieven.

Statement of Work (SoW) is de laatste jaren sterk in opkomst. Volgens Ardent Partners/Future of Work Exchange’s research gaat momenteel 40 à 60 procent van alle uitgaven aan externe arbeid via SoW-contracten. Het is een ‘onzichtbare’ kostenpost, waarvan het overzicht (en dus inzicht) ontbreekt en daarmee ook een efficiënte, integrale aanpak. Door die SoW ook via een VMS te laten lopen, kun je er wél grip op krijgen. Vooral grotere organisaties zetten daarom voor het uitbesteden en beheren van projectmatig werk steeds vaker een VMS in. Inmiddels zou volgens onderzoeksbureau SIA (VMS Global Landscape 2024 Insights) van de wereldwijde VMS-spend under management (circa $ 270 miljard) 28 procent SoW-spend zijn (dus ca. $ 75 miljard). 

• Lees ook: SOW-beheer zonder rompslomp: zo help je de inhurende manager en de organisatie

SoW-opties zitten niet standaard in elk VMS. Toch hebben inmiddels vrijwel alle grote aanbieders van VMS-systemen een SoW-module beschikbaar of zijn ze bezig met het ontwikkelen van SoW-functionaliteiten in hun VMS. Dat vereist namelijk een andere manier van werken.

Er zijn VMS-aanbieders die specifiek aanvullende tools voor SoW ontwikkelen. Daarnaast zien we een ontwikkeling naar integratie van SoW, waarbij het geen losse module is, maar een logisch onderdeel van het inhuurprogramma wordt. Een aantal VMS-aanbieders kiest voor integratie in het systeem, waarbij inhuur zowel op basis van SoW (output) mogelijk is als op basis van Time & Material (uren).

Volgens softwarebedrijf Zivio wordt SoW nog lang niet overal professioneel gemanaged, ondanks de grote geldstromen die hiermee gepaard gaan. Zivio schat dat slechts 20 procent van SoW via een VMS wordt beheerd. Daar zitten dus groeikansen voor VMS-aanbieders.

Dit is een bewerkt gedeelte uit het onderzoeksrapport Aanbieders van VMS-systemen in Nederland en België, 2026/2027

• Lees ook: Waarom je nu SoW moet opnemen in je inhuurprogramma

Lancering nieuwe VMS-rapport

Meer weten over VMS-systemen? Op donderdag 11 juni om 14:30 uur lanceren NextConomy en ZiPconomy tijdens een live webinar de zevende editie van het VMS Onderzoeksrapport. Het rapport is na de lancering gratis te downloaden op beide websites.

Tijdens het gratis webinar bespreken Marleen Deleu (NextConomy) en Jan-Willem Weijers (ZiPconomy) de opvallendste inzichten uit het rapport. Samen met VMS-expert Bart De Borger, één van de beoordelaars van het User Experience-onderzoek, gaan zij dieper in op de resultaten en de ontwikkelingen in de markt.