SOW-beheer zonder rompslomp: zo help je de inhurende manager en de organisatie

“Inhuur via Statement of Work (SOW) wordt populairder en is vaak zinvol, maar brengt zonder goede controle hoge kosten met zich mee”, zegt Rens de Deugd, manager van het EMEA-productmanagementteam bij Magnit Global. Als onafhankelijk inhuurspecialist ondersteunt Magnit Global organisaties bij het centraliseren en beheersen van externe inhuur. Zo ook SOW. “Zorg dat jouw organisatie SOW gebruikt zoals het bedoeld is. Tijdens de Webinar Week laat ik zien hoe.”

De Deugd verzorgt namelijk een interactieve sessie over inzicht en controle op SOW in jouw organisatie via een Vendor Management System (VMS). Meld je nu kosteloos aan voor het webinar op woensdag 11 maart, van 13:30 tot 14:15 uur.

Verkapte inhuur

“Het is een zeer actueel en belangrijk thema voor HR-managers, inkopers en inhurende managers”, zegt De Deugd. Hij ziet dat SOW de laatste jaren vaker wordt gebruikt, maar lang niet altijd met de juiste motieven of op de goede manier.

“Soms gebruiken inhurende managers het simpelweg omdat ze geen goedkeuring krijgen voor vacatures of normale inhuur”, zegt hij. “De behoefte is er, het budget ook en dus lossen ze het zo op. Maar dit is verkapte inhuur en dat is risicovol.”

De risico’s

Bij SOW ontbreken namelijk de controles op bijvoorbeeld schijnzelfstandigheid die bij normale opdrachten wel gelden. Ook kunnen de kosten onverwacht oplopen.

“We zien dat leveranciers vaak hogere tarieven rekenen voor SOW”, legt hij uit. “Het argument is dat zij helemaal verantwoordelijk zijn voor het eindresultaat. In de praktijk verlopen die opdrachten lang niet altijd zo. Als er iets misgaat of de opdracht uitloopt, worden de extra uren vaak alsnog in rekening gebracht.”

Wanneer inhuren via SOW?

Volgens De Deugd is een opdracht via SOW vooral geschikt voor klussen waarbij de leverancier echt de resultaatverplichting kan dragen. “Als hij de opdracht helemaal zelfstandig kan doen en een duidelijk eindresultaat oplevert, dan is SOW uitermate geschikt,” zegt hij. “Als iemand tijdens de opdracht afhankelijk is van interne medewerkers of moet meedraaien in teams, dan is klassieke inhuur passender.”

Grip op SOW met een VMS

Het lastige is dat SOW-opdrachten nu vaak buiten HR om lopen. In het webinar laat De Deugd zien dat controle krijgen makkelijker is dan de meeste klanten denken, namelijk door een Vendor Management System (VMS) in te zetten. Dit is centrale software waarmee je je volledige flexibele schil kunt beheren: van zzp’ers en uitzendkrachten tot consultants.

De technologie van het Magnit-VMS is specifiek uitgebreid om SOW te ondersteunen. “Je kunt lichtvoetig beginnen en de regie bij de uitvoerder laten”, zegt De Deugd. “Het VMS helpt de inhurende manager met administratie en laat hem de juiste processen volgen. Op die manier zie je hoeveel je uitgeeft aan SOW en waar deze mensen precies zitten, zonder dat je meteen de discussie aangaat over de wenselijkheid ervan.”

Win-win: help de inhurende manager, krijg data

Je verzamelt eerst data, later kun je op basis daarvan vervolgstappen zetten. “Het is win-win: jij krijgt inzicht, de manager behoudt de controle en ziet ook sneller welke contractvorm geschikt is”, zegt De Deugd.

Tijdens het webinar demonstreert hij live hoe het platform helpt om inzicht te krijgen zonder dat er schokkende veranderingen nodig zijn. “Ik maak het heel tastbaar en dat is hard nodig”, zegt hij. “Over SOW wordt namelijk te veel geschreven en gepraat, maar weinig bedrijven zetten concrete stappen om controle te krijgen. Ik maak het praktisch en concreet.”

Kijk hier het webinar ‘Krijg inzicht en controle op SOW’ van Magnit Global terug: