Directsourcing website van de NS scoort hoog op de Total Talent Solutions-scorekaart

Hoe TTM-proof is de directsourcing-website van de Nederlandse Spoorwegen? Dat bespreek ik in het eerste deel van deze nieuwe serie. De directsourcing-case van de NS bespreek ik niet voor niets als eerste. Deze verdient wat mij betreft het label ‘best practice’ voor Total Talent Management op de Nederlandse markt. Het is een total talent-oplossing  met een win-win,  door een geïntegreerde ‘werken-bij-pagina’ aan de voorkant in het direct sourcingproces. Extra bijzonder, want vanuit de verplichting tot aanbesteding volgens het regime van de overheid, gebruikt de NS hiervoor een ‘mini-aanbesteding’. Dat het een echte best practice case mag heten, blijkt direct uit de hoge ‘TT-M(ark) score van 4 M’s op de schaal van 5.

Tech-oplossingen voor Total Talent Management: zijn ze TT-M proof?

In deze serie beoordeelt HRtech-expert Mark van Assema nieuwe technologieoplossingen in de markt die beweren een Total Talent Management-strategie te ondersteunen. Dat kunnen lokale tools zijn of internationale spelers, in alle hoeken van #HRTech – van Recruitment tot Core HR, Learning, Engagement en Assessments – zolang de oplossing, specifiek en bewezen bij klanten, met alle vormen van talent kan omgaan. Aan de beoordeelde oplossingen kent hij een ‘TT-M(ark)-score’ toe, met 5 M’s als hoogst haalbare.

Beschrijving van de NS case

Direct sourcing is de term die gebruikt wordt voor het direct, zonder tussenkomst van bureaus, vinden van zzp’ers / freelancers door de opdrachtgever. Je kunt direct sourcing als organisatie als apart wervingskanaal met aparte tooling inrichten, of integreren binnen het bestaande kanaal voor het direct vinden van vaste medewerkers. Daarmee wordt het een geïntegreerde total-talentoplossing en de NS heeft hiervan een goede voorbeeldcase.

De NS heeft veel geïnvesteerd in een goede ‘Werkenbij NS’- pagina,  met uitgebreide employer branding en campagnes. En dat wordt allemaal ook gebruikt voor direct sourcing van zzp’ers, maar in feite ook als openbare marktplaats voor (nieuwe) leveranciers.

De belangrijkste punten op een rij

Met een filter kun je als zzp’er of leverancier op de site snel zoeken of er interessante ‘inhuuropdrachten’ voor jou beschikbaar zijn. Toevallig was de NS net op het moment van schrijven op zoek naar een inhuur-projectleider voor werkenbijns.nl, dus die pakken we eruit als voorbeeld. 

Op de detailpagina van de vacature zijn de belangrijkste parameters voor de opdracht / mini-aanbesteding snel duidelijk:

• De start- en einddatum van de opdracht
• Het gemiddeld aantal uren per week
• Het maximale uurtarief
• De sluitingsdatum om in te schrijven

Er is ook een duidelijk overzicht met de processtappen voor de zzp’er. Met in stap 4 de broker die de NS inzet voor contracteren en factureren: FastFlex van de Headfirst Group. 

Aan de voorkant dus een geheel geïntegreerde en transparante user experience voor zowel vaste functies als zzp-opdrachten.

Geen DAS vooraf nodig, wel een VMS

Extra bijzonder is deze site, omdat de NS vanuit overheidsrichtlijnen de aanbestedingswetgeving dient te volgen. Ze hanteren hiervoor het concept ‘mini-aanbesteding’ waarbij, door volledige transparantie, iedereen die dat wil kan inschrijven. Het is in feite een openbare ‘marktplaats’ waar je zonder in te loggen alle inhuuropdrachten kunt vinden. Veel overheidsinstanties hebben voor alle inhuur gekozen voor het gebruik van een DAS, een Dynamisch Aankoop Systeem. In de praktijk zijn die DAS’en voor de gemiddelde zzp’er ondoorgrondelijk, complex en ongebruiksvriendelijk. Daar spinnen juist de bemiddelaars garen bij, omdat die geleerd hebben hiermee om te gaan. 

Uiteraard is er wel tooling nodig en hiervoor gebruikt de NS een VMS, Vendor Management System. Dit systeem is gekoppeld aan de werken-bij-pagina voor het plaatsen van nieuwe opdrachten. Het inschrijven als zzp’er verloopt wel anders dan voor vaste functies en blijkt toch ook wel wat complex. Je voelt wel dat je in ‘een systeem’ zit en niet meer in een mooie website. Om dezelfde aanvragen te zien als op de werken bij site moet je:

• Zorgen dat je alle ‘Segmenten’ IT, Staf en Techniek aanvinkt
• Zoeken op Status ‘Distributieproces gestart’

Dus de User Experience wordt voor een zzp’er wel een stuk complexer en er worden bij inschrijving ook veel meer gegevens gevraagd, naast uiteraard een KvK-nummer, dan aan iemand die op een vaste baan solliciteert. Zo moet je zelf ook allerlei beoordelingscriteria invullen, waar dit voor vaste functies op een andere manier door de recruiter gebeurt.

Wat maakt deze oplossing zo bijzonder?

Hoewel het zo logisch lijkt om vaste en flex-vacatures te integreren op de werken-bij-pagina zijn er uiteindelijk nog maar weinig organisaties die dit doen. En dat terwijl een positieve business case voor direct sourcing goed is op te stellen. Daarover later een vervolgartikel. 

De transparante manier waarop de NS dat heeft gedaan, inclusief een maximum-uurtarief voor de specifieke rol, is extra bijzonder. Veel bureaus die zzp’ers bemiddelen zijn vaak wat vaag over het tarief dat de opdrachtgever betaalt om zo hun eigen marge bewust wat te ‘verstoppen’. En dat wordt door deze transparantie onmogelijk gemaakt.

Overwegingen vanuit Total Talent Management oogpunt

Door het gebruik van de term ‘inhuur’, in plaats van alleen zzp of freelance, ontstaat een echt geïntegreerde total-talentoplossing. Ook voor leveranciers is dit de ingang om te weten voor welke nieuwe opdrachten ze kandidaten kunnen aanbieden. 

De ‘Employer Branding’ en de Employee/Freelancer Value Proposition zijn hiermee ook mooi gelijk getrokken. Dat maakt het ook voor zzp’ers aantrekkelijk om deze pagina in de gaten te houden voor een nieuwe opdracht.

Beoordeling op TTM criteria

In deze tabel staan de vaste criteria voor het bepalen van de MMMMM-score voor een complete TTM-oplossing en laten we zien hoe deze oplossing van de NS daaraan voldoet.

Conclusies

Een hele dikke plus voor de mooie geïntegreerde voorkant voor vast en flex op de werken-bij-pagina. Het merk NS kan zo heel makkelijk ook voor inhuur worden gebruikt en dat is de belangrijkste reden dat dit een best practice case is, de werken-bij-pagina zelf!

Verbeterpunten liggen er in ieder geval ook:  Het zou het voor zzp’ers makkelijker maken om direct zonder bureaus in te kunnen schrijven door  het hele inschrijfproces te vereenvoudigen, van het aanmaken van een login op het VMS tot en met het ‘Aanbieden’ van jezelf als kandidaat. 

Wat is Total Talent Management (TTM)? 

TTM is een strategisch instrument voor organisaties om alle beschikbare talent dat nodig is om het werk uit te voeren op een holistische manier te werven, selecteren, engageren, ontwikkelen en in te zetten. Het is een groot raadsel waarom in organisaties de interne processen en tools zo uit elkaar lopen als het gaat om vast en flex, ook wel interne en externe werkkrachten. Op de werkvloer voeren  mensen met verschillende contractvormen vaak dezelfde werkzaamheden uit. Of het nu in een contactcenter is of op de IT-afdeling, uitzendkrachten, zzp’ers en gedetacheerden werken zij aan zij  met de vaste krachten. Voor managers zijn talenten met bepaalde skills en ervaringen, onafhankelijk van de contractvorm, een bron om de werkopdracht van het team uit te voeren

Wat is de MMMMM-score?

De MMMMM-score is ooit geïntroduceerd door collega Mark Bassie in zijn review-serie van Marktplaatsen op ZiPconomy. Met zijn toestemming zet ik die methodiek voort met hetzelfde doel: een objectief oordeel vellen over bepaalde marktoplossingen, nu voor Total Talent Management.

De 5M score geeft de volgende beoordeling voor je reis naar Total Talent Management

• M = Geen tijd en geld aan besteden
• MM = Vrij TTM-onvolwassen, maar het kan werken voor een eerste stap naar TTM
• MMM = Is goed op weg, het overwegen waard voor een volgende stap in TTM
• MMMM = Een partij die TTM echt snapt en waarmee je het verschil kan maken 
• MMMMM = Een voorloper op het gebied van TTM, snelle stappen vooruit zijn mogelijk