Van flexpool naar ZZP-community. Praktijkvoorbeelden van effectief organiseren van externen (deel 2)

In deel I van dit artikel zijn de eerste twee fases besproken van de ontwikkeling van de flexpool richting een community. In dit tweede deel volgt de laatste, derde fase, waarin de samenwerking tussen de organisatie en de externen nog hechter wordt is.

Fase 3: Symbiose

In de 3e fase ligt het hoogste te bereiken doel: een bloeiende community, waarbij zowel de organisatie als de individuele leden volop profiteren van het bestaan ervan.

De onderlinge contacten zijn intensiever geworden omdat men elkaar persoonlijk goed kent en heeft leren waarderen. De onderlinge contacten gaan ook niet meer alleen over de opdrachten of over de organisatie, maar kunnen ook andere onderwerpen betreffen, zoals het op peil houden van de kennis en competenties of het inspelen op nieuwe marktontwikkelingen.

De organisatie profiteert van alle externe ideeën, expertise en creativiteit, en de deelnemers profiteren van de continuïteit van de organisatie, het platform waar ze op terug kunnen vallen dat hen ook een flex-werkplek biedt als er geen opdracht is, waar ze binnen kunnen lopen voor een kop koffie of een lunch.
Een -wat overdreven gesteld- symbiotische relatie. De banden over en weer zijn zo aangetrokken dat het uit elkaar gaan bijna niet voor komt.

Als ik uit mijn eigen ervaring put en om me heen kijk, dan zitten verreweg de meeste pools nog in fase 1. Er wordt vaak gepraat over fase 2 community’s maar het blijkt in de praktijk lastig voor veel organisaties om regelmatig in contact te treden met de externe pool. Vaak stoppen de uitnodigingen voor een bijeenkomst na een aantal keren en dan zakt men weer terug naar fase 1.  Fase 3 community’s ben ik maar weinig tegengekomen. De Communicatiepool van het Ministerie van Algemene zaken behoort er zeker toe.

Praktijkvoorbeeld: de Communicatie-pool van de Rijksoverheid

De afdelingen Communicatie van alle Ministeries in Den Haag beschikken sinds 1,5 jaar over één gezamenlijke flexpool, bestaande uit 40 externe strategische en tactische communicatie-adviseurs en woordvoerders. Na een succesvol pilot-jaar is deze formule nu definitief ingevoerd. Het Ministerie van Algemene Zaken beheert de communicatie-pool.

De aanleiding was dat er in het verleden regelmatig behoefte was aan extra menskracht en know-how (vanwege ‘piek & ziek’), maar de afslankende overheid wilde hiervoor geen extra communicatie-ambtenaren aanstellen. Ook wilde men geen externe beheerder of een extern bemiddelingsbureau inschakelen, maar zelf de regie en uitvoering houden.

Marion Petit van het Ministerie van AZ was projectleider om de externe pool op te zetten. Via een tweetal aanbestedingen is de vraag uitgezet naar zzp’ers die voldoende bereid en bekwaam waren om de Ministeries te helpen indien nodig.

Bij de selectie is vooral gelet op relevante ervaring en opleiding. De ervaring moest worden aangetoond met relevante opdrachten en referenties. Maar ook werd er op gelet of de kandidaten bereid waren om niet alleen maar opdrachten te komen halen, maar ook om hun kennis en ervaring actief in te zetten bijvoorbeeld door aanwezig te zijn bij bijeenkomsten van de flexpool. Hier wordt verder aan de ontwikkeling en professionalisering gewerkt bijvoorbeeld met groepsintervisie.

Indien een kandidaat aan alle eisen voldoet en ook een geschikte persoon(lijkheid) is, dan wordt er met hem/haar een standaard raamcontract getekend met vaste tariefafspraken. Het raamcontract en de tarieven zijn voor alle zzp’ers identiek.

Zodra er behoefte ontstaat bij een Ministerie aan tijdelijke ondersteuning wordt de klantbeheerder van AZ gebeld. Deze gaat op zoek naar die kandidaat in de pool met het juiste profiel die ook op dat moment beschikbaar is. Er wordt altijd maar 1 kandidaat voorgedragen.

Deze kandidaat wordt vervolgens in contact gebracht met de aanvrager en vervolgens worden de contractuele en werkafspraken tussen aanvrager en zzp’er gemaakt volgens het standaard contract. Hierdoor kan de juiste kandidaat vaak al na 1 week aan de slag. Bij het einde van de opdracht wordt eea geëvalueerd door de klantbeheerder.

Om te voorkomen dat er te vaste relaties ontstaan tussen opdrachtgever en ZZP’er wordt er vaak na een half tot een jaar gewisseld met een andere zzp’er uit de pool, als er nog behoefte is aan extra ondersteuning. Dit voorkomt ook problemen met het ontstaan van verkapte dienstverbanden.

Er zijn nu al tientallen opdrachten via de communicatiepool uitgevoerd. De poolers zelf zijn zeer tevreden, er is geen verloop door ontevreden kandidaten. Aan de andere kant zijn ook de opdrachtgevers tevreden over de geboden kwaliteit en flexibiliteit.

Er wordt gebruik gemaakt van een softwarepakket van Tangram om de pool digitaal te beheren. Kandidaten kunnen zelf hun profiel bijhouden via de klantbeheerder. Onderlinge digitale contacten via Tangram zijn niet mogelijk maar er zijn wel contacten via Linkedin. Onderlinge persoonlijke contacten zijn er inmiddels ook ontstaan, omdat de kandidaten elkaar na 1,5 jaar goed hebben leren kennen tijdens en buiten de gezamenlijke bijeenkomsten om.

Tot slot:

Ik denk dat het voor menige organisatie gaan beheren van een groep van externe, maar betrokken en geschikte medewerkers, een effectief middel is om in de komende jaren te blijven beschikken over extern inzetbaar personeel. Niet alleen voor piek & ziek en continuïteit, maar ook voor flexibiliteit, kwaliteitsverbetering en innovatief vermogen.
Ik raad u aan om ook na te denken of het oprichten van uw eigen flexpool een middel is tegen de komende krapte op de arbeidsmarkt. En ook welke fase en doelen u hiermee wilt bereiken. Indien u al beschikt over een eigen flexpool, dan is het wellicht nuttig om te kijken hoe u hiervan een bloeiende(r) ZZP-community kunt maken!

Het is interessant als er door de lezers meer voorbeelden worden aangedragen van succesvolle bloeiende community’s. Dan kom ik hierop terug in een volgende blog.

mr. Mark Bassie (Breda 1960) is sinds 1994 werkzaam als Zelfstandige Interim Professional. Was vroeger als interim-manager en trainer werkzaam. Heeft zich de laatste jaren gespecialiseerd -onder het label Flex-Beheer- in flexibilisering van organisaties en professionalisering van externe inhuur. Onafhankelijk en deskundig in inhuurplatforms, Marktplaatsen, ZZP-community's en Vendor Managementsystemen. Mark combineert hierbij zijn HRM-deskundigheid met bedrijfsvoerings-expertise en verander- en projectmanagement. Auteur van het handboek 'Scoren op inhuurmarktplaatsen!' van FNV Zelfstandigen (2012). Onderzoeker/co-auteur van diverse Nederlands/Belgische onderzoeksrapporten o.a. over Recruitment Process Outsourcing (RPO) (2016), over Vendor Management Systemen (VMS) (2017) en over Managed Service Providers (MSP) (2018). Zie Flex-Beheer.nl voor de downloadpagina's. Bekijk alle berichten van Mark Bassie

6 reacties op dit bericht

    • Dag Jan,
      Ik ga ervan uit dat je de site van I-Interim Rijk bedoelt met je reactie? Die ziet er inderdaad uit als een interne flexpool die kan uitgroeien tot een community, maar hier is ook tijd voor nodig. Neem die ervoor en het is interessant om over een paar maanden te lezen hoe deze flexpool zich ontwikkelt.
      Bedankt voor je reactie!
      Mark

  1. Dit is artikel is geschreven vanuit de grote werkgever die de band met externen beter wil organiseren. Dat is een prima uitgangspunt. Maar vanuit het perspectief van de zelfstandige zelf ziet de wereld er heel anders uit: met eigen flexibiliteit als uitgangspunt onderhoud je contacten met meerdere opdrachtgevers, meerdere collega ZZP’ers en het hele netwerk aan prospects. De trend onder ZZP’ers is juist dat ze zich steeds beter organiseren, maar niet rondom 1 werkgever. Onze coöperatie is in de opstartfase en we zien een zeer sterke behoefte aan een professioneel platform als collega-netwerk. Het gevolg is dan dat werkgevers dit platform aantrekkelijk vinden en hier als ‘flexpool’ gebruik van kunnen gaan maken. Het eigen ZZP-netwerk is daarmee veel interessanter voor alle partijen en een “fase 3 -netwerk” zoals Mark Bassie beschrijft is daarmee overbodig geworden.

    • Dag Karel,

      Bedankt voor je reactie. Ik zie beide ontwikkelingen naast elkaar ontstaan. Zowel inleners die om zich heen een flexpool of community organiseren, maar inderdaad ook volop community’s van ZZP’ers.

      Ik denk dat er bestaansrecht is voor allebei de modellen. Immers ook een community van ZZP’ers moet aan opdrachten komen en dus op zoek gaan naar klanten. Hierbij gaat zo’n community zich gedragen als een soort bemiddelingsbureau met veel goede kandidaten in het bestand om aan opdrachten te komen.

      En de individuele ZZP’er zal hier graag gebruik van maken maar zal net zo geïnteresseerd zijn om zich aan te melden voor een flexpool of community van een inlener. Als er maar regelmatig interessante opdrachten uit voort komen, toch?

      • Ik zie meer dan een nuance in deze kwestie. De ZZP’er is in eerste instantie ondernemer. Als hij een flexpool zou zoeken dan kan hij net zo goed aan detachering doen of zich inschrijven bij arbeidsbemiddelaars. Ook de Flexpool zoals jij die beschrijft heeft andere kerndoelstellingen dan werk alleen: het platform heeft veel meer de kant van social network, learning centre, uitwisseling van expertise, en andere sub-items. Nogmaals: vanuit de grote werkgever die (te) ijle banden onderhoud met zijn ZZP-bestand doet niet alleen de ZZP’er tekort, maar ook zichzelf. Een flexpool is dan een nuttig platform met de eigen organisatie als speerpunt. Als dit alleen een arbeidsloket wordt is het gedoemd te mislukken. De ZZP’er die een collegiaal netwerk zoekt, zoekt dan ook meer dan werkbemiddeling. Ik kan me voorstellen dat HR-managers dit maar bijzaak vinden, maar ook dan doen zij hun organisatie tekort. Fullfillment van de echte behoeften liggen aan de basis van het succes. Als ik werkgever was zou ik dus geen eigen flexpool opzetten maar een pool, lees vijver, die veel groter is, met meer content voor de ZZP’er! En ja, omdat die er niet is bouw ik op dit moment aan zo’n community voor ZZP’ers in de zorg: http://www.dezorgprofessional.nl

  2. Hi Karel en Mark, interessante discussie waar heleboel over te zeggen is en waar je op veel manieren naar kunt kijken. Wat ik vooral interessant vind is dat het in beide cases gaat om nieuwe manieren om kennis en ervaringen te organiseren. Maar er is wel een belangrijk verschil: bij de ministeries wordt iets georganiseerd rondom een discipline en Karel kiest met zijn corporatie voor de Zorg-sector als verbinding. Ik ben het met de auteurs eens dat het bij beide cases niet alleen gaat om het matchen van ZZPers, maar dat er ook ‘content’ (kennisuitwisseling, professionalisering, etc.) moet zijn. Zeker is dat het creëren van een community of coöperatie met deze content veel tijd, energie en dus ook geld kost. Dat betekent dat beide ‘modellen’ veel vergelijkbare problemen tegen zullen komen. Wat cruciaal is in beide modellen is dat zij het instromen van professionals van buiten de organisatie faciliteren en zo bijdragen aan het uitwisselen van kennis en ervaringen tussen buiten/binnen en tussen (verschillende) organisaties. En dat is m.i. een belangrijk inzicht: dat we (her)ontdekken dat het niet de organisatie is, maar de professional wiens kennis en ervaring van cruciaal belang zijn voor de ontwikkeling van bedrijven en instellingen.