Hoe DAS-procedure de Total Talent Management-reis blokkeert

Veel overheidsorganisaties gebruiken nog een DAS, een Dynamisch Aankoopsysteem, voor het inhuren van externe professionals. Mark van Assema kijkt, door de bril van Total Talent Management, nog eens naar de realiteit van de DAS-procedure, met daarbij een aansprekende praktijkcase.

Voor organisaties die behoefte hebben aan alle beschikbare talenten in de arbeidsmarkt breekt een Total Talent Management (TTM)-aanpak de silo’s tussen contractvormen af. Die silo’s tussen vast en flex zitten vooral tussen de afdeling inkoop en HR. Voor TTM zal de HR-afdeling het eigenaarschap moeten kunnen nemen over al dat talent.

Daar is in de markt iedere inkoper ondertussen ook van overtuigd, want waarom zou inkoop de contracteigenaar moeten zijn van leveranciers van mensen? In dit stuk kijken we vanuit verschillende invalshoeken waarom een DAS een blokkade vormt voor de reis naar TTM. Ontstaan vanuit aanbestedingswetgeving lijkt DAS voor inkopers een aantrekkelijke manier om aan de regels te voldoen, maar niets is minder waar.

De aanbestedingseisen zijn onwerkbaar voor HR

Immers: als je als overheidsorganisatie een DAS gebruikt zal HR nooit eigenaar willen worden van inhuur, vanwege de onwerkbare eisen in de DAS-procedure. Elke recruiter en HR-professional zullen huiveren bij het lezen van de eisen die aan een DAS worden gesteld, zoals te lezen op de site van pianoo, het expertisecentrum aanbesteden. Hierin staat onder anderen:

“Opstellen van een proces-verbaal van de opdrachtverlening”
Verplicht, vooraf akkoord gaan, bij het aanmelden in een DAS, met alle voorwaarden, “uitsluitingsgronden” genoemd, die vooral op leveranciers zijn gericht en niet op zzp’ers
- Hier knapt 99% van alle zzp’ers al op af, omdat het zoveel werk is om alle formulieren in te vullen en voorwaarden te lezen, laat staan als je die met je jurist wilt checken.
- Voor recruitment van vaste functies is al jaren de best practice om zonder inloggen met een paar kliks te kunnen solliciteren. Een DAS wil het uiterste tegenovergestelde.
- Resultaat is dat alleen bureaus die hier handig in zijn zich aanmelden.
Inhurende manager en kandidaat mogen elkaar eigenlijk niet spreken volgens deze eis: “Communicatie dient elektronisch plaats te vinden; een mondeling interview is daardoor niet toegestaan”
- Deze eis is eigenlijk voor niemand wenselijk, ook omdat het bij afwijzen neigt naar ‘geautomatiseerd afwijzen van kandidaten’, wat binnen de nieuwe Europese AI-wetgeving zelfs verboden is.
- Niet alleen voor zzp’ers is deze eis enorm drempelverhogend, maar ook inhurende managers zullen externen niet zomaar zonder gesprek willen inhuren. In de praktijk wordt hier dan ook meestal van afgeweken. In onderstaande case is ondanks deze regel via een alternatieve voorwaarde toch opgenomen “Als Inschrijver in de top 2 is geëindigd, ontvangt inschrijver een uitnodiging voor het interview.”

Voor managers, HR en recruiters is zo’n DAS dus niet heel aantrekkelijk. Ook vanuit het gezichtspunt van een zzp’er werkt dit concept niet prettig. Natuurlijk zijn er detacheringsbureaus die mensen detacheren bij zo’n overheidsinstantie via een DAS. Maar het aantal zzp’ers in NL is ongeveer drie keer zo groot als het aantal gedetacheerden. Juist daarom is het voor TTM noodzakelijk om vanuit een HR-bril én een ZZP-bril te kijken naar een DAS. En die bril heeft haast ondoorzichtige glazen.

De case “Projectleider business proces implementatie HRM/Payroll” op 27 unieke sites!

Om inzicht te geven in de vertroebelende werking van een DAS in inhuurland pakken we een concrete case. In dit geval uit het DAS Werken in Friesland, waar voor de gemeente Heerenveen een projectleider wordt gezocht voor het implementeren van hun nieuwe HR-systeem.

Er zijn weinig detacheringsbureaus gespecialiseerd in het betreffende HR-systeem, dus de kans dat hier uiteindelijk een zzp’er op wordt geplaatst is naar schatting (van de experts in het HRTech Arena netwerk) minimaal 90%. Deze case is relatief makkelijk te analyseren omdat de opdrachttitel vrij specifiek is en de meeste intermediairs deze klakkeloos hebben overgenomen. Voor zzp’ers wordt het spel nog veel troebeler als partijen ook nog eigen opdrachttitels verzinnen.

Wat er na publicatie op het DAS van zo’n opdracht gebeurt, zien de meeste opdrachtgevers waarschijnlijk niet. Die wachten af, volgens de klassieke ‘post & pray’-aanpak, totdat leveranciers een kandidaat aanmelden.

Dan nu het hele verhaal.

Alle leveranciers die in het DAS zijn aangemeld krijgen de opdracht binnen. De meeste zzp-bemiddelaars hanteren vervolgens zelf ook post & pray in plaats van dat ze actief gaan zoeken naar de beste match. Hieronder een aantal screenshots van sites waar de opdracht is gepubliceerd. Totaal telden we 27 unieke vacaturesites waar de opdracht is (door)geplaatst. Bij Freelance.nl komt dezelfde opdracht zelfs 4 keer voor, door 4 verschillende zzp-bemiddelaars.

Waarom het DAS vanuit een inkoopoogpunt ook niet echt werkt

Nu is het in de wereld voor vaste vacatures ook gebruikelijk dat die op meerdere vacaturesites te vinden zijn, zoals via Indeed, nationale vacaturebank en natuurlijk LinkedIn. Het belangrijkste verschil is dat je wel via die sites kan zoeken als kandidaat, maar dat inschrijven meestal rechtstreeks bij de organisatie zelf gebeurt. Bij DAS-opdrachten schrijft zowel de zzp-bemiddelaar als de leverancier zich in bij het DAS. Met alle nadelige gevolgen van dien voor de inkoopdoelen rond prijs-kwaliteit:

Je bent volledig afhankelijk van de zzp-bemiddelaar en hun inschrijfkwaliteiten over een zzp’er die ze zelf helemaal niet kennen. Zouden die op de gunningscriteria allemaal hetzelfde invullen, zelfs als ze dezelfde zzp’er inschrijven?
De tariefstelling is een groot raadsel. Een DAS zelf geeft soms een richttarief, maar niet altijd. In dit geval is het minimum in de DAS €120 en het maximum €135. Maar wat gebeurt er in de praktijk? De meeste partijen vermelden geen tarief, zodat ze met de zzp’er hierover kunnen onderhandelen. Waarvoor zo’n partij uiteindelijk aanbiedt, weet de zzp’er meestal niet. We vonden bij twee partijen wel een indicatie, die uiteenliep van €105 tot €135 per uur.

Inkopers hebben het in DAS termen over de EMVI, “economisch meest voordelige inschrijving”. Met bovenstaande casus wordt aangetoond dat dit doel met een DAS eigenlijk onbereikbaar is, want er is geen zinnig woord te zeggen over de prijs-kwaliteit verhouding van de zzp’er die wordt aangeboden. Doordat voor inkoop ook de keten niet transparant is, zijn er zzp bemiddelaars die zomaar €10-€20 in eigen zak kunnen steken. Dat kan toch nooit de bedoeling zijn geweest van aanbestedingswetgeving. Sterker nog: uit onderzoek van de Intelligence Group blijkt dat gemiddelde tarieven bij de overheid structureel hoger zijn dan in het bedrijfsleven. In mijn ogen komt dat voor een deel door de DAS’en.

De populariteit van het DAS daalt gelukkig al enige tijd

Het ontstaan van Dynamische Aankoopsystemen ligt in het Aanbestedingsreglement Werken 2016, legt Paul Oldenburg in dit interview uit. Al vrij snel in 2017 is er kritiek op het DAS, blijkt uit dit interview met Mark Bassie. Maar ondertussen zijn vooral regionale overheden vol aan de slag met een eigen DAS, zodat er tot honderden DAS0cersies worden geboren. In 2022 doet Significant Synergy vanuit de aanbestedingsrealiteit onderzoek naar de ‘vloek of zegen’ stand van zaken. In 2023 ziet ook aanbestedingsexpert Henk Timmer de populariteit verder dalen.

Hoe dan wel TTM én aanbesteding proof inhuren?

Concluderend werkt een DAS in de praktijk beperkt nuttig voor de inhurende organisaties, niet voor HR en niet voor inkoop, en al helemaal niet voor zzp’ers. Er zijn gelukkig alternatieven om aanbesteden op een meer zzp-vriendelijke manier in te regelen en wel TTM mogelijk te maken.

De basis ligt erin dat er voor Europees aanbesteden een drempelbedrag is vastgesteld. Momenteel is dat €143k voor centrale overheden, €221k voor decentrale overheden en zelfs €750k bij sociale en andere specifieke diensten. Het gaat dan wel om de totale raming van een opdracht, dus inclusief eventuele verlengingen van de opdracht. Onder die drempel zijn er verschillende vereenvoudigde nationale procedures om rechtmatig in te kopen. Bij elke hieronder weergegeven optie staat een link naar een artikel met meer toelichting.

Voor opdrachten die totaal boven het betreffende drempelbedrag geraamd worden kan gewerkt worden met een MSP of broker-dienstverlening, waarbij de totale dienstverlening voor alle opdrachten tezamen wordt aanbesteed. Een goede aanbesteding hiervoor verbiedt ‘doorleenconstructies’ en stelt een maximale fee op het zzp-tarief. Idealiter heeft of bouwt zo’n partij ook een eigen zzp talentpool met zzp’ers die ze wel kennen.
Er kan worden gewerkt met raamovereenkomsten met specifieke dienstverleners voor specifieke vakgebieden, zowel voor detacheerders als zzp-bemiddelaars.
Voor opdrachten die onder die drempels blijven, kan natuurlijk ook gewerkt worden met zo’n broker of MSP, maar je kunt ook zelf rechtstreeks zzp’ers inhuren, zogenaamde direct sourcing of mini-aanbesteding. Een goed voorbeeld hiervan is de NS die ook een maximale fee op een zzp-tarief vaststellen.

Deze mogelijkheden geven ruimte om de keten te beperken en daarmee wel transparantie in prijs-kwaliteitverhouding te realiseren. Daarmee zijn de mogelijkheden om je TTM-reis door te pakken veel groter dan met een DAS.