Olli is een gecombineerd ATS, FMS en VMS in één: TTM-score MMMMM

HRTech-innovaties kunnen komen vanuit twee hoeken: de hoek van een ondernemer met een briljant techidee, of uit de hoek van een ondernemer die met bestaande tools niet verder komt. Olli komt uit de tweede hoek, omdat HR-dienstverlener Youseeq een geïntegreerde vast/flexdienstverlening wil aanbieden aan klanten, maar geen HRTech-tool vond die dat kan. Dus bouwden ze hun interne platform uit tot een geïntegreerd ATS-FMS-VMS platform, dat na uitgebreide interne testen nu ook op de markt standalone wordt aangeboden, en als eerste tooling de hoogste TTM-score haalt, aldus Mark van Assema.

Beschrijving van Olli

Youseeq is een middelgroot recruitmentbureau uit Veldhoven met een ambitieus team dat naast dienstverlener ook software ontwikkelaar is geworden, en Olli nu als apart product in de Nederlandse markt zetten. Met die achtergrond komt ook direct een belangrijk verschil ten opzichte van veel HRTech-leveranciers op tafel. Want als je core business eigenlijk ‘dagelijks werken met de software’ is en niet ‘software bouwen’, dan weet je dat je met een tool te maken krijgt die is geoptimaliseerd voor dat dagelijkse gebruik. Veelvoorkomende handelingen en controles op data invoer zijn allemaal geautomatiseerd, waardoor het zeer gebruiksvriendelijk wordt.

ATS, FMS én VMS?

Het echt bijzondere is dat Olli in elk geval in Nederland, maar voor zover bekend ook daarbuiten, de eerste tool is met een gecombineerde ATS-, FMS- en VMS-oplossing. Dat is een pad dat software bouwers tot nu toe nog niet succesvol opgingen. Een modern ATS, Applicant Tracking System voor vaste functies, heeft wel wat opties voor flex-opdrachten, maar voor het werken met leveranciers zijn nog andere oplossingen nodig, zoals Hireport uit een eerdere TTM-review. Andersom is de ‘kandidaat eerst’ benadering van ATS’en voor alle VMS-leveranciers, Vendor Management Systems, een te grote uitdaging, omdat die komen uit een ‘klant en leverancier eerst’ benadering. Als derde is er steeds meer aandacht voor ‘direct sourcing’, zelfstandig inhuren van freelancers zonder bemiddelingsbureaus, met een eigen FMS, Freelance Management System, wat ook mogelijk is met Olli.

De belangrijkste TTM-punten op een rij

De kern van Olli is de recruitment module en daar focust deze review zich ook op. Daarin zijn ATS-, FMS- en VMS-functies gecombineerd tot een TTA, Total Talent Acquisition, recruitment applicatie. Daarnaast zijn er modules voor contractmanagement, Pre-Employment Screening (o.a. ID en VOG), een compliance module voor detacheerders (WAADI, G-rekening, NEN) en voor freelancers (KvK en DBA-check) en kun je de urenstaten en facturatieproces (reverse billing) gebruiken. Bekijk hier een overzichtvideo over Olli.

Een eerste opvallendheid is dat het interne platform, van Youseeq als intermediair, in feite is doorontwikkeld in een tool voor eindklanten, de werkgevers die mensen nodig hebben, waardoor nu een tool staat die voor beide doelgroepengebruikt kan worden. Of je nu werkgever of intermediair met een Total Talent-visie bent, je kunt de werving & selectie integraal met Olli oppakken.

Screenshot van een geïmporteerd en geanalyseerd skills cv.

Dankzij generatieve AI in combinatie met skills talen als ESCO, O-net of je eigen taal, kun je met dezelfde skills set zowel vacatures als opdrachtomschrijvingen opstellen. Daardoor wordt vervolgens het vergelijken en beoordelen van kandidaten voor managers ook veel gelijkwaardiger. Vast en flex wordt zo minder appels en peren. Die skills matching en beoordeling kan door verschillende beoordelaars naar eigen inzicht worden uitgevoerd, zodat met verschillende inzichten naar kandidaten kan worden gekeken, het onmisbare menselijke aspect.

Voor recruiters en managers is er een zogenaamde ‘sourcing decision tree’-functie ingebouwd om te adviseren over wervingsopties, marketing budget en doorlooptijden, gebaseerd op de net genoemde ESCO skills codes. De onderliggende engine is getraind op basis van data uit opdrachten/vacatures, wervingskanalen en kandidaataanbod van alle klanten, uiteraard geanonimiseerd.

Zoals een modern ATS betaamt is er vervolgens ook integratie met onder meer VONQ voor job marketing acties en multi-posting om de vacatures in de markt te zetten, met links naar natuurlijk LinkedIn voor zowel vast en flex, maar ook specifieke ‘vast’-jobsites als nationale vacaturebank en werk.nl of specifieke ‘flex’-sites als freelance.nl. Ook detachering bureaus kunnen vanuit de VMS functie worden aangeschreven om kandidaten te leveren via het leveranciersportaal, zie deze video leveranciersportaal. ZZP-bemiddelingsbureaus kunnen ook aanbieden, maar krijgen dan via dat leveranciersportaal als die zzp’er wordt gekozen een apart contract voor de eventuele aanbreng fee, naast het rechtstreekse, DBA-proof ZZP-contract.

Alle kandidaten, via willekeurig welk kanaal, komen vervolgens allemaal terecht in het Total Talent Dashboard, gebouwd met Power BI en geanonimiseerd om vooroordelen uit te sluiten, om vervolgens met matching tools op skills te kunnen matchen en scoren. In het dashboard zie je welke kanalen en vacatures goed presteren, zowel vanuit vast als flex oogpunt.

Goede kandidaten die in eerste instantie niet worden geselecteerd kunnen wel worden toegevoegd aan talentpools. Uiteraard kun je ook rechtstreeks voor talentpools inschrijven als kandidaat, met alle skillskenmerken naast alleen je cv. Die talentpools zijn ook rechtstreeks toegankelijk voor inhurende managers waardoor bij goed beheerde talentpools, met actuele beschikbaarheid en profielen, een hele nieuwe dimensie aan proactief werven gegeven kan worden. En uiteraard ook hier weer volledig geïntegreerd voor vast en flex.

Screenshot van talentpools met filters op o.a. skills en gewenste contractvorm.

Naast dat eigen dashboard kun je ook marktdata voor vast en flex hieraan koppelen via onder meer de ESCO-skills, om vooraf de juiste verwachtingen te managen en de juiste kernwoorden en kanalen te kiezen, via het vast-flex dashboard van de Intelligence Group. Verder zijn er voor het TTA-deel ook nog integraties met communicatieplatform Crisp, met MS Outlook voor emails en met Calendly voor het eenvoudig plannen van interviews.

Wat maakt deze oplossing zo bijzonder?

Het meest bijzondere is dat we hier met een leverancier te maken hebben, die vanaf het begin als doel hadden om een Total Talent tooling te bouwen. De TTM-visie van directeur Helga van der Steen heeft het ontwikkelteam aangezet om steeds vanuit beide invalshoeken naar de tool te kijken en verschillen zo klein mogelijk te maken. Door contractvorm enkel als een parameter en filter op vacatures/opdrachten en kandidaten te behandelen is de drempel tussen de traditioneel twee gescheiden werelden grotendeels weggenomen.

Screenshot van leverancier dossiers statussen en checks.

Beoordeling op TTM-criteria

Dit zijn de vaste criteria voor het bepalen van de MMMMM-score voor een complete TTM-oplossing en hoe Olli van Youseeq daaraan voldoet.

	Definitie	Beoordeling	Score
Gelijke User Experience	De tool ziet er zo gelijk mogelijk uit voor zowel vast als flex	Het is één geïntegreerde recruitment tool voor de eindgebruikers, zowel recruiters/inhuurdesk en de inhurende managers, en daarmee is de UX dus ook geheel gelijk, wat vrij uniek is voor een ATS/VMS combinatie	1 M
Voor zover toegestaan gelijke processen	De processen werken voor vast en diverse vormen van flex zo gelijk mogelijk als wettelijk is toegestaan	Daar waar het de recruitment processen zelf betreft werkt het werving proces, inclusief de distributie en marketing tools geheel gelijk. De recruitment workflow inrichting kan daarbij ook vanuit 1 aanvraag uitsplitsen in verschillende contractvormen. Aangezien dat proces de kern is van Olli de volle score. Voor flex zijn er extra processen rond facturatie, betalingen, waarbij voor vast dit in een ander HR-systeem moet gebeuren, maar dat is zeer gebruikelijk dus geen punten aftrek daarvoor.	1 M
TTM-architectuur	De tool en koppelingen zijn correct ingericht voor een TTM benadering	Alle koppelingen in de recruitment module zijn bruikbaar voor vast en flex, zowel de data die binnen wordt gehaald rond bv skills en arbeidsmarktdata, als ook de koppelingen naar buiten, voor bv vacature distributie (multiposting) marketing (via VONQ), Pre-Employment Screening	1 M
Correcte persoons-gegevens	De datapunten die worden vastgelegd voor vast en flex zijn zo gelijk mogelijk gebruikt. De nodige verschillen, zoals salaris vs tarief, zijn ook aanwezig	Naast de gebruikelijk datapunten in een ATS zijn ook de relevante datapunten vanuit het recruitment deel uit FMS/VMS- tools beschikbaar, zoals periode, tarief en opdrachtomschrijving.	1 M
Complete TTM-data, rapportage en analytics	Van alle talent, vast en flex, is de data vergelijkbaar compleet en te tonen in dashboards en gebruikt voor analyses	De recruitment dashboard biedt integraal inzicht in de status van alle recruitment workflows, die wel verschillende stappen kunnen bevatten (met/zonder leveranciers ertussen), en acties gebaseerd op ontdekte fouten in het proces of documenten. Analyse op (skills) matching tussen kandidaat en vacature gebeurt contractonafhankelijk.	1 M
Totaal			5 M’s

Conclusies

Dit is de eerste keer dat de hoogste score van 5 M’s gegeven wordt. Die 5 M’s staan voor tools die voorloper zijn op het gebied van TTM, waarmee snelle stappen vooruit mogelijk zijn. Organisaties die klaar zijn om hun recruitment uit te breiden naar TTA en toe zijn aan vervanging van hun huidige ATS, kunnen met Olli zeker die snelle stappen maken. Het heeft meer dan voldoende in huis voor een modern ATS, inclusief allerlei automatisering voor de ‘administratieve handelingen’, dus recruiters zullen zich niet misdeeld voelen. Die recruiters zullen zich juist gesterkt voelen in de mogelijkheden om hun inhurende managers aan te kunnen bieden om op exact dezelfde manier ook te gaan werven voor inhuur algemeen of voor tijdelijke invulling als een vaste vacature moeilijk invulbaar is.

Natuurlijk kun je Olli ook inzetten voor alleen de flex-modules voor de inhuur van externen, maar daarmee doe je de TTM-mogelijkheden tekort. Juist in die TTA kant zit de kracht op TTM-vlak. Daar zou de direct sourcing van freelancers en de voordelen voor organisaties nog explicieter uitgelicht mogen worden in het Olli verhaal en op sommige plekken in de tool. Daarin zit ook voor veel VMS’en de spanning tussen de zzp’er als leverancier en de zzp’er als kandidaat.

De tool is nu alleen voor alleen Nederland te gebruiken, dus nog niet internationaal. Maar dat kan bij bewezen succes natuurlijk veranderen.

Wat is Total Talent Management (TTM)?

TTM is een strategisch instrument voor organisaties om alle beschikbare talent dat nodig is om het werk uit te voeren op een holistische manier te werven, selecteren, engageren, ontwikkelen en in te zetten. Het is een groot raadsel hoe in organisaties de interne processen en tools zo uit elkaar kunnen lopen als het gaat om vast en flex, ook wel interne en externe werkkrachten. Op de werkvloer voeren mensen met verschillende contractvormen vaak dezelfde werkzaamheden uit. Of het nu in een contact center is of op de IT-afdeling, uitzendkrachten, zzp’ers en gedetacheerden werken zij aan zij met de vaste krachten. Voor managers zijn, talenten met bepaalde skills en ervaringen, onafhankelijk van de contractvorm, een bron om de werkopdracht van het team uit te voeren.

De 5M score geeft de volgende beoordeling voor je reis naar Total Talent Management

M = Geen tijd en geld aan besteden
MM = Vrij TTM onvolwassen, maar het kan werken in een vroeg stadium
MMM = Is goed op weg, het overwegen waard voor een volgende stap
MMMM = Een partij die TTM echt snapt en waarmee je het verschil kan maken
MMMMM = Een voorloper op het gebied van TTM, snelle stappen vooruit zijn mogelijk