Fake aanvragen via marktplaatsen blijken hardnekkig probleem: ‘Overheid, wees transparant’

Dynamische aankoopsystemen (DAS) of marktplaatsen moeten inhuur in de publieke sector toegankelijker maken voor lokale zzp’ers, maar in de praktijk verspillen professionals en intermediairs geregeld tijd aan sollicitaties waar op voorhand de uitkomst al van bekend was. “Het probleem valt in coronatijd extra op.”

“Interimbureaus hebben het deze dagen best zwaar, het voelt echt heel verkeerd als de overheid je dan ook nog een hele dag bezighoudt met een nepaanvraag”, zegt Tineke Eikelenboom van bureau IBC.

Ze ziet het bij aanbestedingen van allerlei gemeentes: aanvragen op marktplaatsen waarvan de opdrachtgever al weet dat de huidige kandidaat blijft, maar vanwege aanbestedingsregels de aanvraag opnieuw moet uitzetten. Ze noemt het ook wel de ‘warme stoel’.

Oud probleem

“Het probleem bestaat al tijden, maar valt in coronatijd extra op”, vertelt Eikelenboom. “Er zijn namelijk minder opdrachten voor zelfstandig professionals, dus duikt iedereen op die ene aanvraag. Heel veel bureaus gaan kandidaten zoeken, professionals poetsen hun cv’s op. We steken met z’n allen veel energie in het aanbieden van kandidaten. En dan hoor je dat allang bekend was wie de opdracht mocht gaan uitvoeren.”

Het probleem speelt lang niet bij alle aanvragen voor zzp’ers op marktplaatsen, maar het komt geregeld voor, aldus verschillende intermediairs. Voor Thijs Maters van intermediair Harvey Nash zijn dit soort nep-aanvragen al jaren een ‘bron van ergernis’, vertelt hij. Samen met HRM-deskundige Mark Bassie begon hij een paar jaar geleden het Comité voor Marktplaatsgebruikers, een groep die de problemen wil oplossen samen met de (semi-)overheden en zorginstellingen die gebruik maken van een marktplaats.

Wat is een DAS?

Marktplaatsen worden ook wel inhuurplatforms, inhuurdesks of – formeel – Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) genoemd. Via dit soort online marktplaatsen kunnen zzp’ers in aanmerking komen voor opdrachten bij publieke instanties die vroeger verborgen bleven. De opkomst van dit soort systemen begon zo’n 10 jaar geleden en in 2016 is de DAS opgenomen in de aanbestedingswet.

Voor de opdrachtgevers betekent zo’n platform meer keuze in kandidaten en meer marktwerking. Dat laatste kan weer leiden tot inkoopvoordeel. Sommige overheidsinstellingen hebben een eigen marktplaats, anderen maken gebruik van een centraal platform. Dat is een voordeel voor kleine organisaties die bijvoorbeeld maar een paar keer per jaar een professional willen inhuren.

Problemen met het gunningsproces

Volgens Maters zijn het mooie beloftes, maar vallen de voordelen in de praktijk tegen. Ten eerste is het volgens hem een illusie dat ‘echt goede’ zelfstandig professionals zichzelf wel zullen melden op het platform. “De gewilde kandidaten worden gehunt”, zegt hij. “De intermediair stelt ze vervolgens voor op zo’n marktplaats. Bovendien maken ze zo meer kans, want tussenpartijen hebben nu eenmaal veel meer ervaring met voorstellen schrijven voor aanbestedingen.”

Lees hier welke problemen hij en Bassie nog meer vonden. Zo constateerden zij in 2016 al dat overheidsmarktplaatsen niet transparant zijn over het gunningsproces en de selectie van de winnaar.

‘Witwasmachine’

“Die marktplaatsen zijn één grote witwasmachine”, zegt Maters. “Inhurende managers weten precies wie ze willen voor een opdracht, maar het moet nu eenmaal via aanbesteding. Dit is een manier waarop die manager toch de persoon van zijn keuze kan inhuren, terwijl de inhuurdesk de schijn ophoudt dat iedere kandidaat een eerlijke kans krijgt.”

Maters maakte het zelf een aantal keer mee. “Bijvoorbeeld bij een heel specifieke aanvraag, waarbij ze iemand zochten met 10 jaar ervaring in Heerlen en wij vonden toevallig iemand die perfect in het profiel paste. Die hebben we expres goedkoop aangeboden, maar hij werd niet eens uitgenodigd.”

Ook ontving hij algemene afwijzingen, waarin stond dat de sollicitatie niet eens in bekeken ‘wegens het enorme aanbod’. “En dat terwijl het uitgangspunt van zo’n DAS is dat iedereen een gelijke kans krijgt.”

Begrip voor de inhurende manager

Ook directeur Koen de Rooij van intermediair Reijn herkent het probleem. Hij heeft wel begrip voor de inhurende managers. “Ik zie het vaak gebeuren bij langdurige, complexe projecten. Denk bijvoorbeeld aan een fusie van gemeentes of een dijkverzwaringsproject. Soms duurt zo’n project langer dan verwacht of krijgt het een vervolg. Als je al lange tijd succesvol samenwerkt met een professional op zo’n project, dan wil je die het liefst gewoon opnieuw inhuren.”

Zo’n professional heeft tenslotte de kennis en ervaring die je nodig hebt. Maar vanwege de aanbestedingswet moet de opdracht toch opnieuw uitgezet worden. Volgens De Rooij komen dit soort situaties vaker voor dan pure ‘vriendjespolitiek’. “Het is logisch dat een manager geen tijd en geld wil besteden aan inwerken, als de perfecte kandidaat met bewezen ervaring voor hem staat”, zegt hij. “Een oplossing is dan inderdaad om de opdracht zó op te schrijven, dat jouw bekende kandidaat er perfect aan voldoet. Bijvoorbeeld kennis van en een netwerk in de regio.”

Omgaan met de situatie

Hoe kun je hier als kandidaat of intermediair mee omgaan? Maters is inmiddels helemaal gestopt met kandidaten aanbieden op marktplaatsen. “Het was overduidelijk dat je geen eerlijke kans krijgt”, zegt hij. “Natuurlijk is dat jammer. Aan de andere kant werken vooral kleine overheden met marktplaatsen, in het bedrijfsleven gebeurt dat maar weinig.”

De Rooij is selectief als het gaat om inschrijven op opdrachten via een DAS. Hij heeft inmiddels manieren bedacht om te voorkomen dat hij tijd verspilt aan deze uitvragen.

“Stel gewoon de vraag in de nota van inlichting”, tipt hij. “Wij vragen letterlijk of er al een kandidaat of voorkeurskandidaat is. Je krijgt dan meestal een diplomatiek, maar eerlijk antwoord.”

De gemeente schrijft dan bijvoorbeeld ‘we kennen meerdere kandidaten voor deze functie’. “Vaak schrijven ze ook dat ze andere kandidaten de kans willen geven om te reageren”, zegt De Rooij. “Maar in zo’n geval besteden wij er vaak geen tijd aan, we zetten onze kandidaat dan liever ergens anders op in.”

Meer transparantie vooraf

Probeer dus vooraf te bepalen hoeveel kans je maakt. De Rooij: “Wees gewaarschuwd als je heel specifieke criteria ziet.”

“Een kleine marge op tarief en een waslijst aan eisen: dat zijn duidelijke signalen dat ze al iemand op het oog hebben”, zegt ook Eikelenboom. “Normaal gesproken reageren wij niet op dit soort opdrachten. Maar in deze tijd hebben we die luxe niet. Er zijn gewoon heel weinig aanvragen.”

Dus gaat ze toch maar kandidaten bellen, zegt ze. “Tot ik via-via hoor dat de persoon die er nu zit, gewoon mag blijven. De afgelopen maand ben ik er zo al bij vier opdrachten achter gekomen dat een eerdere kandidaat mocht blijven zitten.”

Eikelenboom vindt dat overheden en semi-overheidsinstellingen transparanter moeten zijn. “De aanbestedingsregels zijn wellicht niet makkelijk aan te passen, maar als opdrachtgevers er al gewoon eens in de aanvraag bij zouden kunnen zetten dat de huidige kandidaat ook mag reageren op de opdracht is dat transparant en eerlijk”, zegt zij. “Dan kun je beter je kansen inschatten. En misschien alsnog proberen iemand aan te bieden, als je denkt dat je match toch beter is dan de huidige kandidaat.”

‘Met klagen schiet je weinig op’

PIANOo, het expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, herkent het probleem. PIANOo geeft overheden voorlichting over zaken als inkoop en aanbesteden en krijgt ‘zeer sporadisch’ signalen over zulke ‘fake-aanvragen’. De woordvoerder schrijft: “Ondernemers met een klacht over een specifieke aanbesteding of de handelingen van de aanbestedende dienst verwijzen wij naar het klachtenloket van de betreffende aanbestedende dienst of wijzen wij op andere rechtsbeschermingsmogelijkheden.”

In de praktijk doen maar weinig ondernemers dat, zegt Maters. “Het kost je tijd en geld en uiteindelijk schiet je er weinig mee op”, zegt hij. “Ik kan slecht tegen onrecht, maar ik kan er niks tegen doen.”

Overheid, formuleer opdrachten anders

De Rooij hoopt vooral dat inhurende organisaties beter vooraf nadenken over langdurige projecten. “Als je iemand zoekt voor een pittig project en je weet dat er een kans is dat het langer duurt dan verwacht, formuleer je opdracht dan op basis van het resultaat”, zegt hij. “Dus zoek geen interimmanager om ‘een fusie te begeleiden’ maar ‘begeleiding van een fusie van twee gemeentes met als resultaat één gemeente met tevreden stakeholders’. En geef vooraf al een optie tot verlenging.”

5 reacties op dit bericht

  1. Ik kan mij deels herkennen in de kritieken op het Dynamisch Aankoopsysteem zoals hierboven beschreven. Wanneer een opdrachtgever vraagt om bijv. al 4 jaar werkervaring binnen de organisatie, een geldige screening of een bizarre combinatie van wensen, dan kun je er van uit gaan dat het inderdaad om een warm stoeltje gaat.

    Maar dat is zeker niet bij alle opdrachten die op DAS’en worden gepubliceerd het geval. En dat weet ik, als freelancer, uit eigen ervaring. Ik heb meerdere keren een opdracht via een DAS gescoord gekregen, en dat is zonder enige voorkennis of warme relatie.

    De kritieken van de bureaus zijn in mijn opzicht ook dubbel. DAS’en zijn immers concurrenten van de Harvey Nash’es van deze wereld, want ze worden zo buiten spel gezet. En wanneer er sprake is van raamcontracten, wordt vaak voor de vorm de opdracht bij de raamcontractanten uitgezet terwijl er ook een voorkeurskandidaat is. Ook dat weet ik uit eigen ervaring: even aangeven dat je bent getipt en je wordt direct voorgedragen.

    In een LinkedIn artikel dat ik een tijd geleden over hetzelfde onderwerp schreef, heb ik gepleit voor een ‘vinkje’. Een vinkje dat aangeeft dat er een voorkeurskandidaat voor de opdracht is. Een paar voordelen:
    – Freelancers en leveranciers hoeven geen kostbare tijd te investeren in het tweaken van CV’s en het nodeloos reageren op opdrachten
    – Brokers hoeven geen ingewikkeld werving- en selectieproces op te starten
    – Opdrachtgevers krijgen relatief weinig reacties te verwerken
    Of te wel, er ontstaat een situatie waarbij veel tijd, geld en teleurstelling bespaard kan worden. Het zou van lef getuigen op het moment dat dit vinkje wordt geïntroduceerd én wordt ingevuld. Dat zou het leven een stuk makkelijker maken.

  2. Oh nog één detail. Volgens mij is de betreffende site van de NS, waar Thijs naar verwees, geen DAS maar een ‘gewone’ inhuurmarktplaats. Je hoeft je bij de NS niet eerst te kwalificeren: formulieren invullen en/of verklaringen aanleveren alvorens je moet toegelaten.

    Daarmee is de inhuurmarktplaats van de NS veel laagdrempeliger dan bijv. het DAS van de Gemeente Rotterdam of Luchtverkeersleiding Nederland.

  3. Het verhaal is ingestoken vanuit de leveranciers, en dan snap ik de frustratie al, maar stel je voor dat je als DAS onervaren zelfstandige een leuke opdracht denkt te zien. Dan is deze situatie nog schrijnender.
    Het draait uiteindelijk om een match tussen mensen. En als de relatie goed blijft dan is het toch logisch dat je geen verplichte partnerruil wilt doen. Zolang de aanbestedingsregels niet veranderen, misschien met zo’n vinkje dat Bas voorstelt, zal deze paarse krokodil voortleven.

  4. Of helemaal geen vinkje maar simpelweg deze flexmarktvervuiling stoppen door het mogelijk te maken om gewoon te verlengen. Dat begint door te erkennen dat je geen potloden inkoopt maar mensen van vlees en bloed inhuurt. Minder vanuit Inkoop, meer vanuit HR.

    De aanbestedingsplicht is duidelijk doorgeschoten. Ook al doordat een enkele opdracht al vaak bij zes bureaus tegelijk wordt uitgezet, of beter, door hen wordt opgepikt. Zonder commitment en met zeer korte levertijden. Vaak slechts een dag, dus meestal in dat geval een warme stoel. En dus kunnen ze niet de tijd en middelen gebruiken om de optimale match te maken. Daardoor kan alleen laaghangend fruit geplukt worden.

    Ontsluit die overheidsportals naar echte marktplaatsen en verdeel de uitgespaarde fee van tussen de 10 en 25% met de in te huren professionals. Wel zo eerlijk, terwijl je als inlenende organisatie ook nog eens fors bespaart! Geen luxe voor de overheid die dient te besparen op inhuur én die graag zelfstandigen zegt beter te willen behandelen.

    Ik garandeer je, dat rechtstreeks inhuren via echte marktplaatsen lukt in zeker 60% van de gevallen. De professionals die bij bureaus bekend zijn, zijn immers vaak ook lid van bijvoorbeeld Planet Interim of Jellow.

    Lukt het niet om een goede kandidaat via dit soort echte marktplaatsen uit de markt te halen, geef een bemiddelaar (‘preferred supplier’) dan óók commitment zodat deze ook daadwerkelijk waarde kan toevoegen voor de aan hen te betalen marge van 10 tot 25%. Zo verspilt niemand moeite, vindt het contact plaats met veel minder ruis op de lijn (want minder schijven en of geen of minder met elkaar concurrerende bureaus die over elkaar heen moeten buitelen richting kandidaten) en er wordt alleen fee betaald wanneer daadwerkelijk waarde is toegevoegd.

  5. De reactie van PIANOo/Min EZK is helemaal lachen. Intern klagen zij steen en been dat een DAS gebruiken om personeel in te huren indruist tegen de aanbestedingswet en waarvoor een DAS daadwerkelijk is bedoelt.
    Maar als je dan voorstelt om een proefproces te beginnen, zodat een rechter dit toetst en een eenduidig antwoord geeft, dan wordt er niet thuis gegeven.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *