Inhuur is bovenal echt een echt vak! (Column + webinar)

Veel organisaties hebben een goed inhuurproces op papier gezet. Maar…. dat wil nog niet zeggen dat dat het inhuurproces ook goed is.
Column Thijs Maters.

SUPER! Inkoop en/of HR hebben een goed inhuurproces op papier gezet. Er is een doeltreffende aanbesteding geweest en daarbij zijn een aantal leveranciers geselecteerd. KPI’s liggen vast, de business is geïnformeerd en er is draagvlak vanuit het management.

Zijn we nog wat vergeten…??? Oh ja, we moeten nog medewerkers aanstellen om het inhuurloket te bemensen om de operationele inhuur te regelen en het proces ten uitvoer te brengen. Zoeken we er even snel wat administratieve krachten bij en voilà klaar. Toch????

NIET DUS! Hoe goed het gehele proces ook uitgedacht is, het valt of staat uiteindelijk bij het ten uitvoer brengen van dat proces. En dat aspect wordt vaak behoorlijk onderschat.

Inhuur is een vak!

Wanneer we naar de uitvoering van het inhuurproces kijken, dan wil ik een onderscheid maken tussen uitzendkrachten en gedetacheerd personeel. Het interesseert inhurend managers doorgaans vrij weinig welke uitzendkrachten er ingehuurd worden. Maar bij detacheringskrachten is dit een ander verhaal.

Bij het inhuren van hoger gekwalificeerd personeel heeft ineens iedere manager zijn eigen voorkeur. Oud collega’s, bekenden en andere relaties krijgen de voorkeur boven de preferred suppliers. Ook het onderhandelen over tarieven doet men het liefst zelf. Iedere inhurend manager is plots een ervaren inkoper en recruiter ineen. Gevolg: Tarieven liggen 15-20% hoger dan noodzakelijk, naar (o.a. DBA) inhuurrisico’s is niet gekeken en preferred suppliers voelen zich niet eerlijk behandeld.

Die hogere tarieven hebben twee hoofdoorzaken. Enerzijds is er door een gebrek aan concurrentie geen minicompetitie en dus geen marktwerking. Anderzijds is het lastiger onderhandelen over tarieven als emoties een factor zijn (geen stevige onderhandelingen met bevriende relaties uit het eigen netwerk). Daarnaast zijn er bij overeenkomsten met preferred suppplier doorgaans economies of scale te behalen: Groter volume = scherpere tarieven.

Inhurend managers die traditioneel niet anders gewend zijn dan zelf hun inhuur te regelen er alles aan zullen doen om het proces te omzeilen. Daarbij worden alle mogelijke excuses aangewend om het zelf te kunnen regelen: de in te huren kandidaat is de enige in heel Nederland die het kan, het is een super belangrijk project, men had enorm veel haast, etc., etc.

Ook de heren en dames accountmanagers van de betrokken detacheerders doen hier vrolijk aan mee. Zelfs de commercianten vanuit de preferred suppliers zijn niet anders gewend. Bij laatstgenoemden is er de angst dat indien men niet direct de business benadert men gepasseerd wordt door andere leveranciers. Commercieel verantwoordelijken van de preferred suppliers hebben tal van trucs om het officiële inhuurkanaal te omzeilen. Bijvoorbeeld platte inhuur omzetten in SOW’s waarbij de inhuurspelregels en tarieven niet meer van toepassing zijn.

Inhuur vraagt om specifieke vaardigheden

Om in bovenstaande omgeving administratief medewerkers neer te zetten is zelfmoord voor het inhuurproces. Zonder de benodigde ervaring en vaardigheden wordt men omvergelopen door de eigen inhurend managers en de accountmanagers van leveranciers. Detachering is nu eenmaal een wereld op zich en inhuurdesk medewerker een echt vak!

Probleem is dat de werkzaamheden op het inhuurloket niet echt in een hokje te plaatsen zijn. Het is geen 100% inkoop of HR taak maar zeker ook geen puur administratieve job. Eigenlijk is het van alles wat.

Welke vaardigheden zou een medewerker op de inhuurdesk dan moeten hebben?

  • Bij voorkeur ervaring in de detachering. Dit is wezenlijk anders dan ervaring in de uitzendbranche of ervaring in de HR hoek.  Je moet weten hoe inhurend managers tegen inhuur aankijken en hoe accountmanagers van leveranciers te werk gaan.
  • Een pre is kennis van de materie. In ieder geval kennis van de gebruikte begrippen (bijvoorbeeld op ICT gebied). Het helpt enorm om aanvragen en CV’s goed te kunnen kwalificeren en als serieuze gesprekspartner voor de business te dienen.
  • Ook affiniteit met inkoop is nuttig. Er zitten een aantal contractmanagers taken in de functie besloten, zoals het meten van afgesproken KPI’s.
  • Goede communicatieve vaardigheden zijn essentieel. Het resourceloket moet een plaats binnen de organisatie veroveren. Daarvoor een is een pro-actieve houding noodzakelijk. Kortom actief de business benaderen en het resourceloket “verkopen”. Toegevoegde waarde uitleggen en zorgen dat je op het netvlies blijft. Dat kan al met simpele acties.
  • Als het niet lukt om met rationele argumenten de business mee te krijgen standvastig durven zijn. Het lef hebben om impopulaire maatregelen te nemen zoals het niet faciliteren van een zelfgeregelde inhuur (niet regelen toegangspas, screening, po nummer, etc.).
  • Maar vooral: staan voor je afdeling. Het loket is als je eigen winkel. Je moet vol overtuiging de business meekrijgen in het proces.

Een inhuurdesk met medewerkers die voldoen aan bovenstaande eigenschappen zou uitstekend in staat moeten zijn om het inhuurbeleid van een organisatie om te zetten in een effectief inhuurproces.

Inhuur heeft draagvlak management nodig

Tot slot: Een essentiële randvoorwaarde hierbij is draagvlak vanuit het management. In situaties waarbij een inhurend manager toch zijn eigen kandidaat probeert naar voren te duwen en dit tot escalaties leidt is ruggensteun vanuit het hoger management van essentieel belang.

Thijs Maters, salesmanager Harvey Nash  

Webinar

Thijs Maters gaf op 16 februari  ook een webinar over dit thema. Zie hieronder voor een integraal verslag. Het verhaal van Thijs start op 02:38 min.

Harvey Nash is een gespecialiseerde dienstverlenende organisatie die klanten adviseert en ontzorgt op het gebied van detachering, contractmanagement, international executive search, werving & selectie en outsourcing & offshore. Harvey Nash is dé leverancier die, door continue innovatieve ontwikkelingen, dienstverlening aanbiedt die gericht is op ontzorging van de recruitmentprocessen van organisaties. Bekijk alle berichten van Harvey Nash

8 reacties op dit bericht

  1. Als een inhurend manager een bekende naar voren schuift, kan dat heel verkeerd aflopen inderdaad. Maar de schade is meestal niet heel groot.
    En in 9 van de 10 gevallen gaat het wel om een echt goede kandidaat en zijn er geen problemen.

    Tussenpartijen leveren vaak slechtere kandidaten, pimpen cv’s op, en vragen hoge marges (tot 15%). Dus uiteindelijk loont het als opdrachtgever vaak wel om inhuur externen niet teveel uit handen te geven.

    • De werkelijkheid ligt anders Corné. We hebben bij diverse opdrachtgevers onderzoek gedaan naar honderden gevallen van “maverick buying”. M.a.w. inhuur via niet gecontracteerde leveranciers en/of directe inhuur. Steevast liggen de tarieven hierbij gemiddeld op een hoger niveau (gemiddeld 15%).

      Zeer recent nog een aantal cases uitgewerkt voor één van onze opdrachtgevers. We hebben 7 cases bekeken waarbij we de kandidaten kenden, de tarieven kenden en ook het door de opdrachtgever betaalde eindtarief. In alle 7 gevallen werd er teveel betaald. Op jaarbasis ruim € 140.000.

      Waar het om gaat is dat je de verantwoordelijkheid voor inhuur sowieso niet bij managers zelf moet leggen. Tuurlijk zulen er ook managers zijn die goed kunnen inkopen maar gemiddeld genomen zijn de eigen recruiters of de tussenpartijen hier beter toe in staat.

      Slechte kandidaten, pimpen van CV’s en te hoge marges komen juist voor bij directe inhuur via non-preferred suppliers. Bij gecontracteerde leveranciers zijn de marges transparant en wordt ook kwaliteit van de dienstverlening via KPI’s in de gaten gehouden.

  2. Ja, inhuren is een echt vak, maar des te meer reden om het niet uit te besteden maar in eigen hand te houden. Je personeel is je kapitaal bij kennisintensieve bedrijven.

    Het gaat niet altijd alleen om geld Thijs. Kwaliteit is minstens net zo belangrijk.
    En het gaat ook niet puur alleen om het cv, de persoonlijkheid speelt ook een rol, en dan is het niet verkeerd om iemand uit je eigen netwerk te kiezen, die de mensen al kent, het bedrijft wellicht kent, en waarvan je het karakter en persoonlijkheid kent. Want in een gesprekje van een half uur leer je iemand niet kennen, en dat kan gedurende een project voor grote problemen zorgen als er geen klik is met de collega’s. Liever iemand die goed bij de cultuur van een bedrijf past, dan maar een tientje meer.

    Bovendien weet een manager zelf het beste wat hij/zij nodig heeft in z’n project/afdeling, het is toch vreemd om dan de selectie te laten doen door een buitenstaander, die vaak zelfs nauwelijks verstand van zaken hebben, niet het kennis niveau van de kandidaat goed kan beoordelen, maar vaak ook geen verstand van het domein van het bedrijf.
    De toekomstige collega’s zouden het waarschijnlijk het beste kunnen beoordelen, maar dat is erg ongebruikelijk dat die er bij betrokken worden, alhoewel ik dat wel heb meegemaakt (aan beide zijden)

    Het gebruik van preferred suppliers heb ik nooit slim gevonden, waarom zou je je als bedrijf beperken tot een paar aanbieders. Juist de echte ZZP pareltjes zitten vaak niet bij deze grote “suppliers”, die hebben dat niet nodig.
    Het zal wel door een paar grote “suppliers” uitgevonden zijn, om zo andere kleinere buiten spel te kunnen zetten. Niet in het belang van de klant dus.

    Over CV’s pimpen:
    Zelf stuurde ik vroeger altijd bewust mijn CV in PDF formaat naar de tussenbureaus, maar vrijwel altijd kwam de vraag of ik hem ook in ms-Word wilde sturen, je kan wel raden waarom….

    • De enige goede reden die ik kan bedenken voor het hebben van een preferred supplier, is dat je niet teveel leveranciers wilt hebben. Anders vechten ze elkaar de tent uit over wie de volgende kandidaat mag leveren… En gaan ze elkaar teveel tegenwerken. Een preferred supplier kan dus de synergie op een afdeling bevorderen. Dit kun je ook oplossen door allemaal losse zzp’ers in te huren, net als bij de NS bijvoorbeeld.

      Voor de rest is het natuurlijk allemaal handel en cv-schuiverij, of je nu meer aan de inkopende kant of de leverende kant zit, ze zitten er allebei handig tussen…

      Uit kwaliteitsoogpunt doe ik zelf ook geen zaken met tussenpartijen. Ik kan prima eigen reclame maken en ken genoeg inhurende managers 🙂 en ik denk dat de kwaliteit van m’n werk goed genoeg is dat mensen m’n naam onthouden.

    • De discussie raakt enigszins off topic. In mijnblog betoog ik juist dat opdrachtgevers, en dan met name hun eigen inhuurdesk, de regie op inhuur in eigen hand moeten hebben. De discussie over de sourcing strategie (master vendor, preferred suppliers, marktplaatsen, etc.) staat in deze blog niet centraal.

      Feit is dat een manager idd het beste weet wat hij nodig heeft. Echter de inhuurdesk (mits op de juiste manier ingericht) kan managers uitstekend ondersteunen om invulling te geven aan zijn behoefte. De inhuurdesk is geen “buitenstaander” maar vanuit de eigen organisatie een direct verlengstuk van de manager.

      Dat kwaliteit minimaal net zo belangrijk is als het tarief betwist ik evenmin. Op dit punt zijn we het volledig met elkaar eens. Zoals Gerco Rietveld eens verwoorde op één van onze seminars: Focus je alleen op prijs dan gaat de kwaliteit omlaag en de kosten omhoog.
      Het voorbeeld wat ik aanhaalde mbt gemiddeld hogere tarieven betreft exact dezelfde kwaliteit kandidaten. Sterker nog de 7 cases die ik als voorbeeld aanhaalde betrof zelfs exact dezelfde kandidaten. De hogere kosten zitten dan in meerdere schakels, torenhoge marges of gewoonweg slecht onderhandelen.

      @Corne: De NS heeft getracht rechtsreeks ZZP’ers in te huren. Intermediairs werden uitgesloten. Uiteindelijk werd 4% van alle aanvragen daadwerkelijk door ZZP’ers ingevuld. NS heeft toen besloten ook intermediairs weer toe te laten op de marktplaats.
      @Paul: Een goede inhuurdesk is wezenlijk wat anders als een marktplaats (met portal functie). Op een inhuurdesk zitten mensen. Idealiter mensen die cv’s kwalitatief kunnen beoordelen. Een marktplaats is veelal een geautomatiseerd systeem waar je obv wat vinkjes beoordeelt wordt en je niet meer bent dan een nummer (zie ook een eerdere bijdrage waar ik aan bijgedragen heb op deze site).

      • Ik heb het artikel nog eens doorgelezen Thijs, en je hebt inderdaad gelijk, je hebt het over een inhuur desk intern in het bedrijf zelf.
        Ik denk dat ik even op het verkeerde been was gezet door de naam Harvey Nash bij je naam.
        Maar gelukkig zijn we het dan daar dan wel over eens, dat je dit soort zaken het beste in eigen beheer kunt houden en niet via intermediairs moet laten lopen, die voegen behalve een marge maar weinig toe, lezen we hier van mensen die het uit de praktijk meemaken of hebben meegemaakt.
        Dus niet de kandidaten laten filteren door intermediairs, maar zelf de filtering doen en gesprekken voeren m.b.v. een gekwalificeerde interne inhuurdesk (afdeling PZ/HR?) direct met de zzpers.

        hebben we dankzij de off-topic reacties toch mooi een gezamenlijk statement gemaakt 😉

  3. De inhuurschil voegt m.i. te weinig waarde toe. Zuiver sturen op kosten (= laag tarief), veel langere doorlooptijden, meestal geen benul van de inhoud (dus ook niet van de werkelijke eisen), nauwelijks feedback, etc.

    Als een opdracht via een inhuurdesk komt, dan wordt er vaak veel meer inspanning van mij gevraagd (speciale templates, additionele motivatie en documenten, etc.), maar uiteindelijk is het laagste tarief dat door de eerste selectie komt. Daarna relatief veel on-site gespreksrondes met veel kandidaten (=meestal omzetverlies).

    Ik laat opdrachten via inhuurdesken (if nog erger portals), over het algemeen aan mij voorbij gaan. Teveel niet waarde toevoegde schakels.

    Een inhuurschil kan m.i. wel waarde toevoegen als ze rechtstreeks met de zzp-er schakelt. Een intermediair die dus maar 1 opdrachtgever heeft.

    Overigens kan het tarief/marge probleem ook opgelost worden door via een inkoopafdeling te werken met raamcontracten en preferred suppliers.