Het compliancerisico schaadt de inhuur en de bedrijfscontinuïteit van multinationals

De kennis van compliance en de Nederlandse arbeidswet- en regelgeving ontbreekt vaak bij multinationals. Als Circle8 zien we dat multinationals hun inhuurbeleid behandelen als een one-size-fits-all-solution voor externe inhuur. Wat werkt in Frankrijk, wordt ook toegepast in Nederland. Dat lijkt efficiënt, maar zadelt organisaties op met een serieus complianceprobleem dat de bedrijfscontinuïteit kan schaden. 

Internationale teams missen kennis van Nederlandse regels

Wanneer wij met inkopers om tafel zitten, merken we dat multinationals barsten van de kennis op hun eigen vakgebied. De organisatie is volwassen en medewerkers zijn doorgaans echte specialisten binnen hun domein. Daarbij hanteren deze multinationals een inkoop- en hr-beleid dat uniform wordt toegepast over meerdere landen.

De inkoop- en hr-teams bestaan vaak uit expats in Nederland, of uit complete afdelingen die vanuit een ander Europees land de inhuur van externe arbeidskrachten in Nederland coördineren. Het lijkt alsof alles op rolletjes loopt, maar zodra het onderwerp compliance en Nederlandse wet- en regelgeving de revue passeert, ontstaat er verwarring. Want die kennis ontbreekt vaak bij de internationale inkoop- en hr-teams.

Het gebrek aan kennis begint bij de Wet DBA en de Wet TTA, maar houdt daar niet op. Er is ook veel onduidelijkheid over de verschillende inhuurvormen, zoals freelance, detachering en payrolling.

Cowboypartijen profiteren van onduidelijkheid

Tot nu toe worden de onduidelijkheden rondom compliance vaak afgedekt door zogenoemde cowboypartijen die een schijnoplossing bieden. Zij leveren freelancers aan multinationals zonder een grondige interne compliance-toets. De partijen zijn vaak leveranciers die kan wel verkopen, zonder te communiceren welke compliance-risico’s in Nederland aanwezig zijn. Uiteindelijk verdienen deze partijen aan de onwetendheid van organisaties. De multinational betaalt in feite voor dienstverlening waarbij goede compliance buiten beschouwing blijft.

Wij kijken er daarom niet van op als er bij multinationals tientallen externen rondlopen die feitelijk niet compliant zijn ingehuurd. Kandidaten komen via allerlei kanalen binnen, terwijl zicht, grip en eigenaarschap ontbreken. Zowel hr als inkoop – die eigenaarschap moeten hebben over de externe inhuur – weten niet altijd wat wel en niet mag en hoe de Nederlandse wet- en regelgeving in elkaar zit.

Daar komt bij dat expats die in de inkoop- en hr-afdelingen werken na enkele jaren weer vertrekken, waardoor de beperkte interne kennis over wetgeving opnieuw verdwijnt.

Wat zijn de consequenties voor multinationals?

Wat we ook zien, is dat hr-directeuren in de waan van de dag – bewust of onbewust – vergeten dat er grote risico’s kleven aan het inhuren van externen. Het negeren van compliance kan grote problemen veroorzaken.

Wanneer de Belastingdienst uiteindelijk controleert en blijkt dat de compliance niet op orde is, kan dat leiden tot:

1. Reputatieschade voor de multinational. Dit raakt niet alleen de reputatie rondom inhuur, maar die van de hele organisatie.
2. Boetes wegens het niet naleven van de Nederlandse wet- en regelgeving.
3. Naheffingen, die kunnen oplopen tot meerdere jaren aan loonbelasting en premies.
4. Risico’s voor de bedrijfscontinuïteit.

Vooral dat laatste punt kan grote gevolgen hebben. Van de ene op de andere dag kan het werk van tientallen zzp’ers stilvallen omdat de compliance niet op orde is.

De oplossing: kennis, beleid en uitvoering

De organisaties waarmee wij spreken beginnen langzaam te beseffen dat het ontbreken van een duidelijk inhuurbeleid hen raakt. Toch blijft het gesprek lastig. Neem bijvoorbeeld de Wet DBA. Multinationals zijn vaak gewend om opdrachten van freelancers eindeloos te verlengen.

Als adviseur moeten we dan uitleggen dat zij afscheid moeten nemen van bepaalde zzp’ers, terwijl anderen mogelijk wel kunnen blijven. Dat is voor organisaties lastig te accepteren en te begrijpen, simpelweg omdat de inhoudelijke kennis ontbreekt.

Eerst begrip van de regels

Om dit probleem te tackelen, leggen wij als Circle8 de (on)mogelijkheden van externe inhuur uit door de bril van de Wet DBA, de Deliveroo-criteria en bijbehorende holistische toets.

Dat gaat met hangen en wurgen. Vaak krijgen we vragen als: waarom kan die kandidaat wel blijven en die andere niet? Of men wijst naar andere partijen (lees: de welbekende cowboys) die zonder problemen kandidaten aanbieden.

Daarom is het belangrijk dat organisaties eerst de strekking van de Wet DBA en overige regels te begrijpen en vooral wat er kan gebeuren als ze deze wet negeren.

Van beleid naar uitvoering

Zodra de noodzaak van compliance duidelijk wordt, ontstaat de vraag of we samen kunnen werken aan een helder inhuurbeleid. Met hr en inkoop kijken we naar de regels waaraan organisaties moeten voldoen en hoe die toegepast kunnen worden op hun externe inhuur. Circle8 fungeert in dat traject als kennispartner.

Met duidelijke kaders en spelregels heeft de multinational vervolgens een concreet plan om compliant te opereren. Zodra het inhuurbeleid is vastgesteld, volgt de vraag of we ook kunnen helpen bij de uitvoering ervan volgens de geldende wet- en regelgeving.

De kanarie in de kolenmijn

Een effectief adviestraject begint met kennis, gevolgd door solide beleid en praktische stappen om ervoor te zorgen dat alle inhuur compliant verloopt. Welke vorm de samenwerking ook aanneemt, de basis moet op orde zijn. De eerste stap is globale kennis van wet- en regelgeving en wat de gevolgen zijn als de multinational die niet naleeft.

De grootste uitdaging bij het verspreiden van die kennis is vaak om de juiste mensen aan tafel te krijgen. Door de stroperigheid van multinationals gaan beslissingen over diverse schijven. Als inkoop overtuigd is, kan het maanden duren voordat hr tot dezelfde conclusie komt.

Onze ervaring leert dat inkoop en contractmanagement vaak de kanarie in de kolenmijn zijn. Zodra de compliancerisico’s in Nederland op hun radar verschijnen, kan dat ervoor zorgen dat de rest van de organisatie meebeweegt naar een kloppend inhuurbeleid en een compliant uitvoering.

Over de auteur

Niek de Heuvel is Client Manager bij Circle8 en helpt verschillende klanten in de energiesector en zakelijke dienstverlening om grip te krijgen op de inhuur van externen.