Direct sourcing: gebruik je merk om schaarse kandidaten aan je te binden

Direct sourcing is de manier om gespecialiseerde externen te binden aan jouw organisatie. En dat is hard nodig op de krappe arbeidsmarkt. Het is razend populair in de VS en inmiddels mondjesmaat overgewaaid naar Nederland. Want goede voorbeelden in de praktijk zijn bij ons (nog) schaars.

Wat is direct sourcing?

Staffing Industry Analysts (SIA) heeft – in opdracht van directsourcingplatform-aanbieder MBO Partners – in september 2023 onderzoek gedaan naar direct sourcing in de Verenigde Staten.

Vrij vertaald omschrijft Staffing Industry Analysts (SIA) direct sourcing als een proces waarbij een organisatie structureel zelfstandigen, consultants en tijdelijke arbeidskrachten werft voor een talentpool om hen van daaruit als (tijdelijke) flexkracht voor de organisatie te laten werken.

Direct sourcing is een proces waarbij een organisatie structureel zelfstandigen, consultants en tijdelijke arbeidskrachten werft voor een talentpool om hen van daaruit als (tijdelijke) flexkracht voor de organisatie te laten werken.

Maar het onderzoeksbureau stelt ook dat direct sourcing meer is dan simpelweg een extra kanaal voor de werving van externen. Het is een langdurige relatie die een organisatie opbouwt en onderhoudt met extern talent. Je blijft kandidaten in dit netwerk betrekken bij jouw organisatie, ook als zij op dat moment niet voor jou werken. Zo zorg je ervoor dat je het contact met dat externe talent niet verliest na afloop van het project.

En direct sourcing is ook geen standalone-oplossing, maar idealiter onderdeel van de gehele personeelsplanning, waarbij in kaart wordt gebracht welk talent (vast of flex) wanneer nodig is binnen een organisatie, nu en in de nabije toekomst. Voor het goed inzetten van direct sourcing is dus geen silobenadering gewenst, maar een benadering van strategische personeelsplanning als een ecosysteem. Daarbij vindt in het moderne HR-denken overigens een verschuiving plaats van het ‘one person, one job’-model naar een ‘skillsbased talentmodel. Die verschuiving zal ook helpen minder te focussen op ‘banen’ en dus contracten en meer op ‘skills van talenten’.

Skills assessment om talentpools te bepalen

Door de behoefte aan talent inzichtelijk te maken, kun je eerder inspelen op de vraag in de nabije toekomst in plaats van slechts reactief extern talent te werven. Het helpt in kaart te brengen welk talent je op dit moment in huis hebt en welk talent je hoe vaak nodig hebt. Dat is een goede basis. Want het opzetten van een talentpool (community) leent zich voor profielen/skills waarvan zowel de vraag (vanuit de organisatie) als het aanbod (van kandidaten) hoog is.

Onderstaande afbeelding is een voorbeeld van een skills assessment. Op basis hiervan zouden dan skills in het kwadrant rechtsboven (blauw) in aanmerking komen voor het opzetten van talentpools (direct sourcing), aangezien talenten met deze skills nog te weinig aanwezig zijn, het meest gevraagd worden (High frequency of need) en van groot belang zijn voor de organisatie (High Strategic importance).

Talentpools zelf opzetten of externe pools gebruiken

Bij direct sourcing kan een organisatie (direct) naar kandidaten in twee soorten talentpools zoeken:

• Interne pool; voormalig medewerkers, zelfstandig professionals (freelancers) die eerder voor de organisatie hebben gewerkt, aanbevelingen (referrals) van medewerkers en hiring managers, sollicitanten op eerdere vacatures
• Externe pool; kandidaten (zzp’ers) die ooit zijn gevonden via leveranciers (bemiddelingsbureaus), kandidaten vanuit marktplaatsen of freelancemanagementsystemen en passieve kandidaten die je uitnodigt om in jouw talentpool te komen.

Door deze twee soorten pools te combineren met een focus op specifieke skills, ontstaat er een overzicht van talentpooltypes die in de markt zichtbaar zijn:

Vijf belangrijkste voordelen van direct sourcing

Uit het SIA-onderzoek blijkt dat organisaties de noodzaak van bredere toegang tot bepaalde talenten (skills) en het snel kunnen inhuren hiervan als belangrijkste doel van direct sourcing zien, gevolgd door kostenbesparing.

1. Snelle toegang tot specifiek talent met de juiste skills
   Je kunt als organisatie op elk moment putten uit een unieke pool van voorgeselecteerde, gespecialiseerde kandidaten waarvan de meesten al verbonden zijn aan jouw bedrijf/merk, in plaats van een vacature te posten op een jobboard of platform op het moment dat je iemand nodig hebt en dan te moeten afwachten. Je hoeft niet te concurreren met andere werkgevers om de tijd en aandacht van die kandidaat. Daarnaast verkort een talentpool de ‘time to hire’. Dat geeft je een groot concurrentievoordeel op de krappe arbeidsmarkt waar schaarste heerst, zeker aan gespecialiseerde zelfstandigen met een bepaalde expertise.
2. Kostenbesparing: cut out the middleman
   Je bespaart de marge van bemiddelingsbureaus en kunt (dus) inhuren tegen een lager tarief. Ook kun je kosten voor recruitment besparen doordat je gebruik kunt maken van freelancers in je netwerk waarmee je al een relatie hebt opgebouwd, bijvoorbeeld omdat ze al eerder projecten voor jouw organisatie hebben uitgevoerd. Je hoeft dus niet een heel nieuw wervings-en- selectietraject te starten. (lagere cost per hire)
3. Benutten kracht werkgeversmerk (brand)
   Wanneer een organisatie een recruitment- of bemiddelingsbureau inschakelt, heeft ze nauwelijks invloed op hoe de eigen organisatie wordt gepresenteerd. Sterker nog, als een flexkracht een negatieve ervaring bij het bureau heeft gehad, zal dat ook afstralen op jouw werkgeversmerk. Bij direct sourcing bepaal je zelf hoe je je presenteert naar kandidaten. Het stelt je in staat met jouw werkgeversmerk zelf (potentiële) kandidaten aan te trekken en aan jouw organisatie te binden, ook als zij op dat moment nog niet voor jou werken (engagement strategy).
4. Hoge candidate en hiring manager tevredenheid
   De zelfstandige professional en de organisatie kennen elkaar al. Dat geldt zeker bij retentiekandidaten zoals alumni en freelancers. Die ‘bekende’ uit de talentpool heeft minder inwerktijd nodig (soepele onboarding) en er is doorgaans sprake van een kortere leercurve en hogere productiviteit. Doordat men elkaar al – in meer of mindere mate – kent, is het ook prettig werken voor zowel de zelfstandige als de opdrachtgever. Bovendien, als een organisatie een externe uit de talentpool opnieuw kan inzetten die eerder een project succesvol heeft uitgevoerd, is de kans groot dat die zelfstandige professional ook het volgende project succesvol zal uitvoeren.
5. Flexibiliteit in personeelsbestand
   Door de pijplijn met een continue stroom van voorgeselecteerde talenten, heb je (vrijwel) altijd talenten tot je beschikking. Hierdoor kun je snel inspelen op fluctuaties in de vraag, schommelingen in de workload en veranderingen in de markt. Ook voor specialistische functies in nichemarkten kun je als organisatie dan sneller op- en afschalen.

Lees ook:

• De zeven voordelen van direct sourcing
• ”Direct sourcing helpt je de perfecte match te vinden”
• Total Talent Management, Statement of Work en Direct Sourcing – trends of hypes?

Direct sourcing 2.0 en 3.0

Direct sourcing is in de meest platte vorm niet veel meer dan direct een kandidaat van de arbeidsmarkt vissen en in jouw talentpool zetten. Maar direct sourcing is sterk in ontwikkeling. Bij een verdere professionalisering, direct sourcing 2.0, hoort ook een diepgaandere preselectie van kandidaten die een talentpool ingaan, en een breder candidate relationship platform, een CRM, in plaats van alleen een applicant tracking system, een ATS. Organisaties die nog een stap verder gaan, maken gebruik van schaalgrootte door automatisering met AI en analyses dankzij geavanceerde talentmanagement software-oplossingen (direct sourcing 3.0).

Organisaties die al vergevorderd zijn met direct sourcing (3.0) zien hierdoor een hogere return on investment (ROI) bij de inhuur van externen

Volgens het SIA-onderzoek zien vooral organisaties die al vergevorderd zijn met direct sourcing (3.0) hierdoor een hogere return on investment (ROI) bij de inhuur van externen. De meesten van hen (69%) zien ook daadwerkelijk dat zij er beter in slagen het juiste talent aan te trekken en stellen dat hun werkgeversmerk dankzij direct sourcing beter zichtbaar wordt. Dit geeft hen naar eigen zeggen een concurrentievoordeel.
Bovendien zegt bijna de helft van deze organisaties (47%) freelancers na afloop van een project inderdaad te kunnen behouden (retentie) dankzij de talentpool. En een groot deel (42%) stelt dat vacatures binnen de organisatie dankzij direct sourcing gemakkelijker vervuld worden (hogere fill rates).

Belangrijkste doelgroep binnen flex

SIA stelt dat zo’n 80% van de grote organisaties in Amerika al een – meer of minder geavanceerd – direct sourcing programma heeft of overweegt binnen twee jaar hiertoe over te gaan. In Nederland zijn we nog niet zover, maar de trend zal ongetwijfeld ook bij ons doorzetten.

Dat direct sourcing in zwang raakt, is een logisch gevolg van de krapte op de arbeidsmarkt en de behoefte aan toekomstbestendige skills, wat vooral leidt tot schaarste aan gespecialiseerde professionals.

Tegelijkertijd lonkt op de arbeidsmarkt het zzp-schap voor werkenden zelf meer en meer. Zo blijkt uit het SIA-onderzoek dat hoogopgeleide zelfstandige professionals veruit de snelst groeiende beroepsgroep is in Amerika. Onderstaande afbeelding laat zien dat – van alle vormen van tijdelijk werk van tientallen miljoenen mensen in de VS – de zogenoemde zelfstandige eigen arbeid (independent contractor) inmiddels het grootste segment vormt (56%), gemeten naar omzet.

Direct sourcing in Nederland en België

Hoe kijken experts hier lokaal aan tegen direct sourcing? Daarover deelden Cris Buningh, een ervaren interim-manager in de inhuurmarkt, Bart de Borger (ExSellent) en VMS-expert Dennis van de Vijver hun visie in een rondetafelgesprek.

Hoewel er (nog) geen eenduidige definitie is van direct sourcing, gaan ze ervan uit dat er daarbij gebruik wordt gemaakt van een klantspecifieke talentpool, waarbij de individuele kandidaten in die pool niet gebonden zijn aan een leverancier. In die pool wordt dan gezocht als er concrete opdrachten zijn en/of er is ook een opdrachtenportaal waar talent direct kan inschrijven.

Het managen van het direct sourcingproces en het opbouwen van een talentpool wordt wel vaak uitbesteed, bijvoorbeeld aan een Managed Service Provider (MSP) of Managed Direct Sourcing (MDS)-leverancier. Ook zijn er tal van aanbieders van Freelance Management Systems (FMS) of de talentpool wordt technisch ingericht door een Vendor Management System (VMS)-leverancier. Die techniek kan dan hetzij gebruikt worden door de interne recruitmentafdeling, hetzij door de partij waaraan het proces is uitbesteed.

Maar waar het om gaat is dat de eigen employer brand van de organisatie (werkgeversmerk) bij de talentpool altijd centraal moet staan, stelt Van de Vijver. “Een organisatie dient – al dan niet ondersteund door leveranciers – een eigen talentpool op te bouwen en de contacten met de kandidaten in die pool warm te houden. Daarbij gaat het erom hoe de kandidaat dit ervaart. Waar (in welk platform) registreert hij zich? Je moet vanuit marketing de ‘brand’ sterk neerzetten en content pushen, van updates over de organisatie, over specifieke vakgebieden binnen die organisatie tot opleidingsmogelijkheden voor kandidaten. En de kandidaat moet het gevoel hebben dat die informatie echt van de organisatie komt. Dat is essentieel voor de binding. En dat kan niet als er een filter is, als de organisatie achter het schild van de leverancier zit.”

Cris Buningh stelt eveneens dat het om de candidate experience draait. Volgens hem zijn er maar weinig organisaties die erin slagen om die goede kandidaatbeleving te bewerkstelligen. “Er zijn maar weinig goede talentpools in de praktijk. En dat terwijl op de krappe arbeidsmarkt de schaarste aan kandidaten zo groot is.” En de noodzaak voor direct sourcing dus ook. Buningh weet uit ervaring dat zelfs de grootste corporates dit niet goed op orde hebben. Achmea vormt volgens hem een positieve uitzondering daarop.

In België zijn het Mediahuis en de VRT de bekende voorbeelden van organisaties die direct sourcing zeer professioneel aanpakken. Bart de Borger kent de Belgische inhuurmarkt goed en ziet ook daar dat project sourcing een breed begrip is. “Het is een soort kapstokbegrip, er zijn zoveel smaken en combinaties, hybride vormen, met of zonder ondersteuning van een MSP, gebruik van verschillende kanalen, team-sourcing, et cetera.”

De Borger ziet daardoor ook problemen ontstaan die zich in de praktijk voordoen bij direct sourcing. “De data moet aansluiten op bestaande systemen en interne processen. Er is een sleutelmoment in het proces waar de knip moet worden gezet, waarop duidelijk moet zijn welke interne rollen welke verantwoordelijkheden op zich nemen en wanneer. En dat is vaak verre van optimaal.”

Direct sourcing echt goed inbedden in een organisatie, zo ver zijn nog maar weinig organisaties, is de conclusie van de rondetafel. Maar de trend lijkt onomkeerbaar, dus zal direct sourcing ook bij ons verder professionaliseren.