Waarom kiezen voor een VMS – of laat je dat liever aan een MSP over?

Voor organisaties die grote aantallen extern personeel inhuren is een Vendor Management System (VMS) een goed instrument om het hele inhuurproces te beheren; van leveranciersmanagement, sourcing, contractmanagement, urenregistratie tot en met facturering.

Een VMS kan in een organisatie worden gebruikt door:

• een eigen, interne inhuurdesk van een organisatie
• een Master Vendor; een derde partij, doorgaans een staffing-organisatie, die de taak heeft gekregen om als primaire leverancier van flexkrachten te fungeren
• en/of door een Managed Service Provider (MSP); een externe partner die verantwoordelijk is voor het gehele inhuurprogramma binnen een organisatie

De vier voordelen van werken met een VMS

Een VMS levert vooral voordelen op als het volume van inhuur van bepaalde functieprofielen door een organisatie groot is. Dan hebben we het over ‘bulk’: tientallen of honderden flexkrachten op jaarbasis. Bij lagere aantallen of veel verschillende profielen levert standaardiseren van processen met VMS tooling niet voldoende voordelen op.

Algemeen kun je stellen dat het primaire doel van het werken met een VMS ‘kostenbesparing’ is; de inhuur wordt transparanter, er komt meer inzicht in prijzen en het inhuurproces verloopt gecontroleerd en efficiënter. Daarnaast maakt het de inhuur meer datagestuurd, wat de prijs/kwaliteitverhouding ten goede komt.

De 4 belangrijkste voordelen zijn:

1. Grip op inhuur
   In de praktijk hebben managers vaak direct contact met hun (voorkeurs)leveranciers voor het leveren van kandidaten. Hierdoor is inhuur erg versnipperd en ontbreekt het totale overzicht van de inhuur binnen de organisatie. Een VMS zorgt ook voor transparantie in het gehele inhuurproces. Het biedt iedereen, ook de leverancier, op elk ogenblik een objectief inzicht in de stand van zaken: de status van een aanvraag, de prijsafspraken die gelden, et cetera.
2. Kostenbeheersing
   Binnen organisaties die externen inhuren worden vaak willekeurige prijsafspraken gemaakt, die niet of nauwelijks centraal worden gecommuniceerd, laat staan gecontroleerd. Met een VMS gebeurt dat veel minder; gemaakte prijsafspraken op functie-/rolniveau worden automatisch toegepast bij het opmaken van contracten. Het VMS biedt overzicht met tariefkaarten, eventuele aparte kosten, en maakt dus effectieve budgetcontrole mogelijk. De praktijk leert dat de kosten van inhuur daardoor met een aanzienlijk percentage kunnen dalen.
3. Centrale administratie en compliancy
   Vanuit een VMS kun je aan leveranciers een set aan verplichte documenten uitvragen, de eigen, gevalideerde contract templates gebruiken, en alle benodigde documenten centraal in het VMS opslaan (dossiervorming). Zo ontstaat één unieke bron van informatie voor alle externe medewerkers. Dat is ten eerste wenselijk vanuit het oogpunt van compliance en privacy.
4. Leveranciersmanagement
   Als organisatie die via intermediairs personeel inhuurt, wil je graag weten hoe jouw leveranciers presteren. Worden de kwalitatieve en kwantitatieve afspraken, zoals aanbiedratio’s, doorlooptijden e.d., nageleefd?  De rapportages uit het VMS bieden Inkoop dat inzicht. Op basis daarvan kun je goed monitoren en leveranciersmanagement voeren, afspraken maken over verdere, verbeterde samenwerking, onderhandelingen voeren, enz..
   Kortom, het VMS helpt bij het optimaliseren van het leveranciersbestand.

Functies VMS

Een VMS heeft 5 kernfuncties die zijn te koppelen aan andere systemen en zodat de inhuur van personeel geïntegreerd kan worden met andere processen (HR, Inkoop, Financiën) binnen een organisatie:

VMS via MSP of in eigen beheer?

Organisaties die op grote schaal externe talenten inhuren, besteden steeds vaker deze externe inhuur van personeel uit aan een Managed Service Provider (MSP) of broker. Die MSP gebruikt standaard een VMS voor het beheren van de flexibele schil aan arbeidskrachten namens de opdrachtgever. Alles over MSP-dienstverleners in Nederland en België vind je in het gratis te downloaden onderzoeksrapport op ZiPconomy en NextConomy.

Er zijn vier opties bij de keuze voor een VMS

1. VMS van MSP; MSP’s hebben vaak een voorkeur voor een bepaald VMS van een specifieke leverancier of beschikken over een eigen VMS dat zij dan ‘meenemen’ als zij voor een klant aan de slag gaan. Sommige MSP’s bieden dit zelf ontwikkelde VMS-platform ook aan als zelfstandig product (white label). Hiermee kunnen andere inhuurdienstverleners dan de inhuur van personeel voor hun opdrachtgevers verzorgen.
2. VMS van 3^e partij (neutraal); andere MSP’s stellen zich neutraal op en kiezen, al dan niet namens de opdrachtgever, afhankelijk van de functie van het programma, een geschikt VMS van een derde partij (VMS-leverancier).
3. VMS in eigen beheer met MSP; een organisatie kan ook autonoom, buiten de MSP om, voor een VMS kiezen. Als een organisatie besluit om voor de inhuur van personeel zelf een VMS(-licentie) aan te schaffen, spreken we van een VMS in eigen beheer. Dat doen bijvoorbeeld sommige internationale organisaties; zij schaffen zelf een VMS aan waarmee vervolgens wereldwijd binnen hun organisatie wordt gewerkt en waarmee de lokale MSP-partner (per land) dan gaat werken.
4. VMS in eigen beheer zonder MSP; er zijn ook organisaties die zelf het inhuurprogramma beheren (eigen inhuurdesk opzetten) met behulp van een VMS-systeem (waarbij soms de VMS-partner doorgroeit tot MSP-dienstverlener).

Afwegingen

Een organisatie staat bij de keuze voor een VMS voor de volgende afwegingen:

• Gevaar van lock-in bij keuze van het VMS van de MSP
  Overstappen naar een andere MSP is niet zo gemakkelijk als voor jouw organisatie het VMS-systeem van jouw huidige MSP wordt gebruikt. Het maakt de organisatie veel afhankelijker van die MSP. Bovendien is een VMS een cruciale tool voor de inhuur waarin alle historische data van jouw inhuur is opgeslagen. Dat wil je behouden.
  Het is gemakkelijker over te stappen naar een andere MSP-dienstverlener (contractduur gemiddeld drie jaar) dan van VMS-systeem te wisselen. Investeren in een VMS met bijbehorende nodige integraties (koppelingen) met andere (interne) systemen en applicaties duurt immers vele jaren.
• Aansluiting MSP bij VMS van 3^e partij
  Het loskoppelen van de keuze voor de MSP en de tooling (VMS) heeft als voordeel dat je als opdrachtgever kunt besluiten de samenwerking met een MSP te stoppen en toch het softwaresysteem, en de investeringen die je daarin gedaan hebt met eventuele koppelingen naar andere systemen, te blijven gebruiken.
  Aan de andere kant, indien je als opdrachtgever kiest voor het loskoppelen van de MSP-dienstverlener en VMS-leverancier moet je goed nagaan of de nieuwe MSP waarmee je in zee gaat over de nodige kennis en toegang beschikt om ook zelf configuraties aan te brengen aan het VMS bij de implementatie en bij het uitvoeren van het nieuwe inhuurprogramma.
• Fors hogere kosten bij VMS in eigen beheer
  Het klinkt mooi, zelf als organisatie een VMS aanschaffen, implementeren en bijhouden, maar daar kleven wel hoge kosten aan. Investeringen in een VMS met bijbehorende nodige integratie (koppelingen) met andere (interne) systemen en applicaties kosten heel veel tijd. En heel veel geld, substantieel meer dan de aanschaf van de licentie. Zo zal de organisatie over een eigen VMS-expert moeten beschikken en over IT’ers die koppelingen met andere applicaties kunnen bouwen.
• Gemis aan ervaringen in gebruik
  Als individuele organisatie heb je ook geen voordeel van de kennis en inzichten die in inhuurprogramma’s bij andere organisaties worden opgedaan. Dat voordeel heeft een MSP wel. Zij kunnen daardoor best practices van de ene klant integreren bij andere klanten, en ook met kennis van zaken hierover onderhandelen met de leverancier van het VMS voor eventuele optimalisaties van het VMS.

Lees ook:

• Hoe ziet de toekomst van VMS systemen eruit? Het VMS wordt een backbone
• Dankzij het VMS wordt strategische personeelsplanning steeds meer haalbaar

VMS onderzoeksrapport, editie 2023/24

ZiPconomy heeft samen met haar Belgische tegenhanger NextConomy het VMS onderzoeksrapport, editie 2023/24, gepubliceerd. Dit rapport geeft een actueel overzicht van de aanbieders van Vendor Management Systeem-oplossingen die actief zijn in Nederland en België. Het rapport biedt diep inzicht in de verschillen tussen die aanbieders en een uitgebreid overzicht van de trends in de wereld van VMS.

Het rapport is gratis te downloaden of als hardcopy te bestellen.