‘HR moet rol opeisen bij inhuur externen’

Hoe vaak gebeurt het niet in de waan van de dag, een lijnmanager heeft snel een specialist van buiten nodig en belt een zzp’er uit zijn eigen netwerk of zijn voorkeursleverancier? Begrijpelijk, maar niet de beste (lees: meest efficiënte, effectieve) manier, stelt Koen de Rooij, directeur van Reijn. “Pas als je de arbeidsmarkt maximaal ontsluit vind je het juiste talent op het juiste moment tegen de juiste voorwaarden.”

De Rooij merkt dat ook de inhuur van extern personeel in de publieke sector meer en meer professionaliseert. “In het verleden gebeurde dit vooral ad hoc, door Inkoop of de lijnmanager. Maar dat wordt niet meer geaccepteerd. Overheidsorganisaties voelen de maatschappelijke druk groter worden om het (publiek) geld goed te besteden. En daar hoort regie en grip hebben op de kosten, ook van inhuur van externen, ook bij.”

Balans HR en Inkoop

Dat de inhuur van extern personeel vaak vanuit inkoop, en niet centraal vanuit HR, plaatsvindt, is historisch zo gegroeid. En dat is deels aan HR zelf te wijten, stelt Marcel van den Bekerom, mededirecteur van Reijn. “HR was voorheen hoofdzakelijk uitvoerend en eist nog steeds lang niet altijd zijn rol op. Dat moeten ze wel doen, want het gaat namelijk over mensen en het realiseren van organisatiedoelen. Het ene kan niet zonder het andere, dat is de kern van HR.” Inkoop is in zijn optiek een ander vak, waarin men zich bezighoudt met regels, techniek en compliance (voldoen aan wet- en regelgeving). Maar de inkoper heeft geen verstand van human resource management en het onboarden en begeleiden van extern personeel. Dat is het vakgebied van HR, daar ligt de kennis en expertise over mensen (vast en flex), behoeftes en de benodigde competenties.

Van den Bekerom pleit dan ook voor een ‘betere synergie’ tussen HR en Inkoop. “De HR-strategie (strategische personeelsplanning) moet leidend zijn. Inkoop faciliteert en ondersteunt HR daarbij. Want door externe inhuur centraal te organiseren bied je de meeste toegevoegde waarde voor de hele organisatie.”

HR was voorheen hoofdzakelijk uitvoerend en eist nog steeds lang niet altijd zijn rol op. Dat moeten ze wel doen.
Marcel van den Bekerom, directeur van Reijn

Lijnmanagers ontzorgen

Het is de bekende roep vanuit de HR-wereld zelf dat zij meer de rol van business partner moet pakken. “Daarvoor moet HR wel opstaan en kleur bekennen en samen met Inkoop laten zien dat zij een goed georganiseerd inhuurproces kunnen opzetten en onderbouwen waarom centrale inhuur beter werkt”, stelt Van den Bekerom. “Want waarom zou een lijnmanager zich van de ene op de andere dag netjes aan de centrale inkoop houden als hij de voordelen er niet van inziet? Het moet hem iets opleveren, toch?” Uiteindelijk willen lijnmanagers snel worden voorzien van de juiste mens, op het juiste moment op de juiste plaats, liefst zonder veel gedoe. In ondersteunende zin helpt een gebruiksvriendelijk systeem met relevante data over de arbeidsmarkt en interne data (uitstroom, inhuurbehoefte, benodigde competenties) hierbij, weet Van de Bekerom uit de praktijk. “Als HR hen echt goed ontzorgt, willen lijnmanagers best wel in de pas lopen.”

“Waar mensen van de HR-afdeling echt wakker van liggen is dat zij dagelijks in een squeeze zitten tussen bestuur (directie) en de lijnmanagers.”
Koen de Rooij, directeur van Reijn

Dagelijkse hectiek

Dat is het ideaalbeeld, maar de werkelijkheid is weerbarstig. “HR worstelt met het implementeren van een goede inhuurstrategie”, weet De Rooij. “Waar mensen van de HR-afdeling echt wakker van liggen is dat zij dagelijks in een squeeze zitten tussen bestuur (directie) en de lijnmanagers. Daar zit de echte pijn.” Probeer in die situatie maar eens de inhuurregie op je te nemen en de gewenste omslag naar HR 2.0 te maken. Steeds vaker ondersteunt en adviseert Reijn gemeentelijke organisaties in dit proces. Want daar is behoefte aan, stelt De Rooij. “Wij merken dat HR blij is met ons als inhuurexpert, juist vanwege onze HRM ervaringsachtergrond. Want zij vinden het vaak best moeilijk om het belang van een duidelijke inhuurstrategie goed over de bühne te brengen en in de hoofden en harten van de inkopers en managers te krijgen.”

Onafhankelijk advies

“De behoefte aan professionalisering van inhuur past in het strategische personeelsbeleid (SPP). Daar zijn organisaties in de publieke sector nu echt mee bezig”, zegt Marcel van den Bekerom. En dat is hard nodig, gezien de schaarste aan gespecialiseerde professionals op de lange termijn en de noodzakelijke wendbaarheid van organisaties. En dan hebben we het nog niet eens over de impact van de coronacrisis.

HR moet de regie pakken, in kaart brengen van welke talenten, vast en tijdelijk, wanneer nodig zijn. “Als Reijn helpen wij hen bij het inrichten en uitvoeren van strategische personeelsplanning. Het volledig faciliteren hiervan is ons vak”, licht Van den Bekerom toe. Belangrijk hierbij is volgens hem dat je als dienstverlener hierin onafhankelijk adviseert. “Soms is inhuur namelijk helemaal niet de beste oplossing, maar is voor een organisatie bijvoorbeeld intercollegiaal doorlenen een betere optie. Het is dan ook wel zo fair om anders te durven adviseren.”

Inhuur van extern personeel zorgt bij veel publieke organisaties voor uitdagingen. Deze whitepaper geeft concrete handreikingen om de behoefte hierin te formuleren, vorm te geven en daadwerkelijk te realiseren.