Een flex serviceprovider kiezen op basis van kwaliteit. Het kan dus toch!

Ket kiezen van de juiste leveranciers die je ondersteunen bij het organiseren van flex hoeft geen loterij te zijn. Antoinette Bos vertelt hoe zij met de best value procurement-methode de best passende leverancier voor de Hanzehogeschool Groningen vond.

Er wordt veel aanbesteed in Nederland voor de inhuur van flexibel personeel. Inhuur verloopt via preferred suppliers, leveranciers van tooling en managed service providers (MSP) of zzp’ers worden gewoon individueel ingehuurd. Niet zelden levert een eerste aanbestedingsronde zo weinig schifting op. Daarom wordt er tegenwoordig soms simpelweg geloot om tot een kleiner aantal aanbieders te komen. Voor die aanbieders is dat een gruwel.

Het kan ook anders. Antoinette Bos, hoofd leveranciersmanagement aan de Hanzehogeschool Groningen, vertelde tijdens de inspiratiesessie Grip op inhuur van Yacht hoe de hogeschool de best value procurement-methode inzette om een MSP-leverancier te selecteren.

Laat de expert zijn werk doen

De Hanzehogeschool had behoefte aan ontzorging bij de inhuur van zelfstandigen en koos er voor om te werken met een managed service provider. In zo’n geval hoeft slechts een keer te worden aanbesteed en fungeert de msp als contractant voor zowel de uitzendkrachten en gedetacheerden als de individuele zp’er.

De manier waarop de msp wordt aanbesteed wijkt af van veel gebruikelijke procedures. De kern van de best value procurement-filosofie (bvp) is dat de opdrachtgever zelf zijn doelen bepaalt, maar dat de manier waarop dat gebeurt geheel in handen is van de expert: de leverancier. Die heeft verstand van zaken als de arbeidsmarkt en tooling om de gewenste grip op inhuur te realiseren. “Laat de expert zijn werk doen. Bemoei je niet met de inhoud van het werk maar met de performance en faciliteer”, aldus Bos.

“Wanneer de leverancier de ruimte krijgt om zelf met oplossingen te komen, dan kan hij ook zijn eigen werkzaamheden van A tot Z overzien. Inclusief de risico’s. Hij hoeft dus geen ongewisse risico’s in de prijs in te calculeren”, zo legt Bos uit. “Met best value procurement krijg je zo de meeste waarde tegen de laagst mogelijke kosten.”

Metrics

Het is wel cruciaal dat de opdrachtgever helder zicht heeft op de huidige problemen en zijn doelstellingen. Pas dan kan een leverancier een expertoplossing aanreiken. Voor de Hanzehogeschool waren de primaire behoeften een beter, centraal inzicht in de huidige en toekomstige inhuurbehoefte, de interne handelingskosten (i.v.m. een groot aantal leveranciers) te beperken en zekerheid te krijgen over het voldoen aan wet- en regelgeving. Bij de instelling zelf was er onvoldoende kennis van de arbeidsmarkt en kwaliteit/prijs-benchmarks en vond er geen kwaliteitscheck plaats op de uitvoering van opdrachten door externen. Tot slot was er een wens om vooral met lokale partijen te werken en meer met zelfstandigen.

Met dat pakket konden partijen aan de slag met een mogelijke  oplossing voor deze problemen. De Hogeschool droeg zelf geen uitgesproken voorkeuren of ideeën aan over hoe de problemen moesten worden aangepakt. Die expertise ligt immers bij de leveranciers. Uiteindelijke leidde dit tot de inrichting van de Hanze Inhuur Desk, die nu operationeel is. De eerste resultaten worden nu zichtbaar. Zo is het aantal zelfstandigen gestegen en zijn de kosten gedaald. Het gesprek tussen de Hanzehogeschool en de serviceprovider gaat nu primair over de metrics, de kpi’s, die de leverancier zelf heeft voorgesteld.

Volwassenheid aan twee kanten sleutel voor succes

Een verfrissende benadering. Zeker in het licht van de eerder genoemde praktijk van loting tussen leveranciers.

Antoinette Bos, duidelijk ambassadeur van de bvp-aanpak, wijst ook op de risico’s. Het vraagt om een flinke volwassenheid aan beide kanten, dus zowel van de opdrachtgever als de opdrachtnemer. De opdrachtgever moet helder weten welke doelen hij wil bereiken en vervolgens het lef hebben om op zijn handen te zitten. Dat vraagt soms nogal wat van professionals en managers. Een stevigheid en volwassenheid is ook nodig na de selectiefase, waarin je als opdrachtgever moet blijven focussen op de resultaten en niet op het oplossen van mogelijke problemen.

Je moet daarbij zeker ook afwegen of de markt er klaar voor is, aldus Bos. Zijn leveranciers in staat om ook echt die kritische expertrol in te vullen? Bos ziet nog te vaak opportunisme en please-gedrag bij leveranciers. Dan is er geen basis voor best value procurement.

Tot slot, Best Value is voor leveranciers een mooie uitdaging om echt op hun expertise te vertrouwen in plaats van op hun saleskwaliteiten. En dan wel wel deze expertise tastbaar en meetbaar te maken in metrics!