"Exploring the future of work & the freelance economy"

Inhuur van externen gaat niet over de P, maar over de Q

De focus op inhuur hoort op kwaliteit te liggen, vindt bijna iedereen. De praktijk is toch nog weerbarstig constateert Mark van Assema na een vakseminar.

Op het “seminar inhuur externen” van Harvey Nash op vrijdag 11 april 2014, leek de aandacht te verschuiven van de Prijs (tarief) naar de (Quantity) ‘hoeveelheid’ en (Quality) ‘kwaliteit’. Maar liefst 84% van de aanwezigen vindt inhuur meer een recruitmentproces dan een inhuurproces (16%). Hoewel dat voor iedereen logisch kan klinken, blijkt de praktijk toch nog weerbarstig.

Dit artikel is het vervolg op mijn voorbeschouwing van het seminar, waarbij de rode draad ligt in de cruciale rol van het operationele proces.

De theorie klinkt zo simpel

In de eerste presentatie gaf Gerco Rietveld, zelfstandig strategist, een stuk basis theorie over inkoop, toegepast op de inhuur van externen;

  • Kosten  = Prijs x Hoeveelheid
  • Resultaat = Kwaliteit / Kosten

Teveel  focus op prijs levert niet het gewenst resultaat. Daarom zou Gerco bij het inhuren van externen liever dezelfde zorgvuldigheid zien als bij het recruitmentproces. De focus moet hierbij veel meer liggen op de kwaliteit van de externe inhuur.

Een concreet rekenvoorbeeld over mijn vriend, een goede timmerman (zzp), zegt genoeg. Neem het bouwen van een houten schuur;

  • Dure timmerman kost €40 per uur en doet de klus in 50 uur, totaal €2000
  • Goedkope timmerman kost €30 per uur en doet de klus in 60 uur, totaal €1800

De goedkope timmerman levert echter een minder solide en slecht afgewerkte schuur op die binnen vijf jaar gammel wordt en na tien jaar vervangen moet worden. De kwaliteit van die schuur is een 5 waard op een schaal van 1 tot 10. De dure timmerman levert een schuur die 15 jaar staat en er mooi uitziet. Die kwaliteit is een 9 waard;

  • Resultaat score van goedkope timmerman = 5/€1800 = 0.0027
  • Resultaat score van de dure timmerman = 9/2000 = 0.0045
  • Dat levert dus een 67% hogere kwaliteit voor een 33% (€10) hoger tarief

Op de conclusie van Gerco dat marktplaatsen niet het juiste instrument zijn voor de inhuur van externen, kwam snel reactie uit de zaal van iemand die wel goede ervaring heeft met zo’n marktplaats. In dit artikel laat ik die discussie even los en leg ik een link naar twee volgende presentaties waarin het toch voornamelijk weer ging over inkoop en niet over recruitment.

Kunnen inkopers wel de kwaliteit van mensen beoordelen?

De presentatie van Ad Weterings en Kristel Hofman-Olthuis van de Gasunie, ging voornamelijk over Best Value Procurement, een aanpak waarbij leveranciers in het aanbestedingstraject hun toegevoegde waarde moeten aantonen en niet alleen aanbieden op prijs. Een duidelijke focus op kwaliteit.

Aan het eind van deze presentatie kwam voor mij de aap uit de mouw. Nadat de beste tien leveranciers gekozen zijn in de aanbesteding, wordt het operationele inhuurproces via “mini competitie” met min.-max. tarieven uitgevoerd. Bij tien leveranciers, met maximaal twee cv’s per stuk, gaan ‘de goedkoopste tien cv’s’  door naar de manager. Dat is toch een inkoopproces en geen recruitmentproces? Hoe weet je dan of de ‘dure cv’s’ niet meer waarde kunnen toevoegen aan de organisatie?

De presentatie van Marnix Stellwag van VGZ ging over de noodzaak tot kostenbesparing. Met 360 externen op 2500 mensen totaal, was de ratio extern/intern niet eens heel hoog. Aan het eind van het traject dat hij uitvoerde waren er nog maar 140 externen over, een enorme besparing, missie geslaagd!

Het nadeel in dit soort situaties is dat je meestal niet in staat bent om te kijken naar kwaliteit. Bij een reorganisatie gaan de vaste medewerkers via het afspiegelingsprincipe de deur uit, ook al zitten daar mensen tussen die veel toegevoegde waarde leveren. Bij VGZ hebben ze wel via het functiehuis gekeken naar de werkelijke werkzaamheden en bijbehorend marktconform tarief. Daarnaast hebben ze met name gewerkt aan bewustwording van managers over de noodzaak van inhuur (vs intern oplossen). De kwaliteit van de externe zelf speelde een ondergeschikte rol, omdat het project toch met name in tarieven en aantallen moest snijden.

Bijzonder is dat in het besparingsproces het inhuurloket verschoof van HR naar Inkoop. Daar wordt er strak gestuurd op prijs en leveranciersafspraken. Toch is dat een signaal dat inhuur weer een inkoopproces wordt, daar waar 84% van de aanwezige toehoorders vindt dat het een recruitmentproces hoort te zijn!

De volgende stap; een KPI op kwaliteit

improveNaar mijn mening is het best mogelijk om los te komen van de discussie over tarieven en hoef je als inkoper helemaal niet ver te kijken. Hoe word je zelf als medewerker beoordeeld?

Er zijn heel veel HR methodieken beschikbaar om het vaste personeel te beoordelen. Ga dus vooral niet het wiel opnieuw uitvinden en gebruik dezelfde methodiek die in jouw organisatie voor het vaste personeel gebruikt wordt ook voor de flexibele schil. Misschien moet je een lichtere variant van de methodiek gebruiken voor externen,  maar zo kunnen inhurende managers makkelijk ook de externen meenemen in het beoordelingsproces.

Meestal rolt er als eindbeoordeling een cijfer of een andere score uit (uitstekend/goed/ redelijk/zwak). Gebruik dan gewoon die schaalverdeling als nieuwe KPI in je contracten, met een bepaalde normaalverdeling over de hele populatie per leverancier. Dan verschuift de focus vanzelf van prijs naar kwaliteit.

Mark is HR projectleider en adviseur voor het groeien naar Total Workforce Management. Hij staat daarin voor een gelijke behandeling van alle werkenden, door HR en de rest van de organisatie, los van hun contractvorm. Mark heeft een sterke IT achtergrond en kan hiermee een HR organisatie goed helpen om de vertaling te maken van wensen naar techniek. Hij zet graag innovatieve HR technologie in zodat alle werkenden zich kunnen ontwikkelen naar een volgende stap. In 2017 heeft hij HRTechReview.nl opgericht om objectief inzicht te geven in de HR Tech markt in Nederland. Bekijk alle berichten van Mark van Assema

4 reacties op dit bericht

  1. Beste Mark,

    ik ben het helemaal met je eens dat inhuur meer de verantwoordelijkheid moet zijn van HR dan van Inkoop. Inkoop kan helpen om de kaders vorm te geven en de voorwaarden te definieren die voor alle leveranciers moete gelden.

    Waar ik wel moeite mee heb in dit artikel is het volgende: Elke keer weer gaat de discussie bij inhuur van externen over de dominantie van prijs bij het gebruik van de ‘mini-competitie’. Eerst moeten de criteria waarop geselecteerd gaat worden, zeg maar het bestek, zijn bepaald. De reacties worden binnen de mini-competitie als eerste op volgorde gezet op basis van de match met deze criteria. Als er dan meerdere reacties 100% voldoen (hoger kan logischerwijs niet), dan gaat prijs een rol spelen. Veelal wordt er dan een top 5 of to 10 bepaald, en ja, dat gaat dan op prijs. Prijs speelt dus pas in 2e instantie een rol. De belangrijkste sleutel blijft dus de kwaliteit van de reactie vanuit het perspectief van de gedefinieerde behoefte.

    Voor mijn gevoel komt de prijsdiscussie steeds terug, omdat we zzp-ers vooral zien als onderliggende partij in de relatie met de inlener.

    Laten we nu de zzp-er zien als ondernemer. Dan is de mini-competitie, indien goed gebruikt, toch vooral een mooi instrument om de ondernemer met het beste aanbod te laten winnen!

    • Beste Rob,

      Natuurlijk kun je ondernemers in een mini competitie laten concurreren op meer dan prijs alleen, dat zal de zzp’er zelf meer dan toejuichen. In het voorbeeld tijdens het seminar echter bleek dit niet het geval en kon het inhuurloket kennelijk niet meer dan alleen een competitie op tarief aangaan.

      Wanneer een organisatie de inhuur organiseert als een recruitment proces, zoals ook Gerco voorstelt, dan wordt er vanzelf meer gekeken naar inhoudelijke criteria.

      Als je gaat solliciteren voor een vaste baan begin je ook niet met onderhandelen over je salaris. Wanneer de inlener helder communiceert naar de zzp’er (niet alleen naar intermediair) wat de min-max tarieven zijn zou tarief überhaupt geen selectiecriterium hoeven zijn in de mini competitie. Die min-max tarieven werken dan het zelfde als salarisschaal en dus ga je pas nadat je er inhoudelijk uit bent het definitieve tarief vaststellen.

  2. Interessantie visie. Ik vind dat de inhuur ook meer de verantwoordelijkheid van HR is. Zeker op lange termijn is de ‘kwaliteit’ van de werknemer van groot belang. Echter het beoordelen door middel van de verschillende methoden blijft lastig, er is veel overlap en niet alles geeft een eenduidig beeld.

  3. Het idee achter de presentatie van Gerco op het seminar was o.a. dat het beoordelen van ZZP’ers via een marktplaats erg ééndimensionaal is. De wijze waarop geselecteerd wordt komt doorgaans niet verder dan het aanvinken van een paar hokjes. Er wordt dan uitsluitend geselecteerd op harde criteria.

    Het zijn echter juist ook vaak de persoonlijke eigenschappen die in zeer belangrijke mate de uiteindelijke “kostprijs” ofwel het beste aanbod voor een opdrachtgever bepalen. De kostprijs komt uiteindelijk neer op P*Q*F waarbij de F staat voor Faciliteiten ofwel de aansturing die een externe nodig heeft. Bij het ééndimensionale principe van een marktplaats kan weliswaar de P worden gemeten maar de Q en de F in veel mindere mate. Daarmee is er een behoorlijke kans dat de beste (uiteindelijke laagste kosten voor de opdrachtgever) kandidaat voor de job reeds in een vroegtijdig stadium zichzelf diskwalificeert o.b.v. zijn of haar uurtarief. Om die reden zie je dat de echte toppers in de markt veelal niet reageren op aanvragen op marktplaatsen (zie ook eerdere discussie van Arjan van Berkum op Zipconomy – http://www.zipconomy.nl/2013/06/een-zzp-marktplaats-is-niet-voor-toppers/ ).

    Het probleem bij marktplaatsen is dat er wegens de beperkte selectiemogelijkheden teveel kandidaten 100% voldoen aan een aanvraag. De term “minicompetitie” is hier dan eigenlijk ook niet op zijn plaats eerder een “maxicompetitie”. Als iedereen met een KVK inschrijving mag reageren wordt het verdraaid lastig om de kwaliteit van de aanbiedingen te kunnen waarborgen.