Organisaties die groeien, bestaan uit een mix van vast personeel en flexibele medewerkers. Zelfstandig professionals, interim-managers en gedetacheerden brengen nieuwe kennis en extra wendbaarheid in onvoorspelbare tijden. Maar als het aantal mensen in je organisatie groeit, neemt ook de complexiteit toe.

Voor HR- en inkoopprofessionals die verantwoordelijk zijn voor extern personeel is het niet alleen belangrijk grip te houden op kosten en kwaliteit, maar ook op naleving van wet- en regelgeving. Een personeelsplanning maken is belangrijk, maar ook erg lastig met alle geopolitieke onzekerheid, economische volatiliteit en een krappe arbeidsmarkt. Uit onderzoek van consultant Everest Group blijkt dat maar liefst 77 procent van de organisaties te weinig zicht heeft op de prestaties van ingehuurd personeel.

Risico’s voor compliance en reputatie

“Dat gebrek aan transparantie leidt niet alleen tot hogere kosten, maar ook tot risico’s op het gebied van compliance en reputatie”, vertelt Wim van Nieuwenhuizen van Magnit Global, expert op het gebied van personeelsprogramma’s voor externe inhuur. “Grip krijgen begint met het slim inzetten van data en analytics. Daarover hebben we een nieuw whitepaper gepubliceerd.”

In die online publicatie staan vijf praktische tips om direct toe te passen in jouw organisatie. Het whitepaper is hier kosteloos te downloaden.

• Lees ook: Valkuilen bij het inkopen van een MSP: ‘Deel je probleem, dicteer geen oplossing’

Van cijfers naar strategische inzichten

“Veel organisaties verzamelen al data over hun externe inhuur: tarieven, doorlooptijden, leveranciersprestaties”, vertelt Van Nieuwenhuizen. “Maar die informatie is vaak gefragmenteerd. Bovendien blijven rapportages beperkt tot terugkijken, terwijl het beter is om je te richten op de toekomst. Data-analyse is pas echt waardevol als het helpt vooruit te kijken, patronen te herkennen en acties te sturen.”

In het whitepaper ‘Top Tips to Optimize Data Analytics for Contingent Workforce Success’ lees je hoe het anders kan. “Optimaliseren gaat niet over nog meer cijfers verzamelen, maar om inzichten vergaren die per stakeholder relevant en bruikbaar zijn.”

Vier belangrijke lessen: 

1. Inzicht op maat voor elke stakeholder

Data heeft pas echt toegevoegde waarde zodra het wordt gebruikt bij strategische besluiten.  Toch wordt er nog veel gewerkt met verouderde rapportages of versnipperde dashboards. Bovendien wordt data nog te vaak gepresenteerd in één rapport dat iedereen moet begrijpen. HR, inkoop, finance en legal hebben juist behoefte aan andere informatie:

• HR wil weten hoe snel vacatures worden ingevuld en welke profielen het moeilijkst te vinden zijn.
• Inkoop kijkt naar leveranciersprestaties: kwaliteit, snelheid en kosten.
• Finance heeft behoefte aan overzicht van totale spend, ook om ongecontroleerde uitgaven te signaleren.
• Legal richt zich op naleving van contractduur, wetgeving en interne richtlijnen.
• Inhurende managers willen inzicht in hun ‘eigen team’: budget, voortgang en prestaties.

Wie inzichten toespitst op de taal en doelen van de verschillende afdelingen, maakt data begrijpelijker, betrouwbaarder en toepasbaarder. Van Nieuwenhuizen: “Bepaal dus doelgroepen en persona’s per doelgroep. Binnen HR heeft de beleidsafdeling tenslotte andere informatiebehoeften dan de afdelingen recruitment of administratie.”

Een praktijkvoorbeeld uit het whitepaper: bij een internationale retailer leidt het gebruik van real-time benchmarks ertoe dat vacatures sneller worden ingevuld met kwalitatief betere kandidaten. Jaarlijks bespaart dit de organisatie ruim 4 miljoen euro.

2. Focus op doelen, actualiseer die continu

Data-analyse begint met doelen stellen, benadrukt Van Nieuwenhuizen. “Bepaal op basis van de doelen van je organisatie wat je wilt bereiken”, legt hij uit. “Welke impact verwacht je? Of het nu gaat om kostenbesparing, compliance of procesoptimalisatie: de datastrategie moet altijd aansluiten bij waar de organisatie naartoe wil. Denk aan het verbeteren van de kwaliteit of het minimaliseren van uitval in processen.”

Dit is geen eenmalig project, maar een continu proces. “De doelen van een organisatie veranderen door marktomstandigheden, strategiewijzigingen of onverwachte gebeurtenissen”, vertelt Van Nieuwenhuizen. “Een dashboard of datamodel dat vorig jaar effectief was, is dat nu misschien niet meer. Het is daarom belangrijk om de data-analyse voortdurend aan te passen aan de actuele situatie. Het uiteindelijke doel is altijd om te komen tot concrete, uitvoerbare inzichten die de organisatie verder helpen.”

3. Compliance-risico’s voorspellen in plaats van repareren

Voldoen aan alle wet- en regelgeving (compliance) rondom extern personeel is complex. Afhankelijk van de contractvorm, verschillen de regels. Bovendien verandert er de komende tijd een hoop. Denk aan maximale contractduur, fiscale wetgeving of sectorale afspraken. Vaak worden overtredingen pas ontdekt tijdens audits of na klachten, te laat dus.

“Met moderne analytics kun je risico’s al vroeg signaleren”, vertelt Van Nieuwenhuizen. “Real-time monitoring en automatische alerts geven direct inzicht. Zo is het belangrijk om tussentijds te toetsen of de manier waarop je samenwerkt met zzp’ers voldoet aan de wet. Je kunt hiervoor alerts instellen: worden die toetsen op tijd uitgevoerd? Hoe vaak moeten we bijsturen?”

Met voorspellende modellen kun je zelfs vooruitkijken: wat betekent een aangekondigde wetswijziging voor de kosten en inzetbaarheid van jouw externe medewerkers? Van Nieuwenhuizen noemt de nieuwe uitzend-cao. “In het kader daarvan wil je weten met welke uitzenders je allemaal samenwerkt en welke tarieven zij hanteren. Dat maakt het makkelijker om uit te zoeken welke invloed zo’n nieuwe cao heeft op jouw organisatie.”

Het resultaat: geen boetes, minder juridische discussies en vooral meer vertrouwen dat de organisatie compliant blijft.   

4. Van losse cijfers naar een integraal beeld

Zolang data verspreid is over verschillende systemen, is de kans groot dat je inzichten en signalen mist. Een geïntegreerde data-omgeving combineert informatie uit interne en externe bronnen: leveranciers, marktdata, contractinformatie en arbeidsmarktontwikkelingen.

Zo’n geïntegreerde omgeving biedt voordelen zoals:

• Kostenbeheersing: afwijkende of verborgen kosten (bijvoorbeeld onverwachte reiskosten of administratieve uitgaven) zijn snel zichtbaar.
• Diversiteit en inclusie: door systematisch te monitoren kun je tijdig zien of je de organisatiedoelen op dit vlak haalt.
• Strategische werving: voorspellende modellen helpen bij het opbouwen van talentpools. Zo weet je naar welke medewerkers je op zoek moet voordat de vraag acuut wordt.

Van Nieuwenhuizen: “Het helpt je om over te stappen van reactief naar proactief plannen. Je dashboard is niet statisch: wat jij wilt meten, moet mee blijven bewegen met trends en ontwikkelingen.”

• Lees ook: MSP-aanbieders en -consultants in discussie: ‘MSP’s moeten hun toegevoegde waarde blijven bewijzen’

Maak je data bruikbaar voor strategische beslissingen

Toegankelijke, visueel sterke dashboards helpen je om data op de juiste manier te verzamelen, te presenteren en te gebruiken. Met benchmarks, KPI’s en snelle overzichten wordt data een stuurinstrument. Op basis van de inzichten kun je beleid wijzigen. Daarbij moet je een afweging maken tussen haalbaarheid, inspanning en het verwachte resultaat.

“Sommige maatregelen, zoals een collectieve blokweek, zijn eenvoudig door te voeren en kunnen grote besparingen opleveren”, vertelt Van Nieuwenhuizen. “Complexere zaken zoals het sturen op overwerktarieven kosten veel meer moeite en leveren minder effect. Focus ten eerste op de initiatieven waarvan je de meeste impact verwacht met de minste inspanning. Data helpt je te bepalen welke initiatieven dat zijn.”

Tot slot: focus

De mogelijkheden van data-analyse lijken haast eindeloos. Dat kan een valkuil zijn, waarschuwt Van Nieuwenhuizen. “Zorg dat je het praktisch houdt. Je kunt eindeloos dashboards maken, maar wees selectief. Stel doelen en prioriteiten, pas die regelmatig aan. Kortom: houd het simpel en houd het dynamisch.”

Meer weten?

In het whitepaper ‘5 tips om data-analyse te optimaliseren voor succesvollere inzet van flexibel personeel’ staan concrete richtlijnen om data-analytics succesvol te integreren in je inhuurstrategie. Download het hier.