Zes tips om je productiviteit te verbeteren als freelancer

Hoe vaak heb je al wel niet gedacht: ‘Straks begin ik aan dat artikel, nadat ik mijn e-mails heb gecheckt of research heb gedaan voor die opdracht van morgen’? En hoewel je liever zo snel mogelijk je to-do-lijst afrondt, is het heel gemakkelijk om afgeleid te worden door zaken die je aandacht vragen (al zijn ze minder belangrijk). Klinkt het herkenbaar?

Eigen baas zijn kan er dus voor zorgen dat het moeilijk is om gedisciplineerd te blijven en je te concentreren op je opdrachten. Productief blijven is dus van belang! We geven enkele tips die je een duwtje in de rug kunnen geven om het meeste uit je freelance werkuren te halen.

1. Creëer routine

Natuurlijk is een van de voordelen van freelancen het doorbreken van de 9-tot-5-mentaliteit, maar probeer door je flexibele werkuren toch een soort routine te creëren. Leg vooraf vast wanneer je wat doet. Zo kan je bijvoorbeeld het eerste uur van je dag steeds wijden aan het beantwoorden van e-mails, overleg, telefoontjes plegen en de rest van je dag plannen.

Je kan ook kiezen om je taken af te wisselen. In welke sector je ook werkt en hoe fijn je je opdrachten ook vindt, het is niet abnormaal dat je verveeld geraakt als je uren na elkaar hetzelfde doet. Als freelance grafisch vormgever word je dan wel ingehuurd om dingen te ontwerpen, 8 uur na elkaar dingen tekenen kan je ook beu worden. In dat geval kan je je tekenwerk afwisselen met de praktische zaken zoals je inbox opschonen, nieuwe opdrachten zoeken, of je eigen portfolio up-to-date houden.

Let ook op de omstandigheden waarin je werkt. Een joggingbroek of een onesie zijn verleidelijk om de hele dag in door te brengen, maar gaat je niet in de juiste werkmodus te brengen.

“When we put on an item of clothing it is common for the wearer to adopt the characteristics associated with that garment.

A lot of clothing has symbolic meaning for us, whether it’s ‘professional work attire’ or ‘relaxing weekend wear’, so when we put it on we prime the brain to behave in ways consistent with that meaning.”

– Dr. Karen Pine, professor aan de Universiteit van Hertfordshire

Maar zoals steeds: iedereen is anders. Waar voor de ene persoon een gestructureerde planning werkt, is voor de ander een flexibele werkweek ideaal. In die chaos structuur brengen is de boodschap!

2. Leer nee zeggen

Je partner die vraagt om nog even langs de winkel te gaan, je beste vriendin die een koffie wil gaan drinken. Je omgeving weet dat je thuiswerkt en maakt er gretig gebruik van. Hoe aanlokkelijk het ook klinkt, first things first: zorg eerst dat het werk gedaan is! Wat hierbij kan helpen is persoonlijke en professionele communicatie van elkaar scheiden. Als je een e-mailadres en telefoonnummer voor enkel zakelijke dingen hebt, is het al gemakkelijker om bijvoorbeeld het groepsgesprek voor de weekendplannen met je vrienden te negeren.

Deze tip kan ook betrekking hebben tot het aantal opdrachten dat je aanneemt. Zeker in het begin van je freelance carrière heb je misschien de neiging om zoveel mogelijk opdrachten aan te nemen. Het is belangrijk om nee te kunnen zeggen, want een te drukke agenda kan averechts werken op je productiviteit.

3. Plannen, plannen, plannen

Zonder collega’s om je heen mis je de druk van sociale controle. Daarom is het belangrijk dat je voor jezelf doelen stelt en hier deadlines aan vasthangt. Met jezelf een uitdaging/wedstrijd aangaan kan ook helpen. Stel, je bent freelance copywriter. Dan kan je met jezelf afspreken dat je x aantal woorden per week schrijft, of als doel zetten dat je x aantal artikelen per week afkrijgt.

Door tijdsdruk zal je motivatie hoger liggen en is er voor afleiding minder of geen plaats. Om daarnaast alles zo goed mogelijk uitgevoerd te krijgen is het goed om prioriteiten te stellen.

Er zijn verschillende applicaties en websites die je helpen om je verschillende projecten en to-do’s op te volgen, zoals Trello, Jira, Basecamp en Notion. Echter hoef je het niet te moeilijk te maken met digitale snufjes. Met een simpel lijstje op kladpapier kom je al een heel eind. En hoe fijn is het om fysiek zaken te kunnen schrappen!

4. Neem pauze

Vroeger op school kreeg je pauzes van verschillende blokken, ook als werkende volwassene blijft dat relevant. Het is algemeen bekend dat je van pauze nemen nieuwe energie krijgt én je creativiteit een boost krijgt.

Volgens onderzoek werken mensen met de hoogste productiviteit niet eens 8 uur per dag. Het geheim van een hoog productiviteitsniveau is niet om langer, maar slimmer te werken. Met verschillende pauzes weliswaar, de hersenen van een mens zijn gewoonweg niet gemaakt om 8 uur aan één stuk te werken.

Een methode die je kan gebruiken is de Pomodoro-techniek. Deze techniek gaat uit van de wetenschap dat we ons maar gedurende 25 minuten echt gefocust kunnen houden. Door dus een korte tijd heel gefocust te werken en daarna een korte pauze te nemen, word je veel productiever. Eén pomodoro staat gelijk aan 30 minuten, bestaande uit 25 minuten werken en een pauze van 5 minuten. Die pauze is ideaal voor een korte activiteit, zoals je benen strekken, iets kleins nemen om te eten of door je Instagram-feed scrollen.

5. Gezellige maar productieve omgeving

Laten we er geen doekjes om winden. Thuiswerken hangt onlosmakelijk samen met het idee van comfortabel werken. Essentieel is dat je je werkomgeving zo professioneel mogelijk maakt.

Heb je geen extra ruimte in huis om een bureau voor jezelf te maken, zorg dan dat je op zijn minst aan een opgeruimde tafel zit. Op die manier verlies je al geen tijd aan het zoeken naar papieren en spullen tussen de rommel.

Wordt het na een tijd wat eenzaam om alleen thuis te werken? Zoek een fijne co-workingspace in de buurt. Tussen andere werkende freelancers voel je misschien ook meer druk en kan je elkaar motiveren. Twee vliegen in één klap!

6. Een beloning motiveert

Denk eens terug aan vroeger, toen je ouders zeiden dat je de afwasmachine moest uitladen voordat je een computerspel mocht spelen. Ook in je huidige situatie als freelancer kan je dit toepassen. Een beloning motiveert, welke leeftijd je ook hebt!

Bonus!

Je hebt alle voorgaande tips uitgetest, maar het lukt echt niet om je voor een langere tijd te concentreren? Tijd voor het grove geschut! Er zijn verschillende tools en applicaties op de markt die ervoor zorgen dat je gefocust blijft op je taken. Een greep uit het aanbod:

Forest: Een mix van gamification en productiviteit. Hoe langer je van je smartphone blijft, des te meer bomen je plant!
StayFocusd: Een browserextensie die slechts een bepaalde tijd per dag op tijdverspillende websites toelaat. Tijd overschreden? Facebook (of een andere website) geblokkeerd!
The Focus Academy: Een platform waarbij je kan instellen welke apps en websites je mag bezoeken. Je wordt bij wijze van spreken op je vingers getikt als je naar afleidende websites surft.
Off the Grid: Voor de fervente smartphonegebruikers die hun telefoon voor een zelf ingestelde tijd willen blokkeren.

Welke tools voor jou werken, wat jou motiveert, welke planning voor jou past: alles hangt af van jezelf, je situatie en andere externe factoren. Belangrijk is dat je het meeste haalt uit je werktijd als freelancer en dat je voor jezelf de perfecte balans vindt!