Valkuilen bij het inkopen van een MSP: ‘Deel je probleem, dicteer geen oplossing’

Een managed service provider (MSP) kan je helpen om je externe inhuur beter te beheren. Maar het selectie- en inkooptraject is geen eenvoudige opgave, vertellen Wim van Nieuwenhuizen (MSP-dienstverlener Magnit Global) en Maarten Hansson (Workforce Insights). Tijdens de Werf& en ZiPconomy Webinar Week deelden ze hun kennis en tips om de meest gemaakte misstappen te vermijden.

MSP: regisseur van externe inhuur

Voordat de experts de valkuilen bespraken, legden zij de basis uit. “Een MSP is de regisseur voor je externe inhuur’, zegt Van Nieuwenhuizen. “De experts leiden de organisatie, registratie en orchestratie van al je leveranciers die kandidaten leveren in goede banen. Dit doen ze transparant en compliant.”

Deze regisseursrol is onmisbaar nu de markt steeds complexer wordt, zegt hij. “De krappe arbeidsmarkt en de onzekerheid rondom veranderende wet- en regelgeving maken het noodzakelijk om grip te houden op al je personeel, vast en flexibel.”

Van Nieuwenhuizen nodigde expert Maarten Hansson uit voor een onafhankelijke blik. Ook Hansson pleit voor zogenaamd Total Workforce Management, waarbij HR en inkoop aandacht hebben voor zowel vast als flex. “Een goede MSP kan helpen bij strategische inzet en beheer van je hele workforce”, zegt hij. “Maar de juiste oplossing vinden is niet zo makkelijk als het klinkt.”

De Top-3 valkuilen bij de inkoop van een MSP

Er zijn inmiddels een hoop verschillende MSP-dienstverleners. De een is de ander niet. Hoe maak je de juiste keuze? De experts bespraken drie veelgemaakte fouten bij het opzetten van hun inhuurprogramma:

1. Te veel voorschrijven

Een veelvoorkomende valkuil zijn ellenlange eisenlijsten. “Soms schrijven bedrijven tot in detail voor hoe de MSP moet werken”, zegt Van Nieuwenhuizen. “Maar dat is hun taak en expertise niet. Als MSP-dienstverlener willen wij weten: wat is het probleem? Waar schuurt het? Wat is jullie ambitie?”

Met een te strak voorgeschreven eisenpakket, belemmert een organisatie de creativiteit en toegevoegde waarde van de MSP. Hansson: “Beschrijf nou eerst je doelstellingen, zoals: risicobeheersing, toegang tot talent, kostenbesparing. Schets duidelijke kaders. Maar dicteer niet de uitvoering, laat de MSP met een voorstel komen.”

2. Over-engineering: te zware oplossingen voor kleine problemen

Een MSP gebruikt vaak een Vendor Management Systeem (VMS) als technologisch platform om alle processen en leveranciers te administreren en te monitoren. Veel organisaties kiezen voor een ‘standaard’ of ‘off-the-shelf’ combinatie van MSP en VMS, ziet Hansson. “Soms is zo’n programma veel te zwaar, bijvoorbeeld als je maar weinig mensen inhuurt”, zegt hij. “Toch vragen veel organisaties direct al naar een standaardoplossing, omdat bijvoorbeeld de concurrent deze ook heeft.”

Een MSP-oplossing kan te kostbaar en te complex zijn voor een relatief kleine groep externen. Van Nieuwenhuizen: “Soms is een andere oplossing doelmatiger en effectiever, bijvoorbeeld een Freelance Engagement Management Solution (FMS) of een simpele inrichting met behulp van business intelligence tools (zoals Power BI of Tableau).”

Hij benadrukt dat MSP-dienstverlening een langetermijnsamenwerking is. “Wij adviseren zo eerlijk mogelijk en dat betekent dat we soms ook zeggen dat onze oplossing niet de beste is”, zegt hij. “Het heeft namelijk geen zin om gouden bergen te beloven, als je ze niet kunt waarmaken.”

3. Te vroeg investeren in complexe technologie

“Het VMS is slechts een middel, geen doel”, benadrukt Hansson. “Soms investeren organisaties meteen al zwaar in technologie, zonder duidelijke visie. Dat kan processen juist enorm vertragen.”

Van Nieuwenhuizen: “Wees bewust: een VMS-systeem gaat op zichzelf helemaal niks voor je oplossen. Pas als je weet waarvoor je het wilt inzetten, wordt het nuttig. Kortom, gebruik technologie doelmatig. Focus eerst op processen, data en de behoeften van de hiring managers, voordat je een VMS implementeert.”

Belangrijkste tips voor HR-Professionals

Om de valkuilen te omzeilen, geven de experts de volgende adviezen:

1. Begin met een grondige inventarisatie van je flexibele inhuur. Hansson: “Vraag simpelweg eens rond in je organisatie wie er rondlopen. Wat weten we, wie hebben de toegang tot systemen? Verzamel data en probeer het overzicht zo volledig mogelijk te maken.”
2. Betrek interne stakeholders: Een MSP-programma raakt HR, Inkoop, Finance en de Business. Van Nieuwenhuizen: “Zorg voor draagvlak door iedereen te betrekken. Krijg je nog niet iedereen mee? Dan kun je minder snel resultaat verwachten en moet je je ambities misschien bijstellen.”
3. Wees transparant naar je MSP-dienstverlener.  “Een aanbesteding is niet het moment om de kaarten tegen de borst te houden”, zegt Van Nieuwenhuizen. “Deel je probleem met de MSP-dienstverlener, vraag om een visie en oplossing en bespreek samen of dit inderdaad het beste is.”

Meer weten? Bekijk hieronder het hele webinar: