Workforce Orchestration: toekomstmuziek?

Total Workforce Management (TWM) is de eerste stap in het doorbreken van traditionele silo’s binnen organisaties. Het doel: één overzicht van alle contractvormen, van vaste medewerkers tot freelancers en SoW (Statement of Work) projecten. De focus ligt op zichtbaarheid, controle, compliance en kostenbesparing. Je kunt het zien als het bijhouden van een inventarislijst van je gereedschap: je weet wat je hebt en waar het ligt.

• Lees ook: Van lege talentpool naar actieve community: jouw Total Workforce strategie

Proactief dirigeren

Workforce Orchestration gaat een stap verder. Het is niet langer passief beheer, maar proactief dirigeren van je workforce. Het draait om het dynamisch samenstellen van de beste combinatie van talent (vast, flexibel, intern, extern, mens én machine/AI) om een specifiek bedrijfsdoel te bereiken. Waar TWM de beheerder is van het instrumentendepot, is Workforce Orchestration de dirigent van een orkest. Iedereen speelt uit hetzelfde muziekstuk, maar heeft een eigen specialisme. De dirigent brengt het talent bij elkaar en zorgt dat elk instrument op het juiste moment en in harmonie speelt, zodat er een meesterwerk (het bedrijfsresultaat) ontstaat. 

De kern van Workforce Orchestration rust op drie pijlers: talent, technologie en data.

Talent is het hart van de strategie. Het vraagt een andere kijk op talent: van functies naar skills. Niet ‘wie kan deze baan doen?’, maar ‘welke vaardigheden zijn nodig om deze taak of dit project te voltooien?’ Zo ontstaat een vloeibare talentpool waarin interne en externe professionals gewaardeerd worden om hun expertise, niet hun contractvorm. Een holistische talentervaring is daarbij belangrijk: consistente en positieve ervaringen maken van een organisatie een aantrekkelijke opdrachtgever voor toptalent en verhogen engagement en retentie.

Technologie is de enabler, het zenuwstelsel. Losse systemen volstaan niet meer. Organisaties hebben een geïntegreerd platform nodig dat data uit verschillende bronnen samenbrengt en interpreteert. AI en machine learning helpen bij het identificeren van de beste talentmatch, gebaseerd op skills, beschikbaarheid, kosten en prestaties. In dit opzicht wordt technologie niet slechts een registratiesysteem, maar een intelligent adviesorgaan dat bijdraagt aan strategische keuzes.

Data is de brandstof voor beslissingen. Waar vroeger rapportages volstonden (‘hoeveel flex hebben we ingehuurd?’), verschuift de focus naar voorspellende en normatieve inzichten. Zo kan een organisatie bijvoorbeeld zien dat er in een kwartaal een tekort aan softwareontwikkelaars dreigt en hier proactief op inspelen met een mix van interne bijscholing en externe specialisten.

• Lees ook: Van uren managen naar talent dirigeren – hoe Shifter in de praktijk invulling geeft aan het concept Workforce Orchestration.

Voordelen en risico’s

De voordelen van Workforce Orchestration zijn aanzienlijk: wendbaarheid, optimale talent-to-task matching, strategische kostenoptimalisatie, verhoogde innovatiekracht en betere betrokkenheid van talent. Maar risico’s zijn er ook: complexe implementatie, dataprotectie, wet- en regelgeving en vooral cultuurverandering. Het doorbreken van de traditionele ‘wij’ (vast) versus ‘zij’ (flex) mentaliteit is vaak de grootste horde. 

Wat vraagt dit van organisaties, leveranciers en talent? Organisaties hebben leiderschap en visie nodig, moeten silo’s doorbreken, investeren in technologie en sturen op output in plaats van aanwezigheid. Belangrijk is dat er een goede ‘dirigent’ op zit. Vraag je af: hebben we die in huis en zijn we er klaar voor? Leveranciers verschuiven van transactionele partijen naar strategische partners die meedenken, data-analyse leveren en technologisch integreren. Talent moet continu leren, ondernemend zijn en flexibel blijven, ongeacht de contractvorm.

Continu proces

Workforce Orchestration is geen eindpunt, maar een continu proces van aanpassen en optimaliseren. Op een ingewikkeld muziekstuk moet je langer oefenen met elkaar. Het vraagt een cultuur waarin iedereen, intern of extern, vanuit zijn of haar specialisme samenwerkt aan een gemeenschappelijk doel. Organisaties die deze harmonie tussen talent, technologie en data weten te realiseren, zullen niet alleen overleven, maar floreren in de toekomst van werk.

• Lees ook: De inhuurvolwassenheidsfase: waar staan organisaties anno 2025?