Ontbreken on- en offboarding veroorzaakt kennislek bij vertrek ZP’ers

Wanneer zelfstandige professionals bij een organisatie vertrekken bij het einde van een opdracht, vertrekt vaak ook veel kennis. Een goede on- en offboardingprocedure kan die kennislek voorkomen, aldus Niels Huismans van FastFlex

niels huismansWanneer zelfstandige professionals bij een organisatie vertrekken bij het einde van een opdracht, vertrekt vaak ook veel kennis.  Een goede on- en offboardingprocedure kan die kennislek voorkomen, aldus Niels Huismans van FastFlex. 

In veel Nederlandse organisaties blijven kennislekken bestaan door het ontbreken van een goede on- en offboardingprocedure. Hoewel onderzoek laat zien dat de toegevoegde waarde van zelfstandige professionals (zp’ers) voor organisaties erg groot is, wordt veel van hun kennis en kunde nog onvoldoende geborgd. De problematiek rondom kennisborging blijft aanhouden, waardoor er steeds vaker een kennislek ontstaat. Iets waar organisaties nog onvoldoende de consequenties van inzien.

Het is voor HR- en inkoopprofessionals een hele uitdaging om talentvolle zelfstandige professionals binnen te halen en hier vervolgens een relatie mee aan te gaan. Managers laten zp’ers daarom niet graag gaan. Dit is echter een valkuil voor veel organisaties, want hoewel zp’ers zich graag mengen in een organisatie, blijken zij te vertrekken zodra zij het gevoel krijgen geclaimd te worden. Organisaties zijn bang voor kennisverlies, terwijl zp’ers vrezen dat zij te lang op één plek te zitten. De flexibiliteit van organisaties is dus voor zp’ers een belangrijk thema, ook wat betreft vrijheid in de manier van kennisoverdracht.

On- en offboarding

Een goede on- en offboarding vergroot de kans dat zelfstandige professionals later met meer kennis terugkomen voor een volgende opdracht en is daarom belangrijk voor kennisborging binnen organisaties. De kennis die zp’ers van buitenaf een organisatie inbrengen is voor bedrijven van grote waarde. Het behouden en borgen van deze kennis op een organisatiebrede manier voegt toe aan de bedrijfscontinuïteit. Een goede on- en offboarding, waarin afspraken worden gemaakt hoe de opgedane kennis wordt overgedragen – is cruciaal voor het dichten van een dreigend kennislek.

Door de onboarding en offboarding in één algemene procedure op te nemen, is de organisatie verzekerd van een overkoepelende aanpak. Deze bedrijfsprocedure bestaat uit een aantal duidelijke afspraken over het begin en einde van een traject. Niet alle professionals dragen hun kennis op dezelfde manier over  en van bedrijven wordt verwacht hier flexibel in te zijn. Sommige professionals geven liever een presentatie of workshop dan dat ze alles in een groot boekwerk documenteren. Er kunnen ook afspraken gemaakt worden over het aantal punten dat er met de overdracht verdiend kan worden. Zo kan er bijvoorbeeld in de procedure opgenomen worden dat de zp’er een bepaald aantal punten dient te halen voor kennisborging.

Het documenteren van kennis staat voor een aantal punten, het geven van een presentatie voor een aantal punten, enzovoorts. Een goed offboardingsbeleid houdt ook in dat er een gepast afscheid van medewerkers plaatsvindt.  Bij een positieve ervaring hoort ook een goede beoordeling. Als opdrachtgever hoop je dat ze over een bepaalde tijd, met veel meer kennis en ervaring, weer terugkomen voor een nieuw project.

Meer over dit thema staat te lezen in de FastFlex whitepaper De Ultieme Flexorganisatie 

Ondernemers en organisaties helpen om strategisch koers te zetten en te houden. Daar word ik blij van en dat is de reden dat ik samen met Laurens Adapt Innovatie gestart ben in 2018. Dit vanuit de overtuiging dat alle bedrijven en organisaties meer bezig moeten zijn met hun strategische vraagstukken. Eerder was ik meer dan vijf jaar werkzaam bij FastFlex, waar ik verantwoordelijk was voor de Business Development-activiteiten. Voordat Ik aan de slag ging bij FastFlex heb ik onder andere de master Marketing Management gedaan aan de Universiteit van Tilburg. Vervolgens heb ik het management traineeship van Young Colfield doorlopen. Naast mijn werk heb ik een passie voor sport, film, reizen en culinaire uitspattingen. Tevens ben ik sinds 2014 actief als raadslid in de gemeente Alphen-Chaam en publiceerde ik in 2018 mijn eigen boek genaamd ‘Lerend Leven’ Bekijk alle berichten van Niels Huismans

4 reacties op dit bericht

  1. Interessant materie voor mij als HR professional. Dit roept bij mij de vraag op in hoeverre, als er al sprake is van kennisborging, er een verschil is tussen kennisoverdracht van externen op andere externe in verhouding met overdracht van externen en vaste medewerkers. Zitten daar grote verschillen in? Iemand al wel eens onderzoek naar gedaan?

    • Goede vraag Anikka. Ik zelf heb geen exacte cijfers over dit verschil. Kennisoverdracht van externen op externen is al beter dan helemaal geen kennisoverdracht maar het zou niet zo moeten zijn dat er alleen maar kennisborging plaatsvindt tussen externen professionals onderling. Ik denk zelf dat als een organisaties bewust bezig is met kennisborging zij ook wel zullen trachten dit ook echt bij interne medewerkers te borgen. Indien het initiatief vanuit de professional komt zal het goed kunnen zijn dat hij vaker voor kennisoverdracht op een andere externe professional kiest

  2. Beste Niels,
    Je legt veel nadruk op de contractuele status als uitgangspunt. Mijns inziens is kennis het startpunt van denken. Kennis zit in hoofden van mensen die steeds vaker opereren in wisselende rollen. Het gaat daarbij om het maken van verbindingen tussen mensen die kennis aanbieden binnen en buiten een organisatie en mensen die kennis nodig hebben binnen en buiten een organisatie. Sharing! Anytime. Anywhere. Redeneren vanuit ‘vertrek’ en ‘afscheid’ lijkt me een achterhaalde insteek. Je weet nooit wanneer je iemand weer nodig hebt. Surround yourself with talent. Handel daarbij vanuit het individu en niet vanuit de organisatie.

    • Beste Eduard,
      eens dat afscheid een achterhaalde insteek is. Niet voor niks dat ik ook afsluit met de zin” Als opdrachtgever hoop je dat ze over een bepaalde tijd, met veel meer kennis en ervaring, weer terugkomen voor een nieuw project.”
      Daarnaast ben ik het ook met je eens dat de situatie die jij omschrijft een heel stuk idealer is. Echter zien we dit bij nog heel weinig organisaties terug. Wil je als organisaties er toch iets mee doen dan dan blijken bovenstaande handvatten toch nuttig te zijn.