Maandelijkse archieven: maart 2014

Steeds meer organisaties hebben behoefte aan grip op inhuur van externe professionals. Geldt dit ook voor u? Dan heeft u wellicht al gemerkt dat HR dienstverleners massaal op deze behoefte inspringen. Ze bieden u aan om voor u te fungeren als broker of als Managed Service Provider (MSP). Theorie opfrissen? In een vorig artikel hebben we beschreven wat een broker doet.

Maar wat zijn nu precies de verschillen tussen beide vormen? Waar moet u op letten? Dat antwoord is niet eenduidig, doordat veel partijen zélf in een transitie zitten van de rol van broker richting het meer strategisch opererende MSP. Het is dus lastig om in de Nederlandse inhuurmarkt het onderscheid te maken tussen de werkzaamheden van een broker en een Managed Service Provider (MSP). Dit bleek recent nog uit het onderzoek van Flex-Beheer onder MSP’s en contractmanagers in Nederland.

Om u toch te helpen een goede keuze te maken, hebben we hieronder de 9 meest kenmerkende verschillen tussen de MSP- en de brokerdienstverlening op een rij gezet. Het is belangrijk om goed door te vragen op al deze aspecten, zodat u weet wat u wél en wat u níet in huis haalt. Vraag daarbij vooral ook om referenties en voorbeeldcases.

1. De plaats in de organisatie: positionering

Aan een MSP wordt het gehele inhuurproces uitbesteed. ‘Procurement Process Outsourcing’ is een accurate omschrijving, gericht op de inkoop van extern personeel.
In Nederland kan een broker bijna altijd worden beschouwd als contractmanager en –indien gewenst- als leverancier van kandidaten. Aan de broker wordt dus een deel van het inhuurproces uitbesteed.

De broker is dus meestal gepositioneerd naast andere voorkeursleveranciers. Een veel voorkomende reden hiervoor is dat de inhurende organisatie verschillende inhuurprocessen naast elkaar toestaat. Bijvoorbeeld een centraal proces met voorkeursleveranciers en een decentraal proces waarbij er op lokaal niveau via andere kanalen wordt ingehuurd. De kandidaten die níet via de voorkeursleveranciers binnenkomen worden door een broker gecontracteerd. De broker verzorgt vervolgens de facturatie en managet de inlenersrisico’s. Zo blijft het aantal leveranciers overzichtelijk.

De broker wordt ook regelmatig ingezet om naar geschikte kandidaten te zoeken. De broker beschikt namelijk vaak ook over een netwerk van leveranciers en/of een kandidaten database. Een reden hiervoor kan zijn dat het aanbod van geschikte kandidaten van de voorkeursleveranciers te klein is. De broker vult dan dit ‘gat’.

Conclusie: De MSP is een hoofdaannemer en neemt het gehele inhuurproces over van een organisatie. De MSP faciliteert het proces van ‘end-to-end’ en factureert als enige partij aan de opdrachtgever.

2. Verschil in aspiratieniveau opdrachtgever

Voor een brokeroplossing kan worden gekozen als de organisatie:
• een ongecontroleerde groei van leveranciers ervaart;
• er geen inzicht is in de inlenersrisico’s;
• er in grote mate voorkeurskandidaten worden ingehuurd;
• en/of er een te laag aanbod van geschikte kandidaten aangeboden wordt door de voorkeursleveranciers.

Een MSP-oplossing past bij een organisatie die:
• meer grip wil krijgen op het totale inhuurvolume en de inhuurkosten;
• streeft naar een efficiënt en effectief inhuurproces;
• en naar een 100% compliant inhuurproces.

3. Verschil in leveranciersmanagement

Een broker treedt meer op als contractmanager dan als leverancier van kandidaten. Meestal beschikt de broker wel over een eigen leveranciersnetwerk, maar de broker beoordeelt de kwaliteit hiervan vrij eendimensionaal: hoe snel kan een leverancier het juiste profiel leveren?

De MSP daarentegen (her)contracteert de leveranciers van haar klant en beoordeelt de leveranciers ook op andere aspecten zoals performance, tarieven en klanttevredenheid.

4. Dienstverlening op locatie

Een broker werkt meestal vanuit het eigen kantoor. Bij een MSP, waarbij het nauw aansluiten op de dagelijkse bedrijfsprocessen essentieel is, worden er over het algemeen medewerkers gedetacheerd bij de opdrachtgever op locatie. Zij maken dus onderdeel uit van de dagelijkse gang van zaken.

5. Verschillen in taken en niveau

Een MSP heeft meer taken en verantwoordelijkheden binnen het inhuurproces dan een broker. Grofweg werkt een broker op operationeel en tactisch niveau, terwijl de MSP op strategisch niveau begint en dit vervolgens doorvertaalt naar de operatie.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de werkzaamheden die u van een MSP mag verwachten. Ook een broker doet een deel van dit soort werkzaamheden, zoals het sluiten van contracten en het onderhandelen over tarieven. Maar een MSP doet dit voor álle inhuur, terwijl de broker dit alleen doet voor de inhuur die hij onder zijn hoede heeft.

6. Het gebruik van een Vendor Management Systeem

Een Vendor Management Systeem (VMS) is een webbased applicatie die het beheer en de inleen van extern personeel ondersteunt. Denkt u daarbij aan de distributie van vraag en aanbod, het meten van leveranciersprestaties, geconsolideerde facturering en uitgebreide rapportagemogelijkheden. Een VMS wordt gebruikt voor alle soorten inhuur en inhuurcontracten, zoals uitzend- en payrollcontracten, tijdelijke arbeidscontracten, ZZP-contracten en resultaatafspraken.

Voor MSP’s is een VMS onmisbaar. De reden hiervoor is dat een goed VMS het gehele inhuurproces van ‘end-to-end’ ondersteunt en dus zorgt voor een efficiënt en effectief inhuurproces met een geringe foutkans. De MSP, de opdrachtgever, de leveranciers en vaak ook de kandidaten maken gebruik van hetzelfde VMS. Het VMS is óf eigendom van de opdrachtgever óf van de MSP.

Een broker maakt gebruik van een eigen systeem en is als contractmanager of leverancier niet in staat het totale inhuurproces van ‘end-to-end’ te ondersteunen.

7. Klanten- en leverancierstevredenheidsonderzoeken

MSP’s voeren op periodieke basis klanten- én leverancierstevredenheidonderzoeken uit. Door de tevredenheid aan zowel klant, leveranciers als kandidaat kant te meten, wordt er een goed beeld geschetst van de dienstverlening van de MSP en of deze voldoet aan uw verwachtingen en de afgesproken kpi’s. De mate van tevredenheid kan medebepalend zijn voor de fee die de MSP krijgt voor haar werkzaamheden. Dit moet u van tevoren goed afspreken. Brokers voeren niet vaak dit soort onderzoeken uit. Als dit al gebeurt dan is het beperkt tot het eigen aandeel binnen het inhuurproces.

8.Kostenbesparingsprogramma

Een MSP heeft door haar positie en invloed op het gehele inhuurproces de mogelijkheid om u te helpen kostenbesparingsprogramma’s te ontwerpen en uit te voeren, inclusief de onderhandelingen met leveranciers. Een broker is hiervoor een minder aangewezen partij. Dit omdat de broker slechts een deel van het proces bestrijkt, maar ook omdat er geen sprake is van een ‘machtspositie’ t.o.v. de andere leveranciers.

9. Impact op de organisatie: implementatie-, verander- en engagementprogramma’s

Het besluit om te gaan samenwerken met een broker heeft veel minder impact op de organisatie dan de keuze voor een MSP. De broker blijft aan de buitenkant van de organisatie opereren, terwijl een MSP het bedrijf letterlijk en figuurlijk ‘binnenkomt’.

Verschil in implemenatie

Gaat u met een broker werken? Dan zijn er geen verander- en engagementprogramma’s nodig. Kiest u voor een MSP? Dan is het wel noodzakelijk om te investeren in engagement van alle partijen. Inschakeling van een MSP betekent centralisatie, uniformering en digitalisering van het inhuurproces. Dit heeft gevolgen voor de opdrachtgevende organisatie. Daar hoort een implementatieprogramma bij met ervaren consultants, coaches, communicatiespecialisten en trainers. Dat lijkt veel, maar ervaring leert dat deze inspanningen de investering meer dan waard zijn.

Tot zover de 9 verschillen tussen een broker en een MSP. Heeft u aanvullingen? Of vragen? Laat het ons dan weten via de reactiemogelijkheid onder dit artikel. U kunt ons ook rechtstreeks benaderen via peter.bargon@yacht.nl of mark.bassie@gmail.com.

Auteurs:

• Peter Bargon (Director Managed Services Yacht)
• Mark Bassie (Zelfstandig Professional Flex-Beheer)