Waarom geld lenen als je eerst je facturatieproces kunt aanpakken

De misvatting rondom financieren

Bij financieren denkt men vaak alleen aan geld lenen van een bank of andere financiële instelling. Maar financieren is niets anders dan het beschikbaar krijgen van geld om uitgaven te dekken. Dit komt in vele vormen en maten, en is vaak al in een organisatie aanwezig zonder dat ondernemers het door hebben. 

Denk bijvoorbeeld aan een betalingstermijn voor leveranciers, eigen vermogen aanhouden, het leasen van vervoer of machines, rood staan bij de bank, een zakelijke lening, een rekening-courant krediet, een zakelijke hypotheek, factoring, crowdfunding, en zelfs subsidies. 

Vaak wordt bij extra cashbehoefte dus gelijk gekeken naar extern geld, terwijl er in een organisatie vaak nog grote optimalisatieslagen te halen zijn. Er vanuit gaande dat een onderneming op lange termijn winstgevend is en aan haar betalingsverplichtingen kan voldoen (solvabiliteit), kijken we dus naar manieren om op korte termijn genoeg geld in kas te hebben (liquiditeit). 

Facturatie optimaliseren dan pas financieren

Een van de simpelste methoden is facturatieoptimalisatie. Ook al is er een prima betalingstermijn afgesproken met een afnemer, men ziet vaak een gat tussen levering en daadwerkelijke betaling. En dat kan stiekem veel geld schelen. 

Stel, een ondernemer levert van maandag t/m vrijdag uitzendkrachten. Op maandag stuurt zij de urenstaten ter controle naar de opdrachtgever. Woensdag controleert de opdrachtgever de urenstaat en er dienen een aantal correcties uitgevoerd te worden. Donderdag komt de definitieve goedkeuring. De uren moeten nu gefactureerd worden. Die vrijdag gaat de facturatie batch de deur uit, waarna de opdrachtgever de factuur de volgende maandag boekt op 30 dagen. Na 30 dagen is de factuur nog niet betaald, er blijkt iemand met vakantie. Dan, na 7 dagen, gaat de ondernemer toch maar bellen (ze hebben wel meer dingen te doen). De opdrachtgever biedt hun excuses aan en betaalt de factuur op dag 38.

Laten we nu de optelsom maken op de optimale (afgesproken) termijn van 30 dagen:

• Urenstaat op maandag verstuurd: + 3 dagen
• Goedkeuring uren: + 3 dagen
• Facturatie: + 1 dag
• Inboeken factuur: + 3 dagen
• Betalingstermijn: + 30 dagen
• Te late betaling: +8 dagen

Van afronding van werkzaamheden tot geld op de rekening heeft het dus 48 dagen geduurd. Een overschrijding van 60% (18/30*100). Maar we kunnen dit ook uitdrukken in geld. Op een omzet van € 1.000.000, geeft een termijn van 30 dagen een negatieve kasstand van € 1.000.000 / (365/30) = € 82.191. Op een termijn van 48 dagen is dit € 1.000.000 / (365/48) = € 131.579.

Dat is een verschil van € 49.388, ofwel 60%. Met de juiste partners en strakke procedures is financiering soms niet eens nodig. En als deze alsnog nodig is, dan is deze door strakke debiteuren portfolio en lager te financieren bedrag een stuk goedkoper!