Aanbestedingen – gaat het puur om prijs of telt de kwaliteit van brokerdienstverlening?

Inschrijven met € 0 is ‘bizar’

Bij het gunnen van een aanbesteding voor brokerdienstverlening kan de inschrijvende partij punten scoren op kwaliteit en prijs. Maar je onderscheiden op kwaliteit blijkt vaak lastig, zeker omdat de uitvraag niet altijd even helder is, stelt een inkoopadviseur. Dan wordt de prijs al gauw bepalend. Het komt in de praktijk zelfs voor dat bij aanbestedingen een ondergrens voor de fee van de broker/MSP (marge) van € 0 wordt gehanteerd. En daar wordt ook daadwerkelijk op ingeschreven. “Het is bizar dat je bij een aanbesteding het maximaal aantal punten kunt krijgen als je voor € 0 inschrijft”, stelt de inkoopadviseur. Iedereen is het erover eens dat dat niet gewenst is. Als je bewust een zo laag mogelijke fee uitvraagt, dan moet je er rekening mee houden dat de inschrijvende partij die marge ergens anders vandaan haalt, bijvoorbeeld door eigen kandidaten binnen het concern voorrang te geven en daar een flinke (verborgen) marge op te maken (margestapeling). Of door de kandidaat kosten in rekening te brengen (voor bijvoorbeeld een verzekering) die de zelfstandig professional moet betalen om überhaupt in aanmerking te komen voor een opdracht. Zulke oneigenlijke verdienmodellen gaan natuurlijk ten koste van de transparantie.

Brokerdienstverlening ‘eenheidsworst’?

Grote vraag is: wat is een reële ondergrens en passende bandbreedte om te hanteren bij aanbestedingen? Daarover ontspint zich een discussie die de verschillen blootlegt. ‘Het hangt af van de kwaliteit van dienstverlening die de broker/MSP levert’, stellen de meesten. Maar lang niet iedereen is het daarmee eens. ‘Brokerdienstverlening is eenheidsworst. Mijn ervaring is dat er weinig verschil is tussen de ene broker en de andere. Door automatisering van processen is er niet of nauwelijks verschil in de contractafhandeling, hooguit bij de sourcing (recruitment)’, stelt een inkoper. ‘Dus waarom zou je niet (puur) op marge/prijs selecteren? Bovendien is het niet te doen om in de aanbestedingsprocedure op kwaliteit te selecteren.’
Een andere opdrachtgever ziet dat heel anders. ‘Ik vind marge van de leverancier helemaal niet zo belangrijk. Het maakt wel degelijk uit wat voor dienstverlening de MSP/broker levert. Ik wil weten hoe zij bijvoorbeeld met ‘warme stoelen’ (voorkeurskandidaten) omgaan.’

Kwaliteit wel (laten) aantonen

Ook de aanwezige brokers weerspreken dat er geen kwaliteitsverschil vast te stellen is in een aanbestedingsprocedure. Zij leggen de bal bij de aanbestedende diensten. ‘Als je kwaliteit wilt toetsen moet je niet vragenlijsten gaan copy/pasten zoals zo vaak gebeurt, maar vragen om echte praktijkcases, demonstraties laten geven en die mensen ook daadwerkelijk gaan spreken.’ Door brokers de ruimte te bieden te laten zien waarin zij zich onderscheiden, kunnen zij aantonen of en hoe ze in staat zijn specifiek voor jouw organisatie de juiste vakmensen binnen te halen. En dus welke kwaliteit zij kunnen leveren.
Een ander voegt daar nog aan toe dat brokering veel meer is dan alleen contractafhandeling. Een broker heeft ook een belangrijke rol in de compliancy, kent de organisatie en weet de juiste mensen compliant in te zetten omdat ze de praktijk kennen en weten hoe de Belastingdienst en de Arbeidsinspectie werken.

Een inkoper speelt de bal ook weer terug naar de MSP’s/brokers. ‘Wij houden marktconsultaties waarbij alle input welkom is. Geef die informatie ook en grijp elke kans aan om met onze mensen in de business en HR te spreken.’
Een category manager bij een ministerie stelt aanvullend dat de aanbestedende diensten vaak weinig oog hebben voor de kwaliteit van dienstverlening van MSP’s/brokers. ‘Die willen gewoon continuïteit, zeggen ‘doe maar hetzelfde als vorige keer’ en gaan er dan vanuit dat de juiste kandidaten wel op het juiste moment geleverd zullen worden.’ Dat dit niet vanzelfsprekend is en veel inspanning en kwaliteit van de MSP/broker vereist, zien zij niet. ‘Wij voelen als category managers die pijn wel, maar de departementen zelf niet.’

Afrekenen op KPI’s

Een inkoopadviseur merkt nog terecht op dat aanbestedende diensten niet alleen vooraf naar de kwaliteit van dienstverlening moet kijken, maar ook tijdens en na de looptijd van een contract. ‘MSP’s en brokers kunnen gouden bergen beloven, maar als zij niet worden afgerekend op resultaat (KPI’s), dan wordt het verschil in kwaliteit van dienstverlening ook niet zichtbaar.’ Aanbestedende diensten zouden hierin wel wat strenger mogen zijn. Bij het niet halen van de afgesproken KPI’s bijvoorbeeld een waarschuwing geven in de trant van ‘nog één keer en je vliegt eruit!’. Iets wat in de praktijk zelden gebeurt. Het aanspreken op kwaliteit van dienstverlening zou een kwaliteitsimpuls kunnen geven. 

Minder prijsmodellen?

Welke prijs dient te worden gehanteerd hangt dus af van de dienstverlening. Gaat het puur om contractmanagement (brokering) of ook om het werven en selecteren van kandidaten (sourcing)? Of verwacht de aanbestedende dienst van een derde partij dat die de hele organisatie van de inhuur op zich neemt, inclusief leveranciersmanagement (managed service provider (MSP). Dat er op de markt tal van hybride vormen zijn  – broker+ of MSP-light – maakt het er niet gemakkelijker op.

Dit zijn de prijsmodellen die nu in de markt worden gehanteerd:

• Brokersfee; contracting fee met of zonder searching fee (werving en selectie)
• MSP-fee; een fee per uur voor alles (sourcing en contracting)
• Vrije marge o.b.v. een minicompetitie (evt. met functiehuis)
• Maximale marge; beperkt tot x€ of x% (en/of voor een bepaalde duur)
• Omrekenfactor; RVO hanteert bijvoorbeeld een Rekenfactor gemiddeld tarief
• Richtlijnentarief; een bekend voorbeeld is de Labor Redimo-tarieventool (een mix van sourcing fee en na 800 uur terug naar contractmanagement fee (incl. % korting op afgegeven tarieven))

Zou het niet beter zijn om bijvoorbeeld maximaal drie vaste prijsmodellen te hanteren? Dan heb je meer uniformiteit, meer transparantie en kun je gemakkelijker vergelijken? Klinkt logisch, toch leven er bezwaren tegen het beperken van het aantal prijsmodellen. ‘Teveel standaardisatie gaat niet werken’, zegt een inkoper bij een aanbestedende dienst. ‘We willen juist ruimte bieden aan brokers/MSP’s om zich te onderscheiden. En het is ook fijn om iets te kiezen te hebben.’ Iemand van het Waterschap voegt daaraan toe dat ook binnen aanbestedende diensten verschillende, specifieke (inhuur)behoefte kan zijn, wat om een ander prijsmodel vraagt. ‘Het werk van het Waterschap Friesland is heel anders dan in Limburg.’

RVO-model

Geroemd wordt nog altijd het Rekenfactor gemiddeld tarief dat RVO hanteert. Niet de marge van de leverancier is het gunningscriterium, maar de prijs (eindtarief). Om te bepalen of een tarief van ingehuurde ict-professionals bij het Rijk marktconform is wordt elke meetperiode (half jaar) het gerelateerde overheidstarief (gemiddelde kosten rijksambtenaar in die schaal, bijvoorbeeld € 70) bepaald en vermenigvuldigd met een Rekenfactor (bijvoorbeeld: 1,5). Dan mogen de tarieven die leveranciers aanbieden in die periode gemiddeld niet meer dan 50% ‘hoger’ mogen zijn dan het gemiddelde overheidstarief. In dit voorbeeld zou het gemiddelde tarief van de leverancier dus niet boven de € 105 euro (€ 70 x 1,5) mogen uitkomen. Per minicompetitie is de leverancier vrij om een hoger of lager tarief te kiezen, zolang de afwijking tussen de gemiddeld aangeboden tarieven en de overheidstarieven maar onder die rekenfactor van 1,5 blijft. Dat geeft alle contractpartijen dus meer bewegingsruimte om hun prijs te bepalen en mee te bewegen met de lonen en de markt.

Bovib: duidelijkheid in dienstverlening bieden

De praktijk van aanbestedingen voor de inhuur van personeel is en blijft lastig. De aanbestedende diensten en de MSP/broker-markt zijn verschillende werelden die soms botsen en toch tot een goede samenwerking moeten komen. Het ontbreekt veel organisaties ook simpelweg aan kennis van de inhuurmarkt, laat staan dat zij op de hoogte zijn van de actuele tarieven en de vereiste sourcingsinspanningen op de huidige krappe arbeidsmarkt. En dat is ook niet zo verwonderlijk als je bedenkt dat bijvoorbeeld een gemeentelijke dienst één keer per 6 of 8 jaar een aanbesteding doet. Zo’n aanbestedende dienst weet vaak niet wat ze precies moeten uitvragen.

Niet voor niets wordt bij 40 procent van de aanbestedingen een adviesbureau ingeschakeld. En ook die kennen lang niet altijd alle ins en outs van een specifieke markt. Dus, nog afgezien van het gekozen prijsmodel, is vooral meer kennis en expertise nodig. De Bovib ziet voor zichzelf een taak weggelegd om –  samen met de inkoopadviesbureaus – in de versplinterde markt meer overzicht en helderheid te brengen. Zodat het voor aanbestedende diensten duidelijker wordt waar brokers staan en welke dienstverlening zij bieden. Want het klinkt zo simpel, zorg dat je de juiste kandidaten op het juiste moment levert, maar zoals een van hen tijdens de rondetafelbijeenkomst het treffend verwoordt: ‘Het blijft een vak apart’.

• Lees ook: Prijsmodellen bij aanbestedingen blijven voer voor discussie