Klein beginnen met Statement of Work = groot effect voor je organisatie

Terwijl de markt voor flexibele professionals steeds volwassener werd, bleef die voor de Statement of Work opvallend achter. Niet zo gek: een goede SOW opstellen is al lastig, er vervolgens écht waarde uit halen nog lastiger. En toch begint het bij één ding: zichtbaarheid.

Het is precies waarom VMS-systemen ooit zijn ontstaan, zegt Mikael Lindmark, CEO van Nétive VMS: “Om zicht te krijgen op de externe inhuur.” En juist dát ontbreekt bij een Statement of Work vaak nog.

Een SOW (een heldere beschrijving van wat een project of opdracht oplevert én hoe het wordt uitgevoerd) is waardevol. “Inkopers werken graag met fixed-price- of outcome-based afspraken, zoals een SOW. Dat helpt scope- en cost creep te voorkomen. Bovendien dwingt het je om scherp te krijgen wat je uiteindelijk wilt bereiken.”

Het lege vel dat inkopers verlamt

Een belangrijke reden dat een SOW nu nog te weinig wordt gebruikt, is volgens Mikael het ‘lege vel’. “Zelfs voor ervaren inkopers is het lastig om het gewenste resultaat scherp te formuleren, zeker voor álle categorieën.”

In de praktijk ziet hij vaak het volgende gebeuren: de inkoper vraagt een bekende leverancier om een SOW-template. Dat document wordt dan het startpunt. Maar daarmee volg je het spoor van de leverancier, niet dat van jezelf. Inhoudelijk verandert er vervolgens meestal weinig, behalve dat het project uiteindelijk duurder uitvalt.”

Waarom een SOW de belofte vaak niet waarmaakt

Een belangrijk knelpunt bij SOW’s zit in de uitvoering. In de praktijk belandt het document na ondertekening vaak in een la, waardoor het moeilijk wordt om te controleren of afspraken echt worden nagekomen.

Mikael zegt daarover: “Veel organisaties missen het overzicht: wie doet precies wat, wat wordt er geleverd, en staat de kwaliteit en prijs in verhouding tot het resultaat? Pas wanneer je hier zicht op hebt, kun je goed meten, bijsturen en uiteindelijk verbeteren.”

Klein beginnen, groot effect

Volgens Mikael hoeft het juist inzetten van een SOW geen zwaar of politiek beladen traject te zijn. Integendeel: begin klein. Dat betekent: zorg eerst voor overzicht. “Zodra duidelijk is wie welk werk doet, tegen welke kosten en met welk resultaat, ontstaat er ruimte om te sturen. Dat levert meteen voordelen op voor zowel hiring managers als finance.”

Technologie speelt daarin een belangrijke rol. Met name Agentic AI kan ondersteunen bij het opstellen van SOW’s, het inzichtelijk maken van bestaande contracten en het volgen van de voortgang.

Daar sluit Nétive op aan. Het platform brengt de SOW naar de praktijk. “Het document verdwijnt niet langer in een lade, maar wordt ingeladen in het systeem. Als inkoper zie je in één oogopslag welke milestones zijn afgesproken, welke activiteiten lopen en hoe de kosten zich verhouden tot die afspraken. Het mooie is: zo ontstaat echte transparantie, zonder dat je meteen een groot veranderprogramma nodig hebt.”