Waarom je nu SoW moet opnemen in je inhuurprogramma

Steeds meer organisaties werken met zelfstandigen samen op basis van Statements of Work (SoW). Het helpt hen namelijk om eenvoudiger en volgens de nieuwe wetgeving flexibel personeel in te huren. Tijdens de Werf& en ZiPconomy Webinar Week vertelde Manfred Vogels van Beeline meer over de trend en hoe jij zelf SoW kunt toepassen in je inhuurbeleid.

SoW: belonen op basis van resultaten

Vogels is Vice President EMEA Markets bij Beeline, een van ‘s werelds grootste aanbieders van Vendor Management-technologie (VMS). Hij heeft al 30 jaar ervaring in de wereldwijde flexmarkt. “Zolang ik me kan herinneren, werken organisaties al met SoW”, vertelt hij. “De manier waarop is wel veranderd. Bovendien is het tegenwoordig enorm populair. Die trend zagen we eerst vooral in Amerika en nu ook in Europa.”

SoW houdt kortweg in dat je betaalt voor het resultaat van het werk, in plaats van voor de uren van de personen die het werk uitvoeren. “SoW is het resultaat van wat we services procurement noemen”, zegt Vogels. “Je huurt geen uitzendkracht in, maar koopt dienstverlening. Die dienst reken je af op basis van mijlpalen of een bepaalde uitkomst. Het uitzendbureau of de flexwerker betaal je dus niet per uur, maar je spreekt een prijs af voor het resultaat.”

Een journalist krijgt bijvoorbeeld betaald per geleverd artikel in plaats van uren op de redactie, een IT’er krijgt geen uurtarief maar een bedrag per gebouwde applicatie. “Dit past goed bij de trend van resultaatgericht werken”, zegt hij. “Ze huren mensen in om een bepaalde taak af te ronden: een artikel, een website, een reorganisatie. Hoeveel uur je daarvoor nodig hebt, is jouw verantwoordelijkheid. Als je het in een paar uur kan, prima. Als je er drie weken over doet, zolang het binnen de deadline past, is het ook goed.”

Een wereldwijde trend

Vogels zag SoW tot nu toe vooral op IT-afdelingen en in klantenservice, maar het is geschikt voor allerlei typen dienstverlening. “Van veranderopdrachten tot de bouw van een IT-systeem: organisaties passen dit steeds meer toe”, zegt hij.

Dat blijkt ook uit de cijfers. “Een rapport van Arden Partners laat zien dat 80 procent van de organisaties wereldwijd de komende jaren blijft investeren in uitbestede diensten, oftewel SoW”, vertelt Vogels. “Bij onze klanten loopt op dit moment ongeveer 40 procent van de inhuur via SoW, maar we verwachten dat dit snel meer dan de helft wordt.”

Voldoen aan wetgeving, inkoop omzeilen

De toename van SoW in Europa heeft vooral te maken met wetgeving. “De regels voor het extern inhuren zijn complex”, zegt Vogels. “Door inhuur via SoW loop je minder risico op overtreding van de arbeidswetgeving dan bij inhuur op uurbasis.”

Verder is SoW een manier voor managers om sneller mensen in te huren. “Veel bedrijven hebben strakke inhuurprocedures voor bijvoorbeeld uitzend of zzp. Managers die snel mensen nodig hebben, omzeilen deze strikte regels en budgetbeperkingen door de inhuur te labelen als een SoW. Zo kunnen ze makkelijker externen inschakelen, buiten de gebruikelijke procedures van Inkoop en HR om.”

Gevaren van SoW-wildgroei

Het maakt inhuur schijnbaar makkelijker, maar het heeft ook risico’s. “Het zorgt voor een wildgroei aan contracten en gebrek aan controle”, zegt hij. “Dit is een van de redenen waarom ik werkgevers adviseer om actie te ondernemen.”

Doordat afdelingen zelf contracten opstellen, ontstaat er een wildgroei die het risico op miskwalificatie vergroot. “Als je verkeerde afspraken maakt met bijvoorbeeld zzp’ers, loop je risico op schijnzelfstandigheid. Als de Belastingdienst een opdracht ziet als ‘verkapte inhuur’, brengt dit jouw organisatie serieus in de problemen.”

Tot slot verlies je mogelijk grip op de kosten. “Als inkoop en legal niet of pas te laat betrokken worden bij afspraken, kan dat voor problemen zorgen. Stel je voor dat je financiële afdeling facturen betaalt, zonder te controleren of de dienst daadwerkelijk is geleverd.”

Keuze tussen inhuur en SoW

Een goed beleid is dus belangrijk. Dat begint bij richtlijnen: hoe kies je tussen inhuur en SoW? “De belangrijkste graadmeter is: in hoeverre heb je nu grip op de uitgaven?” zegt Vogels. “Bij grote, structurele contracten is die grip er vaak wel. Maar bij kleinere projecten, zoals IT-aanbestedingen, ontbreekt die controle vaak. Als de grip ontbreekt, pak je het op in een SoW-programma.”

Verder is het belangrijk te onthouden dat een SoW-proces echt anders is dan traditionele inhuur, benadrukt hij. “Bij uitzenden zoek je een functie (een Java developer), bij SoW zoek je een oplossing. Services procurement valt vaak onder Inkoop, het vraagt om een samenspel tussen Inkoop, HR, Legal en de eindverantwoordelijke in de business.”

HR kan een strategische rol spelen door mee te denken over de keuze tussen inhuren of uitbesteden. “Dit is het moment om samenwerking in je organisatie een impuls te geven”, zegt Vogels. “Met duidelijke governance, strakke processen en afstemming tussen Inkoop, HR en de business, kan SoW je veel opleveren.”

Meer weten? Bekijk hieronder het volledige webinar: