Debiteurenbeheer: zo handel je openstaande facturen het beste af

Voor elke organisatie, groot of klein, is een goed debiteurenbeheer van groot belang. Naarmate je bedrijf groeit, kan echter wel veranderen hoe dit wordt vormgegeven. Ging werken in Excel eerder nog goed, bij een groeiend klantenbestand kan dit een tijdrovend proces worden. Zo voorkom je losse eindjes in de debiteurenadministratie.

Wat is debiteurenbeheer?

In de debiteurenadministratie worden klanten weergegeven van wie de factuur nog niet is betaald. Wanneer een factuur openstaat, zorgt vervolgens het debiteurenbeheer ervoor dat het bedrag alsnog wordt betaald. Om het overzichtelijk te houden, moet deze informatie ergens in worden verwerkt. Goed debiteurenbeheer is van essentieel belang om een negatieve cashflow te vermijden.

Excel gebruiken voor debiteurenadministratie

Een eerste optie om deze data mee te verwerken is Excel. Het programma past goed bij startende en/of kleine ondernemers, omdat zij een overzichtelijk en relatief klein klantenbestand hebben en daardoor geen complexe debiteurenadministratie. Met betrekking tot online debiteurenbeheer, zijn er ook vergelijkbare gratis spreadsheet-programma’s die werken vanuit de cloud, zoals Google Spreadsheets).

Debiteurenbeheer software

Als het aantal facturen toeneemt,  zal het handmatig bijwerken van je debiteuren meer tijd in beslag nemen en worden de sheets gecompliceerder. Dan is debiteurenbeheer-software de oplossing. Met deze tools automatiseer je de debiteurenadministratie en heb je overal en altijd online toegang.  

Deze gespecialiseerde software doet onder meer het volgende voor je:

• Automatiseert en digitaliseert alle stappen binnen het beheer van de openstaande rekeningen
• Voortgang van betalingen kunnen real time worden ingezien
• Biedt management tools die inzicht geven in klachten
• Automatische integratie met iDeal en andere betaalmethoden voor vereenvoudigde betalingen
• Handige rapportages die inzicht geven in voortgang en stand van zaken

Houd in het achterhoofd dat met automatisatie geen standaardisatie wordt bedoeld. Om iedere klant op een correcte manier te benaderen, is segmentatie in de software mogelijk. Het debiteurentraject kun je dan per segment (of zelfs per klant) specifiek instellen en aanpassen. Je kunt bijvoorbeeld meerdere betalingsherinneringen aanmaken en die onder verschillende omstandigheden versturen.

Handig: een app voor je debiteurenbeheer

Vaak onderweg? Dan is SaaS software (afkorting voor Software as a Service, oftewel Software on demand) in een mobiele app erg handig. De software is toegankelijk vanuit de cloud en daarmee niet gebonden aan een locatie. Zo kun je overal eenvoudig vanaf je laptop of smartphone zien welke facturen er nog betaald moeten worden. Erg handig als voor je op klantbezoek gaat, zodat je deze nog mee kunt nemen in het gesprek.

Debiteurenbeheer uitbesteden aan specialisten

Geef je het beheer van debiteuren liever uit handen om je helemaal op de eigen business te richten? Ook dit is uiteraard mogelijk. Een derde partij neemt de debiteurenadministratie over en voert daarbij de activiteiten uit om de betalingen te innen. Vaak kunnen deze partijen ook meteen een incassotraject starten, mocht dat nodig zijn. Het voordeel hiervan is dat een gespecialiseerde partij wellicht meer gezag kan uitoefenen. Uiteraard, behoud jij zelf inzage en controle.