5 tips voor efficiënter werken

Efficiënter werken, we praten er allemaal over, maar doen het verdomd weinig.

Lifehacking wordt het ook genoemd, daar staan ook heel veel heel handige tips om met allerlei tools veel efficiënter te worden.

Ik wil vandaag een heel eenvoudig overzicht geven van vijf zaken die mij helpen erg efficiënt te zijn of die ik zelf heb gezien dat efficiënt zijn bij anderen. Eenvoudig, simpel toe te passen, maar erg goed voor de productiviteit.

Mail nooit naar meer dan 3 mensen

Een e-mail is heel handig voor één of één of één op twee contact. Groepsmails zijn betere technologieën voor. Zo hoorde ik van een Franse bank die de policy had dat alle mails naar meer dan 3 mensen, tenzij strikt vertrouwelijk (en je kan je collega’s vertrouwen was het uitgangspunt) als blog geschreven moesten worden op het intranet. Een notificatie naar de must read mensen, alle anderen hadden een haalplicht. Geen overbodige CC’s, meer, geen e-mail reply to all discussies, geen verloren informatie bij vertrek. Gebruik interne blogs of tools als Basecamp hiervoor. Veel handiger.

Luister je vakliteratuur in de file

There is always room for audio hoorde ik recent iemand op een congres zeggen. Audio kan er heel goed bij. Er wordt vaak gezegd dat we niet kunnen multi tasken, onzin natuurlijk. Alleen kunnen we niet alle taken tegelijk. Luisteren en lezen is heel lastig, maar luisteren en auto rijden een stuk handiger. Ik luister dus al mijn vakliteratuur in de file (als ik daar al in sta). Het voordeel van je vakliteratuur bijhouden is dat je vervolgens in veel gevallen veel sneller kan schakelen en daardoor in de rest van je werk veel efficiënter wordt. De tijd is toch verloren tijd, namelijk reistijd.

Instant messenger en call control

E-mail is lastig want je weet niet wanneer je antwoord krijgt. Bellen duurt vaak veel langer voor een korte vraag want als we iemand spreken ben je vaak eerst even met koetjes en kalfjes bezig. Instant messengers, zoals MSN, werken in deze ideaal. Call Control (ik ben beschikbaar of niet) is daar een hele handige additionele tool voor. Dan kan je kijken wanneer beide partijen beschikbaar zijn in plaats van dat iemand uit de concentratie gehaald wordt en daardoor veel minder productief is.

Open agenda’s

Deel je agena’s met elkaar. Recent moest ik een afspraak maken met een druk bezet persoon. Hij zei: hier is mijn agenda (enkel met bezet of vrij), prik maar een moment. Ideaal, want tot mijn verbazing zag ik dat hij een uur de tijd had op een moment dat ik toevallig in de buurt was en een uur moest ‘killen’ tussen twee afspraken. Ik had die specifieke tijd nooit voorgesteld en hij ook niet waarschijnlijk. Planningen worden efficiënter met meer openheid.

Deel goede artikelen

Vakliteratuur is van groot belang. Je wordt er veel efficiënter door en ziet bepaalde ontwikkelingen veel eerder aankomen. De meeste goede vakliteratuur is tegenwoordig in blogs verstopt wat mij betreft. Het delen van deze stukken in de organisatie is dus essentieel. Zorg dat je een systeem hebt waarbij de mensen die iets meer tijd hebben als ‘menselijke filters’ fungeren voor de top die geen tijd heeft (of dat in ieder geval stelt). Enkele artikelen kunnen ze altijd wel lezen en dat is essentieel voor goede besluitvorming. Een systeem waarin de wisdom of the crowds gaat gelden (genoeg likes uit de organisatie zet het op de leeslijst voor de top) blijkt heel efficiënt te zijn.

Bonus

Bring your own device

De top was 5 tips, maar dit is een zesde. Zorg dat mensen kiezen voor hun eigen apparaat waar ze mee werken. Ik werk het liefst op een Android telefoon, anderen zijn iPhone fan en er zijn mensen die Blackberries heerlijk vinden. Geef mensen de vrijheid, want werken op een apparaat van je eigen keuze (geld ook voor laptops en tablets) maakt mensen veel efficiënter.

Bas van de Haterd is auteur, (internationaal) spreker en adviseur over de invloed van technologie op werk. Hij kijkt zowel naar het werk dat mensen nog gaan doen, de manier waarop we dit werk organiseren als de manier waarop we mensen voor dit werk aantrekken en motiveren. Hij schreef hierover o.a. boeken als '10 banen die verdwijn & 10 banen die verschijnen', de maatschappelijke impact van de zelfrijdende auto en (R)evolutie van Werk. Allen als e-boek te downloaden op basis van waardebepaling achteraf via vandehaterd.nl/e-boeken. Ook organiseert hij jaarlijks Digitaal-Werven en TA-Live over innovatie in recruitment. Bekijk alle berichten van Bas van de Haterd