Het werkplekbudget

Foto: www.de-ideale-werkplek.nl

Afgelopen week schreef ik over Bring Your Own Device (BYOD). Steeds meer organisaties staan het toe en af en toe beginnen ze er zelfs beleid op te maken. We hebben het hier dan met name nog over de technologie (laptops, smartphones, tablets) die we op werk gebruiken, maar niet van het werk zijn.

Vroeger had je op je werk altijd betere spullen dan thuis. De PC op het werk was krachtiger dan thuis. Het bedrijf had meer budget, dus betere spullen. Dat is tegenwoordig omgedraaid. We hebben thuis betere gadgets dan op het werk en vooral vaak ook andere, die we gemakkelijker bedienbaar vinden. Ooit was een starter heel erg blij met de eerste laptop en telefoon die hij van de zaak kreeg, nu vragen ze vaak of ze er echt mee moeten werken of dat ze ook hun eigen tools mogen gebruiken.

BYOD

Bring Your Own Device is dus een trend die langzaam begint in te zetten. Die trend heeft overigens wel grote gevolgen. Voor het eerst in de historie heeft Apple dit jaar een beleid gemaakt voor de zakelijke markt en een manager zakelijke markt in Nederland aangesteld. Apple’s komen namelijk de werkvloer op, meegebracht vanuit thuis.

De vraag is hoe dit nu financieel te regelen. Vaak hoor je bedrijven praten over de inkoopvoordelen die men mist. Nu heb ik daar altijd mijn twijfels over of die bestaan. Als ik naar de budgetten kijk vraag ik me af of men zoveel inkoopvoordeel haalt, als je daarbij de loonkosten van de inkopers rekent denk ik dat je uiteindelijk duurder uit bent. Echter bestaan er voldoende regelingen waarbij een werkgever (een deel van de) privé aanschaf mag vergoeden.

Langzaam zien we organisaties, zoals bijvoorbeeld Cap Gemini, die de aanschaf van bepaalde technologie wel vergoed, ook regelt, maar geheel vrij geeft. Men is daar begonnen met de telefoon en kijkt nu naar de laptops bijvoorbeeld.

Stappenplan

Veel organisaties zullen een paar tussenstappen moeten maken voordat men alles vrij kan geven. Bijvoorbeeld de keuze uit een reeks laptops of telefoons. Dit mede omdat een deel van de back office gewoonweg nog niet klaar is voor Mac of Linux besturingssytemen en Blackberry of Android mobiele OS’en.

Wel zal elke organisatie nu bij elke IT beslissing moeten nadenken over het platform onafhankelijk oproepbaar maken van de applicatie en data. Uiteindelijk zal de productiviteit sterk toenemen wanneer de mensen zelf hun prettigste device gebruiken. Recent sprak ik een directeur van een IT bedrijf die ‘na veel tegensputteren’ toch aan de Mac was gegaan. Hij stelde dat de combinatie van Mac en bijvoorbeeld Gmail en enkele andere cloud apps hij nu zo’n 2 uur per dag bespaarde. Aangezien hij net vader was geworden vond zijn vrouw het erg prettig dat zijn werkdag weer gewoon in 8 uur paste.

De finale stap

Waar het uiteindelijk naar toe gaat is het Werkplekbudget. Zoals ik ook in Werken Nieuwe Stijl heb omschreven zijn op dit gebied veel parallellen te trekken met mobiliteit.

Er was een tijd dat bedrijven een Golf of een Passat beschikbaar stelde aan hun medewerkers. Die bedrijven heb je nog, maar slechts enkele. Daarna kwam het leasebudget. Je mocht zelf bepalen welke auto je leaste. Dat hebben nog veel bedrijven, maar steeds meer stappen over op het ‘mobiliteitsbudget’. Je hebt een budget en daarmee moet je je reizen betalen. Dat kan door een lease auto, dat kan door een OV abonnement, door de trein, etc. Als jij een dag de trein wilt nemen bespaar je benzine, waarom zouden we dat niet vergoeden? Op deze manier kan je op individueel optimale plannen uitwerken zonder dat het teveel geregel is. Immers regelt de werknemer het zelf.

Ik geloof dat we daar uiteindelijk ook naar toe gaan wat werkplek betreft. Daarbij zeg ik expliciet werkplek en niet ‘techniek’. Het gaat namelijk om het totale plaatje aan werkplek. Dus de laptop of desktop, mobiele telefoon, data abonnementen, bureaustoel en misschien wel het abonnement op een flexwerklocatie.

Wanneer iemand bijvoorbeeld veel thuiswerkt is een goede bureaustoel iets dat hij/zij nodig heeft, maar als iemand veel op een flexwerkplek zit is dat veel minder relevant. Door dit allemaal in één budget te gieten geef je mensen de vrijheid te werken hoe het voor hen het beste is en hoe zij het productiefste kunnen zijn, waarbij ook meteen duidelijk is dat het budgettair geen en… en… en… en… en… is. Je zal keuzes moeten maken, een goede bureaustoel of een ipad bijvoorbeeld.

Dit uiteindelijke doel zal voorlopig nog wel ver weg zijn voor de meeste organisaties, ook omdat er hier organisatorisch enkele tussenstappen gemaakt zullen moeten worden op technologisch gebied bijvoorbeeld. Immers kan je de techniek pas vrijgeven als de back office dat ook toestaat.

Wettelijk gezien hoop ik dat de overheid geen nieuwe beren op de weg gaat brengen en dit zelfs stimuleert door zo min mogelijk te zeuren over allerlei onkostenvergoedingen en budgetten.

Bas van de Haterd is auteur, (internationaal) spreker en adviseur over de invloed van technologie op werk. Hij kijkt zowel naar het werk dat mensen nog gaan doen, de manier waarop we dit werk organiseren als de manier waarop we mensen voor dit werk aantrekken en motiveren. Hij schreef hierover o.a. boeken als '10 banen die verdwijn & 10 banen die verschijnen', de maatschappelijke impact van de zelfrijdende auto en (R)evolutie van Werk. Allen als e-boek te downloaden op basis van waardebepaling achteraf via vandehaterd.nl/e-boeken. Ook organiseert hij jaarlijks Digitaal-Werven en TA-Live over innovatie in recruitment. Bekijk alle berichten van Bas van de Haterd

9 reacties op dit bericht

  1. Ik ben het met je eens Bas dat dit een ontwikkeling is die zich meer en meer zal manifesteren.

    Niet alleen omdat het voor de werknemer flexibeler is, maar ook omdat het voor een organisatie onmogelijk is om in overleg met iedere gebruiker de wensenlijst te optimaliseren.

    Indien werk zich naar de thuisomgeving van de medewerker verplaatst zal de medewerker terecht veel meer inspraak verlangen en specifieke wensen op tafel leggen.

    Het aardige is dat ik er een gelijksoortig blog over schreef zo´n twee weken geleden, maar dan gerelateerd aan werkplekmeubilair, met name de thuiswerkplekken en de vraag welke leverancier daar nu eens mee begint.

    http://officenieuws.wordpress.com/2011/01/19/wie-begint-het-pluimenconcept-voor-hnw/

    Frans

    • Frans zou je als bedrijf dat volgens een al la Cart en budget model werkplekken aanbied je niet meer moeten richten op de werknemer ipv een bedrijf? En ik lees nog Pc maar wat als ik nu een Mac wil en geen pc en velen willen dat zeker als het budget toereikend is!

  2. Met name het platform onafhankelijk maken van de Back-Office lijkt mij de grootste uitdaging waar organisaties die BYOD willen voor staan! Er zijn vaak zoveel systemen aanwezig, bv pasjes systemen, software bij apparatuur , speciale printers…. Veelal is de software bij deze systemen alleen geschikt voor Windows en de leveranciers ervan hebben er geen enkel belang bij een andere (bv: webbased) oplossing aan te bieden. Remote terminal sessies zullen waarschijnlijk nog wel enige tijd tot de dagelijkse realiteit blijven behoren.

    Deze leveranciers zullen echter wel moeten oppassen omdat ze anders ingehaald zullen worden door de alsmaar sneller gaande innovatie. Of ze worden simpelweg gewipt door een IT-Manager die een oplossing heeft gevonden die wel goed past bij het BYOD concept!

    • Klopt, in het platform onafhankelijk maken van de back office zit zonder twijfel de grootste uitdaging. Daarom kan je het ook niet zo snel invoeren als velen zouden willen. Sommige losstaande systemen is dat niet zo erg van, dat die nog niet goed samenwerken. Maar als je inderdaad uren registratie doet via pasjes heb je een probleem. De grap is natuurlijk dat uren registratie haaks staat op HNW.

      Het probleem wat ik nu vaak zie is dat IT totaal geen zin heeft dingen platform onafhankelijk te maken. Ze zien het nut er niet van in, ‘het werkt toch al jaren goed zo?’. Dus horen veel partijen ‘het kan niet’. Daarom pleit ik al een tijdje voor meer technische kennis bij o.a. HR managers die de HNW kar behoren te trekken. Die moeten dan voet bij stuk houden: het kan nu niet, maar we maken de afspraak over 5 jaar wel bijvoorbeeld. Dat is lastig, alles moet op zijn kop, maar ik geloof heilig dat je bedrijf het niet zal redden in veel gevallen als je het niet doet. Immers, als anderen 2 keer zo productief zijn kom je snel op een punt dat je prijstechnisch niet meer kan concurreren.

      Een andere reden dat IT managers niet happig zijn is het verlies van macht. Immers heeft men nu de controle over heel veel zaken, men sluit het gewoon af. Platform onafhankelijk is geen ‘nee’ meer kunnen verkopen is verlies van (onterecht toegeëigende) macht.

      • It afdelingen waar ik (ooit) ook onderdeel van heb uitgemaakt willen niet of nauwelijks veranderen. Het zou mooi zijn als men veranderingen met een big-bang invoert maar dat is om vele redenen bijna nooit haalbaar. Een meer geleidelijke overgang met een duidelijke strategische visie is voor veel organisaties wel haalbaar. Zaken als de informatie & communicatie voorzieningen lenen zich vaak al wel om geschikt te worden gemaakt voor HNW. Je moet ook ergens beginnen want anders is de kans om voorbij gelopen te worden door efficiënter werkende bedrijven levensgroot.

  3. Typische bullshit, Sorry. Hoe blijven producent en diensten interessant voor je klanten is meer van belang. Wat je bedrijf bijdraagt aan de maatschappij ook. En dan natuurlijk de middelen die het best faciliteren. Ik ben voor flexibele (locatie onafhankelijke) ontsluiting van functionaliteit en gedreven medewerkers. Interoperabiliteit is een eerste vereiste. BOYD is naar mijn mening een zwak bod en heeft de y gemeen met HYPE. Klaas Eldering

    • Jammer dat je zo fel reageert (wat op zich goed natuurlijk mag), maar verder geen enkel argument aandraagt waarom het bullshit is. Zonder argumenten is het helaas onmogelijk om een inhoudelijke discussie te voeren of ergens verder op in te gaan.

      • Absoluut klaas ik ben ook benieuwd, tot de laatste zin kan ik je volgen maar voor de laatste zin ben ik benieuwd naar de argumenten, met name vanwege de “bullshit”? 🙂